STYRING OG LEDELSE TELMA Referat Møtedato 15.06.2016 Tid 19.00-21.00 Referent Anne Aunevik Møtested Mtr. Risøya, Rådhuskvartalet Kristiansand Saksnr Neste møte Innkalt: SSHF v/ Frode Gallefoss, forskningsleder Farsund kommune v/ Anne-Margrethe Johnsen, kommunalsjef Risør kommune v/ Aase Hobbesland, kommunalsjef Kristiansand kommune v / Wenche P Dehli, helse- og sosialdirektør UiA v/ Stephen Seiler, viserektor forskning NFR v/trond Knudsen (deltok via Lync) Invitert: Kopi til: Forfall: tiansand kommune v/ Anne Aunevik, virksomhetsleder Kristiansand kommune v/kjetil Løyning, rådgiver Delprosjektledere SSHF v/ Per Qvarnstrøm, økonomidirektør UiA v/ Ragni Macqueen Leifson, adm leder Senter for e-helse og omsorgsteknologi Saksnr. Sak Ansvar Sak 1 Godkjenning av referat Referat fra sist styringsgruppemøte 3. mai foreligger ikke. Sak 2 Sak 3 Om dagsorden og saksliste SSHF har siden sist styringsgruppemøte anmodet kommunene om å overta styring og prosjektledelse (se sak 3). Kristiansand hadde derfor forberedt sakslista. 1. Innkalling med saksliste godkjennes 2. Møteleder for dagens møte er helse- og sosialdirektør i Kristiansand Prosjekteierskap TELMA Bakgrunn SSHF sendte 18. mai ut melding til partnerne i TELMA om at de ønsker å trekke seg fra rollen som kontraktspart overfor NFR samt fra prosjektledelse i prosjektet. SSHF anbefalte samtidig at kommunene overtok som kontraktspartner og prosjekteier, inkludert prosjektledelse. 1
Kommunene Risør, Farsund og Kristiansand har avklart at det er ønskelig at prosjektsamarbeidet videreføres med kommunal prosjektledelse. Kommunene har blitt enige om at Kristiansand kan få rollen som prosjekteier. Kristiansand har hatt møte med SSHF om overdragelse av kontrakt med NFR. SSHF har på forhånd vært i kontakt med NFR, og har meldt at de overfører formelt prosjekteierskap og signeringsmyndighet inn mot NFR til Kristiansand. Kristiansand har vært i kontakt med NFR og fått avklart at NFR er positive til kommunal overtakelse av prosjekteierskap. Hvis Kristiansand overtar prosjekteierskapet vil det medføre følgende endringer: Kristiansand blir leder av styringsgruppen, og får inn ytterligere en person som representerer kommunen: Anne Aunevik Kristiansand overtar ansvar for WP 1 dvs inkl. prosjektledelse Kristiansands prosjektverktøy og maler vil bli benyttet til prosjektadministrering. Kristiansand får en høyere egenfinansiering. Prosjektledelse Prosjektledelse er ikke avklart. Ulike alternativ vurderes. Det kan bli aktuelt med midlertidig ordning fram til høsten 2016. Enten konkret kandidat, eller det kan bli aktuelt med innleid konsulent. Inntil videre vil Kjetil Løyning være kontaktperson for Kristiansand. NFR kommer ikke til å godkjenne kontrakt før prosjektleder er avklart og kvalitetssikret. Sak 4 3P og andre finansieringskilder Det har vært noe usikkerhet om hvordan TELMA-prosjektet skal forholde seg til andre tilgrensende prosjekter og tildelinger/tilskudd, som for eksempel 3P prosjektet med finansiering fra NFR. Det bør komme klart fram i styringsdokument og budsjett at prosjektstyring kun gjelder TELMA-prosjektet. 1. Prosjektsamarbeidet gjennom TELMA videreføres. 2. Kristiansand overtar prosjekteierskap og sikrer avtaleinngåelse med NFR på vegne av partene. Frister, kontraktansvar og signeringsmydighet avklares med NFR snarest. 3. Kristiansand avklarer snarest hvordan prosjektledelse skal ivaretas. 4. Kristiansand forbereder forslag til ny organisering av styringsgruppe og WP 1 til neste møte i styringsgruppa. Antall styringsgruppemedlemmer, samt behov for IKT-kompetanse. Kontraktsinngåelse NFR Fristen for å sende kontraktsforslag er 20. juni. Fristen har allerede vært utsatt flere ganger. Prosjektleder og prosjektleders CV må være avklart med NFR før kontrakt godkjennes. Kontrakt med vedlegg kan Alle og NFR 2
forberedes mens prosjektleder avklares. Det vil ikke være mulig å rekke dette før 20.juni. Framdriftsplan Ettersom det ikke er inngått kontrakt med NFR, så er prosjekt TELMA formelt sett ikke etablert. NFR har åpnet for at start-tidspunkt for prosjektet kan tilbakeskrives. Partene drøftet når man skal sette starttidspunkt for prosjektet, sett i lys av at kostnadene allerede er påløpt. Kostnader påløpt før prosjektstart kan ikke tas inn i rapportering og prosjektregnskap. Det er enighet om at start-tidspunkt 1.januar opprettholdes som i opprinnelig søknad. SSHF tar ansvar for å koordinere rapporteringen for den perioden fra prosjektstart fram til de avsluttet prosjekteierskap. Partene drøftet om slutt-tidspunktet 4 kvartal 2019 bør endres. Nå som det har tatt tid med igangsetting av phd-kandidat, melder UiA at det kan bli vanskelig å rekke et phd-løp innen utløpet av 2019. NFR opplyste at prosjektsamarbeidet kan avsluttes ihht kontrakt selv om phd-løp fortsetter. Dette vil komme fram gjennom rapporteringer. Framdriftsplanen justeres i gjennom rapporteringene til NFR. Endringer i kontrakt som følge av nytt prosjekteierskap I forkant av styringsgruppemøtet 3. mai var forslag til kontrakt med vedlegg sendt ut til styringsgruppas medlemmer. Denne kontrakten må revideres, og følgende endringspunkt ble presentert i møtet: Prosjekteier: SSHF erstattes med Kristiansand kommune Administrativt ansvarlig: SSHF v/ Frode Gallefoss erstattes med virksomhetsleder Anne Aunevik. Prosjektleder: SSHF v/wenche Tangene erstattes med ny prosjektleder fra Kristiansand. Forskningsutførende sted hos prosjektansvarlig: Kristiansand avklarer med NFR hvordan dette skal håndteres i praksis. Vedlegg til kontrakt: Trenger kun oppdatere prosjektbeskrivelsen som var vedlegg til søknad. NFR trenger ikke vedlegg som spesifiserer annen egenfinasiering enn det som er omtalt i søknaden. Forskningsaktiviteter Det ble avklart at Telma-midler skal dekke: UiA: 1 Phd SSHF: 0,5 post doc delt på to personer med 0, 25 stilling hver I tillegg skal det i WP 2 gjennomføres evaluering av TMS pasientforløp KOLS med UiA som ansvarlig. Uavklart hvordan dette er tenkt gjennomført og finansiert. Må avklares i delprosjekt forskning. Driftsutgifter Det framstår som uavklart i hvilken grad partene forplikter seg til å finansiere drift av pasientoppfølging under prosjektperioden. Det gjelder både lønn helsepersonell fra SSHF og de telemedisinske sentralene i kommunene, og driftsutgifter til teknologistøtte. TELMA 3
midler dekker i prinsippet ikke driftsutgifter, men samtidig ikke enkelt å definere hva som skiller utvikling og hvas som er drift. SSHF pekte bla på funksjonen som sykepleier ved lungepoliklinikken har hatt i U4H. Denne funksjonen kan ikke opprettholdes på samme måte som i U4H uten ekstern finansiering. Kommunene har også ulike utfordringer med kostnader til lønn og annen drift som vil kreves ved deltakelse i Telma, og som ikke dekkes av prosjektmidler. Bør dette i større grad synliggjøres som egenfinansiering? Hva som skal inn under drift må drøftes i hver gruppe. Saken utsettes. 1. Start-tidspunkt og slutt-tidspunkt for prosjektet opprettholdes ihht bevilgning: Oppstart 1.januar 2016 og slutt 31. desember 2019 2. Forslag til kontrakt med vedlegg sendes på høring til partene før den sendes NFR for godkjenning. Frist: Snarest. 3. Kristiansand sender kontrakt med vedlegg til NFR innen avtalt frist forutsatt at partene er enige i innholdet. 4. Driftsutgifter dekkes i prinsippet av partnerne selv. Det lages forslag for hvert delprosjekt som viser hvilke kostnader som bør inngå i prosjektet. og NFR Delprosjektledere Sak 5 Bedriftspartnere og delprosjekt teknologi (WP 4 og 5) Prosess med bedriftspartnere Kristiansand har som ansvarlig for WP 4 og 5 hatt prosess for å vurdere bruk av OpenTele som plattform (dansk løsning), samt hatt kontakt med noen aktuelle bedriftspartnere. Styringsgruppa og prosjektgruppa har vært holdt løpende orientert om denne prosessen, og styringsgruppa vedtok følgende i mars (sak 9/16): 1. Styringsgruppa ber arbeidsgruppen for WP4 innlede videre dialog med Sykehuspartner, Devoteam og OpenTeleHealth, med formål om å avklare roller, innhold og betingelser. 2. For å sikre fremdrift ift. tentativ milepælplan for WP4 ber styringsgruppen om at forslag til bedriftspartneravtale legges frem for styringsgruppen som en del av konsortieavtalen. Delprosjektgruppa for WP 4 & 5 ledet av Kristiansand kommune vil jobbe videre med å avklare hvem som skal være bedriftspartnere i TELMA knyttet til eventuell leveranse og utvikling av OpenTele. Det kan bli aktuelt med andre bedriftspartnere enn de som står omtalt i vedtak fra 1. mars. Det vil ta noe tid å få på plass avtaler med bedriftspartnere, og det er antagelig ikke mulig før tidligst 1. oktober. NFR kan konsulteres når det gjelder hvilke avtaleformer som kan brukes i leverandørsamarbeidet. SSHF understreker at det er forutsetning for prosjektsamarbeid at det er et mål å ha løsninger som sikrer at både sykehus og kommuner kan lese informasjon som gjelder hver pasient. 4
Midlertidig utprøving i Farsund I påvente av formalitetene i Telma, ønsker Farsund kommune å opprettholde sin telemedisinske tjeneste for brukere som er tilknyttet deres sentral. Sentralene i Risør og Kristiansand stenger midlertidig tjenesten og starter opp igjen når ny teknologisk løsning er klar etter sommerferien. For å videreføre tjenesten har Farsund nylig inngått en midlertidig avtale om leveranse av OpenTele, direkte fra OpenTeleHealth (DK). Det vil samtidig også gi partene i Telma-prosjektet bedre tid til planlegging av løsning og prosessen knyttet til etablering av bedriftspartnere i Telma-prosjektet. Løsningen skal tas i bruk fra 1. juli og skal prøves ut i 6 mnd. SSHF spør om OpenTele har kvalitetssikret at riktig og forsvarlig algoritme brukes, og om det er avklart hvem som har det medisinske ansvaret. Kommunene understrekte at det ikke er styringsgruppe Telma som har ansvar for avtalen med OpenTele i Farsund. Det er Farsund som er avtalepart, og finansiering er støttet med 3P-midler begrenset oppad til kr 260 000. 1. Telma avklarer hvem som er aktuelle bedriftspartnere for å kunne ta i bruk OpenTele som plattform, og legger fram avtaleforslag på neste styringsgruppemøte. Frist for avtaleinngåelse: 1. oktober. 2. Kristiansand med delprosjektleder avklarer i samråd med NFR hvilke avtaleformer som er hensiktsmessige for leverandørsamarbeidet. 3. Delprosjektet for WP 4 og 5 må sikre og dokumentere at medisinsk faglig kompetanse er med i kvalitetsikring av valgte løsninger. Sak 6 Budsjett Ansvar for budsjett, avtaler og rapportering Som prosjekteier får Kristiansand ansvar for avtaler med partnere og forpliktelser i prosjektet, samt rapporteringer til NFR. Følgende rutine ble presentert i møte: Hver delprosjektleder tar ansvar for timeføring i sine arbeidspakker (WP), og rapporterer til prosjektleder etter angitte frister. Avtaler med eksterne parter skal godkjennes av prosjekteier v/ styringsgruppeleder. Deltakelse på seminar og kongresser som skal finansieres av TELMA-midler gjøres i samråd med prosjektleder og prosjekgruppe. Synligjøring av 3P-midler: 5
3P midler synliggjøres inn som egeninnsats i Telma-budsjettet i form av egeninnsats fra Risør og SSHF (inklusiv inntil (og begrenset oppad til) kr 260 000 til utprøving av OpenTele i Farsund, se ovenfor). Budsjettoppsett SSHF har laget budsjettforslag som er presentert på tidligere styringsgruppemøter. Kristiansand har tatt utgangspunkt i dette, og laget et nytt forslag til budsjettoppsett som sjekkes ut med partene. Hensikten med nytt oppsett er å gjøre det enklere. Det er en utfordring å få synliggjort aktivitetene i prosjektet slik det budsjettet forelå, samt sammenhengen mellom disse. Kristiansand ønsker å jobbe videre med et budsjett som i større grad viser kobling mellom aktiveteter og budsjett, og tror det blir behov for å oppdatere periodisering utfra denne. Endringer sammenlignet med tidligere budsjett Kristiansand har gjennomgått budsjettforslag fra SSHF, og foreslår at følgende endringer innarbeides i avtaledokument med NFR: Administrative kostnader i WP 1 flyttes fra SSHF til, inkl egenfinanisering. Budsjett for ledelse delprosjekt flyttes til budsjett for det aktuelle delprosjektet, framfor å være en del av WP 1. Alle budsjettposter som gjelder reiser til kongresser-seminar og felles møter (som for eksempel Kick-off) legges til WP1, framfor at det ligger fordelt på ulike arbeidspakker. Aktivitetene i hver arbeidspakke styrer bruk av disse midlene. På dette punktet ønsker UiA at det må sikres tilstrekkelig med midler til at Phd-kandidaten kan delta på relevante konferanser. Administrativ deltakelse fra i delprosjekt forskning synliggjøres og legges inn med egenfinansiering. Det må avklares om det har budsjettmessige konsekvenser om Kristiansand får annen rolle i delprosjekt forskning. Hoveddelen av 3 P midler som har vært lagt til WP 1 flyttes til WP 3, og synliggjøres som egenfinansiering. 1. Forslag til nytt budsjettoppsett og endrede budsjettposter sendes partene for gjennomgang og kvalitetssikring, sammen med tidligere oppsett og budsjett utarbeidet av SSHF. 2. Revidert prosjektforslag utarbeides av prosjektleder. Det bør synliggjøre aktivitetene og tilhørende kompetansebehov innen hvert delprosjekt, samt felles framdriftsplan som viser sammenhenger mellom aktivitetene.revidert budsjettet periodiseres utfra dette. 3. Revidert budsjett, som er godkjent av styringsgruppen, legges fram når det er inngått avtale med NFR, og i forbindelse med første rapportering. Prosjektleder med delprosjektledere SSHF alle 6
4. SSHF tar ansvar for levere regnskap og rapportering fra 1.januar fram til 30. juni 2016. 5. Partenes egenfinansiering i Telma påhviler det hver part å opprettholde. Hvis det benyttes ekstern finansiering til dekning av egenfinansiering (som for eksempel 3P midler), forplikter partene å oppgi dette ved rapportering ihht gjeldende retningslinjer. Sak 7 Orienteringer Følgende orienteringer ble utsatt: Møte med direktoratet for e-helse og velferdsteknologiprogrammet, blant annet om deltakelse i nasjonalt nettverket for avstandsoppfølging. Status drift av kommunale telemedisinske sentraler Status forskning, WP 2 og 6 Status arbeid med pasientforløp og tjenestedesign, WP 3 Sak 8 Eventuelt Følgende eventuelt-saker ble utsatt: Bruk av felles sharepoint område Orientering og kommunikasjon utad 7