Møteinnkalling Valgstyre Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 08.03.2016 Tid: 09:00 Eventuelt forfall meldes til tlf. 953 30 000, bystyret.postmottak@trondheim.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Sakliste Pkt. 1 Godkjenning av innkalling og sakliste Pkt. 2 Godkjenning av protokoll fra møte 1.12.2016 Pkt. 3 Melding av spørsmål/saker til eventuelt Saksnr. PS 1/16 Tittel Arkiv:15/20818 Valg 2015 - evaluering Møteinnkalling, Valgstyre, 08.03.2016
Saksframlegg Valg 2015 - evaluering Arkivsak.: 15/20818 Forslag til vedtak: Valgstyret ber bystyresekretariatet lage oversikt over behov for valgavlukker standardiserte funksjonærkort/id-kort til valgmedarbeidere økt innleie av personell Behov meldes inn i budsjettarbeidet for 2017. For øvrig tas saken til orientering. Saksutredning: Saken oppsummerer kommunestyre- og fylkestingsvalget i Trondheim 2015. Videre diskuteres noen forslag til forbedringer. Evalueringen er basert på: Tilbakemelding fra stemmestyrer og valgmedarbeidere på valgdagen. I alt har 237 av 280 svart på 21 spørsmål ved å gi karakter fra 1 til 5. Mange har dessuten benyttet seg av muligheten til å utdype svarene ved fritekst. Møter, samtaler og epostutvekslinger med interne og eksterne samarbeidspartnerne. Deltakelse på evaluering i regi av KMD. Deltakelse på evaluering i regi av Valgforum. Egenevalueringer, både i felles kontormøte og i delprosjekter (forhåndsstemming og telling). Følgende tema tas opp: 1. Noen nøkkeltall 2. Listeforslag 3. Informasjon 4. Forhåndsstemmegivning 5. Valgmateriell 6. Valglokaler 7. Personell 8. Opplæring 9. Søndagsvalg 10. Mottak, telling, rapportering 11. IKT infrastruktur 12. Økonomi 13. Utvikling og forbedringer Saksfremlegg - arkivsak 15/20818 1
1. Noen nøkkeltall Tabell 1 viser fremmøteprosent ved kommunestyrevalg i Trondheim. År Fremmøte 1995 60,2 1999 59,2 2003 55,3 2007 60,9 2011 66,7 2015 60,8 Fremmøteprosenten var lavere sammenlignet med 2011, men ikke spesielt lavt sett i et litt lengre perspektiv. Tabell 2 viser antall godkjente, partifordelte stemmer avgitt på forhånd, valgting og totalt, sammenlignet med de forrige kommunestyrevalg: År Forhånd Valgting Totalt 2011 27.053 62.552 89.605 2015 27.778 59.443 87.221 Tabell 3 viser utviklingen i antall forhåndsstemmer avgitt i Trondheim (kryss i manntall, altså inkludert blanke og forkastede stemmer) de siste valgene: År Velgere tilhørende Trondheim kommune Utenbys velgere Totalt antall behandlet 2003 6.993 2.196 9.189 2005 17.526 9.630 27.156 2007 17.097 5.459 22.556 2009 31.952 11.585 43.537 2011 27.821 6.356 34.177 2013 40.666 11.804 52.470 2015 28.080 6.380 34.460 Fortsatt er det et stort antall velgere som benytter seg av muligheten til å avgi forhåndsstemme, men den økende tendensen kan se ut til å ha blitt erstattet av et mer stabilt nivå. Tallene for 2015 er sammenlignbare med 2011. Tabell 4 viser utviklingen i antall avgitte forhåndsstemmer i Trondheim, fordelt på stemmested de siste fire valgene: Bosatte i Trondheim Utenbys som stemmer i Trh Sted 2009 2011 2013 2015 2009 2011 2013 2015 Hovedbiblioteket 11688 9403 13142 9926 4521 1962 4130 2009 Bibliotekavd. Byåsen 1745 1751 2692 1778 78 36 118 53 Bibliotekavd. Heimdal 2033 1377 1961 1446 77 27 94 38 Saksfremlegg - arkivsak 15/20818 2
Bibliotekavd. Moholt 3135 2951 4689 3097 508 195 494 216 Bibliotekavd. Risvollan 1043 1054 1615 1102 54 20 76 31 Bibliotekavd. Saupstad - 1042 1377 1165-19 47 9 City Lade 3415 2927 3702 2791 600 340 614 315 City Syd 2305 2190 3150 1793 454 242 431 143 St Olavs hospital 710 769 993 654 390 384 666 415 NTNU Gløshaugen 922 841 1135 834 3108 2024 3587 2174 NTNU Dragvoll 526 522 976 550 1500 984 1501 913 Hovedtrekkene er de samme. Hovedbiblioteket er det dominerende stemmemottaket. Kjøpesentrene har stor pågang den uka det er stemmemottak der. NTNU, og særlig Gløshaugen, har en stor andel utenbys stemmer. Tabell 5 viser antall avgitte stemmer på de enkelte kretsene (kryss i manntall, fremmedstemmer inkludert) på valgdagen de to siste kommunestyre- og fylkestingsvalgene. Krets 2011 2015 Differanse Sverresborg 2595 2357-238 Ila 1927 1809-118 Midtbyen 1376 2525 1149 Elgeseter/Øya 1221 1029-192 Singsaker 1120 904-216 Rosenborg 2262 1991-271 Lademoen 1436 1256-180 Tonstad 2684 2454-230 Lade 1889 1748-141 Trolla 230 209-21 Ranheim 1684 1874 190 Charlottenlund 2624 2849 225 Strindheim 2675 2565-110 Blussuvoll 1735 1695-40 Nidarvoll 3089 2812-277 Nardo 1464 1330-134 Åsvang 1999 1899-100 Solbakken 432 382-50 Bratsberg 378 350-28 Hoeggen 1794 1302-492 Hallset 1556 1345-211 Byåsen 2817 2615-202 Romolslia 954 798-156 Breidablikk 1071 928-143 Sjetne 1827 1628-199 Kolstad 1876 1604-272 Flatåsen 2162 1905-257 Nypvang 626 613-13 Åsheim 1615 1482-133 Spongdal 607 574-33 Ugla 3190 2961-229 Saksfremlegg - arkivsak 15/20818 3
Rye 659 613-46 Åsveien 1227 1115-112 Utleira 1462 1321-141 Stabbursmoen 1999 1725-274 Brundalen 1258 1357 99 Eberg 1525 1455-70 Møllenberg 1298 1213-85 Vikåsen 1182 1123-59 SUM 63525 59715-3810 Tallene for Midtbyen (Hovedbiblioteket) i 2015 inkluderer 707 stemmer avgitt på søndag. Tendensen er den samme som vi så fra 2009 til 2013. Midtbyen har en sterk øking i antall stemmer. Videre har vi en vekst i områder med stor boligbygging (Ranheim, Charlottenlund, Brundalen). Ellers er hovedtendensen færre stemmer enn i 2011, naturlig nok ettersom valgdeltakelsen var lavere. 2. Listeforslag Ved kommunestyrevalg skal kommunene behandle og godkjenne listeforslag. Arbeidet er tidkrevende, men forløp uten problemer. Partiene leverte ryddige forslag i tide. I 2015 stilte 14 lister til valget i Trondheim, i 2011 var tallet 13. 3. Informasjon Noe informasjon er lovpålagt. Kommunene skal kunngjøre utlegging av manntall, og tid og sted for stemmegivning. For øvrig er hovedmålet med informasjon at velgeren, når hun ønsker å vite det, skal kunne finne ut hvor, når og hvordan hun skal stemme. Flere av kommunens informasjonskanaler ble benyttet, så som avisannonser, leskur, nettside og facebook. Dette ble gjort i samarbeid med kommunikasjonsenheten. Spesielt i forbindelse med rekruttering av valgmedarbeidere fikk vi bekreftet sosiale medier sin gjennomslagskraft. Annonsering på facebook ga enorm respons. 4. Forhåndsstemmegivning Forhåndsstemmeperioden varte fra 1. juli til 11. september: 1.7.-7.8.: Tidligstemmegivning i informasjonen på Rådhuset. 10.8.-11.9.: Stemmegivning på hovedbiblioteket og de fem filialene. Som ved tidligere valg ble dette meget godt gjennomført av Trondheim folkebibliotek. 7.9.-11.9.: I tillegg til folkebiblioteket var det også forhåndsstemmemottak på NTNU Realfagbiblioteket, NTNU Dragvoll, City Syd, City Lade og Øya helsehus. I tillegg ble det gjennomført hjemmestemming (ambulerende forhåndsstemming) og stemmemottak på helse- og sosialinstitusjoner, slik loven krever. Mens det i 2013 var stor oppmerksomhet om for sent innkomne forhåndsstemmer, var det i år svært få feilsendinger og for sent innkomne. Saksfremlegg - arkivsak 15/20818 4
5. Valgmateriell Det ble innkjøpt 71 nye avlukker til valget i 2015. Det betyr at en fornyelsesprosess som har pågått siden 2007 nesten er i mål. Det gjenstår nå å skifte ut gamle avlukker i 2-3 stemmekretser. Antall avlukker ved de enkelte valglokalene har vært nokså uforandret i flere år. I forbindelse med stemmestyrenes evaluering kom det fram at det er nødvendig med flere avlukker i mange av lokalene, i hvert fall når det er lokalvalg. Enkelte velgere bruker lang tid i avlukket. Fra flere stemmemottakere, både på forhåndsstemming og valgdag, har det kommet ønske om T- skjorter eller annet som viser at vedkommende er valgfunksjonær. Hittil har vi brukt navneskilt, som av mange oppfattes som i minste laget. En form for bekledning vil være iøynefallende og virke positivt på både velgere og funksjonærer. Det må selvsagt vurderes ut fra kostnad. Den beste løsningen er antakelig å bestille standardiserte funksjonærkort via nettportalen for valgutstyr (valgutstyr.no). Disse koster kr 20 pr stk. 6. Valglokaler Ingen endringer ble gjort i kretsinndeling før valget, slik at Trondheim hadde 39 valglokaler også ved dette valget. Av disse var 25 skoler, 5 andre kommunale bygg og 9 ble leid av eksterne. Tilgjengeligheten er god på alle stedene. Det er mye administrasjon forbundet med så mange lokaler, men de fleste utlånerne og utleierne er både erfarne og samarbeidsvillige. Flytting av valglokale bør i størst mulig grad unngås av hensyn til velgerne, men det skjer ved hvert valg. Årsaken er som regel byggearbeid. Denne gangen var det Singsaker og Brundalen skoler som måtte erstattes av Haubitzmagasinet og Charlottenlund videregående skole. Begge steder fungerte så godt at det er kommet forslag om å bruke dem også i 2017. Kirkevalget gir alltid noen utfordringer, ettersom det skal være nært, men tydelig adskilt. Noen kritiske tilbakemeldinger går på dårlig skilting, både fra deres og vår side, og uheldig plassering i valglokalet. Begge deler kan forbedres med overkommelige midler. 7. Personell Bestemmelsen om at listekandidater ikke kan være stemmestyremedlemmer eller valgfunksjonærer, medførte store endringer ved valget i 2015. Mange erfarne stemmestyremedlemmer måtte erstattes. Da loven i sin tid ble endret, var det mange kommuner som fryktet at det ville bli vanskelig å rekruttere valgmedarbeidere. Det var ikke noe problem i Trondheim, ettersom det meldte seg langt flere folk enn nødvendig for å dekke behovet. Spredningen var stor både med hensyn til alder og geografi. Antall valgmedarbeidere på valgdagen var noe redusert som følge av elektronisk manntallsavkryssing. Mens det i 2011 ble levert middag til 430 personer, var antallet i 2015 nede i 314. Fra noen av stemmestedene kom det kommentarer om at bemanningen var i laveste laget i de mest travle periodene, uten at det ble nevnt som årsak til kødannelse. Kø oppsto, som tidligere nevnt, på grunn av for få avlukker. Mange valgmedarbeidere er kommunalt ansatte, slik det er vanlig i de fleste norske kommunene. Trondheim kommune håndhever arbeidstidsbestemmelsene strengt. Kommunalt ansatte skal ikke Saksfremlegg - arkivsak 15/20818 5
ha overtidsbetalt for valgarbeid, men skal avspasere time for time. I tillegg får alle en kompensasjon for det ekstra arbeidet og ansvaret valget innebærer. Denne kompensasjonen kan være en fast sum (valgdagen) eller timebasert (forhåndsstemmemottak, telling). Dette er regulert av en avvikende tariffavtale som er inngått mellom kommunen og arbeidstakerorganisasjonene. Kommunalt ansatte får permisjon med lønn for å arbeide på valgdagen. Eksterne som blir trukket i lønn, får dekt tapt arbeidsfortjeneste etter søknad. 8. Opplæring Bystyresekretariatet hadde fire deltakere på departementets nasjonale opplæring, hvorav to var engasjert som gruppeledere. Dette ga verdifull kompetanse. Internt i kommunen ble alle valgmedarbeiderne, totalt ca 420, bedt om å delta på opplæring tilpasset sin rolle. Dette var svært tidkrevende, men helt nødvendig. 9. Søndagsvalg For første gang på mange år var det søndagsvalg. Det meldes ikke om spesielle utfordringer i den forbindelse. Av 2525 avgitte stemmer i stemmekretsen ble 707 avgitt på søndag. 10. Mottak, telling og rapportering Dette ble sterkt forbedret sammenlignet med tidligere valg. Etter ønske fra valgstyret gikk det ut klare beskjeder om at man ønsket et raskt valgresultat. Dette ble fulgt opp. Stemmestyrene telte én gang og det ble rapportert umiddelbart til det nasjonale valgsystemet. Foreløpige valgresultater ble lagt ut fortløpende derifra. Endelig valgresultat for Trondheim ble lagt ut på kommunens nettsider og meddelt formannskap og gruppeledere pr epost tirsdag kl 0625. I tillegg ble mottak av stemmestyrer på bytorget mye raskere avviklet enn tidligere valg. Mens det i 2013 var til dels sterk kritikk fra stemmestyrene på grunn av lang ventetid, var det denne gang svært lite kødannelse. Det gikk sågar så fort at flere bemerket at de ikke engang rakk en kaffekopp før de ble ekspedert. 11. IKT infrastruktur Elektronisk valgadministrasjonssystem (EVA) og manntallsavkryssing krever betydelig IKTinfrastruktur i alle valglokalene, både til forhåndsstemming og på valgdagen. Det er behov for nettilgang, PC-er, skrivere, håndscannere og annet. Arbeidet med dette ble gjort med uvurderlig støtte fra IT-tjenesten og leverandør. Den tekniske infrastrukturen fungerte i all hovedsak meget godt. 12. Kostnader Regnskapet for valggjennomføringen viser et mindreforbruk på ca 1 millioner kroner av et totalbudsjett på ca 8,4 millioner kroner. Dette skyldes blant annet: Forsiktighet med hensyn til innkjøp av materiell, spesielt avlukker Redusert bemanning på valgdagen Noe teknisk utstyr fra 2013 brukt om igjen Benyttet kommunens ordinære informasjonskanaler Saksfremlegg - arkivsak 15/20818 6
Bystyresekretariatet har ikke fått særskilt valglønn belastet valgbudsjett, men inngår stort sett i ordinær drift av sekretariatet. Budsjettfordelingen mellom de enkelte ansvar innenfor det totale folkevalgtområdet. I ettertid kan det innvendes at vi burde ha kjøpt flere valgavlukker. Det hadde vi hatt råd til, og det kunne antakelig ha redusert mye av kødannelsen. 13. Utviklingstrekk og forbedringer Alle tilbakemeldingene peker i retning av en svært vellykket valggjennomføring, i Trondheim som i resten av landet. Det var lite tekniske problemer, medarbeiderne utførte sine oppgaver, og resultatet forelå tidlig. I en slik situasjon kan det være fristende å ta lett på evalueringsarbeidet. En del vurderinger må likevel gjøres fram mot neste valg: 1. Det er fortsatt i bruk en del gamle, slitte avlukker. De bør fornyes til 2017. 2. Antall avlukker bør økes i de kretsene som har rapportert om stor kø, i hvert fall fram mot neste kommunevalg i 2019. 3. Det bør kjøpes inn standardiserte funksjonærkort for å oppnå mer synlig identifikasjon av valgmedarbeidere. 4. Må antall valgmedarbeidere økes noe? I 2015 var det antakelig på et minimum. Hva ville ha skjedd om valgdeltakelsen hadde vært større? 5. Kretsinndeling må fortløpende vurderes ut fra boligbygging, teknologi, regelverk og velgeradferd (hvor og når de stemmer). I denne sammenhengen må det også tas hensyn til effektivitet og kostnader. 6. Valgopplæringen kan alltid forbedres. Flere melder at de ønsker seg tydeligere, skriftlige rutiner. Det er absolutt gjennomførbart. 14. Konklusjon Bystyresekretariatet lager oversikt over behov for valgavlukker standardiserte funksjonærkort/id-kort til valgmedarbeidere økt innleie av personell Behov meldes inn i budsjettarbeidet for 2017. Bystyresekretariatet tar i løpet av 2016 kontakt med aktuelle kommunale enheter for å formalisere samarbeid om valg. Bystyresekretariatet vurderer fortløpende om det er behov for endringer i kretsinndeling, og kommer eventuelt tilbake til valgstyret med forslag. Bystyresekretariatet i Trondheim, 27.1.2015 Kristin Leinum sekretariatsleder Øyvind Øyen rådgiver Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Saksfremlegg - arkivsak 15/20818 7