Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS Vår dato Vår referanse /K2-K23 Deres dato Deres referanse Vår saksbehandler: Per Olav Pettersen, tlf 98 26 30 05 Medlemskommunene IUA Vestfold INNKALLING TIL ÅRSMØTE IUA VESTFOLD 2011 Det innkalles herved til årsmøte i IUA Vestfold (Interkommunalt Utvalg mot Akutt forurensing) 9. juni 2011 kl 09:00 12:00 på stasjon Tønsberg, møterom på Oseberg kulturhus. Vedlagt følger sakskart og saksdokumenter. Av hensyn til forberedelsene, ber vi om påmelding til iua@vibr.no. Med vennlig hilsen Per Olav Pettersen Leder IUA Vestfold Vedlegg Kopi: IUA Vestfold Postadresse Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS Tønsberg brannstasjon Kopstad brannstasjon Nøtterøy brannstasjon Ollebukta 6, 3126 Tønsberg Ollebukta 6, Tønsberg Nykirke Kirkeveien 222, Borgheim Tlf.: 33 00 36 00 Faks: 33 00 36 09 Faks: 33 40 12 27 E-post: post@vibr.no Org.nr.: 982 847 796 Bankkonto: 2470.25.42215
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 2 av 16 SAKSKART TIL ÅRSMØTE IUA Vestfold 2011 Saksnr. 01/2011 Godkjenning av innkalling og sakskart til årsmøte IUA Vestfold 2011 Saksnr. 02/2011 Valg til underskrivning av protokoll Saksnr. 03/2011 Regnskap med årsrapport for 2010 Saksnr. 04/2011 Plan for IUA Land materiell, kompetanse, opplæring og øvelser Saksnr. 05/2011 Plan for IUA Sjø/oljevern kompetanse, opplæring og øvelser Saksnr. 06/2011 Budsjett 2012 med årsplan Saksnr. 07/2011 Revisjon av samarbeidsavtalen mellom IUA og medlemskommunene Saksnr. 08/2011 Status beredskapsplan Saksnr. 09/2011 Eventuelt
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 3 av 16 Saksnr. 01/2011 Godkjenning av innkalling og sakskart til årsmøte IUA Vestfold 2011 Forslag til vedtak Innkalling og sakskart til årsmøte IUA Vestfold 2011 godkjennes.
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 4 av 16 Saksnr. 02/2011 Valg til underskrivning av protokoll Forslag til vedtak Velges på møtet. Underskrivning av protokoll. Det velges to representanter fra medlemskommunene til å underskrive protokollen.
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 5 av 16 Saksnr. 03/2011 Regnskap med årsrapport for 2010 Forslag til vedtak 1. Regnskap for 2010 godkjennes. 2. Regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 1 592 358,- settes av til disposisjonsfond. Bakgrunn I henhold til samarbeidsavtale mellom IUA Vestfold og medlemskommunene fastsetter årsmøtet årsregnskapet med revisjonsberetning. Årsrapport 2010 For IUA Vestfold har mye av fokuset i 2010 også vært aksjon Full City. Gjenstående opprydning ble gjennomført våren 2010. I tillegg har det vært arbeidet hele 2010 med oppgjøret med Kystverket. Dette ble avsluttet noen uker inn i 2011. Leder IUA orienterer på årsmøtet om organisering og gjennomføring av aksjonen opp mot KYV. Oppgjøret med Kystverket vil også bli gjennomgått. Regnskap 2010 Nøtterøy kommune, som regnskapsfører, har avsluttet og oversendt regnskap for IUA Vestfold for 2010. Regnskapene er satt opp i samsvar med kommunelovens prinsipper og god regnskapsskikk. Regnskapet følger nedenfor. Regnskapet er revidert av Vestfold kommunerevisjon. Revisjonsuttalelse for 2010 ligger vedlagt. Årsmøtet innviteres til å godkjenne avlagt regnskap for 2010. Økonomiske konsekvenser - driftsregnskapet Regnskapsmessig resultat 2010: Driftsregnskapet viser et mindreforbruk på kr 1 592 358,-. Som det fremkommer av driftsregnskapet for 2010 er det også dette året til dels store avvik mellom budsjett og regnskap. Dette skyldes i all hovedsak aksjon Full City. Leder IUA Vestfold vil gjennomgå avvikene på årsmøtet.
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 6 av 16 Driftsregnskap Regnskap Regulert Opprinnelig Regnskap IUA 2010 budsjett budsjett 2009 2010 2010 Driftsinntekter Salgsinntekter -24 364 0 0-960 668 Refusjoner -6 561 128-1 300 000-1 300 000-37 171 658 Overføringer 0 0 0 0 Andre driftsinntekter 0 0 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER -6 585 492-1 300 000-1 300 000-38 132 326 Driftsutgifter Lønn inkl. sosiale utgifter 1 268 415 430 000 430 000 6 197 416 Kjøp av varer og tjenester 3 694 001 639 000 639 000 30 551 087 Overføringer 30 718 231 000 231 000 226 497 Kalkulatoriske avskrivninger 301 777 0 0 317 278 Andre driftsutgifter 0 0 0 0 SUM DRIFTSUTGIFTER 5 294 911 1 300 000 1 300 000 37 292 278 DRIFTSRESULTAT -1 290 581 0 0-840 048 Finansposter Renteinntekter 0 0 0 0 Renteutgifter 0 0 0 0 Avdrag på lån 0 0 0 0 Mottatte avdrag på lån 0 0 0 0 Motpost kalkulatoriske avskrivninger -301 777 0 0-317 278 ORDINÆRT RESULTAT -1 592 358 0 0-1 157 326 Interne finansieringstransaksjoner Avsetninger 1 157 326 0 0 221 841 Bruk av tidligere avsetninger -1 157 326 0 0-221 841 Brukt til finansiering av utgifter i kapitalregnskapet 0 0 0 0 REGNSKAPSMESSIG RESULTAT -1 592 358 0 0-1 157 326 Driftsregnskapet viser et mindreforbruk på kr. 1 592 358.
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 7 av 16 Balanseregnskap Regnskap Regnskap IUA 2010 2009 ANLEGGSMIDLER 487 063 788 840 Utstyr, maskiner og transportmidler 487 063 788 840 OMLØPSMIDLER 3 514 871 1 922 513 Kortsiktige fordringer 3 514 871 1 922 513 SUM EIENDELER 4 001 934 2 711 353 EGENKAPITAL -4 001 934-2 711 353 Disposisjonsfond -1 759 086-601 760 Bundne driftsfond -163 427-163 427 Regnskapsmessig mindreforbruk -1 592 358-1 157 326 Kapitalkonto -487 063-788 840 KORTSIKTIG GJELD 0 0 Annen kortsiktig gjeld 0 0 SUM EGENKAPITAL OG GJELD -4 001 934-2 711 353 Konklusjon/anbefaling Leder IUA Vestfold anbefaler årsmøtet å godkjenne regnskapet for 2010. Videre anbefaler leder at det regnskapsmessige mindre forbruket på kr. 1 157 326 settes av til disposisjonsfond.
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 8 av 16 Saksnr. 04/2011 IUA Land materiell, kompetanse, opplæring og øvelser Forslag til vedtak Årsmøtet tar redegjørelsen til etterretning. Bakgrunn Ledelsen i IUA Vestfold har tidligere dette året tatt et initiativ ovenfor de andre brannvesenene i Vestfold for å samordne IUA Land innenfor utalarmering og handtering av hendelser, øvelser, opplæring og materiell. Målet er å få til en mer enhetlig handtering av IUA land innenfor IUA Vestfold og dermed sikre at de mindre hendelsene og de største hendelser de vi ikke helt tror vil skje - er best mulig ivaretatt i fremtiden innenfor de rammene IUA gir. Anbefalingene nedenfor er et resultat av et felles arbeid mellom beredskapsavdelingene i brannvesene i Vestfold. Gassmålerutstyr og gassverndrakter Vi ser det som hensiktsmessig at gassmålingsutstyr og gassvernutstyr er så likt som mulig, at det enkelte brannvesen i Vestfold har hensiktsmessig utstyr og at man innenfor Vestfold er omforent hva hvert enkelt brannvesen har. Larvik Brannvesen (LBV) og Sandefjord Brannvesen (SBV) har begge X-am 5000 elektronisk gassmålingsutstyr. Esso Slagentangen har også dette utstyret. VIB og IUA Vestfold ønsker å gå til innkjøp av det samme gassmålingsutstyret. Ingen har pr. dd noe tilleggsutstyr til gassmålerne. Følgende løsning anbefales: Oppsett av gassmålerne kan være individuelt, men alle skal kjenne til det enkelte brannvesen/iua oppsett. VIB/IUA vil sette opp X-am 5000 likt og X-am 7000 skal bygge videre på dette. Totalt vil dette gi en tilfredsstillende dekning ved bruk av kun elektronisk gassmålingsutstyr. Gassmåler skal stå plassert i mannskapsbil. IUA sin X-am 7000 plasseres i IUA henger Alle gassmålere skal ha pumpe og sonde for lekkasjesøking. Gassmåleren skal benyttes ved innsats i gassutsatt miljø, også ved livreddende innsats. Kravene til gassverndrakter og forskjellig typer gassverndrakter er gjennomgått. Det er vist en drakt Dräger 7900 som gir beste beskyttelse også brannbeskyttelse. Larvik brannvesen (LBV), Sandefjord Brannvesen (SBV), VIB og IUA Vestfold har i dag valgt forskjellige løsninger: LBV: Heldekkende (alt inni) drakter, disse er klare for utskifting SBV: Brannmannsbekledning + splasjdrakt VIB: Heldekkende drakter (alt utenpå).
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 9 av 16 Alarmeringsrutiner Når OOV vurderer at en hendelse krever bruk av IUA Vestfold (IUA henger med mannskap og utstyr) skal stasjon Tønsberg varsles og rykke ut med minst en mannskapsbil og IUA-henger. Opplæring og årlig øvelse IUA Land Det vises til Læreplan for opplæring i håndtering av akutt forurensning utgitt av Kystverket 1. januar 2011. Det skal utarbeides et felles opplæring og øvelsesdirektiv for IUA Land som omfatter ansvar, krav til gjennomføring og økonomi. Målet er å avholde en skarp IUA øvelse Land en gang i året, hvor alle kasernerte stasjoner deltar (f. eks: første året, A-lagene, andre året B-lagene, osv). Det samarbeides i planlegging av øvelsen. Det bør avholdes en slik øvelse i 2011. Anbefaling IUA Vestfold anbefaler derfor at: nivå på utstyr for det enkelte brannvesen og IUA defineres utstyret blir komplettert og innkjøpt av IUA, men at det enkelte brannvesen kontrollerer og vedlikeholder dette selv i utstyrets levetid nivå og omfang på interne øvelser defineres og samordnes det utarbeides et felles opplæring og øvelsesdirektiv for IUA Vestfold IUA Vestfold er ansvarlig for at dette iverksettes og gjennomføres. Konklusjon Leder IUA Vestfold anbefaler Årsmøtet å ta redegjørelsen til etterretning.
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 10 av 16 Saksnr. 05/2011 Plan for IUA Sjø/oljevern kompetanse, opplæring og øvelser Forslag til vedtak Årsmøtet tar redegjørelsen til etterretning. Bakgrunn I Revisjonsrapport fra Klif etter aksjon Full City ble blant annet følgende avvik og merknader ble gitt: Deltagerne i IUAs aksjonsledelse benyttet i liten grad egen beredskapsplan og aksjonsledelsen hadde for liten kjennskap til planen Det er ikke gjennomført regelmessige øvelser for deltagerne i IUA de siste årene og flere i IUA hadde ikke fått opplæring i egen beredskapsfunksjon Trening i bruk av beredskapsutstyr må bedres. I tilbakemeldingen til Klif skrev IUA Vestfold blant annet at vi planlegger et eget øvelsesdirektiv for akutt forurensning. Dette direktivet planlegges delt inn i en landdel og en oljeverndel på sjøen. Videre vil direktivet inneholde et øvelsesopplegg for øving og trening av alle involverte parter IUA Vestfold ha ansvaret for med en tilhørende tidsplan for gjennomføring av de enkelte øvelser. Øvelsesdirektivet er under arbeid og vil etter planen bli ferdigstilt i en første versjon i løpet av høsten 2010. På grunn av betydelig mer arbeid med oppgjøret etter Full City enn først antatt og en ny påfølgende aksjon med Godafoss er dette arbeidet ikke fullført. I mellomtiden har Kystverket utarbeidet en ny læreplan for opplæring i håndtering av akutt forurensning. Et nytt opplæring og øvelsesdirektiv vil derfor bli samkjørt med denne læreplanen. Laglederkurs oljevern I vinter fikk vi på kort varsel et tilbud fra Kystverket på å kjøre et laglederkurs innefor oljevern i regi av Norges Brannskole. Vi så dette som en god anledning til å komme i gang med opplæring av brannmannskapene i Vestfold innenfor oljevern og takket derfor ja til tilbudet på tross av kort varsel. Kurset ble avholdt i Stavern og til sammen 20 mannskaper fra alle brannvesene i Vestfold deltok. Kurset og nivået er godt tilpasset det vi har erfart brannmannskapene må ha for å bekle rollen de får som lagledere ved oljevernaksjoner. Vi vil derfor iverksette nye kurs fortløpende ved anledning med målsetning om å få samtlige faste brannmannskaper i IUA Vestfold gjennom laglederkurset. I opplæring og øvelsesdirektivet vil vi også vurdere tilsvarende opplæring for andre grupper i kommunene, spesielt i havnevesene og teknisk etat innenfor IUA Vestfold.
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 11 av 16 Økonomiske konsekvenser Kasernerte brannmannskaper i de forskjellige brannvesene i Vestfold går på fast turnus. Dette gjør at disse har noen spesielle forhold som må ivaretas iht hovedtariffavtalen når de sendes på kurs. Følgende praksis ble gjennomført etter avtale med brannvesene ved laglederkurset i vinter: IUA Vestfold dekker følgende kostnader: Alle kursutgifter, herunder reise, kost og losji. For arbeidstagere med skift/turnusarbeid dekkes overtid inntil 7,5 timer pr dag for de arbeidstagerne hvor kurset faller på fridag. Det enkelte brannvesen selv dekker følgende kostnader: Lønn til eventuelle vikarer Denne praksisen foreslås videreført ved fremtidige kurs hvor kasernerte brannmannskaper deltar inntil annet blir bestemt. Øvelse IUA Oljevern Det vises til Læreplan for opplæring i håndtering av akutt forurensning utgitt av Kystverket 1. januar 2011. Det skal utarbeides et felles opplæring og øvelsesdirektiv for IUA Land og sjø som omfatter ansvar, krav til gjennomføring og økonomi. Målet er å avholde en IUA øvelse oljevern en gang i året, Anbefaling IUA Vestfold anbefaler derfor at: nivå på utstyr for det enkelte brannvesen og IUA defineres nivå og omfang på interne øvelser defineres og samordnes det utarbeides et felles opplæring og øvelsesdirektiv for IUA Vestfold Konklusjon/anbefaling Leder IUA Vestfold anbefaler Årsmøtet å ta redegjørelsen til etterretning.
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 12 av 16 Saksnr. 06/2011 Budsjett 2012 med årsplan Forslag til vedtak Budsjett for 2012 anbefales og oversendes deltakerkommunene. Årsplan 2012 2011 er og vil i stor grad bli berørt av aksjon Godafoss. Kystverket har varslet en grundig evaluering og gjennomgang av planverk, organisering av aksjonene og materiell så snart aksjon Godafoss er avsluttet. Det økonomiske oppgjøret med Kystverket har vi erfart fra Full City også er en tidkrevende og arbeidsintensiv prosess. For Godafoss planlegges håper vi å avslutte dette i løpet av 2011. Etter to krevende aksjoner, først Full City og deretter Godafoss er det nødvendig å videreutvikle kompetanse og øvelsesplanene. Det er også viktig med en grundig gjennomgang av materiellplanen. Videre er det viktig å utvikle aksjonsplanen og ROS for både Oslofjorden og Vestfold fylke. Hovedarbeidsoppgaver vil derfor i 2012 være ajourhold og oppfølging av IUA Vestfolds planverk, planlegge kurs og øvelser, planlegging og oppfølging av materiell og foreslå budsjett. Budsjett 2012 Det er besluttet at hver kommune skal bidra med kr 6 pr. innbygger i drift av IUA. Utgangspunktet for budsjett 2012 er innbyggerantallet pr. 1.1.2011 som er 218 682. Dette gir et samlet budsjett for 2012 på kr 1 312 092.
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 13 av 16 Budsjettet foreslås fordelt som følger: Driftsbudsjett Budsjett Budsjett Regnskap Regnskap IUA 2012 2011 2010 2009 Driftsinntekter Salgsinntekter -24 364-960 668 Refusjoner -1 300 000-1 300 000-6 561 128-37 171 658 Overføringer 0 0 Andre driftsinntekter 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER -1 300 000-1 300 000-6 585 492-38 132 326 Driftsutgifter Lønn inkl. sosiale utgifter 430 000 430 000 1 268 415 6 197 416 Kjøp av varer og tjenester 870 000 870 000 3 694 001 30 551 087 Overføringer 30 718 226 497 Kalkulatoriske avskrivninger 301 777 317 278 Andre driftsutgifter 0 0 SUM DRIFTSUTGIFTER 1 300 000 1 300 000 5 294 911 37 292 278 DRIFTSRESULTAT -1 290 581-840 048 Finansposter Renteinntekter 0 0 Renteutgifter 0 0 Avdrag på lån 0 0 Mottatte avdrag på lån 0 0 Motpost kalkulatoriske avskrivninger -301 777-317 278 ORDINÆRT RESULTAT -1 592 358-1 157 326 Interne finansieringstransaksjoner Avsetninger 1 157 326 221 841 Bruk av tidligere avsetninger -1 157 326-221 841 Brukt til finansiering av utgifter i kapitalregnskapet 0 0 REGNSKAPSMESSIG RESULTAT -1 592 358-1 157 326 Konklusjon/anbefaling Leder IUA Vestfold ber årsmøtet anbefale det foreslåtte budsjett for 2012. Budsjettet oversendes deltakerkommunene.
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 14 av 16 Saksnr. 07/2011 Revisjon av samarbeidsavtalen mellom IUA og medlemskommunene Forslag til vedtak Årsmøtet ber utvalget fremlegge forslag til endringer i samarbeidsavtalen til årsmøtet 2012 Drøfting Samarbeidsavtalen mellom kommunene om IUA Vestfold ble inngått 1.11.1999. I årene frem til aksjon Full City i 2009 har avtalen på mange måter vært uvirksom. Først ved Full City ble aksjonsstaben satt og kommunene aktivisert i en større hendelse. Nå har kommunene og IUA Vestfold vært igjennom to større statlig ledede aksjoner, først Full City og deretter Godafoss. De involverte har gjort mange nye erfaringer samt at den generelle samfunnsutviklingen over mer enn 10 år gjør det betimelig å gjennomgå avtalen på nytt. Konklusjon/anbefaling Leder IUA Vestfold anbefaler årsmøtet å be utvalget fremlegge forslag til endringer i samarbeidsavtalen til årsmøtet 2012
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 15 av 16 Saksnr. 08/2011 Status beredskapsplan Forslag til vedtak Årsmøtet tar redegjørelsen om status beredskapsplanen til orientering Drøftinger Beredskapsplanen for IUA Vestfold er godkjent av den gang SFT i eget skriv datert 22. november 1998. Planen er ajourholdt frem til 2005. 1. juni 2005 ble en ny plan utarbeidet av Norconsult tatt i bruk. Etter Full City aksjonen er denne planen grundig gjennomgått og det er foretatt en del endringer basert på de erfaringene aksjonsledelsen gjorde under denne aksjonen. I tillegg påpekte tilsynsrapporten fra SFT etter tilsynet med IUA Vestfolds handtering av aksjon Full City enkelte forhold som også er innarbeidet i planen. IUA Vestfold har avtalt med Klif at planen skal sendes inn til Klif til ny godkjenning. Dette planlegges iverksatt høsten 2011. Leder IUA Vestfold vil gjennomgå hovedtrekkene i endringene som er gjort på årsmøtet og svare på eventuelle spørsmål og kommentarer. Konklusjon/anbefaling Leder IUA Vestfold anbefaler årsmøtet ta redegjørelsen om status beredskapsplanen til orientering.
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 16 av 16 Saksnr. 09/2011 Eventuelt