. KomRev Trøndelag IKS PROSPEKT.......... Etablering av et interkommunalt selskap for kommunal revisjon i Nord-Trøndelag Et kommunalt forankret revisjonsselskap med: høy kompetanse høy kvalitet på tjenestene nærhet til kommunene lave kostnader
. Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 2 Invitasjon til stiftelse av selskapet... 3 Innledning... 4 Bakgrunnen for prosessen... 4 Utredning av en fylkesenhet... 4 Høring... 4 Begrunnelse for etablering av en fylkesenhet... 5 Kompetanse... 5 Kapasitet... 5 Revisors uavhengighet... 5 Effektivitet... 5 Oppsummert... 6 Produkter... 6 Lovpålagte oppgaver... 6 Ikke lovpålagte oppgaver... 6 Andre oppdrag... 6 Organisering og selskapsform... 6 Økonomi... 7 Generelt... 7 Egenkapital/deltakerinnskudd... 7 Driftskostnader... 7 Ansattes rettigheter... 8 Vedlegg... 8 1. Selskapsavtale for KomRev Trøndelag IKS... 8 2. Utkast til budsjett for 2004 og økonomiplan 2005 2007... 8 3. Forslag til samarbeidsavtale... 8 4. Forslag til saksframlegg... 8 5. Utredningsgruppens rapport av 5. mai 2003... 8 2
Invitasjon til stiftelse av selskapet I dette prospektet inviteres kommunene og fylkeskommunen til etablering av et interkommunalt selskap for kommunal revisjon Selskapet skal: KomRev Trøndelag IKS bygge på en desentralisert struktur som gir revisor nærhet til kommunene gjennom spesialisering og utnyttelse av stordriftsfordeler gi bedre kvalitet og effektivitet i tjenestene i løpet av etableringsperioden, 3 år, gjennomføre en kostnadsreduksjon på ca 20%. Stiftelsesmøtet er planlagt til 21. juni 2004. Det forutsettes at en valgkomité har gjort et arbeid på forhånd slik at valg av styre kan gjennomføres i samsvar med selskapsavtalen. Kommunene i hvert revisjonsdistrikt samt fylkeskommunen utpeker en representant hver til valgkomité. KS i Nord-Trøndelag tar initiativ til at valgkomiteen kommer i arbeid. Styret bør snares mulig igangsette prosessen med tilsetting av daglig leder. Det forutsettes at revisjonen for regnskapsåret 2004 gjennomføres av det nye selskapet. Som et tilbud til kommunene er det laget et utkast til saksframlegg i saken. Dette følger som vedlegg 4. 3
. Innledning Bakgrunnen for prosessen I 2002 nedsatte KS en arbeidsgruppe som fikk i mandat å kartlegge interessen for en omorganisering av den kommunale revisjonen og forberede etableringen av en eventuell landsdekkende enhet for kommunal revisjon. Arbeidsgruppen (som besto av ordførere og andre sentrale politikere fra hele landet) sier i sin anbefaling at den slutter seg til departementets vurdering av at dagens revisjonsenheter er for små til å møte framtidens utfordringer. Kravet om å få økonomisk utnyttelse av spisskompetanse, utvikling av revisjonsmetoder og IKT-løsninger taler for etablering av store enheter. Arbeidsgruppen anbefaler etablering av fylkesvise/ store regionale selskap, da en landsdekkende enhet vil kunne skape for stor avstand mellom revisjon og den enkelte kommune. Som et resultat av og dels parallelt med - dette arbeidet ble det mange steder i landet igangsatt arbeid med etablering av fylkesvise/store revisjonsenheter. De fylkene som har kommet lengst er Telemark, hvor en fylkesenhet for kommunal revisjon ble etablert fra 01.07.03 og Troms hvor en stor regional enhet er etablert fra 01.01.04. Utredning av en fylkesenhet I Nord-Trøndelag ble det på høstkonferansen 2002 i KS i fylket vedtatt å igangsette utredning av en mulig fylkesenhet for kommunal revisjon. Styret for KS Nord- Trøndelag oppnevnte en politisk styringsgruppe og to utredningsgrupper. Gruppen som utredet omfanget av en revisjonsenhet i fylke (kommunene og fylkeskommunen) sett ut fra minimumsbehovet i henhold til lovverket, avga rapport til styringsgruppen den 5. mai 2003. Gruppen foreslo at det så snart som mulig i 2003 ble etablert et IKS for kommunal revisjon i Nord-Trøndelag, og at den nye enheten skulle ha avdelinger i Levanger, Steinkjer, Grong og Namsos. Etter utredningsgruppens vurdering ligger det et effektiviseringspotensiale i å etablere en fylkesenhet for kommunal revisjon. Riktig prinsipp for kostnadsfordeling i den nye enheten vil, ifølge utredningsgruppen, være medgått tid til revisjon. Utgangspunktet er at timeprisen for revisjon skal være den samme for alle kommunene uavhengig av beliggenhet og folketall. Ettersom de fleste revisjonsdistriktene i dag bruker folketall som et viktig kriterium for kostnadsfordeling, betyr endret prinsipp at effektivitetsgevinsten er størst for de store kommunene. Gevinsten for alle kommunene vil være at de er sikret tilgang på et større og bredere faglig nettverk med nødvendig lokalkunnskap. Utredningsgruppen foreslo at den nye enheten for kommunal revisjon gis 3 år til å gjennomføre omorganiseringen og realisere gevinsten. Etter denne etableringsfasen kan kommunene gå ut av selskapet med den ordinære varslingsfristen på 1 år. Høring Rapporten, med økonomiplan, forslag til selskapsavtale m.v., ble sendt på høring i kommunene i begynnelsen av juni 2003, med høringsfrist 10. september. Samtlige kommuner og fylkeskommunen ga høringsuttalelse og stilte seg positive til at det ble etablert en fylkesenhet for kommunal revisjon. De fleste kommunestyrene og fylkestinget vedtok at kommunen skulle delta i selskapet. Mange kommuner hadde kommentarer/ innvendinger til medgått tid som fordelingskriterium for kostnader, da dette prinsippet ikke gir noen økonomisk gevinst av betydning for småkommunene. Fra 6 av kommunene i Indre Namdal ble det satt som betingelse at avdelingskontoret på Grong blir opprettholdt med tilstrekkelig bemanning, mens samtlige 7 kommuner i distriktet stilte krav om at selskapsavtalen utformes slik at Indre Namdal sikres 4
minimum 1 representant med vara i styret. 1 kommune hadde innvendinger mot en bindingstid i etableringsfasen på 3 år, og en forutsatte at nedbemanningen skjer raskere enn forutsatt i utredningen. Et par kommuner hadde også innvending mot at inventar og utstyr skulle overdras til den nye enheten vederlagsfritt. Med utgangspunkt i høringene fattet styret for KS Nord-Trøndelag vedtak om at KS tar ansvar for at det etableres et interkommunalt selskap for kommunal revisjon i fylket. Dette arbeidet er blitt forsinket i påvente av en avklaring av fylkeskommunens deltakelse. Leder for KS Nord-Trøndelag, Bjørn Skjelstad, har sammen med rådmann Ola Stene og revisjonssjefene Sissel Mikalsen og Tove Melgård forberedt saken. Begrunnelse for etablering av en fylkesenhet Kompetanse Kommunal og fylkeskommunal revisjon i Norge står ved et veiskille. Stortingets vedtak om åpning for konkurranseutsetting av kommunal revisjon fra 1. juli 2004 er en del av dette bildet. Like viktig er de samfunnsmessige endringene og den teknologiske utviklingen som skjer. Kommunal sektor er i stadig endring med hensyn til organisering, rammebetingelser/økonomi og lovverk/reformer. Endringstakten er høy, og det er sterk fokus på effektivisering. Kommunal revisjon skal dekke et bredt fagspekter, og bør være i forkant av utviklingen. Selv om revisjonsenhetene i dag har et tilstrekkelig fagmiljø, er de for små og sårbare - til å møte framtidens utfordringer. Dette forsterkes av at revisjonsenhetene som i dag har et tett faglig samarbeid, fra 1. juli 2004 ikke lengre vil være kolleger, men konkurrenter. Kapasitet Revisjonsdistriktene har i dag 26 årsverk. I tillegg kommer fylkesrevisjonen med 7 årsverk. Fra 1. juli 2004 er kommunal revisjon ikke lengre valgbar til revisjonen av skatteregnskapet og sekretariattjenesten til kontrollutvalgene. Til disse oppgavene bruker revisjonsdistriktene i dag til sammen 3,5 årsverk. Etter en etablerings/ omorganiseringsfase på 3 år er det beregnet en minimumsbemanning på 17 årsverk (ekskl. fylkesrevisjonen) til fylkesenheten. For fylkeskommunen er det ikke lagt inn noen bemanningsreduksjon i etableringsfasen, ut over det som følger av overføring til sekretariatfunksjonen. Minimumsbemanningen skal være tilstrekkelig til å dekke selskapets faglige behov. I dette ligger også en bedre mulighet til faglig spesialisering, og redusert sårbarhet ved fravær eller skifte i personale. Revisors uavhengighet Uavhengighet og objektivitet er grunnleggende i enhver tilsyns- og kontrollinstans. I en fylkesenhet blir det flere ansatte å støtte seg på, og hver kommune utgjør en mindre andel av de samlede oppdrag. Med flere ansatte og bredere/sterkere samlet kompetanse vil det styrke revisors uavhengighet og bidra til tillit til revisors arbeid. Et større arbeidsmiljø og sterkere fagmiljø vil vanligvis gi en mer attraktiv arbeidsplass med større utviklingsmuligheter og varierte arbeidsoppgaver enn i et lite miljø, og bør være positivt i en rekrutteringssituasjon. Effektivitet Det er for tiden sterkt fokus og store forventinger om effektivisering på alle områder og nivåer innen kommunal sektor. For å takle kravene om effektivitet og samtidig være faglig oppdatert gjennomfører dagens revisjonsenheter en utstrakt 5
. bruk av spesialisering, noe som igjen gjør enhetene sårbare. En fylkesenhet vil kunne gjennomføre en sterkere faglig spesialisering, og gi både økt effektivitet og samtidig opprettholde en høy faglig kvalitet på arbeidet. I tillegg vil det være mulig å oppnå stordriftsfordeler ved felles IKT-løsninger, felles metodikk og plansystem, felles administrative løsninger, og ikke minst gjenbruk av kompetanse. Oppsummert Et sterkt fagmiljø, som gir mindre sårbarhet, og en mer effektiv utnyttelse av ressursene - det blir konsekvensen av etableringen av KomRev Trøndelag IKS. På denne måten vil kommunene sikre at det i framtiden finnes en kommunal revisjon, som kan være et reelt alternativ til de store private revisjonsselskapene. Produkter Lovpålagte oppgaver KomRev Trøndelag IKS skal utføre de lovpålagte revisjonsoppgavene for deltakerne. Dette inkluderer regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og diverse særattestasjoner. I utredningsgruppens rapport av 05.05.03 kap 5 er det foretatt en nærmere vurdering av minimumsrevisjon på områdene. For nærmere detaljer vises til denne, vedlegg 5. Ikke lovpålagte oppgaver KomRev Trøndelag IKS kan utføre rådgivning og andre tjenester for deltakerne så langt dette ikke kommer i konflikt med revisors uavhengighet. Dette kan for eksempel være tolkninger av regelverk/bestemmelser, regnskaps-/økonomispørsmål, innspill i forbindelse med innføring av nye systemer og rutiner eller lignende. I beregningen av minimumsrevisjon er det inkludert noen timer til rådgivning. Som eksempel på andre aktuelle oppgaver/tjenester kan nevnes bistand fra revisor i forbindelse med mistanke om misligheter. Andre oppdrag I tillegg til revisjon av kommunene, kommunale foretak, overformynderi og pasient- og beboerregnskap, som dekkes av det honoraret som kommunen betaler til revisjonen, utfører dagens revisjonsdistrikter revisjon av andre oppdrag som har tilknytning til kommunene. Dette er fjellstyrer, kirkelige fellesråd og menighetsråd, en mengde legater, stiftelser og interkommunale selskaper. Noen av distriktene reviderer kommunale aksjeselskaper etter dispensasjon fra Kredittilsynet. Dette er oppdrag som kan utføres av KomRev Trøndelag IKS. Her kan det også ligge et potensiale for flere oppdrag på sikt. Organisering og selskapsform Fylkesenheten bør være organisert med mest mulig flat og fleksibel struktur. Eiere skal være kommuner og fylkeskommunen. Fylkesenheten foreslås organisert som et interkommunalt selskap (IKS) etter lov om interkommunale selskaper av 29. januar 6
1999. Dette er også den organisasjonsform som er valgt andre steder i landet til større revisjonsenheter. KomRev Trøndelag IKS vil få følgende styringsorganer: Representantskapet hvor samtlige deltakere er representert Et styre på 5 medlemmer. Styret velges med en funksjonstid på 2 år. De ansatte får en representant med tale - og forslagsrett. For nærmere detaljer vises til selskapsavtalen, vedlegg 1. Den nærmere organisering av selskapet, herunder avdelingsstruktur og lokalisering av funksjoner, vil være et ansvar for styringsorganene, men det legges til grunn at hensynet til nærhet til kommunene blir ivaretatt gjennom etablering av avdelingskontor og/eller oppmøtesteder, slik det er skissert i utredningsgruppens rapport. Hovedkontoret legges til Steinkjer. Økonomi Generelt Selskapet må ha et forsvarlig økonomisk grunnlag og en viss grad av langsiktighet. Dette forutsetter innbetaling av egenkapital fra deltakerne. I tillegg må selskapet ha en rammeavtale om revisjonstjenester med deltakerne med varighet på 3 år fra 1. juli 2004, jf forslag til samarbeidsavtale vedlegg 3. KomRev Trøndelag IKS skal ikke ha erverv som formål, men skal drive til selvkost. Selskapet må likevel ha mulighet til å bygge opp en egenkapital som er tilstrekkelig til å dekke 6 måneders drift. Egenkapital/deltakerinnskudd Etableringskostnader til det nye selskapet er beregnet til ca kr 600 000. Dette dekkes av deltakerinnskuddene på til sammen kr 1 200 000. Innskuddene er basert på eierandeler i forhold til folketall, se selskapsavtale vedlegg 1. Inventar og utstyr overføres vederlagsfritt. Ingen av dagens revisjonsdistrikter har inventar og utstyr av nyere dato og/eller som kan antas å ha en salgsverdi av betydning, mens bruksverdien kan være stor. Det vil dessuten fortsatt være kommunene, som deltaker i IKSet, som eier inventaret/utstyret. Driftskostnader Driftskostnadene dekkes ved at kommunenes andel betales forskuddsvis hvert halvår. Fordelingsprinsipp for kostnadene blir medgått tid, men slik at deltakerne betaler det samme for en time revisjonstjeneste uavhengig av beliggenhet og folketall. Dette innebærer at reisetid og reisekostnader fordeles likt på kommunene. I etableringsperioden (fra juni 2004 til juli 2007) gjennomfører selskapet nedbemanning i tråd med utredningsgruppens rapport. Dette tilsvarer ca 20% reduksjon i forhold til dagens kostnadsnivå i tillegg til fradrag for dagens ressursbruk til sekretariattjeneste og skatteregnskap. 7
. For 2004 overtar selskapet en forholdmessig andel av distriktenes og fylkesrevisjonens budsjett for året. Fra og med 2005 må selskapet starte på en tilpasning til prinsippet om medgått tid som fordelingsprinsipp, slik at dette fullt ut er gjennomført i 2007. De styrende organer må ta endelig stilling til budsjett og økonomiplan. Det er en forutsetning at alle kommunene skal ta del i effektiviseringsgevinsten. Utkast til budsjett for 2. halvår 2004 samt økonomiplan for perioden 2005 2007 følger som vedlegg 2. Ansattes rettigheter Etableringen av KomRev Trøndelag IKS og overføring av oppgaver fra dagens revisjonsenheter vil bli å betrakte som virksomhetsoverdragelse, jf Arbeidsmiljølovens kap XII A. I henhold til dette vil alle ansatte i dagens revisjonsenheter bli sikret ansettelse i det nye selskapet. Det innebærer at avtalte og individuelle rettigheter etter arbeidsavtalen og arbeidsforholdet vil bli overført til ny arbeidsgiver. Det må tas forbehold dersom ikke alle kommuner vil delta i selskapet. En forholdsmessig andel av de ansatte vil da kunne bli trukket ut og ikke overført til selskapet. Styrende organer i det nye selskapet vil ha ansvaret for formelle drøftinger og forhandlinger med arbeidstakernes fagorganisasjoner med hjemmel i avtaleverket. Vedlegg 1. Selskapsavtale for KomRev Trøndelag IKS 2. Utkast til budsjett for 2004 og økonomiplan 2005 2007 3. Forslag til samarbeidsavtale 4. Forslag til saksframlegg 5. Utredningsgruppens rapport av 5. mai 2003 8