Møre og Romsdal fylkeskommune

IT-strategi for Møre og Romsdal fylkeskommune Versjon 7 24.08.2015 Dokumentet har ikkje gjennomgått språkvask Vedlegg: o Vedlegg 1 - Overordna mål for IT o Vedlegg 2 - Støttedokument for innsatsområda i IT-strategien

Innhold 1. Overordna for IT-strategien i MRfk (Møre og Romsdal fylkeskommune)... 4 1.1 Offentlig IT-politikk... 4 1.2 Lovgivning... 4 1.3 Delstrategiar... 4 1.4 Informasjonstryggleik... 5 1.5 Ordforklaringar... 5 2. Strategisk del - IT-strategiske mål... 7 2.1 Kvalitet... 7 2.2 Effektivisering... 7 2.3 Organisering og styring... 7 2.4 Samhandling... 7 2.5 Kompetanse... 7 2.6 Innovasjon... 7 2.7 Teknologi... 7 2.8 Samfunn... 7 2.9 Miljø... 8 3. Operativ del Innsatsområde.... 8 3.1 Kvalitet... 8 3.2 Effektivisering... 9 3.3 Organisering og styring... 10 3.4 Samhandling... 11 3.5 Kompetanse... 12 3.6 Innovasjon... 13 3.7 Teknologi... 14 3.8 Samfunn... 15 3.9 Miljø... 16 4. Beskriving av måla for IT-strategien... 17 4.1 Kvalitet... 17 4.2 Effektivisering... 17

4.3 Organisering og styring... 18 4.4 Samhandling... 18 4.5 Kompetanse... 18 4.6 Innovasjon... 18 4.7 Teknologi... 19 4.8 Samfunn... 19 4.9 Miljø... 20

1. Overordna for IT-strategien i MRfk (Møre og Romsdal fylkeskommune) IT-strategien skal understøtte Møre og Romsdal fylkeskommunes visjon om å være "Ein tydeleg medspelar" Satsingsområdane med tilhørande mål skal vurderas og revideras årlig som del av arbeidet med oppfølging av IKT-strategien. Konkrete prosjekt skal sjåas i lys av IT-strategien og konkretiseras via årlege handlingsplaner med tiltak. 1.1 Offentlig IT-politikk Møre og Romsdal fylkeskommune er knytt til nasjonale lover, planer og føringar. Innan IT-området er offentlig IT-politikk nedfelt i fleire styrande dokument: Digital Agenda Norge - Regjeringas digitaliseringsprogram - «På nett med innbyggjarane» «St.meld. nr. 23 (2012-2013) Digital Agenda Norge IT for vekst og verdiskaping» «Digitaliseringsstrategi 2013 2016 for kommunar og fylkeskommunar» «IT-strategi for» er knytt opp mot desse dokumenta. 1.2 Lovgivning Fleire lover har innverknad på korleis informasjonssystem utformas og nyttas: Personopplysningsloven Forvaltningsloven (Forskrift om IT-standardar for offentlig forvaltning) Offentleglova Opplæringslova Helseregisterloven Arkivlova 1.3 Delstrategiar «IT-strategi» er ein overordna strategi for Møre og Romsdal fylkeskommune og er førande for alle einingane i fylkeskommunen. Strategiområda i denne strategien er førande for Møre og Romsdal fylkeskommune. I tillegg til denne strategien blir det utarbeidd delstrategiar for pedagogisk bruk av IT innanfor utdanningsområdet. Kommunikasjonsstrategi for MRfk inneheld også områder knytt til IT, men da avgrensa til verkty for kommunikasjon.

1.4 Informasjonstryggleik Alle tilsette i MRfk skal ha tilfredsstillande kompetanse og medvit innan informasjonstryggleik og forvaltning av personopplysningar. Alt arbeid innanfor IT skal vurderas opp mot konfidensialitet, integritet og tilgjengelegheit og følje dei krav som personopplysningslova sett til lagring av persondata. Innanfor tannhelse skal ein ivareta krava i Norm for informasjonssikkerhet (Normen). 1.5 Ordforklaringar Konfidensialitet Integritet Tilgjengelegheit Universell utforming Persondata ITIL-rammeverket Risikovurdering Brukarmedverknad Gevinstrealisering Å sikre at informasjon og informasjonssystem berre er tilgjengeleg for dei som skal ha tilgang. Å sikre at informasjon og informasjonssystem er korrekte, gyldige og fullstendige Å sikre at informasjon og informasjonssystem er tilgjengeleg innanfor dei krav som er sett. Eit omgrep som nyttast for å beskrive løysingar som sett likestillingskrav for personer med nedsett funksjonsevne. Universell utforming betyr at god design både har ein attraktivt utsjånad og er lett og behagelig å bruke. Data om tilsette og innbyggarar ITIL (Information Technology Infrastructure Library) er eit strukturert rammeverk for kvalitetssikring av leveranse, drift og support av ITtenester. Ved risikovurdering av IT-tenester tar ein først ein vurdering av mulige hendingar og ein vurdering av sannsyn, deretter ein konsekvensvurdering. Dette sammenstillast og ein finn risiko for løysninga. Involvering av dei tilsette i testing av programvare for å sikre at programvaren dekkjer dei behovet som dei tilsette har. Eit omgrep som nyttast for å skildre kva for gevinstar man forventar av eit IT-prosjekt. Ein gevinst kan vere ressurssparingar og/eller kvalitetsforbetringar ved en teneste. IT-prosjekt kan gi ulike

gevinstar både for organisasjonen, brukarane og samfunnet. Automatisk pålogging Felles arkitekturprinsipp Applikasjonsforvaltning Samordna kommunikasjon Plattformuavhengiheit Nasjonale påloggingstenester Skybaserte IT-tenester Tenesteorientert systemarkitektur Porteføljestyring Teknologi som gjer at ein brukar berre må logge på arbeidsstasjonen sin ein gong, deretter vil ein få tilgang til andre IT-tenester utan ytterligare pålogging. Nasjonale, overordna prinsipp som skal fungere som eit sett med felles retningslinjer for alt arbeid med IT i offentlig sektor. Dei skal bidra til at IT-løysingane heng godt saman med oppgåveløysing, og leggje til rette for betre og meir heilskaplege digitale tenester. Ein styrt prosess for kva for dataprogram (applikasjonar) som blir nytta i fylkeskommunen Samordnet Kommunikasjon integrerer telefon, videokonferanse, chat og skjermdeling i én felles løsning. Ein IT-teneste som gjer det mulig å nytte ulike operativsystem. F.eks. ein webteneste som kan nyttast på Windows, Mac og Linux og på fleire ulike nettlesarar. Direktoratet for Forvaltning og IKT (Difi) tilbyr felles påloggingstenester for offentlige IT-tenester i Norge. Desse påloggingstenestene kan også nyttast til relevante IT-tenester i Møre og Romsdal fylke. IT-tenester på ulike nivå som tilbyr via Internett, dette kan t.d. vere applikasjonar, lagring, serverkapasitet m.m. Tenesteorientert arkitektur er ein arkitekturstil for programvaredesign der applikasjonar er løsare knytt enn tradisjonell programvare. Noko som gjer integrasjonar lettare. Porteføljestyring er ein metodikk for å sikre riktig ressursprioritering og riktig merksemd. Porteføljestyring samlast prosjekta til verksemda og program for å sikre ei heilskapleg styring, oppfølging og ressursprioritering. Porteføljestyring gjer det òg enklare å knyte prosjekta opp mot verksemdssstrategien.

2. Strategisk del - IT-strategiske mål 2.1 Kvalitet Mål: IT-systema i MRfk skal tilfredstille behov for tilgjengeligheit, konfidensialitet, og integritet. MRfk skal ha et stabilt IT-system som sikrar effektiv drift og som leverer høy kvalitet til interne og eksterne brukarar. Tilsette i MRfk skal ha ein tydelig medvit om kva for retningslinjer som er gjeldande ved bruk av IT-tenester i organisasjonen. 2.2 Effektivisering Mål: Digitale verkty og automatiserte prosessar skal erstatte manuelle arbeidsprosesser for å gi økt effektivitet. 2.3 Organisering og styring Mål: MRfk skal ha en effektiv organisering og styring av teknisk infrastruktur og dei totale IT personalressursane i fylkeskommunen. Dette skal ivareta det totale behovet for IT-tenester i fylkeskommunen. 2.4 Samhandling Mål: IT-løysingar skal tydeleg vise at fylkeskommunen er ein kompetanseorganisasjon som nyttar moderne teknologi til effektiv samhandling og tenesteproduksjon. 2.5 Kompetanse Mål: MRfk skal ha ein kultur for læring og utvikling, der medarbeidarane har kompetanse til å bruke IT-verktøy på ein tilfredsstillande måte. Dei skal kontinuerleg arbeide for å vidareutvikle seg sjølv og vere medviten verdien av kunnskapsdeling. 2.6 Innovasjon Mål: MRfk skal ha ein kultur for innovasjon som gjer det mulig at gode idear og ny teknologi blir ivaretatt og foredla. 2.7 Teknologi Mål: MRfk skal ta i bruk teknologi som bidrar til å skape eit betre tenestetilbod for tilsette og innbyggjarar i Møre og Romsdal fylke. 2.8 Samfunn Mål: MRfk skal ha selvbetjeningsløsninger kor all digital dialog mellom MRfk og innbyggarar skal tas omsyn til på ein kostnadseffektiv og sikker måte. MRfk skal gjennom informasjonsteknologi gi ei økt forståing av dei politiske prosessane i fylkeskommunen.

2.9 Miljø Mål: MRfk skal redusere IT-relatert energiforbruk i datasenter, på klientutstyr og i arbeidsverktøy. 3. Operativ del Innsatsområde. 3.1 Kvalitet 3.1.1 MRfk skal tilby tilpassa tenester til interne og eksterne brukarar. Systema skal støtte krav om universell utforming. 3.1.2 Persondata skal være konsistent i alle MRfk sine datasystem. 3.1.3 ITIL-rammeverket skal være styrande for kvalitetsarbeidet. 3.1.4 Data skal i størst mulig grad registrerast ein gong. Data som er registrert skal gjenbrukas i andre system 3.1.5 Risikovurderingar skal ligge til grunn for innføring eller endring av IT-tenester. 3.1.6 All ny programvare skal kvalitetssikrast gjennom brukarmedverknad 3.1.7 MRfk skal sikre arkivperspektivet ved å sikre tilfredstillande rutinar og prosessar for langtidsbevaring av arkivverdig materiale, samt sletting i samsvar med lover og forskrifter. Det digitale arkivet skal nytte NOARK 5-kjerne. 3.1.8 MRfk skal nytte rammeverk og rutinar for gevinstrealisering 3.1.9 Kvalitet på IT-tenestene i MRfk skal målast.

3.2 Effektivisering 3.2.1 Leggje til rette for automatisk pålogging for alle IT-systema i fylkeskommunen. 3.2.2 Elektronisk samhandling skal erstatte papirbasert kommunikasjon. 3.2.3 Krevje at leverandørar tilbyr standardiserte grensesnitt for utveksling av data. Dette kravet skal vere standard i kravspesifikasjonar ved nye innkjøp. 3.2.4 MRfk skal følje dei felles nasjonale IKT arkitekturprinsippane. 3.2.5 Manuelle arbeidsprosessar som omhandlar behandling av data skal nytte digitale løysningar. 3.2.6 Digital signatur skal nyttast for å etablere ein gjennomgåande digital arbeidsprosess.

3.3 Organisering og styring 3.3.1 MRfk skal sikre brei forankring for val av IT-løysingar. På strategisk nivå gjennom IT-utvalet og på taktisk nivå gjennom IT-råd. 3.3.2 MRfk skal ha ein koordinert applikasjonsforvaltning 3.3.3 MRfk skal ha en aktiv porteføljestyring 3.3.4 MRfk skal ha ein brukarstøttefunksjon som har ein tilgjengelegheit som er tilpassa arbeidstakarane sin arbeidstid frå 07:00 17:00. 3.3.5 IT skal ha samhandlingsarenaer for alle einingane i fylkeskommunen. 3.3.6 IT skal sikre at intranettet er tilgjengelig for alle tilsette og intranettet skal sikre at relevant informasjon blir gitt til kvar einskild tilsett.

3.4 Samhandling 3.4.1 IT-verkty for samhandling skal vere fleksibelt, intuitivt og lett å ta i bruk for nye tilsette. 3.4.2 Legge til rette for integrerte løysingar mellom meldingar, tale og video (samordna kommunikasjon). Alle tilsette i MRfk skal nytte samordna kommunikasjonsløysingar innan 2017. 3.4.3 Nytte IT-verkty som kan nyttast til å fremje samhandling internt i organisasjonen, på tvers av avdelingar og mot eksterne samarbeidspartar.

3.5 Kompetanse 3.5.1 e-læring skal tas i bruk som ein sentral del av kompetansebygginga. 3.5.2 Fylkesakademiet skal være MRfk sin interne arena for sektorovergripande opplæringstiltak innanfor IT. 3.5.3 MRfk skal legge til rette for å ein delingskultur. 3.5.4 MRfk skal ved hjelp av IT-løysingar tilby leiarstøtte på alle nivå i organisasjonen og dermed gi betre analysegrunnlag for å kunne gjere val. 3.5.5 MRfk skal ha eit «ope» intranett som legg til rette for kunnskap- og informasjonsdeling.

3.6 Innovasjon 3.6.1 MRfk skal legge til rette for ein utviklingsorientert tilnærming til bruk av ITbaserte verkty og informasjonsteknologi. 3.6.2 MRfk skal legge til rette for alternative måtar å utnytte IT kor bruken støtter læring og tverrfaglig samarbeid. 3.6.3 MRfk skal samarbeide med kommunar og fylkeskommunar om felleskomponentar for å utvikle nye og betre IT-tenester for tilsette og innbyggjarar. 3.6.4 MRfk skal delta i utvikling og utprøving av nye teknologiske løysningar. 3.6.5 MRfk skal utnytte interne og eksterne finansieringsordningar for å sikre gjennomføring av innovative utviklingstiltak.

3.7 Teknologi 3.7.1 Ved val av nye system skal løysingar basert på open kildekode vurderast. 3.7.2 Det skal berre være eitt system for ein type oppgåve eller fagområde. 3.7.3 MRfk skal dele data som kan gjenbrukas av næringsliv og privatpersoner for å utvikle nye tenester (opne data), både rådata og data som er arbeid vidare med. 3.7.4 MRfk skal leggje til rette for at tilsette og innbyggjarane kan bruke mobile einingar for å nytte MRfk sine digitale tenester. 3.7.5 MRfk skal leggje til rette for plattformuavhengigheit (gjere det mulig å bruke ulike operativsystem på ulike tekniske einingar). 3.7.6 MRfk skal nytte nasjonale felleskomponentar og tenesteorientert systemarkitektur 3.7.7 MRfk skal nytte system som i størst mulig grad er webbaserte (webgrensesnitt). 3.7.8 «Skybaserte» IT-tenester skal vurderast der det er relevant. Kva for tenester som eventuelt skal etablerast i «skyen» skal sjåast i samband med ein etablert «soursingstrategi» for fylkeskommunen.

3.8 Samfunn 3.8.1 MRfk skal legge til rette for å nå dei nasjonale måla om «Digitalt førsteval» og legge til rette for fulldigitale brukarvenlege sjølvbetjeningstenester. 3.8.2 MRfk skal gjennom IT-tenester gi nødvendig trafikkinformasjon frå samferdselssektoren til innbyggarane. 3.8.3 MRfk skal tilby digitale publikumstenester gjennom mobile einingar. 3.8.4 Digitale tenester skal følgje reglar for universell utforming. 3.8.5 Innbyggjarane skal kunne nytte nasjonale påloggingstenester. 3.8.6 Gjennom bruk av informasjonsteknologi, skal ein legge til rette for at innbyggarane for informasjon om dei politiske prosessane på ein lett tilgjengeleg måte.

3.9 Miljø 3.9.1 MRfk skal redusere energiforbruk gjennom val av tekniske løysningar, mellom anna konsolidering av maskinvare, virtualisering og effektiv utnytting av maskinrom. 3.9.2 MRfk skal i størst mulig grad nytte videokonferanse i staden for reiser. 3.9.3 Videokonferanse/telepresence skal være lett tilgjengelig for alle tilsette via videorom eller PC/mobil. 3.9.4 MRfk skal redusere bruk av papir til et minimum ved effektive og tilgjengelige ITverktøy og løysingar. 3.9.5 MRfk skal sette miljøkrav i dei innkjøpsprosessane som blir gjennomført.

4. Beskriving av måla for IT-strategien 4.1 Kvalitet Kvalitetsmåla i IT-strategien har som hensikt å sikre kvalitet på alle nivå i verdikjeda for å tilby best mulige IT-tenester. Brukarane av IT-tenestene vil vere tilsette og publikum. Dei tre hovudkomponentane; tilgjengelegheit, konfidensialitet, og integritet skal ligge til grunn for kvalitetsarbeidet. For å oppnå tilfredsstillande kvalitet, krev dette gode driftsrutinar. Gjennom ITrammeverket ITIL, skal ein nytte beste praksis for slike driftsrutinar. Kvalitet på tenestene skal målast gjennom brukarundersøkingar og andre tekniske målingar. Gevinstrealisering skal nyttast for å sikre at fylkeskommunen får mest mulig ut av ITinvesteringane. Tilsette i fylkeskommunen må ha ein klar medvit om kva som er gjeldane rutinar og regelverk for bruk av IT-systema og korleis data skal lagras på ein måte som sikrar god datakvalitet. Datakvaliteten er særs viktig når data skal gjenbrukas og data skal flyte mellom interne system og mot eksterne IT-system. Innføring, endring og utfasing av IT-tenester skal få føre seg på ein strukturert måte. Rutinar for dette ligg som ein del av ITIL-rammeverket. Som ein del av dette rammeverket ligg også bruk av risikovurderingar ved innføring av nye tenester, samt god forankring og brukarmedverknad. For risikovurderingar skal risikovurderingsmodulen i Riskmanager nyttast. Avvikssystemet Riskmanager skal nyttast ved hendingar der forventa kvalitet ikkje vert oppnådd. Avviksmeldingane skal hansamast så raskt som mulig på lavast mulig nivå. For avvik i daglig drift skal fylkeskommunens brukarstøttesystem nyttast. Som ein del av kvalitetsarbeidet ligg kravet om å arkivere data på ein tilfredstillande måte. IT-tenestene som tilbys skal være universelt utforma for at alle skal ha likt utgangspunkt for å konsumere desse tenestene. 4.2 Effektivisering For å nå dei nasjonale måla om å effektivisera og tilby «Digitalt fyrsteval», må ein automatisere mange av dei arbeidsprosessane som i dag nyttast i fylkeskommune. Elektronisk samhandling skal erstatte papirbasert kommunikasjon og prosessar som i dag er manuelle skal automatiseras for å kunne frigjere tid til tenesteproduksjon.

I strategien er det satt opp sentrale tiltak for å nå målet om digitalisering av den offentlige forvaltninga. 4.3 Organisering og styring For å tilby gode IT-tenester til brukarane våre må organisering av IT-funksjonen vere tilpassa dei behova som drifta av moderne IT-infrastruktur krev. IT-seksjonen skal etablere ein «soursingstrategi» som legg føringar for kva ein skal drifte internt og kva ein skal sette ut til eksterne leverandørar. Behova endrar seg raskt og difor må ein også tilpasse organiseringa til den røyndommen vi lever i. I tillegg til god organisering, må resten av organisasjonen ha eit tett forhold til IT-tenestene og eit medvit om korleis ein skal ta i bruk IT-tenestene i tenesteproduksjonen. God forankring og styring gjennom etablerte møteplassar er difor særs viktig. Vi må også ha gode og fungerande informasjonskanalar. 4.4 Samhandling Møre og Romsdal er ein kompetanseorganisasjon. Vi er difor heilt avhengig av at vi har gode verktøy for digital samhandling internt i organisasjonen og ut mot eksterne samarbeidspartnerar. Digitale samhandlingsverkty skal være integrerte og brukarvennlege og alle tilsette i fylkeskommunen skal ha riktig kompetanse for å ta i bruk desse verktya. 4.5 Kompetanse Riktig kompetanse er nøkkelen for å ta i bruk IT-tenester på ein effektiv måte. Møre og Romsdal fylkeskommune skal arbeide for å etablere gode kulturar for læring og utvikling, der medarbeidarane har kompetanse til å bruke IT-verktøy på ein tilfredsstillande måte. Gjennom e- læring, fylkesakademiet, delingskultur og tilpassa informasjonssystem ønskjer fylkeskommunen å nå desse måla. I tillegg til informasjonssystem, skal det også etablerast analyseverktøy for å støtte leiarar i organisasjonen med riktig data til riktig tid. 4.6 Innovasjon Møre og Romsdal fylkeskommune skal ha en kultur for innovasjon. Dette inneber at vi skal vere nysgjerrig på ny teknologi og nye arbeidsmåtar som gjer oss meir effektive. Medarbeidarar skal

oppfordras til å fremme innovative forslag som kan bringe fylkeskommunen framover. Vi skal ha ein kultur for utvikling som opnar for nybrotsarbeid lokalt og i samarbeid med andre einingar eller andre kommunar og fylkeskommunar nasjonalt. 4.7 Teknologi Gjennom ulike tiltak innanfor val av teknologi, ønskjer vi å bidra til å skape eit betre tenestetilbod for tilsette og innbyggjarar i Møre og Romsdal fylke. I mange tilfelle vil bruk av fri programvare og open kildekode gi oss løysningar som gir betre kost/nytte enn det tradisjonell proprietær programvare kan gi oss. Dette kan være innanfor funksjonalitet, stabilitet, fleksibilitet og pris. Møre og Romsdal fylkeskommune ønskjer at løysingar basert på open kildekode skal vurderast. Vi ønskjer å forankre IT-tenestene vi har på ein god måte gjennom god opplæring og optimal bruk. Vi ønskjer derfor ikkje at vi opererer med fleire system for den same oppgåva. Vi skal i stor grad opne opp for gjenbruk av våre data, der dette er relevant og innanfor gjeldande regelverk. Trafikkinformasjon er et eksempel på data som andre kan gjenbruke og bygge nye og innovative tenester. Bruken av mobile einingar auker kraftig. Vi ønskjer dirfor at IT-tenestene våre kan nyttas frå mobile einingar, samt ulike operativsystem (plattformuavhengig). Dette vil ofte kunne løysas med standardiserte webløysingar. Ulike deler av IT infrastruktur kan bli sett ut til «skybaserte» tenester (altså tenester man når via Internett eller dedisert linje mot ein leverandør). Vurdering av kva for IT-tenestene som er relevante for skytenester skal vurderas kontinuerleg. Møre og Romsdal fylkeskommune skal i stor grad gjenbruka dei nasjonale felleskomponentane og nytte tenesteorientert systemarkitektur. 4.8 Samfunn Møre og Romsdal fylkeskommune skal leggje til rette for at all dialog med fylkeskommunen kan få føre seg digitalt, «Digitalt førsteval». Løysingane skal være universelt utforma slik at alle kan ta i bruk tenestene på like vilkår. Tenestene skal og vere tilpassa mobile einingar og i størst mulig grad nytte dei nasjonale påloggingstenestene der det er formålstenleg. Gjennom bruk av

teknologi på Internett skal fylkeskommunen leggje til rette for at innbyggarane kan delta i dei politiske prosessane og kunne følje dei politiske møte i sanntid og kome med innspel til prosessane. Ved bruk av «Opne data», vil trafikkinformasjon frå samferdselssektoren gjerast tilgjengeleg for næringsliv som vil utvikle nye tenester basert på datagrunnlag frå fylkeskommunen. 4.9 Miljø Gjennom bruk av miljøbesparande teknologi (Grønn IT) skal Møre og Romsdal fylkeskommune ha eit mål om å redusere IT-relatert energiforbruk med 20 % innan 2018. Dette kan gjennomførast med hjelp av konsolidering av maskinvare, virtualisering av serverar, effektiv utnytting av maskinrom, større bruk av videokonferanse og bruk av miljøkrav i anbodskonkurransar.