Protokoll fra styremøte i Nasjonal IKT HF

Protokoll fra styremøte i Nasjonal IKT HF Tid: 10.02.2014 kl. 14.00 18.30 Møtested: Radisson Blu Gardermoen Deltakere fra styret Herlof Nilssen Thomas Bagley Erik M. Hansen Meetali Kakad Torbjørg Vanvik Jan Eirik Thoresen Trine Magnus Bjørn Nilsen Lise K. Strømme Lasse B. Sølvberg Styreleder Nestleder, kst. adm. dir Forfall fra styret Ingen forfall Deltakere fra administrasjonen Erik M. Hansen, kst. adm. dir. Dagfinn Hallseth (Programkontoret) Fredrik Birkenfeldt (Programkontoret) Hilde Hordnes (Programkontoret) Jan Erik Tveiten (Prosjektleder, opprettelse av Nasjonal IKT HF) Observatører Christine Bergland (Helsedirektoratet) Øistein Winje (Repr. for Brukerutvalgene) Håkon Grimstad (Norsk Helsenett SF) Tor Eid, Helse- og omsorgsdepartementets observatør hadde meldt forfall til møte. 1

Sakliste ÅPNE SAKER 11/14 B Godkjenning av innkalling 12/14 B Godkjenning av protokoll fra konstituerende styremøte 9. januar 13/14 O Status etableringsaktiviteter for Nasjonal IKT HF 14/14 O Valg av rekrutteringsbyrå og videre prosess 15/14 O Endring i vedtekter for Nasjonal IKT HF 16/14 O Bakgrunn, historie og føringer for Nasjonal IKT 17/14 O Nasjonal IKTs strategi, organisering og prosjektportefølje. 18/14 O Helsedirektoratets arbeid med ehelse generelt, samt om ansvar og roller spesielt. 19/14 O Prosjektstatus pågående tiltak 20/14 O Foreløpig regnskap for Nasjonal IKT for 2013 21/14 B Godkjenning av prosjektdirektiv for «Digitale innbyggertjenester» 22/14 O 23/14 B 24/14 O Status for arbeid med meldingsutveksling Prosjektdirektiv 'Henvisning mellom HF' Styreseminar 19.mai 2014 for RHFenes felleseide selskap LUKKEDE SAKER 25/14 B Godkjenning av anskaffelse av IKT-system for medisinsk-teknisk utstyr (MTU) og behandlingshjelpemiddel (BHM) 2

Sak 11/14 B Godkjenning av innkalling Møtet startet med en kort presentasjon av møtedeltakerne. Følgende saker ble meldt til eventuelt: Endelig møteplan for 2014. Avklaring av økonomiske rammer for 2015. Mulig møte med KommIT. Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. Sak 12/14 B Godkjenning av protokoll fra konstituerende styremøte 9. januar Følgende saker ble kommentert: 01/14 B "Eventuelt behov for eget mandat for brukerutvalgets observatører": Styreleder har meldt saken inn til eiergruppen som vil ta opp problemstillingen. 02/14 B "Konstituering av styret": Det ble i denne saken stilt spørsmål om i hvilken grad endret lokalisering av Nasjonal IKT HF ville medføre behov for å endre på styrets sammensetning. Styreleder har i etterkant tatt saken opp i RHF AD- møtet. Konklusjonen var at det ikke er ønskelig å endre på styresammensetningen. Det var ingen merknader til protokollen. Sak 13/14 O Status etableringsaktiviteter for Nasjonal IKT HF Administrasjonen orienterte om status for etableringsaktivitetene. Søknad om bindende forhåndsuttalelse knyttet til fritak for merverdiavgift vil behandles hos Skatt Vest. Dette er et komplisert felt, administrasjonen tar hensyn til de erfaringene som lignende foretak har opparbeidet seg tidligere. Administrasjonen er i dialog med Helse Bergen med tanke på midlertidige lokaler for 2014. Helse Bergen har gitt positiv tilbakemelding på at de vil bidra til en løsning for inneværende år. Når ny administrasjon er på plass må denne arbeider videre med mer permanente lokaler. Det anses som fordelaktig om foretaket kan plasseres i nærheten av klinisk virksomhet, dvs. Haukeland Universitetssykehus. De samme føringene for lokalisering vil imidlertid gjelde for Bergen, som de gjorde for Oslo før foretakets lokalisering ble endret. Kst. adm. dir. orienterte om at det har vært dialog med Norsk Helsenett om muligheten for å leie seg inn i deler av deres lokaler i Oslo. Styret var enige i at det vil være hensiktsmessig å kunne legge til rette for et avdelingskontor i Oslo, og gjerne sammen med Norsk Helsenett i en første fase. 3

Sak 14/14 O Valg av rekrutteringsbyrå og videre prosess Delphi er valgt som leverandør av rekrutteringstjenester. Styrets leder og nestleder har hatt innledende samtaler med Delphi. Selskapet vil ha samtaler med alle som sitter i ansettelsesutvalget. Det er foreløpig ikke estimert noe tidspunkt for når ansettelsesprosessen er ferdigstilt, men styrets nestleder vil, i samarbeid med Delphi, sørge for at det blir utarbeidet en tentativ fremdriftsplan. Styret oppfordres til å komme med innspill på potensielle kandidater. Kandidater utenfor sektoren kan også være aktuelle. Styret bes også om å rette innspill som bør tas hensyn til i rekrutteringsprosessen til ansettelsesutvalget. Sak 15/14 O Endring i vedtekter for Nasjonal IKT HF Foretaksmøte ble gjennomført 07.02.2014, der ble reviderte vedtekter vedtatt i tråd med statsrådens føringer. Sak 16/14 O Bakgrunn, historie og føringer for Nasjonal IKT Kst. adm. dir. innledet med å si at intensjonen med presentasjonene knyttet til sakene 16, 17 og er å gi et samlet bilde av bakgrunn for, organisering av og føringer for Nasjonal IKT spesielt og arbeidet med IKT i helse- og omsorgstjenesten generelt. Det har vist seg at nettverksmodellen som Nasjonal IKT har vært tuftet på hittil ikke er sterk nok til å håndtere komplekse og arbeidskrevende problemstillinger. Det kommer til gjøres endringer i rammebetingelsene til sektoren og forventingene er økende. Dette vil medføre betydelig arbeid også på IKT-området. I tillegg til å ha egen kapasitet, skal Nasjonal IKT HF fungere som en katalysator for å frigjøre mer kapasitet i spesialisthelsetjenesten. Gjennom presentasjonen ble dagens utfordringsbilde presentert og sett i sammenheng med de føringene som ble gitt av helse- og omsorgsministeren gjennom talen til sykehusene 07.01.2014. Presentasjonen er vedlagt protokollen. I etterkant av presentasjonen innledet styret med en diskusjon om gevinstrealisering. Det var enighet om at man generelt ikke har vært flinke nok på dette området. Mye av det sektoren holder på med er å svare på myndighetskrav og rapportering, og gevinsten ligger således på myndighetssiden. Det ble påpekt at gevinster, både økonomiske og ikke-økonomiske, må plasseres på riktig sted og må være et fokusområde i det videre arbeidet. Det ble videre henvist til statsrådens ambisjoner på feltet, samt hans ønske om en sterkere nasjonal satsing. Dette vil medføre kunne medføre endringer for Nasjonal IKT HFs mulighetsbilde og handlingsrom for å ta en kraftigere posisjon. Som en følge av dette bør foretaket se på eget ambisjonsnivå og ta en gjennomgang av egen strategien våren 2014. Forutsatt at man samhandler nok, kan Nasjonal IKT bli en betydelig faktor og bidra til at sektoren i større grad går i takt. 4

Sak 17/14 O Nasjonal IKTs strategi, organisering og prosjektportefølje. Programkontorets leder presenterte Nasjonal IKTs strategi, organisering og prosjektportefølje. Presentasjonen er vedlagt protokollen. Styret startet med å diskutere prioriteringer, og herunder i hvilken grad Nasjonal IKTs tiltaksportefølje reflekterer organisasjonens målbilde og strategi. Det ble reflektert over om man tidligere har vært tydelige nok, og flinke nok til å prioritere. Det ble også pekt på begrensede muligheter for å prioritere i forhold til myndighetspålagte forhold og at en del av ressursanvendelsen er knyttet opp til slike tema. Styret var samstemte i at fremtiden vil kreve tøffere prioriteringer, og mer spissede satsinger. Samtidig som Nasjonal IKT HF utarbeider ny strategi, må også målbildet i den revurderes; det må utvikles tydelige målbilder på mellomlang sikt. Videre må det bygges en organisasjon med en struktur som samsvarer med ambisjonsnivået. Viktigheten av å erkjenne at man nå har gått over fra å være en styringsgruppe til et foretaksstyre, med de implikasjoner dette får for arbeidsform, styringsstrukturer og årshjul, ble også drøftet. Det ble uttrykt ønske om å få oversikt over regionenes status og prosjektporteføljer for å kunne se på eventuelle overlapp og mulige synergier. Administrasjonen vil legge frem en sak på dette i neste styremøte. Styret drøftet forholdet til administrasjonen og til dagens organer i Nasjonal IKT HF, herunder særlig forholdet til Prosjekteierforum (PEF). PEF rapporterte tidligere til styringsgruppen for Nasjonal IKT. PEF har en viktig rolle som rådgivende, saksforberedende og forankrende organ, med mulighet til å gå dypere i sakene. Det ble konkludert med at det naturlige er at styret forholder seg til kst. adm. dir., og at PEF er et rådgivende organ for denne. Administrasjonen vil arbeide med grunnlag i denne føringen fra styret, og vil i neste styremøtet legge frem en sak med et oppdatert «organisasjonskart» for Nasjonal IKT HF. Styret tok saken til etterretning. Sak 18/14 O Helsedirektoratets arbeid med ehelse generelt, samt om ansvar og roller spesielt. Christine Bergland innledet med at målet med innlegget er å utfordre styret til å bli med på å utvide rammene for de nasjonale satsingene, og invitere til samarbeid med Helsedirektoratet. Bergland fremhevet tre ting i presentasjonen sin: Styringsstrukturen for nasjonale satsinger må videreutvikles. Det må etableres programmer for Nasjonal Sikkerhetsinfrastruktur, og kodeverk og terminologier. Det må etableres hensiktsmessige finansieringsordninger for målbildearbeid, utvikling og forvaltning. Berglands presentasjon er vedlagt protokollen. Forøvrig henvises det til saksunderlaget. Nasjonal sikkerhetsinfrastruktur ble diskutert, og styret understreket viktigheten av at det ikke kommer nye «sikkerhetskrav» som vil unødig hindre det handlingsrommet som vil følge av endret lovgivning. Helsedirektoratet er bekymret for at hver region lager egne løsninger og håndterer dette hver for seg. Styret var enige om at man ikke kan ha en situasjon der det oppstår ulike tolkninger av de samme problemstillingene i de ulike HFene. Det må være en felles innfallsvinkel på hva som ligger i de juridiske termene og problemstillingene, på nasjonalt, regionalt og lokalt nivå. 5

Styret diskuterte også helsedirektoratet sine roller som «premissgiver», «forvaltningsorgan» og «leverandør». Man bør være pragmatisk når det gjelder samarbeidsformer, det viktigste er at det blir levert resultater. Det må likevel arbeides med å etablere hensiktsmessige fremtidige strukturer. Når det gjelder Nasjonal IKT HF sin rolle er det de fire regionene som må bestemme hvor mye de vil bruke Nasjonal IKT HF som felles talerør og verktøy, og hvor mye de vil ta av arenaen selv. Sak 19/14 O Prosjektstatus pågående tiltak Leder for Programkontoret orienterte kort om prosjektstatus og kommenterte at de fleste avvikende trafikklysene skyltes utfordringer med å få tak i personellressurser til rett tid. Styret ba administrasjonen vurdere å endre «en-sides oversikten» i statusrapporten, og vurdere hvilken informasjon som skal være med i denne. Det ble også spilt inn at en kan vurdere å samordne denne med Helsedirektoratet sin. Styret uttrykte også et ønske om å få en oversikt over de respektive tiltakenes formål, og sammenhengen med Nasjonal IKTs mål. Sak 20/14 O Foreløpig regnskap for Nasjonal IKT for 2013 Administrasjonen gjorde kort rede for regnskapspraksis. Ved overgangen til Nasjonal IKT HF vil man gå fra et prosjektregnskap til et foretaksregnskap som vil gjelde fra og med 2014. Per dags dato håndteres de økonomiske transaksjonene gjennom Helse Vest IKT AS. Det arbeides, jfr. sak 13/14, med omlegging til normal regnskapsføring. Endelig prosjektregnskap for 2013 vil danne grunnlag for åpningsbalansen for Nasjonal IKT HF. Det foreløpige prosjektregnskapet for 2013 indikerer et overforbruk på enkelte poster. Administrasjonen ble bedt om å fremlegge endelig prosjektregnskap for 2013, samt, basert på dette, utarbeidet et budsjett for 2014 til neste styremøte. Sak 21/14 B Godkjenning av prosjektdirektiv for «Digitale innbyggertjenester» Christine Bergland gjorde kort rede for det oppdaterte prosjektdirektivet, som legger opp til at Helsedirektoratet utfører prosjektet som leverandør for Nasjonal IKT HF. Styret var av den oppfatning at dette er et viktig tiltak, og at det vil fremstå som et «signalprosjekt» for etableringen av helsenorge.no som den felles digitale kanalen for innbyggertjenester. Det haster med å få utviklet et felles målbilde for spesialisthelsetjenestens bruk av denne digitale kanalen mot 6

innbyggerne. Regionene gjør allerede arbeid på feltet, men de har ulik progresjon. Dette prosjektet vil bidra til å etablere et felles målbilde. Styret diskuterte fremgangsmåten knyttet til finansiering, da dette prosjektet vil kreve ekstrabevilgning fra RHFene på 10,8 MNOK, fordelt med 25% på hvert RHF. Dette er utfordrende da RHFenes budsjetter for 2014 er lagt uten å ta høyde for denne kostnaden. Det ble imidlertid påpekt at RHFene gjennom Statsbudsjettet for 2014 fikk en «øremerket» bevilgning på 250 mill. kr. til områdene IKT og MTU. Dersom Nasjonal IKT HF ikke påtar seg finansieringen av dette prosjektet, vil det ikke kunne gjennomføres av Helsedirektoratet. Styret var enige om at det bør være åpning for at regioner som har ligget langt fremme, og bidratt til å utvikle løsninger som kan gjenbrukes av andre regioner, skal kunne kompenseres for dette, eventuelt at det kan komme til fradrag i fremtidige kostnader forbundet med å oppnå det totale målbildet. Helsedirektoratet må her gjøre vurderinger av hvilke elementer som kan gjenbrukes på tvers av regionene. Med utgangspunkt i fremlagt prosjektforslag, tilrår styret i Nasjonal IKT HF at forprosjekt for digitalisering av innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten gjennomføres. Når prosjektet i neste fase kommer til gjennomføring, bør regioner som allerede har tatt en større investeringskostnad på tjenester som planlegges gjenbrukt, motta en kompensasjon eller et relativt fradrag som står i forhold til regionens innsats til det totale målbildet. Saken blir oversendt RHF-AD møtet for finansiering. Sak 22/14 O Status for arbeid med meldingsutveksling Kst. adm. dir. ga en kort redegjørelse, med henvisning til saksfremlegget, og viste til NUIT (Nasjonalt utvalg for IT-prioritering i helse- og omsorgssektoren) som eksempel på et organ som hjelper NIKT å prioritere. Av 12 aktiviteter prioritert av NUIT i 2013, har NIKT fått ansvaret for å gjennomføre 4 av dem. Thomas Bagley, Helse Sør-Øst ga i møte beskjed om at Helse Sør-Øst tar på seg ansvaret for ELFOR ('Melding om fødsel til folkeregisteret'). Med dette er ledelsen for samtlige 4 tiltak plassert. Det ble også stilt spørsmål ved behovet for og innretning på ELFOR-tiltaket, da det allerede er gjennomført en vellykket pilot basert på en ferdigutviklet løsning. Prosjektet bør ikke lages større enn nødvendig, og man må basere seg på gjenbruk i størst mulig grad. Det ble kommentert at en del av aktørene ikke bruker nasjonale vedtatte standarder, og at noen av mottakerne bruker proprietære formater. Det ble uttrykt ønske om at denne problemstillingen kommer opp på et senere styremøte. Sak 23/14 B Prosjektdirektiv 'Henvisning mellom HF' Kst. adm. dir. viste til saksunderlaget som gjør styret kjent med hovedtrekkene i prosjektdirektivet. Styret besluttet igangsettelse av prosjektet. 7

Sak 24/14 O Styreseminar 19.mai 2014 for RHFenes felleseide selskap Styret ble bedt om å notere seg datoen for styreseminaret som er 19. mai. Styret ga sine innspill på ønskede temaer til Torbjørg Vanvik; Ønske om å presentere Nasjonal IKT HF generelt og samtidig peke på «relasjoner» til og samarbeidsmuligheter med øvrige felleseide selskaper. Forankring og posisjoner inn mot AD-møtet og RHF-styrene, herunder kjøreregler for hvordan man skal arbeide. Rammebetingelser og forventninger til Nasjonal IKT HF. Sak 25/14 B Godkjenning av anskaffelse av IKT-system for medisinsk-teknisk utstyr (MTU) og behandlingshjelpemiddel (BHM) Kst. adm. dir. gjorde rede for saken. Det ble pekt på at det var et tydelig skille mellom den tilbyder som er innstilt som nr. 1 og de øvrige aktørene i anbudsrunden. Nasjonal IKT har tidligere bevilget midler til å støtte opp om gjennomføringen av prosjektet ved finansiering av prosjektleder og deler av de initielle anskaffelseskostnadene. Kostnadene ved kjøp av system ligger på de respektive RHF/HF. Styret i Nasjonal IKT HF vedtok innstillingen fra prosjektet. Styret ber prosjektet ferdigstille rammeavtale med Nasjonal IKT HF på vegne av samtlige RHF. Rammeavtalen signeres av administrasjonen i Nasjonal IKT HF. Avrop signeres av de respektive RHF. Eventuelt Desembermøtet blir 4. desember. Det tentative sensommermøtet blir 1. september. Administrasjonen sørger for at møtetidspunktene sendes ut som møteinnkallinger via outlook. Arbeidet med å avklare økonomisk ramme for 2015 må startes nå. Budsjetter i RHFene vedtas i juni 2014, og følgelig må Nasjonal IKT HF kunne komme med innspill før dette. Videre bør arbeid med fremtidig finansieringsmodell behandles på neste styremøte. Møte med KommIT er litt mindre aktuelt da de foreløpig ikke er en juridisk enhet. Det er imidlertid ønskelig å få en presentasjon av KommIT i neste styremøte. Administrasjonen bes ta kontakt med KommIT for å følge dette opp. 8

Ref. Fredrik C. Birkenfeldt/Erik M. Hansen 13.02.2014 Herlof Nilssen Styreleder Thomas Bagley Nestleder Erik M. Hansen, kst. adm. dir. Meetali Kakad Torbjørg Vanvik Jan Eirik Thoresen Trine Magnus Bjørn Nilsen Lise K. Strømme Lasse B. Sølvberg 9