Arkivrutiner Personalsaker HBV Med personalsaker menes dokumentasjon som vedrører virksomhetens forhold til den ansatte. Innhold Tilsetting... 2 Permisjon... 3 Opprykk... 3 Oppsigelse... 4 Pensjon... 5 Oppfølging ved sykmelding... 5 Særskilte avtaler... 6 Lærlingmapper... 7 Tilsetting, lærling... 7 Samlemapper... 8 Arbeidsavtaler kortere engasjementer... 8 Avtaler om sensur / rapport fra tilsynssensor... 8 Eksamensvakter, kontrakter... 8 Brage, avtaler... 9 Stimuleringsmidler... 9 HMS... 9 AMU... 9 1
Tilsettingsråd / tilsettingsutvalg... 9 Tilsetting (utlysning av stilling)... 10 Utlysning... 10 Kunngjøring... 10 Søknad... 11 Personalmappe Personalmappen starter med søknad, tilbudsbrev og arbeidsavtale. Søknad og tilbudsbrev flyttes fra tilsettingssaken. (Dokumentene i tilsettingssaken skal ikke renummereres.) Kontaktkort sjekkes og redigeres evt. Notatfeltet på personalsakskortet fylles ut med ref.nr og saksnummer fra tilsettingssaken. Det henvises tilsvarende fra tilsettingssak til personalsak. Sakstittel: Personalmappe Navn Klassering: 221 / fødselsnummer Arkivdel: Personal Tilgangskode / Tilgangsgruppe: Offl. 13 jf. fvl. 13 / Ansvarlig: dekan / enhetsleder Emne Dokumenttittel Dokumenttype Arkivdel Tilgangskode / Tilgangsgruppe Tilsetting Søknad med vedlegg Kopi til enhetsleder Tilbudsbrev U Personal Offl. 25 2
Permisjon Arbeidsavtale Kopi til enhetsleder og lønn (Sinisa) Søknad om permisjon Kopi til enhetsleder I Personal Offl. 25 Svar på permisjonssøknad U Personal Offl. 13 jf. fvl. 13 Innstilling Anbefaling av permisjonssøknad N Personal Offl. 13 jf. fvl. 13 Saksfremlegg (permisjon) X Personal Offl. 13 jf. fvl. 13 Opprykk Søknad om opprykk Kopi til enhetsleder Forslag til oppnevning av sakkyndig utvalg / komite I Personal Offl. 25 N Personal Offl. 13 jf. fvl. 13 3
Saksfremlegg TU / Styret X Personal Offl. 13 jf. fvl. 13 Oppnevning av sakkyndig utvalg / komite U Personal Offl. 13 jf. fvl. 13 Navn på medlemmer skjermes ikke Sakkyndig vurdering Navn på medlemmer skjermes ikke Saksfremlegg TU / Styret X Personal Offl. 13 jf. fvl. 13 Svar på søknad om opprykk U Personal Offl. 25 Oppsigelse Oppsigelse av stilling Kopi til enhetsleder Bekreftelse på mottatt oppsigelse / fratredelsesdato U Personal Offl. 13 jf. fvl. 13 Sluttatest / Tjenestebekr. U Personal Offl. 13 jf. fvl. 13 4
Pensjon Søknad om pensjon Kopi til enhetsleder Svar på søknad om pensjon U Personal Offl. 13 jf. fvl. 13 Bekreftelse fra SPK Oppfølging ved sykmelding Oppfølgingsplan Ufordelt på enhet. Kopi til Lone Mette (HE), Christian B. (HUT+TEKMAR), Anne A.N. (HS) eller Wigdis (ADM) U Personal Offl. 13 jf. fvl. 13 Innkalling til dialogmøte 1 U Personal Offl. 13 jf. fvl. 13 Innkalling til dialogmøte 2 Ufordelt på enhet, med kopi til ansvarlig på personal (se over) Referat fra dialogmøte Ufordelt på enhet, med kopi til ansvarlig på personal (se over) 5
Refusjon av sykepenger Ufordelt på enhet, med kopi til ansvarlig på personal (se over) I og U Personal Offl. 13 jf. fvl. 13 Særskilte avtaler Individuell avtale om overtid årstall - navn X Personal Offl. 13 jf. fvl. 13 6
Lærlingmapper Lærlingmappene opprettes etter samme mønster som personalmappene. Sakstittel: Lærlingmappe Navn Klassering: 221 / fødselsnummer Arkivdel: Personal Tilgangskode / Tilgangsgruppe: Offl. 13 jf. fvl. 13 / Ansvarlig: Enhetsleder Emne Dokumenttittel Dokumenttype Arkivdel Tilgangskode / Tilgangsgruppe Tilsetting, lærling Tilbud om lærlingplass innen IKTservicefag ved Høgskolen i Buskerud og Vestfold U Personal Offl. 13 jf. fvl. 13 Tilsetting av lærling X Personal Offl. 25 7
Samlemapper Emne Arkivkode Sakstittel Dokumenttittel Dokumenttype Arkivdel Tilgangskode / Tilgangsgruppe Arbeidsavtaler kortere engasjementer Fordeles til dekan/enhetsleder 212.2 Eksempel: HE Fakultet for helsevitenskap arbeidsavtaler timelærere gjesteforelesere diverse årstall Signert arbeidsavtale / kontrakt Navn Ufordelt fakultet OBS: For arbeidsavtaler knyttet til prosjekter se prosjektrutine! I Sakarkiv Offl. 13 jf. fvl. 13 (navn skjermes ikke) Enhetens personaltilgangsgruppe Avtaler om sensur / rapport fra tilsynssensor Fordeles til dekan 441 Eksempel: HE Fakultet for helsevitenskap sensorer / sensur årstall Signert kontrakt Navn Ufordelt seksjon eksamen I Sakarkiv Offl. 13 jf. fvl. 13 (navn skjermes ikke) Tilgangsgruppe: Alle Eksamensvakter, kontrakter Fordeles til Karen M. K. Drangevåg 446 Eksamensvakt / Eksamensinspektør årstall Signert kontrakt Navn Ufordelt seksjon eksamen I Sakarkiv Offl. 13 jf. fvl. 13 (navn skjermes ikke) Alle 8
Brage, avtaler Fordeles til biblioteksjef 044 Brage Avtaler om elektronisk publisering ansatte Signert avtale om publisering Ufordelt bibliotek I Sakarkiv Samlemappe pr. studieår Stimuleringsmidler Fordeles til biblioteksjef 639 Stimuleringsmidler - ansattes forsknings- og utviklingsarbeid - FoU publiseringsmidler Søknad om stimuleringsmidler I Sakarkiv Samlemappe pr. år Svar på søknad om stimuleringsmidler U Sakarkiv HMS AMU Tilsettingsråd / tilsettingsutvalg Føres på Anne Britt (HE+HS), Mona (TEKMAR+HUT) eller Wigdis (ADM) 254 Avviksmeldinger Årstall Avviksmelding - fakultet X Sakarkiv Samlemappe pr. år 254 HMS utvalg Innkallinger og møtereferater X Sakarkiv Samlemappe pr. år 012 Arbeidsmiljøutvalg AMU Innkallinger og referater X Sakarkiv Samlemappe pr. år 012 Innkalling til møte X Sakarkiv Signert protokoll 9
Tilsetting (utlysning av stilling) Saksmappen avsluttes når personalmappe opprettes for den som er tilsatt i stillingen, og avslagsbrev har gått ut til søkerne. (Notatfeltet på personalsakskortet fylles ut med ref.nr og saksnummer fra tilsettingssaken. Det henvises tilsvarende fra tilsettingssak til personalsak.) Sakstittel: Ref.nr. 100 % fast/midlertidig stillingstittel fakultet/enhet studiested Klassering: 212.1 / 212.2 Arkivdel: Sakarkiv Tilgangskode / Tilgangsgruppe: Nei Ansvarlig: dekan/enhetsleder Emne Dokumenttittel Dokumenttype Arkivdel Tilgangskode / Tilgangsgruppe Utlysning Forslag til utlysningstekst stillingsbeskrivelse fakultet/enhet studiested N Sakarkiv Innkalling til møte i TU/TR X Sakarkiv Protokoll fra møte i TU/TR X Sakarkiv Kunngjøring Godkjent kunngjøringstekst X Sakarkiv Forslag til oppnevning av sakkyndig komite/utvalg X Sakarkiv Opprettelse av sakkyndig komite/utvalg X Sakarkiv 10
Søknad Søknad på stilling I Sakarkiv Offl. 13 jf. fvl. 13 Navn skjermes kun dersom søker ber om skjerming. På kontaktkort registreres navn og e- postadresse. Utvidet søkerliste X Sakarkiv Offl. 25 Offentlig søkerliste X Sakarkiv Innstilling til stilling som N Sakarkiv Offl. 25 Mottaker: enhetens personalkonsulent. 11