KVALIFIKASJONS- GRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING FOR KJØP OVER EØS-TERSKELVERDIEN AV Saksbehandlings-/arkiv- /dokumenthåndteringssystem for Kommuneadvokaten i Oslo Saksnummer 2014-0081-01
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 4 1.4 Kontraktsperiode og økonomisk omfang... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Tilleggsopplysninger... 4 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 Prosedyre... 5 2.2 Frist for forespørsel om deltakelse... 5 2.3 Innlevering av forespørsel... 5 2.4 Valg blant overtallige kvalifiserte leverandører... 6 2.5 Opplysningsplikt... 6 2.6 Taushetsplikt... 6 2.7 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 6 2.8 Frist for begjæring av midlertidig forføyning... 6 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 6 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 6 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 7 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 7 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 8 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV FORESPØRSLENE... 8 4.1 Registrering og åpning av forespørsler... 8 4.2 Avvisning... 8 VEDLEGG... 9 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune ved Kommuneadvokaten (heretter kalt «oppdragsgiver», «Kommuneadvokaten» eller «KAO») innbyr til konkurranse med forhandling i to trinn i forbindelse med anskaffelse av IT-system for Kommuneadvokatens saks- og dokumentbehandling og elektronisk arkivering. Kommuneadvokaten er en etat under Byrådsleders kontor. Kommuneadvokaten er selvstendig i juridiske spørsmål og bistår både byråds- og bystyresiden. Kontoret består av 21 advokater/advokatfullmektiger og 5 kontoransatte. 6 av advokatene har møterett for Høyesterett. Kommuneadvokaten skal ivareta viktige juridiske sider innen de områder og tilhørende strategier Oslo kommune har fastsatt for virksomheten. Kommunen har og vil fortsatt ha store oppgaver innenfor områder som byutvikling, konkurranseutsetting, salg av eiendommer, anskaffelser og generell konkurranserett, arbeidsrett, barnevern, helse- og sosialomsorg, samt annen kommunal tjenesteyting. Kommuneadvokaten må derfor kunne dekke viktige tjenester innen mange juridiske fagfelt for å dekke kommunens behov for juridisk bistand. Kommuneadvokaten har lagt særskilt vekt på kvalitet og rask tjenesteyting. Dette forutsetter en juridisk bemanning med høyt kompetansenivå. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: Eili Verpeide, Administrativ leder hos Kommuneadvokaten E-postadresse : eili.verpeide@kao.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon om anskaffelsen med andre personer hos oppdragsgiver eller andre i Oslo kommune enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Kommuneadvokaten har i dag et papirarkiv. Det er kun papirmappene som er det fullstendige arkiv på etatens saker. Mappene arkiveres i våre lokaler, og etter 25 år kan vi avlevere til Byarkivet etter søknad. Per i dag har KAO lagret mapper med dokumenter fra 1991, det vil si 23 år med saker. I etatens daglige saksarbeid benytter vi oss av et elektronisk saksregister for registrering og behandling av rettssaker og rådgivningssaker. Dette er først og fremst et register av alle sakene kommuneadvokaten har behandlet, fra 1995/96, eller har under behandling. Dette medfører at alle dokumenter som produseres på den enkelte sak i stor grad legges inn på saken i registeret. All saksbehandling foregår hos den enkelte advokat i egen papirmappe for manuell arkivering. Dagens saksregister er ikke basert på Noark- standarden. Det er behov for å effektivisere saks- og dokumentbehandlingen med bruk av tidsriktige elektroniske verktøy og dokumenter, samt forbedre arkivering, bl.a. slik at den blir fullelektronisk og følger Noark 5-standarden satt av Riksarkivet. 3
Oppdragsgiver ønsker derfor et elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem som så sømløst som mulig skal ta hånd om saken og dokumenter fra sakens opprettelse til sakens avslutning. Systemet skal være tilgjengelig for alle sakshandlere hos KAO, inkludert administrasjonen og enkelte midlertidige vikarer, i alt 25-30 brukere. I tillegg til rettssaker og rådgivningssaker, planlegges systemet også brukt til øvrige saker og dokumenter hos KAO, som administrative saker og dokumenter. Anskaffelsen gjelder et Noark 5-basert elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem med vedlikeholdsavtale og bistandstjenester relatert til systemet. Blant aktuelle bistandstjenester er f.eks. tilpasning, installasjon, konfigurering, opplæring, konvertering og videreutvikling. Når det gjelder bistandstjenestene forbeholder oppdragsgiver seg retten til å utføre noe av dette i egen regi, herunder å kunne benytte andre leverandører dersom det ikke kommer i konflikt med leverandørens immaterielle rettigheter eller andre bestemmelser i kontrakt inngått som følge av denne anskaffelsen. Mulig opsjon: Drift av systemet Detaljerte spesifikasjoner vil fremgå av konkurransegrunnlaget som sendes leverandørene som inviteres til å inngi tilbud. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Nedenstående er planlagte datoer. Det tas forbehold om at planene endres noe slik at det kan komme justeringer av datoene. Milepæl Dato M1 4.9.2014 Kunngjøring M2 21.10.2014 Frist for forespørsel om deltagelse i konkurransen M3 Kvalifisering av tilbydere og utsending av konkurransegrunnlag til kvalifiserte tilbydere 28.10.2014 M4 25.11.2014 Frist for innlevering av tilbud M5 19.12.2014 Tilbud gjennomgått, forhandlinger igangsatt M6 Primo feb. 2015 Meddelelse om kontraktstildeling M7 10-15 dager etter M6 Frist for å klage på kontraktstildelingen M8 Ultimo feb. 2015 Kontraktsinngåelse 1.4 Kontraktsperiode og økonomisk omfang Avtaleperioden vil være 3 år fra kontraktsinngåelse, med opsjon på forlengelse ytterligere inntil 8 år. Totalt omfang for første avtaleperiode på 3 år (programvare, timebasert bistand og vedlikehold) anslås å være i området 600 000 1 200 000 kroner. Ved eventuelt timebasert arbeid utover det som foreløpig er anslått og utøving av alle opsjoner vil omfanget totalt over en 11-årsperiode kunne komme opp mot 5 millioner kroner. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se www.doffin.no. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. 4
Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 8 dager før utløpet av frist for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling i to trinn. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Konkurransegrunnlaget sendes deretter til de som er kvalifisert og som inviteres til å delta i konkurransen. Forhandlinger er tillatt. 2.2 Frist for forespørsel om deltakelse Siste frist for innlevering av forespørsel er 21.10.2014 kl. 12:00 Forespørsel skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av fristen. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. 2.3 Innlevering av forespørsel Forespørselen skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Forespørselen skal avgis i lukket forsendelse og være merket Kvalifikasjonsforespørsel sak-/arkivsystem. Forespørselen skal være på norsk og leveres i 2 eksemplarer. Forespørselen skal i tillegg leveres elektronisk på minnepinne. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Forespørselen skal leveres til: Kommuneadvokaten i Oslo Fritjof Nansens plass 5, Resepsjonen 3. etasje 0037 OSLO Resepsjonen har åpningstid kl. 08.00 15.30. 5
Følgende skal vedlegges forespørsel om deltakelse: Dokumentasjon Jf. pkt. Skilleark Skatteattest 3.2 1 Merverdiavgiftsattest 3.2 2 HMS-egenerklæring (se vedlegg) 3.2 3 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og 3.3.1 4 juridiske stilling Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk 3.3.2 5 stilling Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige 3.3.3 6 kvalifikasjoner Eventuelle forpliktelseserklæringer 3.1 7 Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i kvalifiseringsgrunnlaget besvares/belyses. Manglende eller mangelfull innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.4 Valg blant overtallige kvalifiserte leverandører Oppdragsgiver vil av de mottatte forespørsler om deltakelse i konkurransen, invitere de 3-5 leverandørene som best oppfyller kvalifikasjonskravene til å inngi tilbud. I utvelgelsen av eventuelle overtallig kvalifiserte leverandører, vil Oppdragsgiver legge vekt på kvalifikasjonskravene i punkt 3.3.3 (leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner). 2.5 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom forespørsel om deltakelse avvises, forkastes eller konkurransen avlyses. 2.6 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.7 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-8. 2.8 Frist for begjæring av midlertidig forføyning Ønsker leverandøren å begjære midlertidig forføyning mot en eventuell avvisning av leverandøren eller forkastelse av forespørsel om deltakelse i konkurransen, må det skje innen 15 dager etter at oppdragsgiver har sendt slik meddelelse, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 19-7. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. 6
Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Vedlagte HMS-egenerklæring i utfylt og signert stand. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Foretakets siste års årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til på eget initiativ å innhente kredittvurdering. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 7
3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha god En redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige gjennomføringsevne arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelsen i løpet av de siste tre år Leverandøren skal ha gjennomført flere sammenlignbare leveranser av IT-systemer for elektronisk saksbehandling, arkiv og dokumenthåndtering siste tre år. Leveransene skal være basert på standard programvare som følger Noark 5-standarden. Liste med og kort beskrivelse av de mest sammenlignbare leveranser de siste tre år, herunder opplysninger om o leveransens verdi o leveransetidspunkt o navnet på den offentlige eller private mottaker (kunden) o hvilken type arbeid hos kunden hvor leveransen brukes o hvilken standard programvare som er brukt i leveransen Dokumentasjon av Noark 5-godkjenning av den aktuelle standard programvaren 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV FORESPØRSLENE 4.1 Registrering og åpning av forespørsler Innleveringstidspunkt skal påføres forespørslene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at forespørsel er innlevert. Åpningen vil ikke være offentlig. 4.2 Avvisning Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS-egenerklæring, eventuelt etter fastsatt tilleggsfrist for ettersending, og de leverandører som ikke oppfyller fastsatte kvalifikasjonskrav. For øvrig gjelder bestemmelsene om avvisning i forskriften 20-12 fullt ut. * * * Oslo, 3. september 2014 Hanne Harlem kommuneadvokat Eili Verpeide administrativ leder 8
VEDLEGG HMS-egenerklæring nedlastbart skjema finnes her: http://www.regjeringen.no/nb/dep/nfd/tema/konkurransepolitikk/offentligeanskaffelser/offentlige-anskaffelser-regelverk-og-skj/offentlige-anskaffelserskjemaer.html?id=417580 9