Vedlegg 2 Kravspesifikasjon GIVAS, heretter kalt Oppdragsgiver, ønsker å inngå rammeavtale om transport av lift-kontainere og innbyr i den forbindelse til åpen tilbudskonkurranse. Oppdraget vil bestå av transport av slam/ - septik, sand, grus, fett og ristgods fra GIVAS infrastruktur til henviste steder. Avtalens varighet er satt til 2 år, med opsjon for Oppdragsgiver til å forlenge avtalen 1 + 1 år. Oppgitte mengder er veiledende og er utarbeidet på historiske data, ment som et hjelpemiddel for å utarbeide tilbud. De angitte mengdene gir ikke rettigheter til valgt tilbyder, ei heller forpliktelse for Oppdragsgiver under kontraktens løpetid. Mengder vil kunne justeres etter behov. Dette gjelder også for frekvens på transport. GIVAS har eiendomsrett til produktet som fraktes. Generelle krav og forutsetninger: Responstid Haste-nivå: Akutt behov. Arbeid skal igangsettes innen 16 timer. Normalt nivå: Normal bestillingsprosedyre. Arbeid skal igangsettes i løpet av 2 virkedager etter bestilling, eller etter nærmere avtale. Oppdragsgiver vil i kontraktens oppstartsperiode opprette dialog med valgt tilbyder for å utforme en tentativ frekvens på hvert anlegg. Slik at valgt tilbyder har større forutsigbarhet. Allikevel vil tjenesten som utgangspunkt bli gjennomført på avrop. GIVAS forventer å være en prioritert kunde. Oppfyllelsen av angitte tidsfrister skal gjenspeiles i leverandørfirmaets beredskapsopplegg ved inngått rammeavtale. Dersom angitte frister ikke kan oppfylles, forbeholder GIVAS seg retten til å rekvirere tilsvarende tjeneste fra annen leverandør.
Forsikring Leverandørfirmaet skal fremlegge kopi av ansvarsforsikring ved avtaleinngåelse. Forsikring skal dekke det erstatningsansvar han kan pådra seg overfor oppdragsgiver og tredjemann etter gjeldende norsk rett. Leverandøren kan ikke pålegges ansvar for feil og forsømmelser som er begått av oppdragsgivers personell. Bestilling Alle arbeider skal bestilles av oppdragsgiver på standardiserte bestillingsskjema. Bestillingsskjema skal være underskrevet av bestiller. Dette er grunnlag for leverandørens fakturering. Bestilling kan gjøres muntlig, men skal bekreftes skriftlig. Arbeidstid/lønns- og arbeidsforhold Arbeidet skal baseres på normal arbeidstid kl. 07.00-16.00. Arbeid utover normal arbeidstid og helgearbeid spesifiseres særskilt. Arbeid skal i all hovedsak gjennomføres i normal arbeidstid, og eventuelle avvik fra dette må avtales særskilt på forhånd. Tilbyder skal sørge for at ansatte som medvirker til oppfyllelse av avtalen ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Tilbyder v/leder av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen blir overholdt. Tilbyder skal på oppfordring legge fram dokumentasjon/timelister om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. På samme måte skal tilbyder sikre dokumentasjon fra eventuelle underleverandører. Dersom tilbyder ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake betalingen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Manglende dokumentasjon av økonomiske og tekniske minstekrav kan føre til at tilbudet blir avvist. Fremdrift Igangsatte arbeider skal gjennomføres fortløpende, uten avbrudd av noe slag. Uforutsette forhold som oppstår, skal meldes oppdragsgivers kontaktperson umiddelbart. Ventetid betales kun når fremdrift avbrytes på grunn av uforutsette forhold, eller når det skyldes årsaker (force majeure) som ligger utenfor leverandørfirmaets kontroll og ansvarsområde. Oppdragsgiver forventer at arbeidet utføres på en fagmessig og aktsom måte, i samsvar med avtalen og gjeldene regler og forskrifter. Det skal både under planlegging og gjennomføring være stort fokus på HMS. Oppdragsgiver legger stor vekt på sikkerhet og beredskap. Rapportering/statistikk Foruten oppdragsspesifikk rapportering ihht. avtalte rutiner, skal leverandør i slutten av hver måned levere inn statistikk for leveransen(e) som er gjennomført. Dette leveres inn i regneark i Microsoft Excel i elektronisk format, hvor det på en enkel måte fremkommer: 1. - Ordrenummer - Bestillingsnivå: (haste, normal) - Sted og tidspunkt for henting - Tømmested og tidspunkt - Antall m 3
- Antall kilometer kjørt - Avvik (beskrivelse og evt. bilde) Innhold i rapporter kan utarbeides i samråd med oppdragsgiver om ønskelig. 2. Vedlagt faktura for desember måned skal det i tillegg være en rapport for siste året med oppsummering av mengder for hver måned i kalenderåret ihht. opplistingen over. Rapport skal oversendes elektronisk i Microsoft Excel. 3. Ved siste faktura for Avtalen skal det legges ved en sluttrapport som gir en tilsvarende oppsummering for hele avtaleperioden inndelt i kalenderår. 4. Leverandøren har en generell plikt til å levere oppdragsgiver oppdatert dokumentasjon tilsvarende den som ble krevd levert sammen med tilbudet, dersom oppdragsgiver ber om dette. All rapportering er inkludert i enhetsprisen til leverandøren. Priser I prisskjema skal enhetspriser fylles ut og summeres. I enhetspriser skal firmaet inkludere alle kostnader som påløper for å gjennomføre tjenesten som etterspørres. Enhetsprisen skal også dekke reisetid, transportkostnader, informasjon om gjøremål etc, altså komplette produkter. Detaljer som viser seg nødvendige for at produktet skal fungere og som ikke er priset, betraktes som inkludert i prisen. Alle oppdrag skal faktureres etter faktiske mengder basert på inngitte enhetspriser. Prisjustering er omtalt i avtalebetingelser. Fakturering GIVAS benytter format og infrastruktur etablert av Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) for elektronisk faktura til offentlige virksomheter. Vi benytter Visma som aksesspunkt, og er registrert i det nasjonale adresseregisteret ELMA. Her ligger informasjon om hvilken adresse fakturafilene skal leveres, og type dokumenter vi kan motta. Vi krever at alle våre leverandører leverer elektroniske faktura i EHF til vårt aksesspunkt Visma. På grunn av dette må følgende opplysninger forefinnes på en og samme fakturaside: Rekvisisjon-/bestillerreferanse Fakturadato DDMMÅÅÅÅ Forfallsdato DDMMÅÅÅÅ Fakturasum Ikke øreavrunding Banknummer og eventuelt KID Organisasjonsnummer Fakturanummer Mangelfull merking av faktura vil medføre retur til leverandør. Fakturering skal sendes 1 gang pr. måned.
Partenes representanter/møte Leverandøren og oppdragsgiver kan hver for seg kreve møte minst én gang i året for å gå gjennom grunnlaget for avtalen, og sammenligne dette med faktiske forhold. Alle møter holdes hos oppdragsgiver, om ikke annet er avtalt. Oppdragsgiver kan inntil to ganger årlig innkalle til driftsmøte/orienteringsmøte med leverandøren. Det kan også være aktuelt at driftspersonalet deltar på slike møter. Formålet med denne typen møter er å drøfte gjennomføringen av oppdraget etter Avtalen, for eksempel endringer, avvik/mangler, oppfølging etc. Ut over dette kan møter og befaringer være aktuelt ved spesielle anledninger. Det gis ingen godtgjørelse for denne typen møter fra Oppdragsgiver. Tekniske krav Maskiner og utstyr For leverandøren kreves det EURO4 på relevante maskiner og utstyr. Ansvar og risiko Leverandøren har fullt ansvar for all skade som måtte skje på grunn av arbeider, ytelser, feil, forsømmelser etc. som berører firmaets personell eller andre engasjerte firma. Leverandøren har fullt ansvar for sikkerheten til den som utfører arbeid eller de som har rett til/oppholder seg i umiddelbar nærhet. Leverandøren skal fremlegge kopi av ansvarsforsikring ved avtaleinngåelse. Forsikring skal dekke det erstatningsansvar han kan pådra seg etter gjeldende norsk rett overfor oppdragsgiver og tredjemann. Leverandøren forplikter seg til omgående å varsle oppdragsgivers representant om det under arbeidet oppstår uforutsette forhold som kan gjøre oppdragsgiver ansvarlig overfor tredjemann. Om det ikke er tid til å underrette oppdragsgiver, skal Leverandøren, mot tidsmessig og økonomisk godtgjørelse, gjøre mest mulig for å hindre eventuelle skader, deretter underrette oppdragsgiver. Skade på leverandørens utstyr som skyldes uaktsom behandling av Oppdragsgiver, vil være oppdragsgivers ansvar. Leverandøren- og operatørens kompetanse Leverandøren og dens operatører skal til en hver tid ha den kompetanse og autorisasjon som kreves for å gjennomføre arbeidene som skal utføres. Leverandøren er ansvarlig for at deres personale har de nødvendige godkjenninger for utførelsen av arbeidet. Leverandøren er forpliktet til å følge lover, regler og forskrifter. For krav til internkontroll for virksomheter innen avløpsbransjen: http://regelhjelp.no/no/finn-hms-krav-til-dinbransje/avlopsbransjen-/
Underleverandører Dersom leverandøren benytter underleverandører skal dette oppgis i tilbudet. Ved skifte av underleverandør skal dette avklares med oppdragsgiver på forhånd. Referanse og beskrivelse av krav Kan ytelseskriterier over oppfylles? Svar: (Ja/nei/Delvis) Løsningsbeskrivelse/kommentar Kan avtalebestemmelser aksepteres?