KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen konkurranse uten forhandling etter forskriftens del l og ll (16/642) Oppdragsgiver: Enebakk kommune Tilbudsfrist: 23.05.2016 kl 12:00
Innhold 1 ANSKAFFELSEN... 3 1.1 OPPDRAGSGIVER... 3 1.2 ANSKAFFELSENS FORMÅL/ OMFANG... 3 1.3 ANSKAFFELSENS VARIGHET... 3 1.4 NÆRMERE DEFINERTE KRAV TIL LEVERANSEN... 3 1.5 DAGMULKT... 3 1.6 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON TILLEGGSOPPLYSNINGER... 4 2 GENERELLE ADMINISTRATIVE OPPLYSNINGER OG VILKÅR... 4 2.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 4 2.2 AVTALEFORHOLDET... 4 3 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 3.1 FREMDRIFTSPLAN... 5 3.2 TILBUDSBEFARING... 5 3.3 RETTELSER, SUPPLERING ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAG... 5 4 KVALIFIKASJONSKRAV FOR DENNE ANSKAFFELSEN... 5 4.1 LOVPÅLAGTE, OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV... 5 4.2 ØVRIGE KVALIFIKASJONSKRAV... 6 5 KRAV TIL TILBUDET... 7 5.1 SJEKKLISTEN... 7 5.2 KRAVSPESIFIKASJON... 7 5.3 PRIS... 8 5.4 SPRÅK... 8 5.5 INNLEVERING AV TILBUDET... 8 5.6 VEDSTÅELSESFRIST... 9 5.7 FORBEHOLD... 9 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN... 9 7 VEDLEGG... 10 2
1 Anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Enebakk kommune ligger i Akershus fylke. Kommunen har ca. 10.700 innbyggere. Mer info om kommunen finnes på www.enebakk.kommune.no 1.2 Anskaffelsens formål/ omfang Enebakk kommune har for tiden 2 faste ansatte snekkere. Oppdragsportefølje er for tiden så stor at vi ser oss nødt til å etablere en fast rammeavtale på håndverkertjenester. Tjenestene og oppdragene finansieres dels over driftsbudsjettet og dels over investeringssiden. Oppdragene vil innbefatte rehabilitering, ombygging samt enkle oppussingsarbeider på kommunens bygg. Tilbyder må inneha kapasitet til å utføre oppdrag på relativt kort varsel. De vanligste oppdragene vil være bytte/rehabilitering av kjøkken, bad, bytte av vinduer og dører samt gulvbelegg. Basert på omsetning siste 12 måneder/ Oppdragsgiver estimerer omsetningen over en 4 årsperiode til å ligge rundt 5 MNOK. 1.3 Anskaffelsens varighet Denne rammeavtale gjelder i tidsrommet 01.06.2016 til 31.05.2018 med opsjon på 1+1 år. 1.4 Nærmere definerte krav til leveransen Enebakk Kommune viser til prisskjema og kravspesifikasjonen (pkt 5.2). Prisskjema skal fylles ut og legges ved tilbudet, mens kravspesifikasjonen skal bekreftes av tilbyder. 1.5 Dagmulkt Det vil påløpe dagbøter på 1.500,- pr dag ved forsinkelse utover avtalt responstid. 3
1.6 Oppdragsgivers kontaktperson tilleggsopplysninger Hvis leverandør mener at konkurransegrunnlaget inklusive vedlegg ikke gir tilstrekkelig informasjon og veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål eller bes om tilleggsopplysninger til oppdragsgiver ved: KONTAKTOPPLYSNINGER Enebakk Kommune v/ Innkjøpsansvarlig Roger Thompson roger.thompson@enebakk.kommune.no POSTADRESSE/ BESØKSADRESSE Enebakk Kommune Prestegårdsveien 4 1912 Enebakk Eventuelle skriftlige tilleggsopplysninger merkes «Tilleggsopplysninger anskaffelse håndverkertjenester. Muntlige henvendelser vil ikke bli besvart. Det skal ikke være noen form for kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 2 Generelle administrative opplysninger og vilkår 2.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens estimerte totale verdi er under EØS-terskelverdi for bygg- og anleggskontrakter og vil dermed bli kunngjort på Doffin (Database for offentlige innkjøp). Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (FOA del l og ll), og de bestemmelser som følger dette konkurransegrunnlaget. 2.2 Avtaleforholdet Avtaleforholdet vil bli regulert av NS 8406 Forenklet norsk bygge og- og anleggskontrakt samt vedlagte avtalevilkår, vedlegg 3. Bindende avtale anses ikke inngått før den er undertegnet av begge parter. 3 Gjennomføring av konkurransen Denne anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser. Blant annet i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del l og ll. Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven. Denne anskaffelsen følger prosedyren «Åpen anbudskonkurranse». 4
Denne anskaffelsen er kunngjort i Doffin. Alle dokumenter knyttet til denne anskaffelsen er lagt ut på Doffin. Dersom dokumentene blir endret, ekstra informasjon blir gitt og/eller spørsmål blir besvart vil dette bli lagt ut der. Doffin sørger da for utsendelse til alle som har hentet ned dokumentene. 3.1 Fremdriftsplan GENERELT Kunngjøring Doffin 12.04.16 Frist for å levere tilbud (kl 12:00) 23.05.16 Forventet tildeling av kontrakt 27.05.16 Karensperiode 06.06.16 Forventet kontraktsinngåelse 07.06.16 Det tas forbehold om endring i fremdriftsplan. Tidspunktene etter åpning er kun retningsgivende. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, før utløp av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det Leverandørs ansvar at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen leveringsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.2 Tilbudsbefaring Det vil ikke være noen tilbudsbefaring. Befaring avholdes i forkant av hvert enkelt tildelt oppdrag i avtaleperioden. 3.3 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlag Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter, inntil seks dager før tilbudsfristens utløp. Slike rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart bli lagt ut på Doffin. Spørsmål vedrørende anskaffelsen må rettes skriftlig til Oppdragsgiver i rimelig tid før tilbudsfristens utløp. Svar på spørsmål vil bli lagt ut på Doffin snarest og i god tid innen tilbudsfristens utløp. 4 Kvalifikasjonskrav for denne anskaffelsen Dersom noen av disse kravene ikke oppfylles eller er dokumentert av leverandør, vil tilbudet avvises. Oppfyllelse av de obligatoriske kravene i 4.1 samt øvrige kvalifikasjonskrav er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 4.1 Lovpålagte, obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt kvalifikasjonskrav HMS egenerklæring HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 4 om at leverandør oppfyller, eller ved en evt. Tildeling av 5
Det kreves at leverandøren fremlegger HMS-erklæring Skatteattest Det kreves at leverandøren fremlegger skatteattest for skatt. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Merverdiavgift Det kreves at leverandøren fremlegger skatteattest for mva. Dersom det er restanse må dette begrunnes. avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæring skal vedlegges tilbudet. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. Regnet fra tilbudsfrist. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. Regnet fra tilbudstidspunktet. 4.2 Øvrige kvalifikasjonskrav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav Firmaattest Det kreves at firmaet har et lovlig etablert foretak. Miljø Leverandøren skal ha prosedyrer for å utføre oppdraget på en miljømessig forsvarlig måte. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert. Redegjørelse for eksisterende rutiner eller gyldig sertifikat fra tredjepartsverifisert system (eks. Miljøfyrtårn, ISO 14001, EMAS) Soliditet Det kreves at leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet. Kredittverdigheten som legges til grunn for å bli kvalifisert for denne konkurransen er A (kredittverdig) / AN (nyetablert). Leverandører med lavere rating vil avvises. Fremlegge kredittvurdering ikke eldre enn 1 år. Ratingen må utstedes av en godkjent kreditvurderingsinstitusjon for eksempel banker eller kredittselskaper. Leverandører som av gyldige grunner ikke kan fremlegge den etterspurte dokumentasjon må vedlegge tilstrekkelig dokumentasjon på økonomisk soliditet og sikkerhet. 6
5 Krav til tilbudet Leverandører skal besvare alle spørsmålene i anbudsdokumentene. Manglende forespurt dokumentasjon fører til at tilbudet blir avvist. 5.1 Sjekklisten Rekkefølgen av dokumentene i tilbudet skal følge den oversikten som skissert i sjekklisten. Sjekklisten skal være vedlagt tilbudet med besvarelse på alle punkter. 5.2 Kravspesifikasjon Kravspesifikasjonen skal bekreftes av leverandøren i sitt tilbud. Eventuelle forbehold mot kravspesifikasjonen i dette punktet må tydelig fremkomme av tilbudet. Vesentlige forbehold vil bli avvist etter forskriftens bestemmelser. Tilbyder må kunne levere håndverkertjenester innen tømrer og byggfag iht. gjeldende Teknisk forskrift (TEK) samt iht. krav stilt av Kontor for miljørettet helsevern samt Arbeidstilsynet (i gitte tilfeller). Leverandørene skal i sitt tilbud gis en fast timepris. Denne skal dekke alle typer oppdrag. Timeprisen skal dekke alle kostnader som leverandøren ønsker kompensert. Det vil si at det kun er anledning til å fakturere for timer faktisk utført arbeid. Tid forbrukt til reise ved innkjøp godtgjøres med samme timesats så lenge dette er initiert av oppdragsgiver. Innkjøp av utstyr, deler etc. som brukes i arbeidet skal fortrinnsvis anskaffes ved kommunens rammeavtaler. Det er ønskelig at tilbyder kan utføre oppdrag knyttet til reparasjoner og nylegging av gulvbelegg. Dersom leverandøren planlegger å benytte underleverandører for deler av kontrakten, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene og angis hvilke ytelser som de vil utføre. Underleverandørene må oppfylle de samme særskilte tekniske og faglige kvalifikasjonskrav i sitt fag som de tilbyr, og dette må kunne dokumenteres på forespørsel fra oppdragsgiver. Dersom en leverandør har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende finansiell/økonomisk styrke og/eller tekniske/faglige kvalifikasjoner, skal det fremlegges dokumentasjon på at leverandøren har rådighet over nødvendige ressurser hos underleverandør, f.eks. ved en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale om dette mellom leverandør og underleverandør. Leverandør må legge ved forpliktelseserklæring fra det aktuelle foretaket eller annet bevis som viser at han har rådighet over tilbudte ressurser. 7
Tildelingskriterier: Anbudet vil bl.a. bli vurdert utfra kriteriet responstid. Leverandør må derfor beskrive hvor lang tid det vil ta fra oppdragsgiver tar kontakt til leverandør kan stille personell tilgjengelig for oppdragsgiver. Leverandør må også beskrive hvilken erfaring og kompetanse tilbudt personell har. Det er hensiktmessig at dette fremkommer av CV. Arbeid i våtrom skal planlegges og utføres i henhold til Byggebransjens våtromsnorm (BVN). Det er derfor ønskelig at tilbyder er sertifisert for arbeid i våtrom. En slik sertifisering vil telle positivt i evalueringen av erfaring/kompetanse. 5.3 Pris Tilbudets priser skal besvares ihht. vedlagte prisskjema. Kun merkede celler skal fylles ut. Resterende deler av dette skjema må ikke endres. NB! Alle priser skal oppgis kun i prisskjemaet. Tilbudet for øvrig skal ikke inneholde priser. Prisene anses som faste det første året av kontraktsperioden. Eventuelle prisjusteringer skal skje per 1.1 hvert år, med utgangspunkt relevant indeks. Det vil si at første prisjustering kan gjøres 1.1.18. 5.4 Språk Alle dokumenter, eller annen dokumentasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/ foregå på norsk. 5.5 Innlevering av tilbudet Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes pr post, men kan ikke sendes digitalt. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket forsendelse tydelig merket med: «Anskaffelse nr. 16/642 Enebakk Kommune v/roger Thompson». I tillegg skal det leveres en elektronisk versjon på minnepinne. Hvis tilbyder anser at dokumentene inneholder bedriftshemmelig informasjon skal også sladdet versjon leveres inn på minnepinne. Innleveringssted: BESØKSADRESSE Enebakk Kommune Prestegårdsveien 4 1912 Enebakk 8
5.6 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 3 tre måneder fra fristens utløp. 5.7 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget med vedlegg. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Dersom leverandøren har flere forbehold, som hver for seg ikke er vesentlige, kan det likevel etter en konkret vurdering, føre til at forbeholdene anses som vesentlige. Andre forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet fremkommer (sidetall og punktnummer) for å være gyldig i kontraktsammenheng. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. 6 Avgjørelse av konkurransen Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering ut fra følgende kriterier: Tildelingskriterier Kommentar Vekt Pris Ferdig utfylt prisskjema 50 % Responstid Utfylt kravspesifikasjon 20 % Erfaring/kompetanse Utfylt kravspesifikasjon 30 % Tildelingskriteriene responstid og erfaring vil bli vurdert ut fra følgende: - Beskrivelse av punktene fra kravspesifikasjonen. Tildelingskriteriet «Pris» beregnes slik: laveste pris/tilbydt pris * 10. For øvrige tildelingskriterier vil det bli gitt score fra 1 til 10 hvor 10 er best. 9
7 Vedlegg Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: - Prisskjema (vedlegg 1) - Sjekkliste (vedlegg 2) - Utkast rammeavtale (vedlegg 3) - HMS egenerklæring (vedlegg 4) - Generelle rammeavtalevilkår (vedlegg 5) Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller de nedlastede filene ikke kan leses slik de skal, er det leverandørens plikt å ta kontakt med kontaktpersonen for å få feilen rettet. 10