Endelig rapport etter undersøkelse av Øksnes kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Øksnes kommune Arkivkode: 10/04829 Virksomhetens adresse: Organisasjonsnr: Kontaktperson i kommunen: Pb. 33 8439 Myre Unni Berglund Tidsrom for undersøkelsen: 9. - 10. mai 2012 Fra Statens kartverk: Audun Bruflot, leder Sigurd Langeland Undersøkelsen omfattet følgende emner: - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater, det ble avdekket følgende 4 avvik under undersøkelsen: - Kommunen sikrer ikke at tidsfristene for føring av opplysninger fra byggesaksbehandlingen blir overholdt i en del saker. - Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for oppmålingsforretninger og matrikkelføring av disse blir overholdt i alle saker. - Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt. - Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten registrering av den som mottar nabolister. Statens kartverk gav en merknad under undersøkelsen: - Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er basert på tradisjon, og gode relasjoner mellom fagpersoner. Derimot er disse rutinene i liten grad skriftlige. Matrikkelloven er ikke innarbeidet i noe internkontrollsystem. Utarbeidet dato : 25. mai 2012 Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkelavdelingen Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkelavdelingen
2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Statens kartverks undersøkelse Deltakere ved Statens kartverks undersøkelse
3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Øksnes i perioden 9. 10. mai 2012. Undersøkelsen er en del av Statens kartverk sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 429 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Øksnes kommune: - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. - AVVIK defineres som mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av matrikkelloven eller matrikkelforskriften - MERKNAD defineres som et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Statens kartverk har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
4 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen sikrer ikke at tidsfristene for føring av opplysninger fra byggesaksbehandlingen blir overholdt i en del saker. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 60. Kommentar: Matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene at 5 dagers fristen for føring av bygningsinformasjon ikke overholdes i en del saker. Det finnes ikke skriftlige rutiner for føring av matrikkelinformasjon når det blir gitt rammetillatelse, igangsettingstillatelse, midlertidig brukstillatelse og ferdigattest. Kommunen har heller ikke system for å fange opp manglende føring. AVVIK 2 Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for oppmålingsforretninger og matrikkelføring av disse blir overholdt i alle saker. Avvik fra: Matrikkelloven 22, og 35, jf. matrikkelforskriften 18 og 25. Kommentar: Matrikkelforskriften 18 første ledd setter frist for å fullføre oppmålingsforretning og matrikkelføre denne. Fristen er 16 uker. Matrikkelforskriften 25 tredje ledd setter frist for å fullføre ikke fullført oppmålingsforretning. Fristen er 2 år. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene at 16 ukers fristen for å gjennomføre oppmålingsforretning og fullføre matrikkelføring ikke alltid overholdes. Det går fram av intervjuene at kommunen har for liten kapasitet til å gjennomføre nye matrikkellovsaker, og samtidig avvikle gamle delingslovsaker. Kommunen bruker i liten grad ekstern hjelp for å avvikle restanser. Kommunen mangler plan for avvikling av gamle saker.
5 Det går fram av intervju og rapport fra matrikkelen at kommunen praktiserer 3 års frist for fullføring av ikke fullførte oppmålingsforretninger. AVVIK 3 Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt. Avvik fra: Matrikkelloven 24, 33 og 34, matrikkelforskriften 9, 38 og 41. Kommentarer: Matrikkelloven 24 og matrikkelforskriften 9 inneholder bestemmelser om utsending av matrikkelbrev til rekvirent og relevant underretning til berørte naboer. Matrikkelloven 24 tredje ledd og matrikkelforskriften 9 tredje ledd har regler om hvordan berørte naboer skal informeres. Matrikkelloven 33 og 34 inneholder bestemmelser om innhold ved en oppmålingsforretning og merking og måling av grenser. Matrikkelforskriften 38 har detaljerte krav til protokoll. Første ledd bokstav b gjelder protokollføring av varsling og oppmøte, herunder dato for varsling og varslingsmåten. Andre ledd inneholder krav til kart i protokoll. Matrikkelforskriften 41, femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder godkjent av Statens kartverk. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon i alle sakene. For alle sakene gjelder følgende: Sakene mangler måledokumentasjon. Det er ikke laget en rapport for målinger og beregninger, jfr. Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Standarden stiller opp krav til utforming av rapporten, herunder måle- og beregningsdokumentasjon. Denne rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Resultatet av beregningen skal være vurdert og kommentert. Protokollene inneholder ikke kart som utskrift fra matrikkelen, med påførte endringer under forretningen. Det kommer ikke fram i protokollene hvordan og når varsel er gitt. Det går ikke fram av protokollene hvilke dokumenter som er grunnlag for forretningene. Det er laget et dokument som til forveksling ligner et målebrev etter delingslovens bestemmelser. Dokumentet er signert og har stempel på at det er matrikkelført. Det inneholder ikke tinglysningsstempel. Dokumentet er laget i tråd med delingslovens bestemmelser, og er ikke et dokument som har noen offisiell status i matrikkellovarbeidet, selv om det overfor partene kan gi et slikt inntrykk. I 2 av sakene informerer kommunen kjøper om at målebrevet er tinglyst. Det går ikke fram av saksmappen hvordan partene er underrettet etter matrikkelføringen. Av intervju går det fram at naboer ikke får relevant underretning når nabogrenser er berørt, og at det ikke blir informert om klagereglene ved avslutning av saken. Matrikkelbrevet sendes til kjøper, ikke rekvirent.
6 AVVIK 4 Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten registrering av den som mottar nabolister. Avvik fra: Matrikkelloven 30, jf. matrikkelforskriften 12. Kommentar: Utlevering av opplysninger fra matrikkelen kan bare skje til registrerte brukere etter inngått avtale med matrikkelmyndigheten eller dens representant. Krav om registrerte brukere gjelder ikke innsyn etter 11 eller utlevering etter 13. I forbindelse med registreringen skal kommunen informere om at informasjonen ikke skal brukes til annet enn det formål som er opplyst. Viser for øvrig til Kartverkets retningslinje for utlevering av matrikkelinformasjon 12. april 2011. Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at kommunen ikke foretar registrering av dem som får utlevert opplysninger fra matrikkelen. Kommunen har ikke rutiner for slik registrering. Det kom også fram av intervjuene at regelverket for utlevering ikke er kjent for alle som leverer ut opplysninger. 5. Merknader Det ble gitt følgende merknad under undersøkelsen: MERKNAD 1 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er basert på tradisjon, og gode relasjoner mellom fagpersoner. Derimot er disse rutinene i liten grad skriftlige. Matrikkelloven er ikke innarbeidet i noe internkontrollsystem. Kommentarer: Mangel på skrevne rutiner / sjekklister kan for tilfellet av nyansettelser eller langtidsfravær av fagperson i kommunen føre til avvik. Mangel på internkontrollsystem gjør det vanskelig for kommunen å oppdage at oppgaver ikke blir utført i tråd med lov og forskrift. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunens saksbehandling innenfor matrikkelloven har få skriftlige rutiner. Det er ikke laget internkontrollsystem for arbeid etter matrikkelloven. Kommunen har liten reell oppfølging av oppgaver som ikke blir utført. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling. ------------------------------ Intervjuer 9. mai 2012 6 personer ble intervjuet. ------------------------------ Sluttmøte 10. mai 2012 Oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 7
8
9
10
11
12 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Statens kartverks undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Retningslinje for utlevering av fra matrikkelen, versjon 1 datert 12.4.2011. 4. Stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser versjon 3.10.2011 5. Kommuneplan for Øksnes kommune 6. Årsrapport for Øksnes kommune 2011 7. Delegasjonsreglement vedtatt november 1996 8. Føring av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning 9. Samlet rapport restanser oppmåling mangelfulle matrikkelføringskrav 10. Beskrivelse av gjennomføring av grensejusteringssaker og føring av bygg 11. Saksmapper for saker vedr. oppretting av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning 12. Saksmapper for oppmålingsforretninger (alt. for grensejusteringssaker) 13. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument
13 VEDLEGG 3 Deltakere på Statens kartverk sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Øksnes kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Ola Matrin Karlsen Rådmann X X X Asbjørn Johansen Kommunalsjef X X X Einar Ellingsen Enhetsleder Tekniske tj./kom. Forv. X X Unni Berglund Landmåler og matrikkelfører X X X John Magnus Larsen Matrikkelfører X X X May Britt helgesen Kundetorget X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Statens kartverk deltok Sigurd Langeland og Audun Bruflot med sistnevnte som tilsynsleder.