SAKSFREMLEGG Saksbehandler Anne Sofie Andersen Arkiv 033 &20 Arkivsaksnr. 16/4406 Saksnr. Utvalg Møtedato / Formannskapet 1.2.2017 Kommunestyret 9.2.2017 ARBEIDSDELINGS- OG DELEGASJONSREGLEMENTET FOR POLITISK NIVÅ - ENDRINGER FOR BRUKER- OG INTERESSERÅD Rådmannens forslag til vedtak 1. Arbeidsdelings- og delegasjonsregelementet revideres med nytt felles reglement for Bruker- og interesseråd. 2. Nytt reglement for Bruker- og interesseråd har følgende implikasjoner: a. Integreringsrådet innlemmes som et ordinært bruker- og interesseråd i Arbeidsdelings- og delegasjonsreglementet for politisk nivå. b. Rådene fristilles hovedutvalgene. c. Rådsledere eller nestledere har møte- og talerett i de 3 hovedutvalgene. d. Ungdomsrådet får et tilleggsmandat som rådgivende og deltagende organ i aktivitetskalender rettet mot barn og unge. 3. Rådmannen legger frem i egen sak forslag til endringer i «Reglement for godtgjørelse til folkevalgte» Vedlegg 1. Revidert Arbeidsdelings- og delegasjonsreglement for politisk nivå ny del 6 Reglement for Bruker- og interesseråd. Bakgrunn Gjeldende dokument «Arbeidsdelings- og delegasjonsreglementet for politisk nivå» er vedtatt i Kommunestyret 30. mai 2013 sak 17/13. Reglementet ble videreført uten endringer for inneværende kommunestyreperiode. I kommunestyrevedtak sak 85/15 fra 17. desember 2015 ble det opprettet et eget Integreringsråd i takt med den flyktningesituasjonen Norge var i på den tiden. Rådet ble supplert gjennom vedtak i Formannskapssak sak 20/16, 17. februar 2016. Rådet har hatt en sammensetning og et mandat som ikke samsvarer med øvrige brukerog interesseråd.
Gjennom aktiviteten i 2016, og i takt med en noe mer stabilisert flyktningesituasjon i Norge, har det fremkommet et ønske og behov for å innlemme Intergreringsrådet som et ordinært bruker- og interesseråd i Arbeidsdelings- og delegasjonsreglementet. Samtidig har Funksjonshemmedes råd initiert en vurdering av bredere funksjon og påvirkning. Dagens modell for de ulike rådene er underlagt hvert sitt politiske hovedutvalg som gir klare begrensninger i forhold til hvilke saker de har uttale- og påvirkningsmulighet på. Ungdomsrådet har også ført diskusjoner både på sammensetning og aktivitet. I denne saken fokuseres det på generelle endringer. Økonomi Rådmannen foreslår endringer i reglement for folkevalgte på det området som har med godtgjøring av rådsmedlemmer å gjøre. Dette fremmes i egen sak som oppfølging av vedtak i denne saken. Endringer forutsettes gjort innenfor eksisterende rammer for godtgjøringsreglementet. Administrasjonens vurdering Rådene fristilt fra utvalgene I dagens modell er rådene underlagt et av hovedutvalgene. Denne modellen begrenser hvilke saker som legges frem for rådene til uttalelse, og deres uttalelse blir hensynstatt gjennom det utvalget rådet er underlagt. Nye perspektiver i rådsarbeidet, spesielt gjennom Funksjonshemmedes råd og Ungdomsrådet, samt nytt Integreringsråd, påpeker begrensningene i denne modellen. Funksjonshemmedes råd ønsker eksempelvis å være et talerør for sine interessegrupper, også i saker behandlet i kultur- og oppvekstutvalget eller teknikk-, miljø- og landbruksutvalget. I budsjettuttalelsene ønsker rådene å uttale seg til hele budsjettet. Det kan de også i dag, men deres uttalelser følger inn i saksbehandlingen via det utvalget de er underlagt, og dette begrenser i realiteten hvilket fokus som gis deres uttalelser. Tilsvarende gjelder alle rådene, og rådmann foreslår på bakgrunn av dette at rådene fristilles fra utvalgene, og at møte- og talerett i utvalgene gis for alle rådsledere på tvers av utvalgene. Rådene vil da selv stå ansvarlig for hvilke saker de ønsker å påvirke og følge opp. Denne ordningen forutsetter gode rutiner for saksdokumenter til rådsledere tilstøtende alle utvalgene. Rådmannen har vurdert rådenes interesser i forhold til saksbehandling i Fast byggekomitè. Fast byggekomitè skiller seg på mange måter fra øvrige hovedutvalg, og rådenes interesser på dette området vil ikke nødvendigvis bli ivaretatt gjennom møte- og talerett i komiteen. Det er likevel svært aktuelt for rådene å kunne ivareta sine interesser i ulike bygge- og rehabiliteringsprosjekter.
Rådmannen vurderer at dette best ivaretas gjennom at byggeprosjekter legges frem for rådene til uttalelse på et tidspunkt hvor rådene har reell påvirkning på prosjektene ut fra sine perspektiver. Dette følger av nye fellesbestemmelser for rådene (pkt. 6.6) hvor det fremkommer at rådene skal forelegges aktuelle saker til uttalelse. Det foreslås dessuten i nytt reglement at rådsledere gis et ansvar for å samordne sin aktivitet. Felles rådsledermøter hvert halvår gir mulighet for å avdekke felles interesseområder og samarbeide på aktuelle temaer. For inneværende år kan KS-programmet om Utenforskap være eksempel på et slikt felles fokusområde. Sammensetning i rådene I bestemmelsene er det gjort noen mindre justeringer på sammensetning av rådene. For funksjonshemmedes råd er det gjort presisering på at varamedlemmer er personlig vara for/fra de organisasjoner medlemmene er oppnevnt. Det har vært uklart i gjeldende reglement. Sammensetning av Integreringsrådet er foreslått harmonisert mot øvrige råd, også når det gjelder antall. For Ungdomsrådet er det gjort justering på at medlem fra idrettslag foreslås gjennom Idrettsrådet. Der reviderte bestemmelser fraviker fra dagens sammensetning av rådene, gis ikke nye bestemmelser tilbakevirkende kraft. Ny sammensetning gjelder ved suppleringsvalg eller ved neste nyvalg. Godtgjøring av rådsmedlemmer Møter og deltagelse i rådene godtgjøres etter «Reglement for godtgjøring av folkevalgte» med en fast møtegodtgjørelse. Møteaktivitet er styrt av politisk møtekalender og årlig budsjettering for folkevalgte organer. Dagens ordning tillater ikke økt aktivitet i rådene uten at dette får økonomiske konsekvenser. Rådsledere har selv etterspurt en ordning som i større grad tilrettelegger for mulig økt aktivitet uten at dette hindres av budsjett eller får økonomiske konsekvenser. Rådmannen foreslår endringer i «Reglement for godtgjørelse av folkevalgte» som prinsipielt betyr at rådsmedlemmer gis en årlig fast sum utbetalt etterskuddsvis hvert halvår, at det forutsettes en minimumsaktivitet i rådene hvert år tilsvarende det som
settes på politisk møtekalender, og at det utover dette er opp til rådene å legge sin egen aktivitet. Detaljer rundt slik innretning fremmes i egen sak som endringer i «Reglement for godtgjørelse til folkevalgte», og kan gis virkning fra 2. halvår 2017. Særskilt om Ungdomsrådet Ungdomsrådet skiller seg på flere områder fra øvrige bruker- og interesseråd. Først og fremst gjelder dette valg av medlemmer for ett år av gangen. Valg av medlemmer til ungdomsrådet har vært gjenstand for diskusjon flere ganger. Dette rådet skiller seg fra andre råd ved at medlemmer ikke velges for 4 år av gangen. Alternative modeller har vært diskutert uten ensidig og god konklusjon. Dette må eventuelt vurderes ytterligere ved en samlet revisjon av Arbeidsdelings- og delegasjonsreglementet inn mot neste kommunestyreperiode. I nytt reglement for rådene er det kun gjort en justering i forhold til medlem fra idrettslag- og foreninger. Her foreslås en innstilling på medlem med varamedlem fra Idrettsrådet. Ungdomsrådet ønsker selv å innta en mer aktiv rolle som pådriver og deltager i forhold til arrangementer og tilbud til barn og unge. Rådet har selv initiert en større gjennomgang av sitt mandat og virkeområde. I forhold til saken fremlagt her vurderes ikke denne prosessen som sluttført. I nytt reglement for Bruker- og interesseråd er Ungdomsrådet gitt et tilleggsmandat som rådgivende og deltagende organ i aktivitetskalender rettet mot barn og unge. Dette mandatet ivaretar i all hovedsak initiativet fra Ungdomsrådet, men må konkretiseres gjennom viderføring av påbegynt prosess i Ungdomsrådet. Særskilt om Integreringsrådet Integreringsrådet ble opprettet i desember 2015 på bakgrunn av den relativt akutte og omfattende flyktningesituasjonen Norge befant seg i. Rådet ble opprettet som en viktig aktør og arena for avklaring av en rekke spørsmål som da var til avklaring og bearbeiding i lokalsamfunnet. Flyktningesituasjonen stabiliserte seg raskere enn først antatt i løpet av 2016. I rådets videre arbeid har det da blitt tydelig at de mangler rolle som ordinært brukerog interesseråd i den politiske organisasjonen i Rakkestad kommune. En viktig påvirkningsmulighet for rådene er uttalerett til budsjett, økonopmiplan, sentrale planer og andre aktuelle saker til politisk behandling. Dette gjelder også Integreringsrådet, og de er gjennom nytt reglement gitt samme plass som øvrige bruker- og interesseråd. Rådmannen foreslår noen justeringer i sammensetning av rådet for at det skal harmonisere mer med øvrige råd. Endringer vil ikke ha tilbakevirkende kraft. Nytt reglement på dette området vil ha konsekvenser ved suppleringsvalg og nyvalg. Øvrige endringer i Arbeidsdelings- og delegasjonsreglementet for politisk nivå
Det er ikke gjort materielle eller redaksjonelle endringer i reglementene for utvalgene bortsett fra at rådene er fjernet som underliggende organer til de ulike utvalgene. I reglementet for Kultur- og oppvekstutvalget er avsnitt om Frivilligsentral fjernet i tråd med tidligere kommunestyrevedtak knyttet til nye rammebetingelser for Frivilligsentraler fra 1. januar 2017. Utvalget er derav ikke lengre årsmøte for Frivilligsentral. Det totale reglementet redigeres etter vedtak i saken her blant annet med ny nummerering av reglementene.