Endelig rapport etter undersøkelse av Songdalen kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Songdalen kommune Saksnummer: 15/00121 Virksomhetens adresse: Songdalsvegen 53, 4645 Nodeland Tidsrom for undersøkelsen: 17. - 18. februar 2016 Kontaktperson i kommunen: Eyvind Danieldsen Fra Kartverket: AndersFekjær, leder Anders Østeraas Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende 3 avvik under undersøkelsen: Kommunen oppfyller ikke kravet til dokumentasjon av at rettighetsforhold er undersøkt i forbindelse med oppmålingsforretning. Kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning.
Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. 2 Det ble gitt 2 merknader ved dette tilsynet. I kommunen er det kun en person som fører bygningsinformasjon i matrikkelen, hvilket representerer en sårbarhet ved ev. ferieavvikling og sykefravær. Rutinene for forvaltning av matrikkelloven har mangler. Utarbeidet dato: 25. februar 2016 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Anders Østeraas Revisor under tilsynet i Songdalen kommune
3 Innhold 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 6 6. Gjennomføring... 6 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Songdalen kommune i perioden 17. 18. februar 2016. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Songdalen kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 1. desember 2015. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
3. Dokumentunderlag 5 Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende 3 avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oppfyller ikke kravet til dokumentasjon av at rettighetsforhold er undersøkt i forbindelse med oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 33, og matrikkelforskriften 27. Kommentar: Det skal foreligge erklæring fra landmåler om at grunnboka er undersøkt og at partene er spurt om det foreligger bruksretter og servitutter som er berørt av forretningen jf. matrikkelforskriften 27 første ledd bokstav d. Avviket bygger på følgende observasjoner: Sakene mangler erklæring fra landmåler om at grunnboka er undersøkt og at partene er blitt spurt om disse kjenner til bruksretter og servitutter for de berørte arealene. Dette ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 2 Kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for fullføring av ikke fullførte oppmålingsforretninger blir overholdt. Avvik fra: Matrikkelloven 6 og matrikkelforskriften 25. Kommentarer: Når det foreligger særlige grunner kan rekvirent søke om å få opprettet ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, jf. matrikkelforskriften 25 første ledd. Videre i 25 tredje ledd står det at før enheten blir opprettet, skal kommunen sette en frist for når oppmålingsforretningen skal være fullført, og det kan ikke settes lengre frist enn to år. Fra 1. januar 2016 er det i matrikkelforskriften 25 siste ledd innført mulighet for etter søknad fra rekvirent om å forlenge fristen for merking av grense med ytterligere 3 år.
6 Avviket bygger på følgende observasjoner: Under gjennomgang av sakene og intervjuene kom det fram at kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å benytte brukstilfellet: opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. Enhetene føres likevel i matrikkelen som fullført. Endelig merking skjer etter avtale med rekvirenten. Det går fram av intervjuene og rapport fra matrikkelen at for 6 av de ikke fullførte oppmålingsforretningene er fristen for fullføring passert. Dette ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 3 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. Kommentarer: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. I forskriften 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming i liten grad blir ført. Dette ble bekreftet i sluttmøtet 5. Merknad Det ble levert en merknad under dette tilsynet: MERKNAD 1 I kommunen er det kun en person som fører bygningsinformasjon i matrikkelen, hvilket representerer en sårbarhet ved ev. ferieavvikling og sykefravær. Kommentar: Når kommunen bare har en person som fører bygningsinformasjon i matrikkelen, blir organisasjonen sårbar ved ferieavvikling og evt. langtidsfravær. Merknaden bygger på følgende observasjon: Intervjuene avdekket at det er bare en person som fører bygningsinformasjon i matrikkelen.
MERKNAD 2 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven har mangler. 7 Kommentarer: Mangler i skrevne rutiner eller sjekklister kan for tilfellet av nyansettelser eller langtidsfravær av fagpersoner i kommunen føre til avvik. Videre ser vi at mangler i skrevne rutiner eller sjekklister kan være årsaken til at det er variabel kvalitet på dokumentasjon fra oppmålingsforretninger. Komplettering av formelle rutiner vil kunne gi en kvalitetssikret og ensartet saksbehandling. Mangler i skriftlige rutiner kan føre til avvik. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Gjennomgang av kommunens rutiner og intervjuene avdekket at kommunens saksbehandling innenfor matrikkelloven har et forbedringspotensial med hensyn til skriftlige rutiner. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 17. februar 2016 ble 6 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 18. februar 2016 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 8 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 12.11.2015 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart Songdalen kommune 6. Delegasjonsreglement for Songdalen kommune 7. Samarbeidsavtale mellom Songdalen og Søgne om oppgaver etter matrikkelloven datert 14. mars 2014 8. Rutinebeskrivelser for flere sakstyper etter matrikkelloven 9. Saksliste for oppmålingssaker 2015 10. Saksmapper for 2 oppmålingsforretninger og 3 grensejusteringssaker 11. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 12. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 13. Rapport fra matrikkelen om status på adressering
VEDLEGG 2 9 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Songdalen kommune under åpningsmøtet og slttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings Intervju Sluttmøte møte Intervju av Kjell A Kristiansen Rådmann X X Intervju av Stein Erik Watne Leder for Teknisk enhet X X X Intervju av Arne Kjell Brunes Leder for ressurs- og arealforvaltning (byggesak) X X X Intervju av Terje Nuland Intervju av Kim Bringsdal Intervju av Eyvind Danielsen Geodataansvarlig i Søgne. Søgne foretar oppmåling og matrikkelføring i Songdalen, samt seksjoneringer Landmåler og fører matrikkelen i Søgne og Songdalen. Er ansatt i Søgne Matrikkelfører og geodataansvarlig i Songdalen X X X X X X X X X Fra Kartverket deltok Anders Østeraas og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.