KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Rammeavtale Konsulenttjenester 3D-design og visualisering Saksnr. HANDL-150-11 Tilbudsfrist 31.01.2012 kl. 12:00 Side 1
INNHOLD 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 2 FORMÅL, OFFENTLIGHET OG VARIGHET... 4 2.1 Anskaffelsens formål... 4 2.2 Deltilbud... 4 2.3 Kontraktens varighet... 4 2.4 Kontraktens omfang... 4 2.5 Kontraktsbestemmelser... 4 2.6 Kunngjøring... 4 2.7 Prosessens tidsplan... 4 2.8 Offentlighet... 5 2.9 Bruk av underleverandører... 5 2.10 Kostnad ved utarbeidelsen... 5 3 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 6 3.1 Anskaffelsesprosedyre... 6 3.2 Taushetsplikt... 6 3.3 Etiske retningslinjer... 6 3.4 Forbehold og avvik... 7 3.5 Vedståelsesfrist... 7 3.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 7 3.7 Tilleggsopplysninger... 7 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 8 4.1 Obligatoriske krav... 8 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 5 TILDELINGSKRITERIER... 9 6 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 10 6.1 Innlevering av tilbud... 10 6.2 Tilbudets utforming... 10 7 VEDLEGG... 11 Side 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Norsk Tipping AS er landets ledende spillselskap, med staten som eneeier. Selskapets formål er å kanalisere nordmenns spillelyst inn mot et moderat og ansvarlig tilbud som ikke skaper samfunnsmessige problemer. Innenfor de rammer som er fastlagt av myndighetene skal selskapet tilby attraktive og ansvarlige spill, og generere overskudd til samfunnsnyttige formål. Norsk Tipping har mer enn 2 millioner kunder og omsatte i 2010 for omlag 14,8 milliarder kroner. Overskuddet av spillene fordeles mellom idrett, kultur og humanitære/samfunnsnyttige organisasjoner etter en egen fordelingsnøkkel (se www.spillemidlene.no). Norsk Tipping holder til på Hamar og har ca. 370 ansatte. Selskapet har over 4000 kommisjonærer (forhandlere) spredt over hele landet, hvor kunder kan innlevere sine spill. Selskapet tilbyr også spill via Internet og mobilkanalen. Lotteri- og stiftelsestilsynet fører tilsyn med selskapets spillvirksomhet. Selskapet har i sin produktportefølje spillene: Tipping, Oddsen, Lotto, Viking Lotto, Extra, Joker, Keno, Flax, Multix og Belago. Oppdragsgivers kontaktinformasjon er: Navn: Postadresse: Gateadresse: E-postadresse: Norsk Tipping AS Postboks 4414 Bedriftssenteret, 2325 Hamar Jønsrudvn. 21, ing. Måsåbekkvn., 2315 Hamar HANDL-150-11@norsk-tipping.no Eventuelle spørsmål kan rettes til oppdragsgivers e-postadresse. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen. Kontakt med andre kan medføre avvisning fra konkurransen. Side 3
2 FORMÅL, OFFENTLIGHET OG VARIGHET 2.1 Anskaffelsens formål Norsk Tipping ønsker med denne anbudskonkurransen å inngå rammeavtale om levering av konsulenttjenester innen 3D-design og visualisering. Først og fremst er behovet knyttet til forvaltning av dagens sisteledds-konsept. Leverandøren skal blant annet kunne visualisere Norsk Tipping sitt sisteledd-konsept (både interiør og eksteriør), utarbeide forslag til planløsninger for enkelte kommisjonærer, grafisk utforming av informasjonsmateriell og generelt være en diskusjonspartner i sisteleddet. Leverandøren kan også bidra i utarbeidelse av tekniske tegninger for produksjon, kvalitetssikre tekniske løsninger, samt utføre teknisk rådgivning. For nærmere spesifisering av krav vises til vedlegg 1 (kravspesifikasjon). 2.2 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud. 2.3 Kontraktens varighet Rammeavtalen vil gjelde i 3 år fra kontrakten er inngått. For kontrakten gjelder opsjon for Norsk Tipping til å forlenge kontrakten med ytterligere 1 år, slik at total kontraktslengde blir 4 år. 2.4 Kontraktens omfang Det er estimert at innkjøp av konsulenttjenester innen 3D-design og visualisering har en verdi på ca. 3-6 mill. kroner over en 4 års periode (ca. kr. 750.000-1.500.000 pr. år). Det gis ingen garanti for uttak eller minstevolum over avtaleperioden. 2.5 Kontraktsbestemmelser Kontrakten vil basere seg på vedlagte kontrakt (ref. vedlegg 5 med bilag). Det legges til grunn at tilbyderne ved innlevering av tilbud aksepterer vedlagte kontraktsvilkår. Alle forbehold til kontrakt skal angis i tilbudsbrevet. 2.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen (www.doffin.no) og i TED-basen (www.ted.publications.eu.int). 2.7 Prosessens tidsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsplan for prosessen: Trinn Aktivitet Dato/frist 1. Kunngjøring i DOFFIN/TED og utsendelse av konkurransegrunnlag 16.12.2011 2. Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 21.01.2012 kl. 12:00 3. Tilbudsfrist 31.01.2012 kl. 12:00 4. Tilbudsåpning 31.01.2012 5. Evaluering av tilbudene og eventuell avklaring med tilbyderne Uke 5-6/2012 6. Valg av tilbud 14.02.2012 7. Meddelelse om tildeling 14.02.2012 8. Klagefrist leverandør 24.02.2012 9. Kontraktsinngåelse Uke 9/2012 Tidsplanen er tentativ og kan endres. Eventuelle endringer i tidsplanen vil bli sendt skriftlig til alle tilbydere. Side 4
2.8 Offentlighet Norsk Tipping er ikke underlagt offentleglova. Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Norsk Tipping hovedprinsippene om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt. Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser. Som følge av dette bes tilbydere levere to eksemplarer av tilbud med vedlegg: 1. Ordinært dokument hvorav ett papirbasert og ett elektronisk (CD/DVD/minnepenn). 2. Sladdet versjon som kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres. Denne versjonen skal leveres på elektronisk medium som CD/DVD/minnepenn. Det framgår av FOA 3-5 at oppdragsgiver ikke skal gi opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Hvilke opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, vil måtte bero på en konkret vurdering, avhengig av blant annet anskaffelsens art og hvilke opplysninger dette gjelder. Det skal svært mye til å kunne unnta alt i et tilbud. Det som tilbyder ber om å unntas (som sladdes) må dermed begrunnes i det foranstående. En slik begrunnelse for hva som ønskes unntatt offentlighet, må derfor sendes med den sladdede versjonen. Følgende godtas vanligvis som unntatt offentlighet: Enhetspriser, produksjonsmetoder, patenterte løsninger, egenutviklede prosesser og metoder o.l. 2.9 Bruk av underleverandører Hvis det benyttes underleverandører for deler av oppdraget skal dette oppgis og godkjennes av Norsk Tipping AS. Ved bruk av underleverandører gjelder følgende: Leverandøren skal gi en oversikt over de underleverandører og samarbeidspartnere som kan være aktuelle og eventuelt vil bli benyttet, samt en oversikt over deres antatte bidrag. Beskrivelsen av underleverandører skal for øvrig skje i tilknytning til de relevante punktene og i henhold til disposisjonen der. Leverandøren må godtgjøre at han reelt disponerer over ressursene som tilbys fra underleverandører. Oppdragsgiver skal kun forholde seg til leverandøren som gir tilbudet, og som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å godkjenne valg av underleverandører. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse, skal bæres av leverandøren. Det skal oppgis hvordan samarbeidsrelasjonene mellom leverandøren og underleverandøren(e) er fundert og organisert, og om det dreier seg om en varig samarbeidsrelasjon og eventuelt tidsaspektet for forholdet. Det skal gis en kort beskrivelse av underleverandørens organisasjon, selskapsform og eierstruktur, samt navn på daglig leder. 2.10 Kostnad ved utarbeidelsen Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet skal dekkes av tilbyder. Innleverte tilbud blir ikke returnert. Side 5
3 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 3.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1(1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til oppdragsgivers e-postadresse. 3.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 3.3 Etiske retningslinjer Norsk Tipping er en offentlig eid virksomhet som ønsker å bidra til en etisk forsvarlig og bærekraftig utvikling. Norsk Tipping stiller derfor krav til leverandører om at de varer og tjenester som anskaffes ikke er i strid med gjeldende lover og regler 1, samt Norsk Tippings etiske retningslinjer. Norsk Tippings leverandører og avtalepartnere må derfor respektere grunnleggende miljøkrav, menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. Varer og tjenester som leveres til Norsk Tipping skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN konvensjoner, ILO - konvensjoner 2 og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet, og er kun angitt som minimumsstandarder. Samtidig skal leverandøren respektere FNs verdenserklæring om menneskerettigheter. For øvrig henvises til lov om offentlige anskaffelser 1, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 1-1, annet pkt., hvor det fremgår følgende: Forskriften skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Norsk Tippings etiske retningslinjer for leverandører vil være del av kontrakten (bilag 5 til kontrakt). 1 Herunder lovgivning i leveransens opprinnelses- og bearbeidingsland. 2 International Labour Organization (ILO) er FNs internasjonale særorganisasjon for arbeidslivet. ILO er en sammenslutning av representanter for verdens regjeringer, arbeidstakerorganisasjoner og arbeidsgiverorganisasjoner. ILO har nedfelt mange konvensjoner der de viktigste og mest sentrale konvensjonene omtales som ILOs kjernekonvensjoner. Mer informasjon om kjernekonvensjonene kan lastes ned fra www.etiskhandel.no/offentlig_sektor. Side 6
3.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/kravspesifikasjon/kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 31.03.2012. 3.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers e-postadresse (ref. pkt. 1.1). Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers e-postadesse (ref. pkt. 1.1). Hvis skriftlig forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget eller kravspesifikasjon er fremsatt innen fristen angitt i tidsplanen (pkt. 2.7), skal Norsk Tippings svar offentliggjøres via Doffin seneste 6 dager før tilbudsfristens utløp. Side 7
4 KVALIFIKASJONSKRAV 4.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt. Skatteattest for merverdiavgift. En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen fristens utløp, og skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Se: (http://www.skatteetaten.no/alt-om/skatteattest) Leverandøren skal ha et fungerende HMS system. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Det kreves at leverandøren har tilfredsstillende økonomi. Dokumentasjonskrav Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning for de to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn dato for utlysning av anskaffelsen. Resultatregnskap og balanse for siste halvår, dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Norsk Tipping for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne og gode kvalifikasjoner innenfor de områdene som etterspørres. Leverandøren skal ha god og relevant erfaring fra lignende leveranser. Dokumentasjonskrav Kort selskapspresentasjon som beskriver visjon, forretningsidé og forretningsområder. Kort beskrivelse av organisasjon (inkl. organisasjonskart), selskapsform og eierstruktur. Beskrivelse av relevant kompetanse hos leverandøren i forhold til områdene som etterspørres (det skal ikke angis hvilke personer som tilbys under dette kravet). Beskrivelse av leverandørens totale bemanning og kapasitet. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av siste 3 årene, inkludert deres verdi, varighet og oppdragsgiver. Side 8
5 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Blant de leverandørene som deltar i konkurransen tildeles rammeavtalekontrakt til den leverandøren som økonomisk er mest fordelaktig, basert på følgende tildelingskriterier med tilhørende vekting: Tildelingskriterier Vekt Dokumentasjonskrav 1. Priser og kostnader tilbudte ressurser. 35% Ferdig utfylt prismatrise for tilbudte teamressurser (ref. vedlegg 2). 2. Kompetanse og erfaring tilbudte ressurser 65% Ferdig utfylt kompetansematrise for tilbudte teamressurser (ref. vedlegg 3). Beskrivelsen av 3 eksempler på utførte oppdrag pr. tilbudt teamressurs. CV for tilbudte teamressurser. Besvarelse av kravspesifikasjon (krav 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 og 2.5). Side 9
6 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 6.1 Innlevering av tilbud 1 Tilbudet skal leveres ved den gateadresse eller sendes til den postadresse som er angitt i pkt. 1.1. 2 Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud-HANDL-150-11 3 Tilbudet skal leveres i ett eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på elektronisk medium som CD/DVD/minnepenn. 4 I tillegg skal tilbudet være klargjort i henhold til pkt. 2.8 (sladdet versjon). Denne versjonen skal leveres sammen med det øvrige tilbudet og skal leveres på elektronisk medium som CD/DVD/minnepenn. 5 Tilbudet skal være Norsk Tipping i hende innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 6 Tilbudet skal leveres på norsk. 7 Tilbud levert via e-post medfører avvisning fra konkurransen. 6.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av nedenstående tabell. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Kapittel Innhold 1. Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde en aksept av vilkårene i konkurransegrunnlaget, utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må framkomme her, og være angitt i henhold til de bestemmelser om forbehold og avvik som er angitt i dette konkurransegrunnlaget. Brevet må inneholde navn, e-post adresse og mobil.nr til leverandørens kontaktperson. 2. Skatteattest for skatt (ref. pkt. 4.1). 3. Skatteattest for mva. (ref. pkt. 4.1). 4. HMS-egenerklæring (ref. pkt. 4.1) 5. Firmaattest (ref. pkt. 4.2). 6. Foretakets siste 2 års reviderte regnskap, inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring (ref. pkt. 4.3). 7. Utskrift av halvårsregnskap dersom det er mer enn 6 måneder siden siste årsavslutning, (ref. pkt. 4.3). 8. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn dato for utlysning av anskaffelsen (ref. pkt. 4.3). 9. Dokumentasjon på tekniske og faglige kvalifikasjoner (ref. pkt. 4.4) 9.1 o Kort selskapspresentasjon som beskriver visjon, forretningsidé og forretningsområder. 9.2 o Kort beskrivelse av organisasjon (inkl. organisasjonskart), selskapsform og eierstruktur. 9.3 o Beskrivelse av relevant kompetanse hos leverandøren i forhold til områdene som etterspørres (det skal ikke angis hvilke personer som tilbys under dette kravet). 9.4 o Beskrivelse av leverandørens totale bemanning og kapasitet. 9.5 o Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av siste 3 årene, inkludert deres verdi, varighet og oppdragsgiver. 10 Signert taushetserklæring for leverandører (ref. vedlegg 4). 11. Prismatrise. 11.1 o Ferdig utfylt prismatrise for tilbudte teamressurser (ref. vedlegg 2). 12. Kompetansematrise for tilbudte teamressurser 12.1 o Ferdig utfylt kompetansematrise for tilbudte teamressurser (ref. vedlegg 3). 12.2 o Beskrivelsen av 3 eksempler på utførte oppdrag pr. tilbudt teamressurs 12.3 o CV for tilbudte teamressurser 13. Besvarelse av kravspesifikasjon (ref. vedlegg 1). Side 10
7 VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Prismatrise tilbudte teamressurser Vedlegg 3: Kompetansematrise tilbudte teamressurser Vedlegg 4: Taushetserklæring for leverandører Vedlegg 5: Kontrakt Bilag 1A til kontrakt: Beskrivelse av hva rammeavtalen gjelder Bilag 1B til kontrakt: Beskrivelse av pris, prisprinsipper og betalingsbetingelser Bilag 1C til kontrakt: Angivelse av ansvarlig og autorisert personell Bilag 1D til kontrakt: Angivelse av godkjente teamressurser Bilag 2 til kontrakt: Avropsskjema Bilag 3 til kontrakt: Endringer etter avtaleinngåelsen Bilag 4 til kontrakt: Taushets- og sikkerhetserklæring Bilag 5 til kontrakt: Etiske retningslinjer for leverandører Side 11