Vekselbanken Voss Veksel- og Landmandsbank ASA Generalforsamling i Voss Veksel- og Landmandsbank ASA Park Hotel Vossevangen onsdag 13. april 2011 kl. 17.30 Registrering og enkel servering frå kl. 16.30 Sakliste: 1. Registrering 2. Val av møtestyrar 3. Orientering om årsrekneskapen for 2010 4. Godkjenning av årsrekneskapen og årsmeldinga, medrekna utdeling av utbytte 5. Val i samsvar med vedtektene 8-4 6. Fornying av fullmakt til kjøp av eigne aksjar 7. Fastsetjing av retningsliner for valnemnd til generalforsamlinga Formann i representantskapet, Lars Even Lemme, leiar møtet fram til det er vald møtestyrar. Med atterhald om godkjenning frå generalforsamlinga vil utbytte for 2010, kr 52,- pr. aksje, verta sendt til dei som står registrerte som aksjeeigarar pr. 13. april 2011. Banken sine aksjar vert notert ex-utbytte pr. 14.04.11. Valnemnda si innstilling under pkt. 5 og framlegg til vedtak under pkt. 6 og 7 i saklista, sjå vedlegg. Aksjonærar som ynskjer å møta i generalforsamlinga må seinast fredag 08.04.11 melda seg til banken. Bruk vedlagde påmeldingsskjema/fullmaktsblankett. Voss, 21. mars 2011 Lars Even Lemme Formann i representantskapet
Sak 5: Val i samsvar med vedtektene 8-4 Val av 5 medlemer til representantskapet for 2 år. På val står: Arnstein Bjørke, Lars Even Lemme, Randi Kirsten Flatlandsmo Røthe, Ingjerd Skogseid og Grete Marie Vikan Valnemnda sitt framlegg: Attval på: Forleggar Arnstein Bjørke, fødd 1968, busett i Bergen, arbeidsplass Fagbokforlaget Vigmostad & Bjørke AS, fyrste gong innvald som medlem i representantskapet i 2005. Gardbrukar Lars Even Lemme, fødd 1955, busett på Voss, arbeidsplass Tide (permisjon, og jobbar som heisførar i Voss Fjellandsby), fyrste gong innvald som medlem i representantskapet i 2003. Nestformann i representantskapet frå 2005 til 2010 og formann frå 2010. Bioingeniør Randi Kirsten Flatlandsmo Røthe, fødd 1956, busett på Voss, arbeidsplass Voss sjukehus, fyrste gong innvald som medlem i representantskapet i 2008. Dr. scient Ingjerd Skogseid, fødd 1965, busett på Voss, arbeidsplass Vestlandsforskning, fyrste gong innvald som medlem i representantskapet i 2009. Nestformann i representantskapet frå 2010. Dagleg leiar Grete Marie Vikan, fødd 1943, busett på Voss, pensjonist, fyrste gong innvald som medlem i representantskapet i 2004. Val av valnemnd til generalforsamlinga i 2012. Valnemnda til generalforsamlinga i 2011 har vore: Astrid Kløve-Graue (formann), Arne Kjell Skeie og Anders Ullestad. Arne Kjell Skeie ynskjer ikkje attval. Valnemnda sitt framlegg: Attval på: Disponent / tidlegare styreformann Astrid Kløve-Graue, som formann. Bokhandlar / tidlegare varaformann i styret Anders Ullestad, som medlem. Og som ny: Kjøpmann / tidlegare representantskapsmedlem Olav Loven, som medlem.
Sak 6: Fornying av fullmakt til kjøp av eigne aksjar Etter møte 23.02.11 ber representantskapet i Voss Veksel- og Landmandsbank ASA om at generalforsamlinga fattar fylgjande vedtak: Generalforsamlinga i Voss Veksel- og Landmandsbank ASA fornyar hermed styret si fullmakt til å kjøpa eigne aksjar i Voss Veksel- og Landmandsbank ASA med pålydande inntil kr. 95.000,- fordelt på 950 aksjar, tilsvarande 1% av aksjekapitalen. Det lægste og høgste beløp som kan betalast for aksjane skal vera høvesvis kr 1.500,- og kr 3.000,-. Styret i Voss Veksel- og Landmandsbank ASA står fritt innanfor denne fullmakta til å kjøpa og selja aksjar på den måten styret finn best. Fullmakta er gyldig fram til neste ordinære generalforsamling. Sak 7: Fastsetjing av retningsliner for valnemnd til generalforsamling Det har vore eit ynskje om retningsliner for arbeid i valnemnda. Administrasjonen har med utgangspunkt i banken sine vedtekter og Norsk anbefaling om selskapsstyring og selskapsledelse (NEUS), utarbeidd framlegg til retningsliner for valnemnda. Administrasjonen ber generalforsamlinga vedta vedlagde Retningsliner for valnemnd til generalforsamlinga i Voss Veksel- og Landmandsbank ASA. Retningsliner for valnemnd til generalforsamlinga i Voss Veksel- og Landmandsbank ASA. Voss Veksel- og Landmandsbank ASA er ein børsnotert forretningsbank med hovudkontor på Voss. Banken sin strategi er å vera ein sjølvstendig bank med spreidd eigarskap og sterk lokal forankring i tråd med tradisjonane i meir enn 100 år. Valnemnda skal ved framlegg på kandidatar til ulike verv leggja særleg vekt på at kandidatane har god forståing for oppgåvene, at kandidatane er kvalifiserte og at dei ynskjer å halda fast på Vekselbanken sin eigenart. I samsvar med banken sine vedtekter skal valnemnd for generalforsamlinga gjera framlegg om aksjonærvalde medlemer og varamedlemer til banken sitt representantskap, kontrollnemnd samt ny valnemnd. 1. Sakshandsamingsreglar for nemnda 1.1. Administrasjonen kallar valnemnda inn til eit fyrste orienteringsmøte innan 15. januar kvart år for å setja nemnda i arbeid, og gje melding om når nemnda si innstilling må vera klar. 1.2. Valnemnda skal utføra sine oppgåver i tråd med Norsk anbefaling om selskapsstyring og selskapsledelse (NEUS), jfr. pkt 7. 1.3. Andre møte i valnemnda vert haldne etter innkalling frå nemnda sin formann. Kvart enkelt medlem av valnemnda kan krevja at det vert innkalla til møte med handsaming av konkrete saker oppgjeve ved innkalling.
2. Godtgjersle 1.4. Innkallinga til møte skal innehalda tid og stad. Medlemer som ikkje kan møta, skal straks gje formann i nemnda melding om dette. 1.5. Formann i valnemnda vurderer om det skal haldast fysisk møte, eller om møte kan haldast på anna måte, til dømes som telefonmøte. Om eit av medlemene i valnemnda krev det, skal det haldast fysisk møte. 1.6. I arbeidet med å finna kandidatar til dei ulike verva, kan valnemnda kontakta styret sine medlemer, banken sin administrasjon og/eller andre etter eige ynskje/behov. Styret sin formann og banksjef skal, utan røysterett, innkallast til minst eit møte i valnemnda før valnemnda gjev si endelege innstilling. 1.7. Det skal førast protokoll frå møta i valnemnda, som skal underskrivast av dei som var til stades. Protokollen skal førast av eit av medlemene i valnemnda, eventuelt av oppnemnd sekretær for nemnda. 1.8. Ved utarbeiding av framlegg, skal heile valnemnda skriva under innstillinga. 1.9. Kandidatar som vert innstilte frå valnemnda si side skal vera førespurde på førehand om dei er viljuge til å ta på seg slikt verv, og at dei har tid til vervet. Førespurde kandidatar skal informerast om omfang og ansvar samt rettar og plikter ved vervet. 1.10. Valnemnda si innstilling skal grunngjevast, og skal innehalda relevant informasjon om kandidatane. Relevant informasjon er blant anna: namn, alder, adresse, formell kompetanse/realkompetanse, opplysningar om eventuell tilknyting til banken og andre vesentlege tillitsverv. Valnemnda i banken skal informera dei føreslegne kandidatane om at tillitsvervet er eit personleg verv med personleg ansvar. 1.11. Er valnemnda ikkje samd, skal eventuelle dissensar gå fram av innstillinga. Dersom mindretalet i valnemnda ynskjer å føreslå eigne kandidatar, skal dette gå fram av innstillinga. 2.1. Representantskapet i banken fastset godtgjersle til medlemene i valnemnda etter innstilling frå styret i banken. Påkomne kostnader for valnemnda vert betalt av banken. 3. Valnemnda sine oppgåver 3.1. Valnemnda skal førebu og fremje forslag til dei vala som går fram av banken sine vedtekter 8-4. 3.2. Valnemnda skal syta for at samansetjinga i banken sine organ er i tråd med banken sine vedtekter og dei lover og reglar som til ei kvar tid gjeld. I tillegg skal valnemnda ta omsyn til kjønn, alder og at kandidatane som vert fremja er uavhengige i forhold til banken sin administrasjon. 3.3. Valnemnda skal syta for utfylte skjema med personopplysningar saman med opplysningar om formell og real kompetanse på føreslegne kandidatar. Skjema vert oppbevarte i banken.
4. Handsaming av valnemnda si innstilling. 4.1. Valnemnda si innstilling skal sendast ut i lag med innkalling til generalforsamling. 4.2. Formannen i valnemnda, eller den som valnemnda peikar ut, skal på generalforsamlinga presentera valnemnda si innstilling saman med oversyn over valnemnda sitt arbeid og grunngjeving for innstillinga. 5. Særlege reglar for innstilling til medlemer og varamedlemer i representantskapet. 5.1. I samsvar med banken sine vedtekter 8-4, 2. punktum skal valnemnda fremja forslag på medlemer og varamedlemer blant banken sine aksjeeigarar. 5.2. I samsvar med banken sine vedtekter 4-1 skal representantskapet vera allsidig samansett, og m.a. ha medlemer frå ulike distrikt og næringar som banken har med å gjera. 5.3. Innstilling på varamedlemer skal vera i prioritert rekkefylgje. 6. Særlege reglar for innstilling til medlemer og varamedlemer i kontrollnemnda. 6.1. I samsvar med banken sine vedtekter 7-1 skal kontrollnemnda ha 3 medlemer og 2 varamedlemer. 6.2. Medlemer og varamedlemer i kontrollnemnda må fylla vilkåra for val til representantskapet. 6.3. Eit av medlema i kontrollnemnda må tilfredsstilla dei krav ein set til domarar etter lov om domstolane av 13. august 1915, 54, andre stykket, og dette medlemet skal godkjennast av Finanstilsynet. 6.4. 7-1 i banken sine vedtekter listar også opp spesifikke krav til kven som ikkje kan veljast som medlem i kontrollnemnda, og valnemnda må i si innstilling ta omsyn til dette. 6.5. Kontrollnemnda sin formann skal veljast separat. Valnemnda skal fremja forslag på denne før resten av medlemene. 6.6. Innstilling på varamedlemer skal vera i prioritert rekkefylgje. 7. Særlege reglar for innstilling til ny valnemnd for generalforsamlinga. 7.1. Valnemnda for generalforsamlinga skal koma med framlegg på formann og medlemer til ny valnemnd. 7.2. Valnemnd vert vald for 1 år om gongen. 7.3. Medlemer i valnemnda bør ikkje inneha vervet i meir enn 8 år, noko valnemnda si innstilling på kandidatar bør ta omsyn til. Det er likevel viktig at kontinuiteten i valnemnda vert ivareteken.