Rapport om forvaltningskontroll Kontrollert kommune : Tjeldsund/Evenes kommune Dato rapport : 24.6.2014 Kontroll avholdt dato : 22.5.2014 Gjennomført av Kontrollert(e) ordning(er) : Jostein Øvervatn og Regie Sjø : Produksjonstilskudd, med fokus på kommunenes stedlige kontroll ute hos foretak, samt tilhørende miljøplan 1. Sammendrag Fylkesmannen i Nordland gjennomførte forvaltningskontroll av tilskuddsordninger innen landbruket i Tjeldsund/Evenes kommune den 22. mai 2014. Tema for kontrollen var kommunens forvaltning av tilskuddsordningen produksjonstilskudd i jordbruket, med fokus på kommunens stedlige kontroll ute hos foretak og tilhørende miljøplan. Hovedinntrykket er at landbrukskontoret i Tjeldsund/Evenes kommune etterlever gjeldende bestemmelser for tilskuddsforvaltning og føringer gitt fra sentrale landbruksmyndigheter. Dette i forhold til produksjonstilskudd i jordbruket. Det ble avdekket 3 avvik og 1 merknad under kontrollen. Avvik er brudd på formelle krav fastsatt i lover, forskrifter, rundskriv eller jordbruksavtalen. Merknad er forhold som vi mener det er nødvendig å påpeke for å sikre god forvaltning av kontrollerte ordninger.
Åpningsmø te Intervju Sluttmøte 2. Grunnlag for kontrollen Grunnlag for kontrollen er reglement for økonomistyring i Staten 15, forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket 11 og forskrift om miljøplan 5, samt rundskriv fra SLF (Statens landbruksforvaltning) Side 2 av 5 For søknadsomgang 20. januar 2013: Rundskriv 22/2012 fra SLF - kommentarer til reglene om produksjonstilskudd i jordbruket og rundskriv 23/2012 fra SLF - saksbehandlingsrutiner. For søknadsomgang 20. august 2013: Rundskriv 28/2013 fra SLF - kommentarer til reglene om produksjonstilskudd i jordbruket og rundskriv 13/1-2 fra SLF - saksbehandlingsrutiner. Fylkesmannen har det regionale ansvaret for at tilskudd i landbruket blir forvaltet i samsvar med forutsetningene. Forvaltningskontroll av kommuner er et virkemiddel i dette arbeidet. 3. Gjennomføring av kontrollen Forvaltningskontrollen ble gjennomført ved dokumentgjennomgang, der også kommunens delegeringsreglement ble kontrollert. Kommunen var ute på 4 stedlige kontroller i 2013. For søknadsomgang 20. august skal søkers miljøplaner kontrolleres ved stedlige kontroller. Disse ble vurdert av oss før kontrolldagen ute hos kommunen. Kontrolldagen bestod av: - et åpningsmøte for å snakke om kontrollens hensikt og omfang - intervju med avdelingsleder samfunn og enhetsleder utvikling - en gjennomgang av saksdokumenter for ordningen Produksjonstilskudd for søknadsomgangene januar 2013 og august 2013. - søknader fra 15 av 43 søkere ble undersøkt for begge søknadsomgangene - Til sist var det et sluttmøte for å oppsummere kontrollen og presentere funn Tabellen under viser en oversikt over personer som deltok under kontrollen og hvilke deler av kontrollen de deltok på. Navn Funksjon Fra kommunen Bjørn Alling Rådmann x x Øystein Rafaelsen Landbruksveileder x x x Ole Øystein Lindebø Plan- og utviklingssjef x x x Fra fylkesmannen Jostein Øvervatn Fagansvarlig kontrollør x x x Regie Sjø Kontrolleder x x x Tabell: Oversikt over deltakere under kontrollen
Side 3 av 5 4. Generelt om kommunene Tjeldsund kommunes kontorer er lokalisert i Tjeldsund rådhus. Landbruksavdelingen dekker både Tjeldsund og Evenes kommuner og tilhører plan- og utviklingsavdelingen i Tjeldsund kommune. Ansvar for landbruksområdet er delegert til rådmann, plan- og utviklingssjef og landbruksveileder i Tjeldsund kommune. For hver av de to søknadsomgangene i 2013 var det 43 jordbruksforetak som søkte om produksjonstilskudd. I 2013 ble det utbetalt i overkant av 13,4 millioner kroner i produksjonstilskudd og avløsertilskudd til gårdbrukere i de to kommunene. 5. Kontrollområder 5.1 GENERELL KOMMENTAR Saksbehandling God saksbehandling og oppfølging av foretak som søker produksjonstilskudd. Men kommunen har ingen skriftlige rutinebeskrivelser for behandling av søknader om tilskudd (se også merknad 2). Journalføring Alle søknader journalføres med ett saksnummer for hver søknadsomgang. Søknader levert på kontoret i papirform blir levert arkivet og journalført. For Evenes kommune skal søknader levert i papirform hos kommunen stemples og påføres dato for når tid mottatt og så sendes videre til Tjeldsund kommune for journalføring. Stempling og påføring av dato har ikke fungert for søknadsomgangene i 2013 i Evenes kommune. Dette klarte Tjeldsund kommune å rette opp i, selv om det medførte registrering etter frist, med tilhørende varselmelding i Wespa (saksbehandlersystem hos Statens landbruksforvaltning (SLF)). (Se også merknad 2). E-post sendes elektronisk til arkiv for journalføring. Telefonsamtaler har aldri blitt arkivert med endringer i søknad. Ingen slike opplysninger har vært vesentlig for saken, eller det er ikke foretatt noen endringer i søknad som følge av telefonsamtaler. Stedlig kontroll Kommunen foretar en risikobasert utvelgelse av foretak til stedlig kontroll ut fra størrelse på brukene, tips og tidspunkt fra siste kontroll. Men ingen skriftlig dokumentasjon for valg av foretak eller begrunnelse for valg til stedlig kontroll. Kommunen har gode rutiner for gjennomføring av stedlige kontroller ute hos foretak ved søknadsbehandling av produksjonstilskudd. Kommunen varsler søker i eget brev og benytter hjelpeskjema fra Wespa under selve kontrollen. Skjemaene er underskrevet og datert av kommunen og søker har underskrevet. For august 2013 er skjemaene blitt borte, slik at dokumentasjon mangler. Endringer fra kontrollen er ført i søknad i Wespa og i kommunens saksbehandlersystem, ephorte (se også avvik 2).
Side 4 av 5 Miljøplan Kommunen kontrollerte miljøplanen til de foretak som var valgt ut til stedlig kontroll etter søknadsomgang 20. august 2013. Fylkesmannen vurderte 2 av 2 miljøplaner fra kommunens stedlige kontroll og begge vurderes som gode og uten mangler. Tips om misligheter eller økonomisk kriminalitet Når kommunen mottar tips om misligheter, så blir tipser og selve tipset vurdert og fulgt opp slik Tjeldsund kommunen mener er nødvendig. 5.2 REGISTRERTE AVVIK Følgende avvik ble registrert ved forvaltningskontrollen: Avvik 1 Delegeringsreglementet i både Evenes og Tjeldsund kommune er ikke oppdatert etter gjeldende lover. Referanse Kommuneloven 6. Samarbeidsavtalen mellom kommunene er heller ikke oppdatert etter gjeldende lover. Både Evenes og Tjeldsund kommune har oppdatert delegeringsreglementet i 2002, men henviser til lover som er erstattet av nye lover. For Tjeldsund kommune er heller ikke konsesjonsloven nevnt. Tjeldsund kommune behandler saker for Evenes kommune, selv om det ut fra samarbeidsavtalen ikke er delegert etter gjeldende lover. Avvik 2 Manglende sporbarhet for endringer av søknader i ephorte og i Wespa. Referanse Rundskriv fra SLF 13/1-2 punkt 4.8.1. Det er foretatt endringer i søknader i Wespa, men det mangler forklaring på hvorfor endringer er foretatt. Et foretak har gitt tilbakemelding etter at kommunen varslet om manglende ID-merking, men dette er ikke ført i ephorte eller Wespa, men det ligger i perm. feltet i Wespa skal alltid brukes til å forklare hvorfor rettinger er gjort. Ved lagring vil saksbehandlers brukernavn og tidspunkt for retting bli lagret som en del av historikken til søknaden.
Avvik 3 Referanse Mangelfulle rutiner for mottak av papirsøknader i Evenes kommune. Veiledningsheftet for søknad om produksjonstilskudd for søknadsomgang august 2013, punkt 1.3. Side 5 av 5 Mottak av papirsøknader i Evenes kommune har ikke blitt registrert mottatt med dato. Noe som har ført til registrert som mottatt etter søknadsfrist, selv om de var levert før fristen. Det er søknadsfrist for produksjonstilskudd og derfor viktig at leverte søknader er dokumentert med dato for når de er mottatt i kommunen. Det bør være skriftlige rutiner for mottak av søknader. 5.3 REGISTRERTE MERKNADER Følgende merknader ble registrert ved forvaltningskontrollen: Merknad 1 Arealer som er godkjent av kommunen er ikke oppdatert i Landbruksregisteret. Gjelder to saker i 2013. Referanse Rundskriv fra SLF 15/11 punkt. 3 Endringer i arealer skal ivaretas gjennom kommunenes kontinuerlige oppdatering av AR5 (arealressurskart i målestokk 1:5000), eiendomskart i Matrikkelen samt grunneiendomstabellen i Landbruksregisteret.