Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse for innleie av gravemaskiner på inntil 3 1/2, 15 og 20 tonn, samt lastebil
1. Innledning generell informasjon 4 1.1. Kort om anskaffelsen og konkurranseform 4 1.2. Administrasjon av konkurransen 4 2. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen kravspesifikasjon, omfang m.m. 4 2.1. Nærmere om hva som skal anskaffes 4 2.2. Anskaffelsens omfang 5 3. Krav til at tilbyder er eller gjør seg kjent med regelverket om offentlige anskaffelsre 5 4. LEVERANDØRENE SOM BLIR TILDELT OPPDRAGET ER FORPLIKTET TIL Å BETALE KR. 40.000 EKS. MVA TIL INNKJØPSSERVICE AS 5 5. Lønns- og arbeidsvilkår 6 6. Nærmere regler om gjennomføring av konkurransen 6 6.1. Anskaffelsesprosedyre 6 6.2. Konkurransedokumentene 6 6.3. Avtalens varighet 7 6.4. Det kan gis tilbud på deler av oppdraget 7 6.5. Alternative tilbud 7 6.6. Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen 7 6.7. Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget 7 6.8. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud 8 6.9. Innlevering av tilbud 8 6.10. Tilbudsfrist 9 6.11. Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger 9 6.12. Vedståelsesfrist 9 6.13. Tilbudsåpning 9 6.14. Språkkrav 9 6.15. Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget 10 7. Krav til tilbyders kvalifikasjoner 10 7.1. Generelt 10 7.2. Skattemessige forhold 10 7.3. Juridisk status 11 7.4. HMS-egenerklæring 11 7.5. Økonomisk og finansiell kapasitet 11
7.6. Kvalitetssikringssystem 12 7.7. Erfaring og referanser 12 7.8. Kompetanse og leveringssikkerhet Feil! Bokmerke er ikke definert. 8. Tildelingskriterier 12 8.1. Innledning 12 9. Meddelelse om tildeling/kontraktinngåelse 13 10. Tilbudets innhold disponering 13 Vedlegg: Vedlegg 1 HMS egenerklæring Vedlegg 2 Prisskjema Vedlegg 3a Avtaledokument/kontrakt Vedlegg 3b Alminnelige Innkjøpsvilkår Tjenester (AIT) vedlegg 4 Veiledning: Ledninger i riksveg / kommunale veger
1. INNLEDNING GENERELL INFORMASJON 1.1. Kort om anskaffelsen og konkurranseform Tysfjord Kommune, (heretter også betegnet som oppdragsgiver) innbyr til åpen anbudskonkurranse om rammeavtale på leie av gravemaskin på 3 1/2, 15 og 20 tonn, samt lastebil. Maskinene samt lastebilen skal leies med sjåfør og prisene skal således oppgis med sjåfør. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Det tilbud som inngis kan således ikke endres etter tilbudsfristens utløp og tilbyderne må gi sitt endelige tilbud innen tilbudsfristens utløp. Det gjøres oppmerksom på at anskaffelsen er delt opp i flere deler ved at det skal leies inn gravemaskiner på følgende geografiske områder: Korsnes Storjord Drag Lysvold Eide Kjøpsvik Musken Tilbydere kan velge å inngi tilbud på alle områdene eller bare ett område, se mer om dette nedenfor. For mer informasjon om anskaffelsen, se nedenfor. 1.2. Administrasjon av konkurransen Denne konkurransen administreres og gjennomføres av Innkjøpsservice Advokatfirma AS. Eventuelle spørsmål knyttet til konkurransen skal rettes til e-post: rolf.berg@innkjopsservice.no 2. NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN KRAVSPESIFIKASJON, OMFANG M.M. 2.1. Nærmere om hva som skal anskaffes Tysfjord Kommune ønsker å inngå rammeavtale for innleie av gravemaskin og innleie av lastebil med en varighet på 4 år. Gravemaskin ønskes innleid for grøftrensk, isgraving, reparasjon av vannlekkasjer, legging av nye vann og avløpsledninger og annet gravearbeid.
Når gravearbeid i forbindelse med grøfter og rørlegging skal gjennomføres skal leverandør også legge rørene i grøftene. Dette er en ordning kommunen har i dag og som man ønsker å fortsette med. Kommunen står for innkjøp av rørene og tilbyder skal kun gjøre arbeidet med å legge disse. Lastebil skal benyttes til tilkjøring av masser, bortkjøring av masser og annen transport som kommunen har behov for. Lastebilen må kunne laste minimum 8 kubikk. Vedlegg 4, veiledningen for, ledninger i riksveg er retningsgivende også for kommunale veger. 2.2. Anskaffelsens omfang Det antas at rammeavtalen har følgende årlig verdi: Antatt ca verdi Innleie av gravemaskin med og uten fører 300.000.- Stipulert samlet kontraktverdi pr. år er estimert til ca. kr 300.000.- eks mva. Dette beløpet er kun en antagelse og tilbyder tar det hele og fulle ansvaret for oppdragets omfang enten det blir større eller mindre enn antatt. Det bemerkes også at årlig omsetning vil kunne variere betydelig. Det skal inngås en avtale på 4 år og den totale kontraktsverdien antas derfor å være kr. 1.200.000.- for rammeavtalens varighet. 3. KRAV TIL AT TILBYDER ER ELLER GJØR SEG KJENT MED REGELVERKET OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSRE Det er et krav at tilbyder kjenner eller gjør seg kjent med alminnelige offentlige regler og forskrifter som gjelder for anskaffelser i Norge/EØS, for så vidt disse kan ha innflytelse på innholdet i avtalen eller kostnadene. Unnlatelse eller feiltakelse i noen som helst form med hensyn til dette er tilbyders risiko. 4. LEVERANDØRENE SOM BLIR TILDELT OPPDRAGET ER FORPLIKTET TIL Å BETALE KR. 40.000 EKS. MVA TIL INNKJØPSSERVICE AS For å sikre at regelverket om offentlige anskaffelser overholdes ved gjennomføring av konkurransen, har oppdragsgiver inngått en avtale med Innkjøpsservice Advokatfirma AS (IS). IS har ansvar for gjennomføring av konkurransen til en fast pris. Utgiftene ved gjennomføring av konkurransen skal dekkes av den leverandøren som vinner
konkurransen. Leverandøren må derfor innkalkulere disse kostnadene i sitt pristilbud. Kostnadene er kr. 40.000 eks. mva og forfaller til betaling når kontrakt er inngått. Beløpet vil bli fakturert leverandøren direkte av IS. Aksept av disse betalingsbetingelsene er en forutsetning for å delta i konkurransen og forbehold mot dette vil således innebære at tilbudet blir avvist. Kostnadene vil bli fordelt med kr 5.715.- pr. område dersom oppdraget tildeles flere tilbydere. 5. LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Det er et krav at ansatte hos tilbyder eller eventuelle underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Tilbyder og eventuelle underleverandører forplikter seg til på forespørsel fra oppdragsgiver å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom tilbyder eller eventuelle underleverandører ikke etterlever denne klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til tilbyder har dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare minst 10 % av kontraktssummen. 6. NÆRMERE REGLER OM GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 6.1. Anskaffelsesprosedyre Konkurransen vil gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402. Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse i henhold til reglene i forskrift om offentlige anskaffelser del II. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. 6.2. Konkurransedokumentene Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig inngå. Slike endringer og tileggsopplysninger vil kun bli lagt ut på doffin.no og blir da sendt de tilbyderne som har meldt sin interesse der. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse.
6.3. Avtalens varighet Rammeavtalen skal ha en varighet på 4 år fra 1. desember 2014. 6.4. Det kan gis tilbud på deler av oppdraget Det kan gis tilbud på et område, flere områder eller alle områder. 6.5. Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli akseptert. 6.6. Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Det er anledning til å stille spørsmål til konkurransedokumentene. Slike spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest: 6. dager før tilbudsfristens utløp 12.00 Spørsmål skal stilles skriftlig til e-post: rolf.berg@innkjpopsservice.no Henvendelsene skal merkes med Konkurranse innleie av gravemaskin. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og svar på alle spørsmål vil bli lagt ut på doffin.no Det vil således ikke bli sendt svar til den enkelte tilbyder, men kun lagt ut informasjon på doffin.no til de som har meldt sin interesse for konkurransen der. Oppdragsgiver har ikke plikt til å besvare spørsmål som kommer inn etter fristen. 6.7. Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli lagt ut på doffin.no. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart.
6.8. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. 6.9. Innlevering av tilbud Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: Innkjøpsservice Advokatfirma AS Nyveien 19 8200 Fauske Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Innkjøpsservice Advokatfirma AS Nyveien 19 8200 Fauske Pakning/konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: Tilbud innleie av gravemaskin Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. Tilbudet skal også legges med på cd eller minnebrikke og sladdet for evt. bedriftshemmeligheter slik at tilbudet kan sendes ut ved krav om innsyn. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake.
6.10. Tilbudsfrist Frist for inngivelse av tilbud er: 4. november 2014 klokken 12.00 Innen nevnte dato og klokkeslett må tilbudet være kommet frem til den ovenfor nevnte adresse. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist fra konkurransen. 6.11. Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger Tilbud og protokoll vil bli unntatt innsyn til leverandør er valgt i medhold av offentleglova 23(3). Etter dette vil imidlertid tilbud og protokoll mv. være tilgjengelig for det offentlige, med unntak av opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår (forretningshemmeligheter), jfr. offentleglova 13, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 og forvaltningsloven 13(1)(2). Tilbyderne bes derfor om å oppgi i tilbudet hva man mener er forretningshemmeligheter som ikke kan offentliggjøres. 6.12. Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse. 6.13. Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos oppdragsgiver eller oppdragsgivers representant en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående. 6.14. Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk.
6.15. Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. 7. KRAV TIL TILBYDERS KVALIFIKASJONER 7.1. Generelt Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Det gjøres oppmerksom på at dersom oppdraget er tenkt gjennomført med flere rettssubjekter som ansvarlige (for eksempel datterselskaper) må alle selskapene oppfylle kvalifikasjonskravene og fremlegge dokumentasjon for dette. Nedenfor er de enkelte kvalifikasjonskrav satt opp samt hvilken dokumentasjon som kreves fremlagt. 7.2. Skattemessige forhold Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdi avgiftsinnbetaling. Dokumentasjon Skatteattest og attest for MVA som ikke er eldre enn 6 måneder skal vedlegges Utenlandske leverandører skal i stedet for ovennevnte levere attest utstedt av vedkommende myndighet i leverandørens hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedrørende skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert.
7.3. Juridisk status Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon Norske selskaper: Firmaattest som beskriver juridisk status skal vedlegges Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert 7.4. HMS-egenerklæring Krav Leverandøren skal levere HMS erklæring jfr. Vedlegg 1. Dokumentasjon Egenerklæring vedrørende HMS skal vedlegges Utenlandsk leverandør bes legge ved en erklæring for at firmaet tilfredstiller alminnelige krav til helse, miljø og sikkerhet i leverandørens hjemstat. 7.5. Økonomisk og finansiell kapasitet Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre oppdraget og skal minimum være kredittverdig. Dokumentasjon Det skal vedlegges foretakets årsregnskap/årsberetning for siste regnskapsår.
7.6. Teknisk og faglig kompetanse og kapasitet Krav Det kreves at leverandøren har tilstrekkelig kompetanse, tekniske og faglige kvalifikasjoner, til å gjennomføre oppdraget. Dokumentasjon Det skal vedlegges ADK sertifikat for de som er tenkt benyttet i oppdragene. 7.6. Kvalitetssikringssystem Krav Dokumentasjon Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikringssystem/ styringssystem for å synliggjøre hvordan man kan sikre en effektiv av oppdraget. 7.7. Erfaring og referanser Krav Dokumentasjon Det kreves erfaring med tilsvarende oppdrag Det skal vedlegges en oversikt over leverandørens tilsvarende oppdrag de tre siste år. Det skal gis opplysninger om mottaker av tjenestene, verdi på oppdraget samt kontaktperson som kan kontaktes ved behov. 8. TILDELINGSKRITERIER 8.1. Innledning Tildeling av oppdraget vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som har den laveste prisen jfr. prisskjemaet. Det følger av prisskjemaet at det er inndelt i flere "faner" en "fane" for hvert område. Tilbyder fyller ut det eller de områder man ønsker å inngi tilbud på. Ved evalueringen vil oppdragsgiver velge den eller de leverandører som totalt sett vil gi kommunen den laveste
prisen. Dette innebærer at hvert område ikke evalueres hver for seg, men det er den totale prisen som blir avgjørende. Dersom det inngis tilbud på flere områder, må tilbyder påregne at han kun kan bli tildelt noen av de områder det er inngitt tilbud på. Prisene på de enkelte områdene må derfor ikke gis under vilkår om at tilbyder også blir tildelt andre områder. 9. MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTINNGÅELSE Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne minst 10 dager før kontrakt inngås. 10. TILBUDETS INNHOLD DISPONERING Tilbudet skal inntas i en ringperm med skilleark og skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølge og under nevnte skilleark. Skillearkene skal nummereres. Dokumentene skal ikke være stiftet eller satt på binders. Under skilleark 1: Her skal det foreligge et tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, skal tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn - Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norske Foretaksregisteret - Gateadresse - Postadresse - Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se nedenfor. Under skilleark 2: Informasjon og dokumentasjon av tilbyders kvalifikasjoner.
Under skilleark 3: Informasjon og dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene. Under skilleark 4: Alle vedlegg som ikke går inn under de øvrige skillearkene.