Endelig rapport etter undersøkelse av Gjerdrum kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Gjerdrum kommune Saksnummer 10/04829 Virksomhetens adresse: Organisasjonsnr: Gjerivegen 1, 2022 Gjerdrum Tidsrom for undersøkelsen: 7. - 8. november 2012 Kontaktperson i kommunen: Gro Nordal Fra Kartverket: Anders Fekjær Sigurd Langeland Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: - Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt. Det ble gitt følgende merknader ved tilsynet:
2 - Manglende oppdatering av delegeringsreglement for vedtak etter matrikkelloven. Utarbeidet dato: 20. november 2012 Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkelavdelingen Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkelavdelingen
3 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Kartverket sin undersøkelse, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
4 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Gjerdrum kommune i perioden 7. 8. november 2012. Undersøkelsen er en del av Kartverket sin planlagte aktivitet for inneværende år. 22 av landets 429 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Gjerdrum kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket ved undersøkelsen: AVVIK 1 Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt. Avvik fra: Matrikkelloven 33 og 34, matrikkelforskriften 27, 34, 38 og 41. Kommentarer: Matrikkelforskriftene har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: 1. Matrikkelforskriften 38 første ledd, bokstav a, inneholder krav om referanse til delingstillatelse. Ved grensejustering skal protokollen inneholde avtale med partenes underskrift, jf første ledd, bokstav c. Første ledd, bokstav d, har krav til erklæring om habilitet. 2. Matrikkelforskriften 27 første ledd, bokstav d, har krav til at landmåler skal dokumentere at bruksretter er undersøkt. Andre ledd, bokstav f, krever begrunnelse for å utelate grensemerking. 3. Matrikkelforskriften 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til dokumentasjon av verdianslag. 4. Matrikkelforskriften 41, fjerde og femte ledd har krav til hvordan måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder. Avviket bygger på følgende observasjoner: Etter intervjuer og en gjennomgang av utlånte saker finner tilsynet at det i det vesentlige er vedlagt protokoll og dokumentasjon i samsvar med hva matrikkelloven krever. Imidlertid gir protokollen i liten grad oversikt over sakens dokumenter, og sakens gang fra første forretningsmøte og til matrikkelføring. Det er funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon på følgende punkter, jf. kommentarer ovenfor:
6 1. I de utleverte fradelingssakene er opplysning om tillatelse etter plan- og bygningsloven ikke referert. I de utleverte sakene som går ut på grensejustering mangler signert avtale, eller referanse til tilsvarende avtaleslutning mellom partene i felles rekvisisjon. Protokollene mangler erklæring om habilitet. 2. Sakene mangler erklæring fra landmåler om at grunnboken er undersøkt og at partene er spurt om det foreligger andre bruksretter. I sakene er det ikke gitt begrunnelse for de tilfeller at grensemerking er utelatt. 3. Det foreligger ikke dokumentasjon på at verdigrenser mht overført areal er vurdert ved grensejustering. 4. Det er ikke laget en rapport for beregninger, jfr. Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Standarden gir retningslinjer for utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Resultatet av beregningen skal være vurdert og kommentert. 5. Merknader Det ble gitt en merknad ved undersøkelsen: MERKNAD 1 Manglende oppdatering av delegeringsreglement for vedtak etter matrikkelloven Observasjon: Delegeringsreglementet er sist oppdatert 1. januar 2010. Det er gitt en generell delegasjon for vedtaksmyndighet etter særlover. Reglementet inneholder særskilt delegering av oppgaver etter delingsloven, men dette er ikke revidert i samsvar med iverksettelsen av matrikkelloven. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling. Ved intervjuer den 7. november 2012 ble 6 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 8. november 2012 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 7
8
9
10
11
12
13
14 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Kartverket sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser, standard, versjon 3.10.2011 4. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 6. juni 2012 5. Kommuneplan 6. Årsmelding for Gjerdrum kommune 2011 7. Delegeringsreglement 8. Rutiner ved saksbehandling i Gjerdrum kommune 9. Det er lånt ut 2 saker som går ut på oppretting av matrikkelenhet og 2 grensejusteringssaker. 10. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter
15 VEDLEGG 3 Deltakere på Kartverket sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Gjerdrum kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Frits Arne Eriksen Rådmann X X X Kai Øverland Enhetsleder X X X Gro Nordal Gunn Bundli Egil Engelstad Abdullah Gashi Landmåler, fører matrikkelenhet og adresser X X X Fører bygningsinformsjon og adresser X X X Plan- og byggesaksbehandler, Utleverer opplysninger fra matrikkelen X X X Plan- og byggesaksbehandler, Utleverer opplysninger fra matrikkelen X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Kartverket deltok Sigurd Langeland og Anders Fekjær, og med sistnevnte som tilsynsleder.