Gran kommune Jevnaker kommune Lunner kommune EIERSTRATEGI Forslag lagt fram for kommunestyret 19.5.2011 Arkiv: 10/1592-6 Eierstrategi Hadeland Energi og Hadeland Kraft - 1 -
Innhold 1. Innledning Bakgrunn Prosess... 3 1.1 Innledning... 3 1.2 Bakgrunn... 3 2. Eierskapspolitikk for Hadelandskommunene... 4 3. Eierføringer for kommunenes eierskap i HE/HK... 7 3.1 Eierforhold... 7 3.2 Eierforhold/selskapsforhold... 7 3.3 Selskapsforhold... 8 4. Kommunenes eierstrategier for HE og HK... 9 5. Underlag... 11 Eierstrategi Hadeland Energi og Hadeland Kraft - 2 -
1. Innledning Bakgrunn Prosess 1.1 Innledning Dette dokumentet inneholder Hadelandskommunenes eierstrategier for Hadeland Energi og Hadeland Kraft. I dokumentet er også tatt inn de områder fra de 3 kommunenes eierskapspolitikk som har betydning for eierstrategiene i HE og HK 1.2 Bakgrunn Bakgrunn for arbeidet er følgende: Kommunene på Hadeland har besluttet å gå sammen om å utforme en felles overordnet eierskapspolitikk: o At eierskapspolitikken er overordnet innebærer nødvendigvis at den vil være av generell karakter. Det er forutsatt at eierskapspolitikken skal følges opp med utarbeidelse av spesielle eierstrategier for de viktigste av kommunenes eierskap. o Eierskapspolitikken er en videreutvikling av et diskusjonsnotat som ble lagt frem til politisk behandling i de 3 kommunene vinteren 2009/2010. I eiermøtene den 19 februar og 6 april 2010 for Handeland Energi / Hadeland Kraft konkluderte de 3 Hadelandskommunene og Energiselskapet Buskerud med følgende: o Aksjonærene ønsker å ta et aktivt engasjement i forhold til å utmeisle fremtidige eierstrategier for HE/HK. o De kommunale eierne, som gruppe, ønsker nå å stake ut sine felles strategier før det jobbes videre sammen med EB om eierstrategier for HE/HK. Rådmann i Gran har ansvaret for videre oppfølging. o Den strategiske oppfølgingen overfor Ringeriks-Kraft ivaretas på eiernivå. Kommunestyrene vedtok høsten 2010 Viljeserklæring for samarbeidet mellom Gran, Lunner og Jevnaker. I erklæringen fremkommer følgende: o Gran, Lunner og Jevnaker kommuner ønsker å nytte samarbeid som et praktisk virkemiddel for å utvikle et godt og effektivt tjenestetilbud, gjøre kommunene til gode forvaltere og dyktige samfunnsutviklere. (punkt 1) o Viljeserklæringen omfatter samarbeidsformer som er formalisert etter kommunelovens bestemmelser om interkommunalt samarbeid, lov om interkommunale selskaper og aksjeloven og som er forankret i skriftlige avtaler mellom deltakerkommunene. (punkt 7) Eierstrategi Hadeland Energi og Hadeland Kraft - 3 -
2. Eierskapspolitikk for Hadelandskommunene I det felles dokumentet Eierskapspolitikk for de 3 Hadelandskommunene fremkommer følgende som legger føringer for kommunenes eierstrategier for Hadeland Energi og Hadeland Kraft: 3.12 Politikk for eierutøvelse: Kommunalt eide selskap skal legge til rette for åpenhet om alle forhold som ikke må unntas offentlighet av konkurransemessige hensyn. Kravet til åpenhet gjelder også valg av styrerepresentanter og godtgjørelse til styret. Det skal være åpenhet om rådmannens og administrasjonens eventuelle rolle i selskapene. Eierstyring skal skje i det operative eierorganet; generalforsamling eller representantskap. Dette forutsetter at innkalling og saksdokumenter foreligger tidlig nok til at aksjonærene kan ta stilling til saker som skal behandles, herunder at eierrepresentantene, ved behov, får anledning til å drøfte sakene i egen kommune. kommune legger derfor til grunn at i selskap der kommunen er eier, sendes innkalling og sakliste til møter i det operative eierorganet ut minst 4 uker i forkant. Representanter til det operative eierorganet velges blant kommunestyrets faste medlemmer. Kommunestyret kan gi instrukser/signaler til sine representanter i det operative eierorganet. Disse representantene opptrer på vegne av kommunestyrets flertall og skal stemme likt. Gran kommune ønsker primært at det skal inngås aksjonæravtaler e.l. for de selskap der en er eier. Hensikten med slike avtaler vil være å avklare: Sentrale målsetteringer med øvrige eiere. Eierspørsmål som for eksempel stemmerett, fordeling av styreplasser, innsynsrett, innskuddsplikt, forkjøpsrett m.m. I alle selskap der kommunen har vesentlig økonomisk eller politisk interesse, skal det avholdes årlige eiermøter. Møtene skal være arena for drøfting av felles strategi og utfordringer. Ordfører og rådmann deltar i eiermøter. De valgte eierrepresentantene skal inviteres til å delta. Selskapets styre skal være representert. Det skal føres referat fra alle eiermøter. Valg av styre og styreleder i aksjeselskap og interkommunale selskap skal fortrinnvis skje på grunnlag av en begrunnet innstilling fra en valgkomité. Valgkomiteen skal sammensettes for å speile eierandel. Eierstrategi Hadeland Energi og Hadeland Kraft - 4 -
Styret bør sammensettes ut fra at det er et kollegialt organ, og medlemmene bør utfylle hverandre kompetansemessig. Styret skal sammensettes slik at det kan handle uavhengig av særinteresser. For å unngå habilitetskonflikter, skal kommunens ledende politikere og kommunens toppledelse som regel ikke sitte i selskapsstyrer. Styremedlemmer i morselskap skal som hovedregel ikke sitte i styret til datterselskap. Alle som på tar seg styreverv for kommunale selskaper skal registrere vervene på www.styrevervregister.no. Det bør utarbeides styreinstruks i alle selskap med vesentlig virksomhet (antall ansatte/omsetning mv). Dersom det skulle dukke opp saker som styremedlemmer i selskaper mener trenger politisk avklaring, men som ikke er av strategisk art, skal styremedlemmet kunne ta dette opp med ordfører. Ordfører vurderer henvendelsens karakter, og hvorvidt henvendelsen skal utløse politisk behandling. I vurderingen skal særlig vektlegges hensynet til styrets uavhengighet og ivaretakelsen av generalforsamling/representantskap som operativt eierorgan. Rådmannen er ansvarlig for å saksbehandle eiersaker som skal til politisk behandling, jf. kommunelovens 23 nr. 2. Rådmannen er også ansvarlig for at det i administrasjonen finnes tilstrekkelig oversikt over, og innsikt i, de selskap kommunen er eier i. Som en del av opplæringen av folkevalgte, skal det i starten av hver valgperiode gjennomføres opplæring av kommunestyrets medlemmer om eierrollen generelt og om kommunens eierskap spesielt. Kommunens valgte representanter i selskapsorganer gis særskilt opplæring knyttet til deres rolle. Kommunen skal tydelig skille mellom kunde- og eierrollene i de selskap en er eier i. Dette gjelder også selskap som er opprettet kun for å løse kommunale oppgaver. I selskap der virksomheten har karakter av næringsdrift, og der formålet ikke er politisk, vil kommunen stille de samme krav til avkastning på investert kapital som en privat eier. For selskap som opererer innefor et marked, skal prinsippene for eventuell utbyttepolitikk klargjøres og deretter fremmes for eierorganet. I vurderingen skal følgende legges til grunn: Langsiktighet Samfunnsansvar Eierstrategi Hadeland Energi og Hadeland Kraft - 5 -
Selskapets økonomiske situasjon Mulighet for alternativ avkastning på investert kapital 4.5 Politikk for krav til selskap: Kommunalt eide selskap skal opptre som ansvarlige samfunnsaktører og være seg bevisst sitt samfunnsansvar. Samfunnsansvar omfatter bl.a. hensynet til lokalsamfunn, ansatte, miljø, menneskerettigheter, likestilling, lønns- og bonusordninger mv. Selskapenes samfunnsansvar bør omtales i årsrapporten. Kommunalt eide selskap skal videre være seg bevisst sitt forretningsmessige ansvar, noe som innebærer at en sikrer eierne en rimelig avkastning på den kapital som er stilt til disposisjon. Aksjonærer i selskap der kommunen er eier skal likebehandles og gis tilgang til samme informasjon av betydning for utøvelse av eierskapet. Åpningsbalansen i nye selskap skal være tilpasset selskapets oppgaver og den strategi som ligger til grunn for opprettelsen av selskapet. Styret i kommunalt eide selskaper skal hvert sette opp en plan for sitt og daglig ledes arbeid. Planen skal også inneholde en egenevaluering av egen og daglig leders kompetanse og arbeid. Eierstrategi Hadeland Energi og Hadeland Kraft - 6 -
3. Eierføringer for kommunenes eierskap i HE/HK 3.1 Eierforhold Kommunenes 3 hovedroller er: Tjenesteproduksjon Forvaltning Samfunnsutvikling Kommunenes krav til eierrollen i selskapene er: At det utøves et synlig og tydelig eierskap At det utøves et ryddig og profesjonelt eierskap At det utøves et samordnet og forutsigbart eierskap Kommunene ønsker primært at det skal inngås aksjonæravtaler for de selskap de eier for å avklare: Sentrale målsettinger med øvrige eiere Eierspørsmål som f.eks. Stemmerett, fordeling av styreplasser, innsynsrett, innskuddsplitk, forkjøpsrett m.m. Aksjonærer i selskap der kommunene er eiere skal likebehandles og gis tilgang til samme informasjon av betydning for utøvelse av eierskapet. Kommunenes eierstyring skal skje i det operative eierorganet som er generalforsamlingen. Det skal avholdes årlige eiermøter for å drøfte felles strategi og utfordringer. Ordfører og rådmann samt valgte eierrepresentanter deltar. Selskapets styre skal være representert. Det føres referat fra eiermøtene 3.2 Eierforhold/selskapsforhold Langsiktighet og forutsigbarhet fra eierne skal legges til grunn slik at selskapene skal ha tydelige rammer for sitt arbeid. Selskapene skal være seg bevisst sitt forretningsmessige ansvar, noe som innebærer at en sikrer eierne en rimelig avkastning på den kapital som er stilt til disposisjon Selskapene skal opptre som ansvarlige samfunnsaktører og være seg bevisst sitt samfunnsansvar. Samfunnsansvar omfatter bl.a. hensynet til lokalsamfunn, ansatte, miljø, menneskerettigheter, likestilling, lønns- og bonusordninger mv. Selskapenes samfunnsansvar bør omtales i årsrapporten. Eierstrategi Hadeland Energi og Hadeland Kraft - 7 -
Det skal være åpenhet knyttet til kommunenes eierskap og til selskapenes virksomheter hensyntatt marked og konkurransesituasjonen Kommunene skal tydelig skille mellom kunde- og eierrollene i selskapene For selskapene skal prinsippene for eventuell utbyttepolitikk klargjøres og deretter fremmes for eierorganet. I vurderingen skal følgende legges til grunn: Langsiktighet Samfunnsansvar Eiernes krav til lønnsomhet, avkastning, egenkapital og soliditet. Selskapets økonomiske situasjon og langsiktige forutsetninger for å levere overskudd Behov for kapital for videreutvikling av selskapene Mulighet for alternativ avkastning på investert kapital Ansvarlige lån 3.3 Selskapsforhold Eierne gir de langsiktige målene for selskapene. Styret er ansvarlig for å utrede mål og strategier, foreslå strategiske retninger, konsekvensvurdere, fremme forslag overfor eierne og realisering av målene Styret forventes å integrere samfunnsansvar i forretningsdriften Det skal utarbeides styreinnstruks i selskapene Styret skal fastsette en årlig plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring med klare roller for styret(styreleder) og daglig ledelse. Styret skal sette opp en plan for sitt og daglig ledes arbeid. Planen skal også inneholde en egenevaluering av egen og daglig leders kompetanse og arbeid. Styret skal se til av selskapene utarbeider og følger opp etiske retningslinjer Eierstrategi Hadeland Energi og Hadeland Kraft - 8 -
4. Kommunenes eierstrategier for HE og HK Kommunenes eiervisjon for Hadeland Energi og Hadeland Kraft : HE og HK skal bidra til å gjøre Hadeland til en ledende, bærekraftig og grønn region med basis i felles verdier og ressurser innen miljø, infrastruktur og energi. Kommunenes eierstrategier: Energivirksomheten HE og HK o skal ha en sunn forretningsmessig drift som sikrer en forsvarlig eieravkastning, samtidig som selskapets infrastruktur og øvrige verdier forvaltes på en samfunnsansvarlig god måte. o sikrer vitale deler av den offentlige infrastrukturforsyning og distribusjon av ledningsbåren energi, samt andre produkter og tjenester knyttet til slik infrastruktur. o skal sikre bærekraftig og miljøriktig energiproduksjon og anvendelse av alternative energiressurser lokalt og regionalt. o innehar og utvikler kompetanse som gir bærekraftige og konkurransedyktige energivalg for næringsliv, offentlige aktører og private kunder. Kommunene ønsker styring med denne viktige virksomheten som HE / HK er innen energi, infrastruktur og miljø Kommunene ønsker at virksomhetene HE/HK skal være regionalt eiet, styrt og drevet på forretningsmessig basis og med en samfunnsansvarlig forretningsdrift Hadelandskommunene ønsker medeiere som har felles regionale visjoner og verdimessige målsettinger både eiermessig, økonomisk og samfunnsmessig Kommunene vurderer det slik på nåværende tidspunkt at den største verdiskapningen for HE/HK og for Hadelandskommunene vil være et samarbeide med Ringeriks-Kraft og deres eiere Inntil et samarbeid mellom HE/HK og Ringeriks-Kraft er avklart skal HE/HK videreutvikles innen dagens struktur. o HE/HK skal være et eget selvstendig konsern også i fremtiden eventuelt et konsern eller forretningsområder integrert med Ringeriks-Kraft eller andre naturlige samarbeidspartnere. o Hadelandskommunene ønsker styring med den viktige energi, infrastruktur og kompetansevirksomheten som HE/HK representerer regionalt, d.v.s. eierandel på over 50%. Kommunene ønsker ikke, på nåværende tidspunkt, en videre integrasjon med EB som kan redusere Hadelandskommunenes styring og innflytelse i HE/HK og de forretningsområdene konsernene driver, eller som kan redusere handlingsrommet for å få gjennomført kommunenes regionale visjoner og strategier for HE/HK. Det er ikke aktuelt på nåværende tidspunkt for Hadelandskommunene å gå inn som eiere i EB. Eierstrategi Hadeland Energi og Hadeland Kraft - 9 -
Når kommunene legger frem ønske om strategisk retning for HE/HK så må det i den sammenheng presiseres at det er selskapets og styrets ansvar å utrede mål og strategier for selskapene, foreslå strategiske retninger, beskrive konsekvensene og fremlegge styrets forslag for eierne. Eierstrategi Hadeland Energi og Hadeland Kraft - 10 -
5. Underlag Følgende underlag er utarbeidet i prosjektet som grunnlag for kommunenes eierstrategi for Hadeland Energi og Hadeland Kraft: Eierstrategi HE/HK Historikk og status HE/HK Eierstrategi HE/HK Samfunnsregnskap Eierstrategi HE/HK Samfunnsansvarlig forrretningsdrift Eierstrategi HE/HK Mandat og prosjektbeskrivelse Eierstrategi HE/HK Spørsmål til eierne og svarene WS 150610 Eierstrategi HE/HK Eierstrategier fra WS 060910 Vår ref.: 10/1592-6 Eierstrategi Hadeland Energi og Hadeland Kraft - 11 -