Årsrapport 2016 Tromsø byarkiv Virksomhetsbeskrivelse mål og resultat tromso.kommune.no
Innholdsfortegnelse Årsrapport 2016...1 Tromsø byarkiv...1 Byarkivet...3 1.1. Satsningsområder i 2016... 3 1.2. Forespørsler og arkivinnsyn... 3 1.3. Formidling... 4 1.4. Depot- og arkivsikring... 4 1.5. Tilvekst, ordning og katalogisering... 4 1.6. Veiledning og kontroll med kommunens arkivdanning... 5 1.7. Elektronisk arkivdepot i byarkivet?... 5 2 Forsidefoto: Mark Ledingham
Byarkivet Byarkivet skal kontrollere og veilede kommunens arkivfunksjoner, drive arkivdepot for materiale som skal bevares for ettertiden, ta imot og sikre arkiv og elektroniske registre som er gått ut av administrativ bruk, og tilrettelegge disse for bruk av saksbehandlere, forskere og publikum. FAKTA OM VIRKSOMHETEN Byarkivet: Byarkivet er del av resultatenhet Bibliotek og byarkiv som ble opprettet i formannskapets møte 18.5.2005, sak 77/05 Resultatenhetsleder: Paul Henrik Kielland Konstituert byarkivar: Johanne Lunga Arkivbeholdning og ledig kapasitet: Beholdning: 1800 hyllemeter Ledig kapasitet: 590 hyllemeter Antall ansatte i 2016: 2 faste 100% stillinger i 2016 hvorav den ene har vært vakant fra medio april etter at byarkivar Tove Johansen sluttet. En eksternt finansiert prosjektstilling og et kort engasjement. Totalt hadde byarkivet i 2016 2,35 årsverk. I tillegg har vi benyttet fellesressurser på bibliotek og byarkiv i lesesalsbetjeningen. Brukere: Byens befolkning, kommunens saksbehandlere, saksbehandlere fra annen offentlig forvaltning, forskere, studenter, tilreisende Adresse til hjemmeside: http://www.tromso.kommune.no/ byarkivet.255746.no.html 1.1. Satsningsområder i 2016 Byarkivet hadde i 2016 fortsatt fokus på tilsyn og veiledning med kommunes arkivdanning. Vi har gjennomført befaringer i kommunale enheter med sikte på å forbedre arkivdanning og avlevering. Vi har opprettholdt byarkivets arkivordningstjeneste for kommunale enheter, og ferdigstilt ordning av Havnevesenets arkiv. I et mindre prosjekt har vi registrert Formannskapsaker fra 1970-tallet for å gjøre dem søkbare digitalt. I 2016 har vi gjenopptatt arkivformidlingen med utstillinger og foredrag. 1.2. Forespørsler og arkivinnsyn Byarkivet har åpen lesesal tirsdager kl. 9.00-15.00, der publikum kan komme og bruke arkivmateriale under tilsyn. I tillegg besvarer vi forespørsler per brev, e-post og telefon. Byarkivet får forespørsler om lokalhistorie, slekt, eiendomsog reguleringssaker, skolesaker, billighetserstatninger med videre. Henvendelsene kommer fra saksbehandlere i kommunal og statlig forvaltning, advokater, historikere, forskere, studenter og journalister med flere. I 2016 kom 25% av alle forespørsler til byarkivet fra saksbehandlere, de øvrige kom fra privatpersoner, bedrifter og organisasjoner og ovenfor nevnte brukere. Lesesalens åpningstid gjør at publikum begrenses til de som kan møte i kontortid. Besøk på lesesalen Foto: Mark Ledingham 3
Forespørsler til byarkivet 2013 2014 2015 2016 Lesesalsbesøk 150 83 104 88 Arkivbruk lesesal 71 35 47 66 Henvendelser utenfor lesesal 110 74 67 77 Henvendelser totalt 181 108 114 143 Behandlede arkivenheter 912 223 507 1090 1.3. Formidling Byarkivet fikk en markant nedgang i formidlingsaktivitet i 2015, da vi startet mer systematisk veiledning og tilsyn med arkivdanningen. I 2016 har vi balansert tilsynsarbeidet for å gjenoppta arkivformidlingen. Vi har produsert jubileumsutstilling for Rekvik skole og Verdensteatret kino sistnevnte i samarbeid med Kultur og idrett. Vi har hatt 5 foredrag for publikum, et innslag på lokalradio og et nyhetsinnslag på lokal og nasjonal TV. I løpet av 2016 har det vært 980 unike treff på byarkivets hjemmesider, og vi har markedsført våre arrangement på bibliotek og byarkivs felles side på Facebook. 1.4. Depot- og arkivsikring Arbeid i depot omfatter fysisk sikring og kontroll av tilgang, luftfuktighet og temperatur, skadedyr samt støv- og muggsanering i arkivrommene. Dette er viktig for å sikre arkivmaterialets integritet og bestandighet. Arkivklimaet er fremdeles en utfordring for byarkivet. Fukt- og temperatursvingninger gir grobunn for mugg og skadedyr, og slike svingninger vil med tiden ødelegge arkivdokumentene. 12. desember 2016 hadde kommunen tilsynsbesøk fra arkivverket, og utbedring av klimaforhold i depotene var ett av punktene arkivverket satte opp som nødvendige tiltak. I 2016 har vi fortsatt med bekjempelse av sølvkre. Tiltakene er effektive, og sølvkrebestanden i arkivrommene er minimal. Sikring av arkivmateriale innebærer også skanning av materiale som er for skjørt til å brukes. Byarkivet har ikke hatt kapasitet til å skanne for bevaring, så de fleste dokumentene er skannet i forbindelse med formidlingsprosjekter og forespørsler. Vi har skannet 3109 tekstsider, 149 foto, 30 kart og 62 tegninger. Benjamin fjerner sølvkre fra fluetapen Foto: Johanne Lunga 1.5. Tilvekst, ordning og katalogisering Tilveksten har i 2016 vært svært beskjeden 2,3 hyllemeter. På grunn av lav bemanning har vi prioritert å fullføre avtalte ordningsoppdrag framfor å ta inn nye avleveringer. Ordningen av Havnevesenets arkiv ble ferdigstilt i oktober 2016. I tillegg har vi mottatt og ordnet mindre avleveringer i hovedsak etterleveringer og privatarkiv. Totalt har byarkivet ordnet 76,8 hyllemeter. I arkivdepotet jobber vi kontinuerlig med å lage digitale register for eldre arkiv og arkivoversikter. Vi har fortsatt arbeidet med register over formannskapets saker, og har nå digitale lister tilbake til 1970. Fra 1918-1969 er formannskapets og bystyrets saker registrert i trykte forhandlinger som er tilgjengelig på byarkivets lesesal og bibliotekets lokalhistoriske samling. 4
1.6. Veiledning og kontroll med kommunens arkivdanning Byarkivet startet i 2015 mer systematisk veilednings- og kontrollvirksomhet overfor kommunale enheter. Vi har videreført dette i 2016 med 1 foredrag, 10 møter og 2 befaringer tilknyttet veiledning og kontroll med arkivdanningen. Befaringene viser at det er store mangler i arkivdanningen både i lokaliteter, rutiner og produsert arkiv. Ofte skyldes dette manglende kunnskap om hvilke arkivserier enheten skal produsere og manglende rutiner. Innføring av nye digitale registreringssystemer såkalte fagsystem er en utfordring, da de sjelden følges opp med gode rutiner for uttak av arkivdokumenter. Langt på vei oppfatter personalet at fagsystemet er arkivet. Selv om mange fagsystem skal avleveres til depot, er disse ikke godkjente arkivløsninger, og i praksis betyr manglede papiruttak at resultatenhetene mangler godkjent arkiv. I 2016 har vi startet arbeidet med å kartlegge disse fagsystemene for Mange kommunale enheter har store mengder materiale som skulle ha vært avlevert til arkivdepot. Foto: Johanne Lunga å få bedre kontroll. Byarkivet startet prøvekartlegging av skolene og barnehagene i 2015, men på grunn av svært lav bemanning, ble dette prosjektet satt på vent i 2016. Videre arkivplanarbeid skal utføres i prosjekt tilknyttet Arkiv- og dokumenttjenesten under veiledning fra byarkivet. Befaringene viser også at det er et stort etterslep på avlevering til arkivdepot. Bevaringsverdige arkiv skal avleveres når de går ut av administrativ bruk - normalt etter 25 år, umiddelbart dersom det er store omorganiseringer eller enheten blir lagt ned. Etterslepet resulterer ofte i dårlig oppbevaring av arkivene i ytre enheter og arkivene er svært sjelden ordnet og periodisert, slik de skal være ved bortsetting i fjernarkiv. Dette er en stor utfordring for gjenfinning og innsyn i arkivene. Det er behov for økt arkivkunnskap både i sentraladministrasjonen og i resultatenhetene. Byarkivet har begynt å utarbeide kurs på bakgrunn av de behovene vi registrerer i møter og befaringer. I 2016 hadde vi et kurs for barnehagesekretærer, og startet arbeidet med å utvikle systematisk opplæring for ledere og arkivpersonale generelt. 1.7. Elektronisk arkivdepot i byarkivet? Pr 2016 mangler Byarkivet fremdeles depotløsning og personale for mottak og lagring av elektroniske arkiv. Vi har videreført kompetansebygging på bevaring av digitale arkiv gjennom deltakelse i samlinger i regi av Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurs Senter as (KDRS) og Riksarkivet. Byarkivet følger også utviklingen i samarbeidsprosjektet SAMDOK som tar for seg elektronisk arkivforvaltning. Riksarkivet, KDRS, Kommunenes Sentralforbund (KS) og representanter fra en rekke arkivinstitusjoner har gått sammen for å etablere felles strukturer for digital arkivproduksjon i offentlig og privat sektor. 5