Styresak Går til: Styremedlemmer Selskap: Helse Vest Dato skriven: 07.10.2004 Sakshandsamer: Hilde Christiansen Saka gjeld: Etablering av felles IKT-eining i Helse Vest Styresak 072/04 B Styremøte 20.10.2004 Bakgrunn Styret i Helse Vest RHF vedtok i styremøtet 03.11.2003, under sak 103/03B, å etablere ei regional IKT-eining. Vedtaket frå styremøtet er protokollert som følgjer: Vedtak (enstemmig): 1. Styret godkjenner regional IKT-strategi for Helse Vest. Styret understreker at ITsystemene i Helse Vest skal være enhetlig, funksjonelt og kommunikasjonsmessig. Styret ber om at det blir etablert en regional IT-enhet som organiseres som en enhet/avdeling under Helse Vest RHF. Styret ber administrerende direktør vurdere å organisere ITenheten som egen juridisk enhet på sikt. 2. Det skal etableres et styre for den regionale IT-enheten. Bruk av ekstern IT-kompetanse skal vurderes. Styret for IT-enheten rapporterer til administrerende direktør i Helse Vest RHF, styret i Helse Vest er øverste ansvarlige organ for IT i Helse Vest. 3. Regional IKT-strategi viser et innsparingspotensial på 30%, tilsvarende 64 MNOK +/- 10%. Styret ber om at det blir tilrettelagt for en finansieringsmodell som gjør det mulig å ta ut en gevinstrealisering på 64 MNOK, og at dette kan etterprøves. 4. Styret ber om å få saken tilbake før endelig etablering av ny regional IT-enhet. Det forutsettes at det gjennomføres drøftinger med organisasjonene i samsvar med Hovedavtalen, før endelig styrebehandling. Det har vore utført aktivitetar for å verifisere kost/nytte-analysen, sikre gevinstuttaket, tilrå korleis gevinstane skulle fordelast og lagd planar for å samordne og fase inn felles system. 1
Status og planar 1. Styrebehandling i helseføretaka Etablering av ei felles IKT-eining har blitt styrebehandla i helseføretaka fleire gonger. I perioden 29.09.04 til 18.10.04 vil alle helseføretaka behandla eit likelydande framlegg til vedtak. Sjå vedlagte døme til saksframlegg i Helse Bergen. (Vedlegg 1). Styra har vedteke framlegget med følgjande tillegg/kommentarar: Helse Fonna (29.09.04) Styret i Helse Fonna vedtek framlegg til vedtak i sak 069/04 med følgjande merknad: Styret i Helse Fonna ber om ei presisering av den utbyttemodellen som er foreslått i framlegget pkt 4. Styret vedtek med 8 mot 1 stemme følgjene merknad til saksfremlegget i sak 069/04: Styret i Helse Fonna rår til at ein ved etablering av ei felles IKT-eining gir kvart av helseforetaka styrerepresentasjon. Styrerepresentasjon kan evaluerast etter kvart. Helse Førde (30.09.04) Styret for Helse Førde HF slutta seg samrøystes til framlegg til vedtak. Helse Bergen (30.09.04) Styret for Helse Bergen HF slutta seg samrøystes til framlegg til vedtak, med fylgjande tillegg: Slik modellen er konstruert er det viktig at helseføretaka - som bestillarar - vert sterkt nok representert i det nye selskapet sitt styre. Helse Stavanger (13.10.04) Vil bli gjort greie for munnleg. Apoteka Vest (18.10.04) Vil bli gjort greie for munnleg. Med bakgrunn i tidlegare diskusjonar i styret i Helse Vest RHF vil ikkje Administrerande direktør foreslå endringar i styresamansetjinga i forhold til forslaget som er lagt fram for styret i helseføretaka og som er foreslått under punkt 5 i denne styresaka. Administrerande direktør vil likevel be styret merka seg innspela frå Helse Fonna HF og Helse Bergen HF. Styret bør såleis vurdera om dette kan imøtekommast til dømes med noko auka representasjon. 2
2. Verksemdsoverdraging og tilsetjingsforhold Medarbeidarar som arbeider med IKT-oppgåver skal overførast til den nye IKT-eininga, med unntak av dei som går inn i nyoppretta stillingar i bestillarfunksjonar i føretakene, totalt 14 stillingar. Overføringa av medarbeidarar frå dagens arbeidsgivar til den nye IKT-eininga er ei verksemdsoverdraging etter arbeidsmiljølova. Medarbeidarforhold og drøftingar med tillitsvalde blir utført i samsvar med gjeldande regelverk. Erik M. Hansen, tidlegare IT-direktør i Helse Bergen, er tilsett som IKT-direktør i Helse Vest frå 01.09.2004 for å ta til i stillinga som dagleg leiar i den nye eininga med verknad frå 01.11.2004. 3. Selskapsetablering og selskapsform Den nye IKT-eininga blir tilrådd etablert som eit AS. Det gir selskapet ein effektiv styringsmodell og eit styre som har ansvar for å utvikle selskapet vidare. Førebels namn for det nye selskapet er Helse Vest IKT AS. Helse Vest har vore budd på å etablera IKT-eininga som ein avdeling/divisjon til problema rundt eventuell meirverdiavgift på tenestene blei avklart. Vedlegg 2 inneheld ei utgreiing om korleis desse spørsmåla kan løysast. I denne utgreiinga blir det tilrådd å gjere ei felles registrering i avgiftsmanntalet der Helse Vest IKT AS saman med Helse Stavanger, Helse Fonna, Helse Bergen, Helse Førde og Vestlandsmat AS går inn som ei samla eining avgiftsmessig. Dette medfører at selskapet slepp å berekne utgåande meirverdiavgift. Apoteka Vest er p.t. registrerte for seg, så ei fellesregistrering med det nye IKT-selskapet gjeld ikkje Apoteka Vest. Konsekvensen av dette er at det må bereknast meirverdiavgift på dei tenestene som blir leverte til Apoteka Vest. Det har lite eller ingenting å seie økonomisk, for Apoteka Vest får frådrag for dette beløpet. I utgangspunktet må ein rekne med at eit aksjeselskap som tilbyr IT-tenester til helseføretak og andre mot vederlag, er skattepliktig. Fordi selskapet ikkje skal ha overskotsresultat som målsetjing, må ein gå ut frå at det ikkje kjem i skatteposisjon. Det vil raskt bli sett i verk ein prosess for å avklare dette spørsmålet med skattemyndigheitene. Vedlegg 2 inneheld også ei utgreiing om dette spørsmålet. 4. Vedtekter og styreinstruks Vedtekter er utforma (se sak 072/04). Utkast til styreinstruks er utforma og ligg ved (vedlegg 3). 3
5. Organisering inn i føretaksgruppa Helse Vest og styresamansetjing IKT-eininga vil gå inn i føretaksstrukturen i Helse Vest på same vis som helseføretaka. IKTeininga vil levere tenester som er sentrale for kjerneverksemda i helseføretaka. Helse Vest IKT AS blir eit 100% eigd selskap av Helse Vest RHF, og det oppstår derfor eit konsernforhold. Med tilvising til Aksjeloven og Helseforetaksloven inneber dette at morselskapet og dotterselskapet får visse rettar og plikter. Det er naturleg at styringsmodell og organisering av IKT-eininga følgjer dei same prinsipp som gjeld for føretaka. Organisering (rapporteringsliner) og samansetjing av styret er tidlegare drøfta i styret i Helse Vest RHF. Helse Vest sitt framlegg på samansetjinga av styret i IKT-eininga er at styret skal ha 5 aksjonærvalde representantar og to styremedlemmer som dei tilsette skal velje (lovpålagt). Dei 5 aksjonærvalde representantane har følgjande samansetjing: Styreleiar (adm.dir. frå Helse Vest) Éin styremedlem frå Helse Vest Éin styremedlem frå eit av helseføretaka (kundane) To eksterne styremedlemmer 6. Overtaking av eigedelar og plikter I samband med etableringa skal den nye IKT-eininga overta IKT-relaterte balansepostar (eigedelar, gjeld, etc.). Det er ein føresetnad at styra i dei enkelte helseføretaka gjer eit overordna vedtak om å overføre disse balansepostane til Helse Vest RHF som utbytte, noko som inneber følgjande: Nettoverdiane som er relaterte til IT-området i føretaka, og som det enkelte helseføretaket skal gi som utbytte til Helse Vest RHF, skal skytast inn som kapital i det nystifta aksjeselskapet. 01.11.2004 stiftar Helse Vest RHF aksjeselskapet med kontantinnskot (minimum 100 000 kroner med tillegg for kostnader). Når rekneskapen pr. 31.12.2004 blir lagt fram for helseføretaket, blir det lagt til grunn at styret i det enkelte helseføretaket foreslår for føretaksmøtet at Helse Vest RHF skal få eit utbytte som svarer til dei balanseførte verdiane på IT-området til føretaka. Det er gjort framlegg om at utdelinga skjer med verknad frå 01.01.2005. 4
Føretaksmøtet i det enkelte helseføretaket må vinteren/våren 2005 gjere endeleg vedtak om å dele ut utbyttet (overføring av IKT-relaterte balansepostar). Etter at (eller samtidig med at) føretaksmøta har vedteke at det skal delast ut utbytte frå helseføretaka (vinteren/våren 2005), må styret i Helse Vest IKT AS foreslå ei kapitalutviding som svarer til verdien på IT-området. Generalforsamlinga i Helse Vest IKT AS må vedta forslaget som styret har til kapitalutviding i aksjeselskapet. 7. Etablere bestillarfunksjonen Kvart føretak etablerer no bestillarfunksjonane. Helseføretaka, gjennom bestillarfunksjonane, skal framstå som kundar til IKT-eininga. Servicenivåavtalar skal kontraktsfestast mellom IKT-eininga og det enkelte helseføretak. Den regionale IKT-eininga og bestillarfunksjonane vil etablere et samarbeid basert på eit balansert partnarskap. Dette er ein føresetnad for at den nye IKT-eininga skal lukkast i sin leverandørrolle, og for at helseføretaka skal nå dei strategiske og operative mål på område der IKT er vesentlege understøttande faktorar. 8. Finansiering og budsjettering Kostnadene, inkl. lønn, for IKT-funksjonane for november og desember 2004 vil bli dekt av føretaka i samsvar med eksisterande planar og budsjetter. Dette betyr at føretaka sine utgifter for november og desember 2004 blir tilsvarande som ved ei vidareføring av drifta av ITavdelingane. Andre kostnader i det nye selskapet for november og desember blir dekt av avsette prosjektmidler. I samband med årsoppgjøret for 2004 må ein gjera ein avrekning mellom føretaka og IKT-eininga. Dette er ikkje ei ønska og optimal løysing, men ei løysing med bakgrunn i at desse problemstillingane ikkje er kvalitetssikra for fleire månader sidan samt ei løysing som føretaka sjølv ønskjer for 2004 for å sleppe krevjande endringar i føring av rekneskapet i slutten av eit rekneskapsår. Rammefinansiering blir lagt til grunn for 2005, med utgangspunkt i kostnadsnivået for 2004, med frådrag for dei innsparingane som er berekna å vere ein følgje av samorganiseringa i 2005. Føretaka får eit samla uttrekk i sine rammer som svarar til desse kostnadene. Kvart føretak vil sjølv budsjettera nytt brukarutstyr (PC, mm.). Dersom føretaka ønskjer utvida leveransar må dette budsjetterast særskilt. Investeringsbudsjettet for 2005 vil følgje den vanlege budsjettprosessen, der IKT-eininga vil budsjettera IKT-relaterte investeringar. Det blir arbeidd vidare med ein varig prisingsmodell der finansieringa av IKT-eininga vil bli basert på ein meir detaljert kostnadsbasert produkt- og tenesteprising. 5
Framlegg til vedtak 1. Styret i Helse Vest vedtar at det skal etablerast ei felles IKT-eining som eit aksjeselskap med namn Helse Vest IKT AS, som er eigd av Helse Vest RHF. Helse Vest IKT AS sine mål vil være: Hovudoppgåva til Helse Vest IKT AS skal vere å levere IKT-tenester til alle føretaka i Helse Vest. Servicenivåavtalar (SNA) som definerer tenester og nivået på tenestene, skal liggje til grunn for leveransane. I tillegg skal Helse Vest IKT AS levere tenester til ein ekstern helsemarknad når det er naturleg og det ikkje påverkar hovudoppgåva på ein negativ måte. Telefoni og signalsystem er på etableringstidspunktet ikkje ein del av tenestespekteret, med unntak av ein spesialavtale for Helse Bergen. I løpet av 2005 bør ein vurdere om det skal inkluderast for alle helseføretaka. Helse Vest IKT AS skal frå etableringstidspunktet vere hovudleverandør av IKTtenester til føretaksgruppa Helse Vest. 2. Dei tilsette i IT-avdelinga i alle helseføretaka som skal gå inn i den regionale IKTeininga blir overførte til Helse Vest IKT AS frå 01.11.2004. Overdraginga følgjer føresegnene i arbeidsmiljølova om verksemdsoverdraging. 3. Helseføretaka og Helse Vest IKT AS skal innan 01.11.2004 inngå ein servicenivåavtale om leveranse av IKT-tenester. 4. Styret i helseføretaka skal overfor føretaksmøtet i føretaka tilrå at Helse Vest RHF får eit utbytte som svarer til dei balanseførte verdiane på IT-området. Styrene i helseføretaka skal behandle dette i samband med godkjenninga av årsrekneskapen for 2004 og foreslå at utdelinga skjer med verknad frå 01.01.2005. 5. Kostnadene, inkl. lønn, for IKT-funksjonane for november og desember 2004 vil bli dekt av føretaka i samsvar med eksisterande planar og budsjetter. Andre kostnader i det nye selskapet for november og desember blir dekt av avsette prosjektmidler. I samband med årsoppgjøret for 2004 må ein gjera ein avrekning mellom føretaka og IKT-eininga. 6. Rammefinansiering blir lagt til grunn for 2005, med utgangspunkt i kostnadsnivået for 2004, med frådrag for dei innsparingane som er berekna å vere ein følgje av samorganiseringa i 2005. Føretaka får eit samla uttrekk i sine rammer som svarar til desse kostnadene. Apoteka Vest vert ikkje rammefinansiert og må derfor betale for tenestene. Kvart føretak vil sjølv budsjettera nytt brukarutstyr (PC, mm.). Dersom føretaka ønskjer utvida leveransar må dette budsjetterast særskilt. 6
7. Styresamansetting: Leiar: Representant/ar frå RHF: Representant/ar frå HF: Ekstern/e representant/ar: 2 representantar frå dei tilsette (Vald av og blant tilsette) 8. Helse Vest RHF yter innskott i selskapet tilsvarande kr. 500.000, som utgjer opningsbalansen. 9. Det vert gjennomført ei verksemdsoverdraging av tilsette frå føretaka. Vedlegg: Vedlegg 1: Notat frå PWC om merverdiavgifts-og skattespørsmål Vedlegg 2: Utkast til Styreinstruks Vedlegg 3: Stiftelsesdokument 7