Endelig rapport etter undersøkelse av Stryn kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Stryn kommune Arkivkode: 10/04829 Virksomhetens adresse: Tonningsgata 4 6783 Stryn Organisasjonsnr: Tidsrom for undersøkelsen: 21. og 22. mars 2012 Kontaktperson i kommunen: Anita E. Myklebust Fra Statens kartverk: Anders Fekjær, leder Knut Holter Undersøkelsen omfattet følgende emner: - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater, det ble levert 1 avvik: -I en gjennomgang av 5 utlånte saker, så mangler det verdianslag i alle, men arealregnskap er tilstede i 2 av de 5 sakene Statens kartverk gav 2 merknader under undersøkelsen. - Det ble pekt på et forbedringspotensiale knyttet til samordning av hhv. plan- og bygningslovforvaltning og matrikkellovforvaltning i delingssaker og feltutbygginger. -og ressurssituasjonen knyttet til vedlikehold av kompetanse. Utarbeidet dato: 25. mai 2012 Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkelavdelingen Anders Fekjær tilsynsansvarlig Matrikkelavdelingen
2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Statens kartverks undersøkelse Deltakere ved Statens kartverks undersøkelse
3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Stryn i perioden 21. 22. mars 2012. Undersøkelsen er en del av Statens kartverk sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 429 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Stryn kommune: - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. - AVVIK defineres som mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av matrikkelloven eller matrikkelforskriften - MERKNAD defineres som et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Statens kartverk har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
4 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kravene til dokumentasjon av verdivurdering som grunnlag for føring av grensejustering er ikke oppfylt. Avvik fra: Matrikkelloven 16 og matrikkelforskriften 27 og 34 første ledd bokstav d. Kommentarer Protokollen er en del av dokumentasjonen fra oppmålingsforretningen før saken føres i matrikkelen. Protokollen skal gi opplysninger om forretningens gang og skal i korthet gjengi de forhold som klarlegges under oppmålingsforretningen. Dersom det ikke er tatt med i protokollen skal vedlegg til protokollen også omfatte blant annet arealregnskap og verdianslag som viser at det ikke er justert grenser i strid med regelverket. Tilsynet merker seg at alle saker med stor sannsynlighet er gjennomført innenfor gjeldende areal og verdigrenser, således at kommunen åpenbart har forstått lovkravene knyttet til denne sakstypen. Ulånte saker er fra tiden før kommunen innførte særskilte vedlegg for dokumentasjon av areal og verdigrenser, og disse er tatt i bruk høsten 2011, dvs før tilsyn ble varslet. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker, så mangler det verdianslag i alle, men arealregnskap er tilstede i 2 av 5 sakene (sak 10/465 og sak 11/103) og i. Under sluttmøtet ble det framvist ytterligere 2 saker av nyere dato som har i seg dokumentasjon av arealregnskap, således ble det varslede avviket fra matrikkelforskriftens 34 første ledd bokstav b frafalt. 5. Merknader Det ble gitt følgende merknader: MERKNAD 1 Kommunens matrikkellovforvalting blir i noen tilfeller ikke involvert i oppstart og avslutning av vedtak etter plan- og bygningslovens (PBL) 20-1 første ledd bokstav m, på en slik måte at man sikrer at kravene til samordning i PBL 21-9 blir ivaretatt.
5 Kommentarer: Det vises til 21-9. Bortfall av tillatelse Tillatelse til tiltak etter 20-1 første ledd bokstav m faller bort dersom det ikke er rekvirert oppmålingsforretning etter lov om eigedomsregistrering innen 3 år etter at tillatelsen ble gitt, eller dersom matrikkelføring vil være i strid med lov om eigedomsregistrering (vår understreking). Noen planvedtak etter PBL har utløst problemstillinger i forhold til matrikkelloven. Det vises for øvrig til den begrensning som følger av matrikkelloven 10 annet ledd (fradeling fra kommabruk). For øvrig vil en bedring av rutinene på dette punkt i byggesaker bidra til mer aktiv håndheving av PBL 21-4. (Behandling av søknaden i kommunen), se sjette ledd bokstav a: Videre kan kommunen sette som vilkår at: a) det blir holdt oppmålingsforretning når det er behov for å klarlegge grensene for den eller de matrikkelenhetene som tiltaket gjelder for..., Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at samhandlingen mellom PBL og matrikkelovforvaltning var basert på gode relasjoner mellom enhetene, men rutinene rundt dette var ikke etablerte/ tilstrekkelig formalisert. I noen saker burde det ha vært stilt krav om forutgående oppmålingsforretning før delingstillatelse ble gitt. Noen planvedtak etter PBL har utløst problemstillinger i forhold til matrikkelloven. MERKNAD 2 Ressurssituasjonen knyttet til vedlikehold av kompetanse. Kommentarer: På tross av tydelig velvilje i organisasjonen mht å gi personell mulighet til deltakelse på kurser og etterutdanning er det i liten grad avsatt penger til dette på budsjettet. Dette kan virke begrensende for de ansatte med tanke på selv å lansere ønsker og behov for kursing og etterutdanning. Merknaden bygger på følgende observasjon: Intervjuene avdekket at det var budsjettert lite midler til kursing og annen opplæring. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført pr. telefon og gjenom epostutveksling. ------------------------------ Intervjuer 21. mars 2012 5 personer ble intervjuet. ------------------------------ Sluttmøte 22. mars 2012 Oppsummering med presentasjon av resultatene.
I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen. 6
VEDLEGG 1 7
8
9
10
11
12 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Statens kartverks undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Årsmelding for Stryn kommune 2011 4. Kommuneplan for Stryn kommune 5. Organisasjonskart for Stryn kommune 6. Delegasjonsreglement 7. Rutine for matrikkelføring 8. Rutine journalføring 9. Prosedyre for dokumentasjon på måling med GPS 10. Prosedyre for utføring av oppmålingsforretning ved grensejustering 11. Utlånte grensejusteringssaker: Journalnr. 2/2011, Eigedomar: 115/7 og 12 Journalnr. 36/2011 Eigedomar: 47/22 og 38 Journalnr. 92/2010 Eigedomar: 151/44, 45 og 47 Journalnr. 25/2010 Eigedomar: 59/1, 157, 158, 159, 160 og 162 Journalnr. 75/2010 Eigedomar: 59/266 og 31
13 VEDLEGG 3 Deltakere på Statens kartverk sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Stryn kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Per Kristian Storevik Rådmann X X X Anita E. Myklebust Seksjonsleder X X X Sigurd Lunde Avdelingsingeniør X X X Roy Cato Hopland Avdelingsingeniør X X X Borghild Guddal Avdelingsingeniør X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Statens kartverk deltok Knut Holter og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.