Håndbok i adressering

Håndbok i adressering

Innholdsfortegnelse 1 Innledning 5 1.1 1.2 Hvorfor Håndboka? Hvem har problemer med matrikkeladresser, og hvorfor? 5 8 1.2.1 Internt i kommunen (Brannvesen, Hjemmesykepleien, kommunale avgifter) 1.2.2 Posten 8 8 1.2.3 AMK-sentraler (AMK Akutt Medisinsk Kommunikasjonssentral) 1.2.4 Vegnett-brukere (vareleverandører, taxisjåfører m fl) 8 9 2 Kartverkets bidrag 9 3 Saksgang - hvor skal vi begynne, og hvor går veien videre? 10 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Selge prosjektet Informere og motivere Lage egne forskrifter Utarbeide adresseplan Få adresseplanen formelt vedtatt 10 10 12 13 13 4 Hvilke hjelpemidler finnes? 13 5 Valg av adressenavn 14 6 Tildeling av vegadresser - i detalj 15 6.1 Bruk av Fysak ved overgang fra matrikkel- til vegadresser 15 7 Tidbruk og kostnader, inkludert erfaringstall 16 7.1 7.2 7.3 Erfaringstall fra kommuner Finansiering Kostnader for adressenavn- og adressenummerskilt i dag 16 17 17 8 Vedlegg 18 Vedlegg 1 - Eksempel på saksframstilling 19 Vedlegg 2 - Eksempel på informasjonsbrosjyre 24 Vedlegg 3 - Eksempel på adresseplan 27 Vedlegg 4 - Eksempel på brev om forhåndsvarsel ved adresseendring 34 Vedlegg 5 - Eksempel på vedtaksbrev 36 3

Versjon 1.0.0 Dato utført Februar 2011 1.1.0 28/7-11 Utført av Hege Kvernberg Dahl og Grethe Thoresen Endring Pilotprosjektet Layout 1.2.0 29/3-12 Hege Kvernberg Dahl Kapittel 2 Kartverkets bidrag Kapittel 4 Hvilke hjelpemidler finnes? Kapittel 6.1 er endret Vedlegg 6 og alle henvisninger til det er fjernet Tabellinnhold i figur 1 og 2 er oppdatert Navnet Statens kartverk er endret til Kartverket Linker til Adresseveileder er fjernet 4

1 Innledning Adresseregelverket finner en i lov om eigedomsregistrering (matrikkellova) og matrikkelforskriften med merknadene til disse. I tillegg er det utarbeidet en adresseveileder som viser ulike prinsipp i forbindelse med adresseringen, hvor det blir gitt direkte råd knyttet til både organiseringen av arbeidet og bruk av ulike prinsipp. Denne håndboken må sees på som et supplement til adresseveilederen og en hjelp til å komme i gang med arbeidet fra matrikkeladresser til vegadresser. Den må derfor brukes og leses sammen med adresseveilederen og annet regelverk. I utformingen av denne håndboken har følgende kommuner vært representert: Nes kommune, Modum kommune, Hvaler kommune, Nedre Eiker kommune, Våler kommune, Surnadal kommune, Aure kommune, Halsa kommune, Gjemnes kommune, Sunndal kommune, Holtålen kommune, Bjugn kommune, Tromsø kommune, Åfjord kommune og Lierne kommune. 1.1 Hvorfor håndboka? Lov om eigedomsregistrering (Matrikkellova) trådde i kraft fra 01.01.2010. Samtidig trådde matrikkelforskriften i kraft. Loven og forskriften inneholder regler for tildeling av offisielle adresser. I tillegg har Kartverket utgitt en adresseveileder som gir råd og eksempler på god adressering. Både lov, forskrift og adresseveileder sier klart at det er ønskelig med ett adressesystem; vegadresser. 5

Dette tas også opp i iverksettingsrundskrivet for matrikkellova hvor det heter: Miljøverndepartementet anbefaler at kommunene tar i bruk vegadresseformen på en så konsekvent måte som mulig.. Dette er i tråd med de nasjonale politiske målene som er uttrykt i Ot.prp. nr. 70 Om lov om eigedomsregistrering hvor Miljøverndepartementet i merknaden til 21 Fastsetjing av offisiell adresse sier:. Departementet føreset at bruk av matrikkelnummerforma etter kvart går ut, og at vegadresseforma blir innført som felles form for heile landet... (s. 185 høgre spalte). I innst. O. nr. 118 (2004-2005) fra energi- og miljøkomiteen om lov om eigedomsregistrering heter det: Departementet meiner det er viktig å få på plass eit eintydig adressesystem basert på vegadresseforma for alle adresseverdige eigedommar og bygg, og ein ønskjer ei intensivering av arbeidet med tildeling av offisielle adresser i form av vegadresser. og videre at: Departementet føreset at matrikkelnummer etter kvart går ut og at vegadresseforma blir innført som felles adresseform for heile landet. Kartverket må som sentral matrikkelstyresmakt aktivt rettleie kommunane om prosedyrar og metodar for slik adressetildeling, og på ein positiv måte fungere som pådrivar i arbeidet. Det kan bli aktuelt med ein samla overgang på eit seinare tidspunkt. Denne håndboka skal være en hjelp i arbeidet med å omadressere fra matrikkel- til vegadresser. Håndboken skal brukes som et supplement til adresseveilederen. Den skal være en kort og grei håndbok som blant annet gir forslag til hvordan vi starter. Hvordan starter vi? Håndboka kan brukes både av kommuner som pr. i dag ikke har vegadresser, og av kommuner som har en del vegadresser og vil tildele vegadresser i resten av kommunen. Motivasjon - Hva er ulempene med matrikkeladresser og fordelene med vegadresser?: Matrikkeladresser, dvs gårds-, bruks- og evt festenummer, egner seg ikke til å finne fram etter, spesielt ikke for tilreisende og nyinnflyttere som ikke er kjent i kommunen. Andre som har store problemer med matrikkeladresser er ambulansetjenesten, brannvesen, taxi, Posten og andre vareleverandører, folkeregisteret mfl. Store adressebrukere baserer seg mer og mer på tekniske løsninger på bekostning av lokalkunnskap for å finne frem. I mange områder er situasjonen slik at taxi omorganiserer og sentraliseres, ambulanse og brannvesen flyttes ut av kommunen, Posten omorganiserer og sentraliserer. På den måten forsvinner lokalkunnskapen og den må erstattes med et godt og logisk oppbygd adressesystem. 6

Vegadresser, dvs. adressenavn og adressenummer, gjør det enklere å finne fram til bygningen/ huset og personen man er på jakt etter. Navn Stig Pettersen Stig Pettersen Bnr Fnr Adr.-nr Post - sted Type adresse Mo Elvegata 10B H0201 Offisiell (Mo) Elvegata 10B Adressetilleggsnavn Adressenavn Bruksenhetsnummer Postnr. (Bolignummer H0201) 2840 Post () ikke en del av postadresse, men tillatt brukt. Navn Stig Pettersen Stig Pettersen Gnr Bnr Fnr Unr Reinsvoll Adressetilleggsnavn Bruksenhetsnummer Postnr. Poststed Type adresse Mo 50 2 1 H0201 Offisiell 2840 Reinsvoll Post Figur 1: Eksempel på persons adresse dersom den offisielle adressen er en vegadresse eller en matrikkeladresse. Mye av adresseinformasjonen som skal hjelpe en til å finne frem blir borte når eksempelvis Posten må bruke matrikkeladresse. Pr. 1. januar 2012 er fremdeles 29% av adressene i landet matrikkeladresser, og det er hele 82 kommuner som kun har matrikkeladresser. En oppdatert oversikt vil til enhver tid finnes her. Dato Totalt antall adresser Tot. antall - matrikke - ladresser Totalt antall vegadresser % vegadresser Kommuner som kun har matrikkeladresser 01.01.2012 2 286 693 655 397 1 631 296 71 82 07.01.2011 2 278 282 716 111 1 562 171 69 85 15.03.2010 2 261 757 750 493 1 511 264 67 94 13.03.2009 2 235 958 778 645 1 457 313 65 99 08.01.2007 2 185 452 812 333 1 373 119 63 107 09.01.2006 2 169 453 826 398 1 343 055 62 115 Figur 2: Noen nøkkeltall 7

1.2 Hvem har problemer med matrikkeladresser, og hvorfor? 1.2.1 Internt i kommunen (Brannvesen/Hjemmesykepleien/Kommunale avgifter) Så lenge innbyggerne i kommunen og de ansatte i brannvesen, hjemmesykepleie med flere er lokalkjente, vil noen mene at en kan greie seg uten vegadresser. Ved å oppgi navn på person kombinert med et stedsnavn vil en finne frem. Problemene vil imidlertid dukke opp når brannvesen/hjemmesykepleien får nyansatte eller ferievikarer som ikke er lokalkjent. Tilsvarende når tjenester flyttes ut av kommunen, og en ikke lenger kan basere seg på lokalkunnskap. Da vil for alvor et logisk oppbygd og fullstendig vegadressesystem komme til nytte. Et fullt utbygd vegadresseregister vil også bidra til å finne eventuelle gratispassasjerer i det kommunale avgiftssystemet. 1.2.2 Posten De siste årene har Posten i stor grad sentralisert all postsortering. Østlandsterminalen kan nevnes som eksempel. Posten skal være ferdig sortert når den kommer ut til budavdelingene. Der det er matrikkeladresser bruker ikke Posten matrikkelbetegnelsene, men lager seg et tilleggsnavn, som en tilføyelse til postnummer og poststedsnavn. Dette for å lette sorteringen og ombæringen av post. Det blir altså tilført et navn som kommunen som adressemyndighet ikke har noen kontroll på. Områder uten vegadresser krever i stor grad lokalkjente postbud. Vegadresser vil medføre bedre og mer effektiv distribusjon når sorteringen i størst mulig grad kan skje automatisk. 1.2.3 AMK-sentraler (Akutt Medisinsk Kommunikasjonssentral) I dag har AMK-sentralene gode datasystem med kart-, veg- og adressedata. De har også kobling til fasttelefoner og kan se hvor det blir ringt fra, dersom fasttelefon benyttes. Mange av AMK-sentalene har også laget seg kartbøker som inneholder kartplott og verbale beskrivelser av hvorledes de må kjøre for å komme fra A til B. Dette er spesielt aktuelt i områder uten vegadresser. Responstiden til AMK-sentralene skal være så rask som mulig (et vanlig krav er 15 minutter). Gode vegadresser er en avgjørende faktor for å redusere responstiden til det som kreves i dag. 8

Figur 3: Fra www.vl.no 11.09.2009. I grisgrendte strøk har mange overlevd på grunn av god lokalkunnskap hos ambulansepersonellet. Men sentralisering av tjenester fortsetter etter hvert som teknologien tillater det. Det skjer også innenfor driften av AMKsentraler. En kan derfor ikke forvente at de som betjener AMKsentralene, eller kjører ambulansen, skal være lokalkjent i hele sitt virkeområde. Derfor er det nødvendig at vegadresser blir etablert, og gir de som skal lede eller kjøre sykebilen, eller brannbilen, den støtten de trenger for å komme effektivt frem til pasient, skadested osv. 1.2.4 Vegnettbrukere (Vareleverandører, taxisjåfører m fl) Adresser registrert i matrikkelen har koordinater, slik at både vegadresser og matrikkeladresser kan vises som et punkt i en kartapplikasjon. Brukere av vegnavigasjonssystemer vil sjelden få oppgitt gårds- og bruksnummer i områder uten vegadresser. De får som oftest oppgitt postadressen eller et annet stedsnavn, og det vil ikke være mulig å få opp et punkt på kartet som viser nøyaktig hvor de skal. Med vegeadresser kunne en lagt inn adressenavn, adressenummer og evt. bokstav. Da får en raskt et veldefinert adressepunkt opp på kartet, og finner hurtig frem til rett sted. For å få riktig kjørerute er det en forutsetning at adressepunktet er riktig plassert i tillegg til at veginformasjonen er oppdatert. 2 Kartverkets bidrag Programvare utviklet av Kartverket kan benyttes for å forenkle selve tildelingen av adressekode, adressenavn og adressenummer. Funksjonaliteten i Fysak forenkler innleggingen av nye vegadresser i 9

matrikkelen. Lignende programvare er også utarbeidet på det private markedet. Tilrettelegge for uttrekk av Sosi-filer med bygningspunkt og adressepunkt (uttrekk fra matrikkelen) Bidra til at alle offentlige registre som inneholder offisiell adresse skal bruke den offisielle adressen som er registrert i matrikkelen (Lov om eigedomsregistrering 31) Tilgang til SSRsak (for tilgang tas kontakt med hvert enkelt fylkeskartkontor) Utarbeide ulike typer veiledningsmateriell Generell veiledning og hjelp hjelp til selvhjelp - i forbindelse med adresseringsarbeidet 3 Saksgang Hvor skal vi begynne og hvor går veien videre? Adresseveilederen viser de forskjellige stegene i adresseringsprosessen (figur 4 i dette dokumentet). Administrasjonen i kommunen v/oppmålingsvesenet bør starte arbeidet med følgende deloppgaver i denne rekkefølge: Selge prosjektet til egen leder, til rådmannen i kommunen og til adressebrukere i kommunen Informere og motivere aktuelle adressebrukere og publikum Lage egne lokale adresseforskrifter dersom en mener det er behov for det. De lokale adresseforskriftene skal være supplerende i forhold til sentrale forskrifter Utarbeide adresseplan Få adresseplanen vedtatt i kommunestyret Når disse første oppgavene er gjort, bør adresseplanen inneholde beskrivelse av hva som skal gjøres videre. 3.1 Selge prosjektet Før tildeling av vegadresser kan begynne, må prosjektet skaffes aksept hos egen leder, rådmannen og adressebrukere i kommunen, for å få bevilget penger til prosjektet. Eksempel på saksframstilling for kommunestyret vedlegg 1. 3.2 Informere og motivere Lag en informasjonsplan! Hva slags informasjon skal gis, til hvem og når? Det anbefales å bruke kommunens hjemmeside i informasjonssammenheng. Se eksempel fra Nord-Odal kommune/ adresseprosjekt. 10

Figur 4: Noen tips: Informasjon til aktuelle adressebrukere: Presenter hva som skal gjøres for aktuelle adressebrukere som taxi, ambulanse, brann, politi, Posten med flere. Gjør det gjerne før lokale adresseforskrifter og adresseplan er laget. Dette for å informere, motivere, skape interesse, og muligens skaffe ressurser. Informasjon til publikum: Før arbeidet beskrevet i adresseplanen settes i gang (men gjerne etter at adresseplanen er laget) er det viktig å informere publikum. Matrikkellova krever at det informeres om adressearbeidet slik at de som adressevedtaket får virkning for, gis en mulighet til å uttale seg før vedtak fattes. Dette er nærmere beskrevet i matrikkelforskriftens 50 7. ledd og 11

i merknadene til denne paragrafen. God informasjon kan være med på å unngå klager. Vedlegg 2 viser eksempel på informasjonsbrosjyre. Informasjon til stedsnavntjenesten: I forbindelse med behandling av navn på adresseparsellene anbefales det å sende navneliste til stedsnavntjenesten (Språkrådets nettside). Dette for å få råd om valg av adressenavn og en uttalelse om navn er problematiske eller uproblematiske. De navneansvarlige i Kartverket vil også være behjelpelig med råd. Se i Adresseveilederen; Utfyllende merknader til de forskjellige aktivitetene. Her kan du lese mer om Navnebehandling. 3.3 Lage egne forskrifter Matrikkelforskriften med merknader gir regler for adressetildelingsarbeidet. I tillegg presenteres forskjellige prinsipp og løsningsalternativ i adresseveilederen. En lokal adresseforskrift (se matrikkelforskriften 59) skal i utgangspunktet gi regler som utfyller sentral forskrift. Det skal ikke være behov for å gjenta det som allerede står i sentral forskrift. Men lokal forskrift kan angi hvilke veiledende bestemmelser i adresseveilederen som skal benyttes i kommunen. Er det behov for å skaffe seg hjemmel for å gjennomføre tiltak på en ensartet måte, må en bruke lokal forskrift. Les mer om lokale forskrifter i Adresseveilederen. Forskriftene kan blant annet si noe om: - hvor kommunens adressemyndighet ligger og oppgaver som den har - hvor kommunens navnemyndighet ligger og oppgaver som den har - regler/prinsipp for tildeling av adressenummer - regler/prinsipp for valg av adressenavn - skilting der en sier hvem som har ansvar for å sette opp skiltene og skiltenes utforming, materiale og plassering - iverksetting Kommunen egengodkjenner den lokale adresseforskriften. Den skal kunngjøres i Norsk Lovtidend. Før en lokal adresseforskrift vedtas skal den på høring til Kartverket, i tillegg til fylkesmannen. Høringsfrist skal normalt være tre måneder, men ikke mindre enn seks uker. (Se kapittel om lokale forskrifter i Adresseveilederen.) Kommuner som samarbeider må tilstrebe en ensartet lokal forskrift. Eksempel på lokale adresseforskrifter finnes på Lovdatas nettsider. Gå inn på Lovdatas nettsider for å se eksempler på lokale adresseforskrifter. En bør merke seg at dersom man tar inn definisjoner i den lokale forskriften som allerede er definert i sentral forskrift, må en enten vise til den sentrale forskriftens definisjon eller kopiere direkte. Dette for å unngå at det ikke er samsvar mellom definisjonene. 12

3.4 Utarbeide adresseplan Kommunen bør vurdere om adresseplanen skal tas med i den kommunale geodataplanen. Adresseplanen (se eks i vedlegg3) bør lages som en prosjektplan med beskrivelse av: Bakgrunn hvorfor skal kommunen tildele vegadresser? Mål for adressearbeidet hva skal gjøres og innen hvilken tidsfrist? Ta med både hovedmål og delmål. Delmål må brukes til oppfølging av prosjektet. Aktivitetsbeskrivelser hva skal gjøres og hvem skal gjøre hva. Her er nevnt noen punkter: - Adresseringsområde (ved samarbeid mellom flere kommuner) - Del gjerne inn kommunen i mindre geografiske områder (da kan de mest aktuelle områdene prioriteres først) - Del veinettet i adresseparseller - Tildel hver adresseparsell en adressekode (et tall mellom 1000 og 99998). Koden kan brukes som et midlertidig adressenavn (Veg 2345). - Bestem adressenavn. Etabler en navnekomite. Se adresseveilederens kapitler om Stedsnavn og navnebruk, samt Navnebehandling. - Tildel adressenummer og eventuelt bokstav - Informer de berørte. Se matrikkelforskriften 50 7. ledd. - Matrikkelføring - Rapportering til Vegnett og SSR - Skilting - Håndtering av klager - Etterkontroll (utføres av f eks feiervesen, brannvesen, vegvesen, bygningstilsyn.) Økonomi - kostnader knyttet til selve adressearbeidet, skiltkostnader med mer. 3.5 Få adresseplanen formelt vedtatt Når adresseplanen formelt er vedtatt, kan arbeidet beskrevet i adresseplanen begynne! 4 Hvilke hjelpemidler finnes? Matrikkellova 21 med flere ( 4, 21, 25, 31, 32, 46 og 51, med merknader og deres forskriftsbestemmelser med merknader). Samledokument for matrikkellova og forskrift med merknader kan lastes ned her (pdf ) fra regjeringen.no. 13

Adresseveilederen Veiledningsmateriell på Kartverkets hjemmeside Lov om stadnamn med forskrift Massivfunksjonalitet i Fysak: Programvare til hjelp for blant annet: - tildeling av adressenavn, adressekoder og adressenummer - få registrert de nye vegadressene inn i matrikkelen som en massiv overføring. Lignende program for tildeling av vegadresser og massiv føring i matrikkelen er også utviklet av private firma. 5 Valg av adressenavn Kommunen er adressemyndighet og bestemmer navnet på en veg/ adresseparsell. Det er ikke klageadgang på dette. Fastsetting av selve skrivemåten av navnet skjer etter reglene i Lov om stadnamn og kan klages på etter reglene for klage der. Se prosessen for navnebehandling i Adresseveilederen. Det må bestemmes om kommunestyret skal ta seg av følgende oppgaver selv, eller om det skal delegeres. Ved delegering må det sies klart og tydelig hvem det delegeres til: - gi forslag til adressenavn og forberede sakene før eventuelt vedtak - godkjenne adressenavn - håndtere klagesaker Det anbefales at det utnevnes en navnekomite. Det må avklares om navnekomiteen også skal ha vedtaksrett. Angående klager: Valg av adressenavn er et politisk vedtak i kommunen og kan ikke påklages. Tildeling av adresse er å betrakte som enkeltvedtak og kan påklages. Se 46 i matrikkellova og 22 i matrikkelforskrifta med merknad der klageretten er nærmere beskrevet. Annet: Det er viktig å tenke på samordning av adressenavn over kommunegrensene. Kommunen skal alltid ta kontakt med nabokommunene for i det minste å samordne navn på veier som krysser kommunegrenser. 14

Prinsipp for valg av adressenavn er beskrevet i adresseveilederen. Få med historielag, velforeninger, hytteforeninger, landbruksorganisasjoner, utviklingslag, grendelag m.m. tidlig i prosessen med tildeling av adressenavn. 6 Tildeling av vegadresser i detalj Etter at hver adresseparsell har fått adressekode (og adressenavn), kan hver matrikkeladresse gis en vegadresse. En kan gjøre dette manuelt ved å arbeide på kartplott, eller digitalt, ved å bruke programvarer som Fysak eller tilsvarende. Det er først ved føring av adressene i matrikkelen at de blir offisielle adresser. Omadressering fra matrikkel- til vegadresser må føres som Endre matrikkeladresse til vegadresse og ikke som sletting og deretter oppretting av ny adresse. Gjøres det siste vil en ikke ha kobling mellom ny og gammel adresse, og Folkeregisteret mister dermed muligheten for den automatiske overføringen av beboere mellom adressene. Adresseringsregler (se adresseveilederen): - Adressekode, et tall mellom 1000 og 99998 - Adressenummer, et tall større eller lik 1 og mindre eller lik 9998 - Bokstav: Stor bokstav, alle adresser med samme adressenummer skal ha bokstav dersom bokstav tas i bruk (Eks 2A og 2B, Ikke 2 og 2A). Bokstavene I, O, Q, Æ, Ø og Å bør ikke brukes Prinsippene for tildeling av adressenummer og bruksenhetsnummer er utfyllende beskrevet i Adresseveilederen. Denne gir også informasjon om kretser og stedfesting av adresser. 6.1 Bruk av Fysak ved overgang fra matrikkel- til vegadresse Fysak er et program som er utviklet av Kartverket til internt bruk for redigering og forvaltning av kartdata. Det kan også benyttes av samarbeidspartnere i forbindelse med konkrete samarbeidsprosjekt. I den forbindelse er det utviklet funksjonalitet for de som ønsker å arbeide digitalt med omadressering fra matrikkel- til vegadresse og få lagt adressene massivt inn i matrikkelen. Programmet er tilpasset filer på SOSI-format, men uthenting og tilbakelagring av adresser skjer direkte mot matrikkelen. Det finnes funksjonalitet for fortløpende adressering, adressering etter avstandsprinsippet og adressering i områder uten vegnett (områdeadressering). En egen veiledning for programmet er utarbeidet som en del av Kartverkets PROFF-løype. Det er svært viktig at datagrunnlaget er kontrollert før en begynner arbeidet. Det gjelder både adressepunkt, bygningspunkt og vegdata. 15

Det kreves at adressepunktet skal ligge innenfor eiendommens flate. En får ikke lagt inn vegadresse før dette er rettet. Vegnettet er avgjørende for beregning av avstand og dermed adressenummeret ved bruk av avstandsnummerering. I matrikkelen er det utviklet en kontrollrapport for adresser og en for bygning, henholdsvis Kontrollrapport - Adresser med feil og Kontrollrapport - Bygning med feil. Det anbefales på det sterkeste at disse rapportene gjennomgås i fremkant og parallelt med overgangen til vegadresser. Retting av mange av de feilene som kommer frem i disse rapportene må være gjort før en får gjennomført omadresseringen. 7 Tidbruk og kostnader, inkl. erfaringstall 7.1 Erfaringstall fra kommuner De fleste kommuner gjør arbeidet med tildeling av offisielle adresser samtidig med annet arbeid, og det er derfor vanskelig å presentere et nøyaktig regnskap over hvor mye tid og kostnader som går med til et adressearbeid. I tabellen nedenfor er det presentert noen tall som refererer seg til figur 4, som viser arbeidsoppgavene knyttet til adressering. I et budsjett må en bruke timepriser vedtatt i kommunen, eller der en ikke har noen slike foreslås det at Geovekst timepris brukes. Arbeidsoppg. fig. 4 Arbeidsoppgave Estimert tidbruk 0 Utarbeiding av adresseplan 2 ukeverk 0 Saksframlegg for politisk ledelse 1 ukeverk 1, 2 Inndeling i adresseparseller 15 min./parsell 3 Saksbehandling knyttet til navneforslag 1 time/adressenavn 4 Skiltplan 1 ukeverk 5 Tildeling av adressenummer 10 min./adressenr. 6 Navnebehandling 1 time/adressenavn 7 Informasjon til eiere og festere 10 min./adressenr. 8 Navnevedtak 1 time/adressenavn 9 Bestilling av skilt 3 dv 10, 15 Adressevedtak inklusive arkivering 15 min./adressenr. 11 Føring av adresse i matrikkelen 5 min. /adressenr. 16

Arbeidsoppg. fig. 4 Arbeidsoppgave Estimert tidbruk 12, 14 Klagebehandling etter stadnamnlova og matrikkellova 0,5 time/adresseparsell 13 Skiltoppsetting 1 time/skilt Fig 5: Estimert tidbruk for de ulike arbeidsoppgavene 7.2 Finansiering Det er kommunen selv som står for finansieringen av adresseringsarbeidet. For noen kommuner har imidlertid Posten dekket porto ifb. utsending av melding om ny adresse. Det kan være nyttig å ta kontakt med Posten. Dersom prosjektet er av stor interesse for Posten, vil de kanskje være med på å dekke portoutgifter. 7.3 Kostnader for adressenavn- og adressenummerskilt i dag Antall skilt pr. adressenavn: Avhenger av antall kryssende gater med annet adressenavn og lengden på veien. Det bør minimum være ett skilt i starten av veien og ett skilt i slutten av veien. Bruk av vegvesenets eksisterende skiltstolper til adressenavnskilt: Kommunen må kontakte vegvesenet for å forhøre seg om de kan benytte vegvesenets skiltstolper. For riks- og fylkesveger er det regionvegkontoret som har ansvaret for oppsetting av adressenavnskilt. Kommunen vil spare noen hundrelapper pr. adressenavnskilt (jf. priser for rør og skiltsokkel/ spyd) ved å bruke eksisterende stolper, samtidig som kommunen sparer tiden det tar å sette opp stolpen. En annen fordel er at bilisters oppmerksomhet konsentreres om ett område. Adressenummerskilt: For adressenummerskilt med 1 4 siffer kan en beregne en pris mellom kroner 300 400. Adressenummerskilt betales og settes opp av eier, fester eller tiltakshaver. Adressenummeret skal være satt opp før bygning eller bygningsdel kan tas i bruk, altså før brukstillatelse gis. (matrikkelforskriften 57 2. ledd med merknad). For å gjøre innkjøp av adressenummerskilt enkelt for huseier, kan kommunen ordne med felles bestilling og utsendelse. Send med bestillingslapp til huseier sammen med melding om ny adresse. Arbeidet med å dele ut de nye adressenummerskiltene kan f. eks. gjøres av feieren. Feieren kan også hjelpe enkelte eldre med oppsetting av skilt. De som kjøper adressenummerskilt av kommunen kan belastes dette på en terminregning for kommunale avgifter. 17

Adressenavnskilt Oppsetting av adressenavnskilt er kommunens ansvar som adressemyndighet (matrikkelforskriften 57). Skiltansvaret omfatter skilting av gater, veger, stier, områder og plasser som er nødvendig for å oppnå god merking av adressene. Skiltene settes opp så snart som mulig etter at skrivemåten til adressenavnet er vedtatt. Det er vanskelig å si eksakt hva skilt med tilbehør vil koste, men i tabellen under er det estimert noen priser på grunnlag av diverse pristilbud gitt fra leverandører. Prisene viser hvilken størrelsesorden en må regne med når en henter inn tilbud. Prisene er ment som et utgangspunkt for budsjettering av kostnader før en på et senere tidspunkt går ut og henter inn priser selv. Type produkt Est. pris m/mva. Stolpe, 60 millimeter/ 3,0 m kr 360 Fundament, betong 60/500 millimeter m/ring kr 210 Fundament med jordspyd kr 200 Toppholder, 60 millimeter stolpe/4 millimeter plate kr 250 Kryssholder, 4 millimeter plate kr 240 Adressenavnskilt, ensidig kr 200 Adressenavnskilt, tosidig kr 300 Fig 5: Estimerte skiltkostnader Monteringskostnader vil komme i tillegg til selve skiltkostnadene. Det varierer fra kommune til kommune hvorledes dette arbeidet organiseres og hvor kostnader plasseres. For kommuner som ikke har erfaringstall foreslår vi at det i budsjettsammenheng brukes kr 1 200 som monteringskostnad for skilt med stolpe. 8 Vedlegg Vedlegg 1 - Eksempel på saksframstilling Vedlegg 2 - Eksempel på informasjonsbrosjyre Vedlegg 3 - Eksempel på adresseplan Vedlegg 4 - Eksempel på brev om forhåndsvarsel ved adresseendring Vedlegg 5 - Eksempel på vedtaksbrev 18

Vedlegg 1 - Eksempel på saksframstilling Kommunelogo Kommunenavn Saksnummer: Arkivkode: Saksbehandler: Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr. 1. <Overskrift (eks, Vegadresser i? kommune)> 1. Sammendrag <Et sammendrag av saken> 2. Saksopplysninger/ Saksframlegg 2.1 Faktiske opplysninger Kommunen er adressemyndighet og fastsetter offisielle adresser. Regelverket knyttet til fastsetting av adresser fremgår av Lov om eigedomsregistrering (matrikkellova) og matrikkelforskriften med merknader, samt Lov om stadnamn (stadnamnlova) og tilhørende sentral forskrift for denne. I tillegg har Kartverket utgitt en adresseveileder som gir råd i å etablere og forvalte et felles adressesystem og råd knyttet til de forskjellige delene av hele adresseringsprosessen. Kommunens adresse- og navnemyndighet er kommunestyret så lenge det ikke er gitt delegasjonsfullmakt til andre deler av kommunens organisasjon. Kommunen kan fastsette lokal adresseforskrift der en gir bestemmelser for hvilke prinsipp/regler som skal gjelde for tildeling av adressenummer og adressenavn, hvor i kommunens organisasjon adresse- og navnemyndighet skal ligge og hvilke oppgaver som ligger til de ulike ansvarsområdene. 19

Eksempelvis skilting og skiltansvar, navneansvar med mer. Kommentar: Dette avsnittet kan de som ønsker å fastsette lokale forskrifter bruke. De som ikke ønsker å fastsette lokale forskrifter kan gjerne utelate dette avsnittet. Adresser og skilt skal sørge for at alle på en lett og forståelig måte kan identifisere og finne frem til bygninger, atkomst til bygninger, boliger og andre objekter eller steder som det er viktig å finne frem til. Offisiell adresse tildeles i form av vegadresse og eventuelt bruksenhetsnummer (husnummer) og eventuelt adressetilleggsnavn. Matrikkeladresse kan også brukes som offisiell adresse, men det er en uttalt politikk at denne adresseformen ikke skal brukes. Vegadressen skal knyttes til kjørbar gate, veg eller plass. Dersom det ikke er mulig, kan vegadresser knyttes til sti, gangveg eller et entydig avgrenset område. Det siste vil være tilfelle hvor det i kommunen ikke er noe vegsystem, men hvor det likevel skal gis adresser. Adressenummeret tildeles til den vegen som er godkjent som atkomst, og dersom en ikke har det skal adressen knyttes til kjørbar gate, veg eller plass. Matrikkelen er det eneste offisielle registeret for atkomstadresser (offisielle adresser). Folkeregisteret, Posten og andre brukere henter (automatisert) de offisielle adressene som kommunen fører inn i matrikkelen. Det er derfor viktig at adressene blir ført i matrikkelen straks de er fastsatt i kommunen. Adressen skal tildeles så snart det er behov for den, og senest sammen med igangsettingstillatelsen for tiltaket som skal ha adresse. Kommunen deler vegnettet opp i adresseparseller, og hver av parsellene tildeles et navn. Det skal ikke være to eller flere like vegadressenavn i kommunen. Vegadresse kan også knyttes til stier eller et entydig avgrenset område (hyttefelt, øyer, fjell- og skogsområde). Navnet bør følge den lokale navneskikken, samtidig som det bør være lett å skrive og oppfatte. Også private veier og områder, riks- og fylkesveger tildeles vegnavn av kommunen dersom de er en del av de adresseparsellene kommunen har fastsatt. Skrivemåten av adressenavnene fastsettes etter reglene i Lov om stadnamn. Før kommunen tildeler eller endrer vegadresse skal det informeres slik at de avgjørelsen får virkning for skal få mulighet til å uttale seg. Kommunen kan kreve at uttalelsen skal være grunngitt og undertegnet. Informasjonsplikten er en naturlig del av den demokratiske prosessen, og kan gi positive effekter i forhold til å sikre lokal identitet. Kommunen har ansvaret for skilting av gater, veger, stier, områder eller plasser som er nødvendig for å oppnå god merking av adressen. Nødvendige skilt settes opp hurtigst mulig etter at skrivemåten til adressenavnet er vedtatt. Oppsetting av skilt skal skje etter veiledning gitt i adresseveilederen utgitt av Kartverket. 20