SON HÅNDBALLKLUBB Protokoll fra årsmøte i Son Håndballklubb, Son/Grevlingen den 10. februar 2010. Sak 1. Godkjenne de stemmeberettigede Følgende 14 stemmeberettigede var tilstede ved starten av møtet. Navn Erling Thorsen Tom Erik Reiding Anders Næss Eric Kelley Kristine Amdam Gard Rønning Per Christian Rømming Linda Børke Frode Gravningsmyr Hanne Skogli Monica Naûen Heidi Føge Jensen Knut Gudmund Carlsen Liv Karin Mathisen Evt. funksjon Leder, guttetrener Oppmann J97 Styremedlem Økonomiansvarlig Trener G97 Styremedlem, trener G00, G03 Styremedlem, trener G98, Vestby Idrettsråd Styremedlem Styremedlem, trener J97/98 Alle fremmøtte var stemmeberettigede Sak 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden Innkalling: Det har vært annonse i Moss Avis 1 måned før årsmøtet og sakspapirer er gjort tilgjengelig på SHK nettside innen frist. Saksliste: Den 7/2-2010 meldte J97-laget inn en sak, som årsmøtet ikke kan behandle pga av at frist for innmelding av saker til årsmøtet var 26/1-2010. Det nye styret vil behandle denne på første styremøte etter årsmøtet. Innkalling og sakliste ble godkjent. Forretningsorden: Erling Thorsen, leder, la frem følgende forslag til foretningsordning: 1. Årsmøtet ledes av den valgte dirigenten/ordstyreren (valgt i sak 3). Den valgte sekretær skriver protokoll. 2. Dirigent leder årsmøtet gjennom alle sakspapirer. Kommentarer og spørsmål tas underveis mens evt diskusjoner legges til slutten av møtet. Forslag på forretningsorden ble godkjent. Sak 3. Velge dirigent(er)/ordstyrer(e), sekretær(er) samt 2 representanter til å underskrive protokollen Som dirigent/ordstyrer ble Tom Erik Reiding enstemmig valgt.. Som sekretær ble Liv Karin Mathisen enstemmig valgt. Til å skrive under protokollen ble Monica Naûen og Tom Erik Reiding enstemmig valgt.
Sak 4. Behandle idrettslagets årsmelding, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger Årsberetning 2009 Erling Thorsen leste høyt gjennom Årsberetning for Son Håndballklubb for 2009. Gruppemeldinger 2009 Gruppemelding fra alle lag ble vist via projector og gjennomgått. De som var tilstede av trenere/oppmenn leste årsmelding fra sitt lag, de øvrige gruppemeldinger ble vist slik at hver fremmøtte leste selv. G98/99 samt Herrelaget hadde ikke skrevet årsmelding på forhånd, men hhv. Monica Neûen og Erling Thorsen redegjorde muntlig om aktivitet og status. Sponsorarbeid 2009 Gard Rønning redegjorde for sponsorgruppens arbeid og status i 2009. I tillegg til hva som er dokumentert i årsmelding for sponsorgruppen (se SHK nettside, arkiv, årsmøter), har følgende bedrifter støttet med en engangssum til draktreklame: Tom Brøsholen, Epok Interiør, Østfoldbadet. Det skal i 2010 settes ned en egen sponsorgruppe som skal utarbeide retningslinjer/priser for sponsorarbeid. Årsberetningen for 2009 ble enstemmig vedtatt, da med tilføyelser nevnt under Sponsorarbeid. Sak 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand Regnskapet for 2009, balanse pr. 31.12.2009 samt revisors kommentarer ble gjennomgått av Per Christian Rømming. Årsregnskapet viste et årsoverskudd på kr. 233.325,-! Det ble gjort oppmerksom på at budsjettallene for samme periode er identiske med regnskapstall for 2008. Klubben har en meget god likviditet med kr. 625.898,- på bank. Viktig å påpeke at ca kr. 55.000,- av disse utgjør lagkasser som hvert lag har råderett over. Økonomiansvarlig i styret vurderer fortløpende hvor mye av kapitalen som skal overføres høyrentekonto. Oppnevnt revisorer har gjennomgått regnskapet og godkjent dette. De har imidlertid følgende bør-tatil-etterretning kommentarer: Varige eiendeler inn i balansen som anleggsmiddel og dermed også avskrives. Varelager telles opp ved årsskiftet og stå som egen oppføring i balansen. Dermed vil også varekostnaden i resultatregnskapet for perioden bli korrekt. Opprette kassedagbok for kiosk-/billettsalg Regnskapet for 2009 ble enstemmig vedtatt. Noen konkret oppfølging av Revisors kommentarer ble ikke besluttet. Styret får i oppdrag å se på revisors bør-ta-til-etterretning kommentarer. Sak 6. Behandle innkomne forslag og saker Ingen forslag Sak 7. Fastsette medlemskontingent Innstilling: Styret foreslår at medlemskontingenten fastsettes til kr. 200,-. Ingen tillegg for øvrige familiemedlemmer. Styret gis fullmakt til å innføre og fastsette trenings- og kampavgift, som må være i samsvar med aktivitetstilbudet. Styrets forslag ble enstemmig vedtatt.
Sak 8. Vedta idrettslagets budsjett Per Christian Rømming la frem et budsjett utarbeidet i samarbeid med leder Erling Thorsen. Det var her forsiktige størrelser på inntektssiden i fht 2009 regnskapstall. Tilsvarende var kostnadssidens størrelser vurdert til høyere enn tall for 2009 grunnet et økende aktivitetsnivå. Nytt av året var lønnsposten budsjettert med kr. 100.000,-. Budsjettert underskudd for 2010 var kr. 12.200,-. Begrunnelsen for lønnsposten var at klubben begynner å få et meget høyt administrasjonsbehov og det er nødvendig med en pott for å avhjelpe med regnskapsføring, instruktører etc. Årsmøtet var enige i behovet for en lønnspott, men det ble kommentert at et budsjett skal være nøkternt, men realistisk. Årsmøtet mente klubben gir gale signaler ved å ha et underskuddsbudsjett tatt i betraktning et stort overskudd fra 2009. Gard Rønning kom med følgende forslag: Årsmøtet innvilger styret rett til å justere budsjett for 2010 slik at det viser et null-budsjett eller overskudd. Ovennevnte forslag ble enstemmig vedtatt av årsmøtet Sak 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan Hele punktet ble lest opp av Tom Erik Reiding (se SHK nettside, arkiv, årsmøter, innkalling). Styret skal jobbe videre med et samarbeid om håndball tilbudet i Vestby kommune med Vestby HK. Andre geografisk nære klubber bør også være aktuelle for å skape et best mulig sportslig tilbud til flest mulig. Første årsmøte (februar 2011) skal inneholde en konklusjon på dette arbeidet gjennom en handlingsplan, som Akershus Idrettskrets og FOKUS KLUBB avtalen vil hjelpe oss med. Noen av spørsmålene som kan bli vurdert er: 1. Samarbeid om felles lag og partnerklubb/prestasjonsklubb avtale mellom VHK og SHK, evt. andre geografisk nære klubber (pt. HK Rygge)? 2. Ny klubb/organisering for å legge grunnlag for å ansette personale til å ivareta treninger, administrasjon, markedsføring og lignende? Kjøp av økonomi tjenester er meget aktuelt for kommende periode? 3. Åpenhet om alternative løsninger enn ovennevnte? 4. Sole Skog Flerbrukshall blir klar til høsten 2011 går alt vel. Hvilke muligheter gir dette? 5. Frivilligheten får stadig mindre status og dermed blir det vanskeligere å rekruttere tillitsvalgte, oppmenn, trenere osv. Klarer vi å møte denne utfordringen i et fellesskap/samarbeid med andre organisasjoner? Son HK hjelper ungdomsskolen med å videreføre MERIdrett/YouMe, som betyr økt rekruttering av kommende ressurspersoner for klubbens drift. Kr. 40000 se budsjett. Son HK viderefører Aktivitetsskolen 4.-7. trinn. Son HK skal bidra til å videreutvikle Etter skoletid tilbudet ved ungdomsskolen. Gjensidige Håndballskole og svømmeskole gjennomføres vinterferien 2010 med mulighet for å gjøre denne til en årlig tradisjon. Skolen gjennomføres for å bidra til økt folkehelse for barn 6-13 år, og for å øke rekrutteringen av nye medlemmer og for å videreutvikle de sportslige prestasjonene for egne og andre klubbers håndball spillere.
Mulighetene for positiv omtale av vår klubb gjennom Moss Avis sin tjeneste, som heter Lesernes avis bør prioriteres i tillegg til av vår egen nettside fortsetter med å bli brukt ennå mer. Nyheter fra denne siden tas ofte med på hovedsiden og i papirutgaven. Oppmenn/trenere: Finn frem tastaturet, få opplæring av de som kan systemet dersom du trenger det. Son HK må forespørre Vestby Idrettsråd (VIR årsmøtet) om hjelp til å bygge en Grevlingen Flerbrukshall nr. 2. Eksempelvis hjelp til å lage en oppsparingskonto, kommunedelplan for idrett og friluftsliv, regulering i tilknytning til eksisterende anlegg i Grevlingen. Dette av hensyn til å gi våre medlemmer et best mulig sportslig tilbud for flest mulig. Kommentar pkt 9.1 Samarbeid: Positivt å fortsette samarbeid med andre klubber. Det bør imidlertid fortsatt bestrebes på stedsnære treninger for de yngste lagene. Samarbeidsklubbene bør, så langt som mulig, være tilknyttet Folloregionen. Dette har vist seg vanskelig foreløpig, med unntak av Vestby HK. Samarbeidet med HK Rygge på gutter 1994-97 har fungert bra og vil bli forsøkt videreført. Kommentar pkt 9.2 Administrasjon: Christine Larsen foreslo å vurdere samarbeid med andre lokale idrettsklubber for å dele på kostnaden til administrative tjenester. Erling Thorsen hadde erfaring på at dette ikke ville gi den ønskede gevinst da en samtidig ble involvert i andre idretters drift. Han ønsket heller å rendyrke arbeidet innad i egen klubb i tillegg til spesielt Vestby HK, som også er organisert som en særidrett. På denne måten kan håndballen konsentrere seg om egne oppgaver knyttet til håndball og andre samfunnsnyttige tiltak, som for eksempel Aktivitetsskolen og Etter skoletid/åpent HUS. Kommentar Etter skoletid : Fungerer ikke optimalt. Samarbeid med det offentlige er ofte forbundet med mye byråkrati. Bra konsept som trenger mer arbeid/fokus. Kommentarer Aktivitetsskolen Bra å kunne gi en belønning til 10. trinns elver (som velger YouMe utdanningen), som vil utvikle trener-/lederegenskaper gjennom en praksis på Aktivitetsskolen med god praksisveiledning av lærer. Organisasjonsplanen ble enstemmig vedtatt Sak 10. Valg Funksjon Sesongen 2010/2011 Kommentarer A Leder Dommerkontakt Erling Thorsen Dommer, trener, aktivitetsskolen, Åpent hus og Vestby IR. Utdanningsdriver Lotterikontakt Nesteleder Hanne Skogli Trener. Loppetassen B Økonomiansvarlig Per Chr. Rømming Sekretær Aksepterer valg ved godkjenning av kjøp av noe bokføringsassistanse samt lønn/skatt assistanse. Innvilget av årsmøtet. Styret gis i fullmakt å konstituerer seg slik at disse oppgavene blir ivaretatt.
Sportslig leder gutter Innvilget av årsmøtet. Sportslig leder jenter Knut Gudmund Carlsen Styremedlem, Trener, dommer Ønsker fokus på å få en sportslig leder gutter på plass. Medlem Liv Karin Mathisen Medlem Eric Kelley Medlem Samarbeidspartnere. Varamedlem Gard Rønning Heidi Føge Jensen Arrangementsansvarlig C Oppmann G93/94 Erling Thorsen Opp. G95 Erling Thorsen Opp. G96 Opp. G97 Med Vestby HK Opp. G98 Opp. G99 Opp. G00 Mette Wold Marit Eckhoff Liv Grove Opp. G01 Opp. G02 Opp. G03 Hanne Skogli Opp. G04-05 Opp. J95/94/93/92 Med Vestby HK Opp. J96 Deltar hos J97. Opp. J97 Opp. J98 Opp. J99 Kristine Amdam Gard Rønning/Linda Børke Hilde Mogensen Opp. J00 Opp. J01 Ann-Kristin Rømming
Opp. J02 Kristine Fosser Opp. J03 Opp. J04-05 Opp. Kvinner senior Opp. Menn senior Hanne Skogli Tom Halvorsen D Revisor Christine L. Larsen Rune Engeseth E Representanter til ting og møter i de organisasjoner SHK er tilsluttet: Leder og den personen styret velger. F Valgkomite, leder Dag Johnsen Eric Kelley? Son skolekrets (G98) Hølen skolekrets (G03+J99) Habilitet avklares i f.t. styreverv. Styret gis fullmakt til å rekruttere et medlem fra Brevik skolekrets (J98/97) Leder og nestleder ble enstemmig godkjent av årsmøtet enkeltvis. De øvrige medlemmer til styret ble enstemming godkjent av årsmøtet samlet. Protokollen skal undertegnes av de to som ble valgt under sak 3.: Protokollen godkjennes: Tom Erik Reiding Monica Naûen