Rapportering av økonomidata til DBH Studentsamskipnader 23/11-16 Cecilie Hopland Jentoft, seniorrådgiver Kristin Gåsemyr, seksjonsleder NSD Norsk senter for forskningsdata Seksjon for statistikk om høgre utdanning og forskning
1.mars 2016: fra Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste NSD til
Prinsipper:
Prinsipper: - Institusjonene rapporterer data til DBH, Dimp - Institusjonene kontrollerer rapporterte tall selv - KD definerer fil - DBH rapporterer data i filen til KD
I 2016 rapporterte 20 studentsamskipnader til DBH Fra 2017: 14 studentsamskipnader som skal rapportere Antall universiteter og høgskoler: 65 Antall fagskoler: 85 I tillegg SIU og NOKUT Rapporteringsfrist: Årsregnskap innen 1. mai
20 samskipnader som rapporterte i mai i år: Norges arktiske studentsamskipnad Studentsamskipnaden for Sunnmøre Studentsamskipnaden i Agder Studentsamskipnaden i Bergen Studentsamskipnaden i Buskerud og Vestfold Studentsamskipnaden i Harstad Studentsamskipnaden i Hedmark Studentsamskipnaden i Indre Finnmark Studentsamskipnaden i Molde Studentsamskipnaden i Nesna Studentsamskipnaden i Nordland Studentsamskipnaden i Nord-Trøndelag Studentsamskipnaden i Oppland Studentsamskipnaden i Oslo og Akershus Studentsamskipnaden i Sogn og Fjordane Studentsamskipnaden i Stavanger Studentsamskipnaden i Telemark Studentsamskipnaden i Trondheim Studentsamskipnaden i Østfold Studentsamskipnaden i Ås Studentsamskipnaden Stord/Haugesund
Gyldige studentsamskipnader fra 1. januar 2017 Namn Norges arktiske studentsamskipnad Studentsamskipnaden for Sunnmøre Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge Nord studentsamskipnad Studentsamskipnaden i Oslo og Akershus Studentsamskipnaden i Gjøvik, Ålesund og Trondheim Studentsamskipnaden i Agder Studentsamskipnaden i Indre Finnmark Studentsamskipnaden i Molde Studentsamskipnaden i Stavanger Studentsamskipnaden i Østfold Studentsamskipnaden i Ås Studentsamskipnaden på Vestlandet Studentsamskipnaden i Innlandet Kommentar Samanslåing av Studentsamskipnaden i Finnmark og Studentsamskipnaden i Tromsø 1. januar 2014. Frå og med 1. juli 2015 er også Studentsamskipnaden i Harstad innlemma i denne. Frå og med 1. januar 2016 er Studentsamskipnaden i Nordland, avd. Narvik også innlemma. Avdeling Ålesund slått saman med Studentsamskipnaden i Trondheim f.o.m. 1. januar 2016. Samanslåing av Studentsamskipnaden i Buskerud og Studentsamskipnaden i Vestfold 1. januar 2015 med navnet Studentsamskipnaden i Buskerud og Vestfold. Frå og med 1. januar 2016 er også Studentsamskipnaden i Telemark innlemma i denne. Nytt navn er Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge. Samanslåing av Studentsamskipnaden i Narvik og Studentsamskipnaden i Bodø 1. januar 2013 med navnet Studentsamskipnaden i Nordland. 1. januar 2016 er avdelingen i Narvik innlemma i Norges arktiske studentsamskipnad, og avdelingen i Bodø er slått saman med Studentsamskipnaden i Nesna og Studentsamskipnaden i Nord-Trøndelag. Nytt navn er Nord studentsamskipnad. Samanslåing av Oslo og Akershushøgskolenes studentsamskipnad og Studentsamskipnaden i Oslo 1. januar 2011. Frå og med 1. januar 2016 er Studentsamskipnaden i Oppland, avd. Gjøvik, samt Studentsamskipnaden for Sunnmøre, avd. Ålesund innlemma i denne. Tilknytta Samisk høgskole. Samanslåing av Studentsamskipnaden i Bergen, Studentsamskipnaden i Sogn og Fjordane og Studentsamskipnaden Stord/Haugesund frå og med 1. januar 2017. Samanslåing av Studentsamskipnaden i Oppland og Studentsamskipnaden i Hedmark frå og med 1. januar 2017.
Rapportering studentsamskipnadene Hva: Regnskap og nøkkeltall (årsrapport) Hyppighet: 1 gang i året Frist: Årsrapport 2016 innen 1. mai 2017 Format: Excel, fastlagt maloppsett Hvor brukes data: DBH setter opp samlerapport til KD
Om maleoppsettet Lastes ned fra DBHs hjemmeside http://dbh.nsd.uib.no/dokumentasjon/rapporteringskrav - Får epost når malen er tilgjengelig på siden Bruk siste maloppsett og følge det nøyaktig!
Oppbyggingen av maloppsettet (Regnskaps)post Kolonneoverskrift Referansekode Arkfane Datakolonne Referansekolonne
Utfordringer Maloppsettet er ikke fulgt: Lagt til egne linjer Brukt tidligere maloppsett Ikke alle beløp er i hele 1 000 Ikke samsvar mellom regnskapet og noteopplysninger Sumlinjen stemmer ikke med tilhørende poster Får ikke tak i den som har levert
Hvorfor må maloppsettet følges? Automatisk innlesing av data til databasen Rigid innlesingsalgoritme som forutsetter at maloppsettet er fulgt for korrekt innlesing av data. Data sammenstilles og kvalitetssikres Automatiske kontroller som forutsetter korrekt innleste data ved levering.
Eksempel på innlesing Algoritme for å finne: Arbeidsgiveravgift for morselskapet pr 31.12.2016 1. Finne arkfanen: Note 2 2. Finne kolonneoverskriften: DBH-Referanse 3. Finne referansekoden: N2.012 4. Finne datakolonneoverskriften: Morselskap 31.12.2016 4. 2. 3. 1.
Husk derfor Oppsettet i oppgjørspakken må ha korrekte: Arkfanenavn Kolonneoverskrifter Referansekoder Datamaskiner klarer ikke å fange opp nyanser, alt er enten likt eller ulikt!
Hva kontrolleres Regnskapet er fullstendig og konsistent Alt som er obligatorisk å fylle ut, er utfyllt. Samsvar mellom opplysningene i resultatog balanseregnskapet, og tilhørende noteopplysninger mv. Sumlinjene i regnskap og noter stemmer.
Hvorfor gjør vi dette Bedre datakvalitet: Avdekke feil og mangler tidligere. Bedre nyttiggjøring: Letter arbeidet med å lage tidsserier og analyser. Bedre dokumentasjon: Mulig for andre å forstå hva ulike data omfatter.
Minner om at Rapporteringen er ikke fullstendig, før status er satt til: Publisert. Ved behov for hjelp, ta kontakt på e-post: dbh@nsd.no