Endelig rapport etter undersøkelse av Bamble kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Bamble kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: Kirkeveien 12 3970 Langesund Tidsrom for undersøkelsen: 20. - 21. oktober 2016 Kontaktperson i kommunen: Brit Heimdal Fra Kartverket: Hege Kvernberg Dahl Anders Fekjær, leder Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Under Kartverkets tilsyn i Bamble kommune ble det ikke funnet grunnlag for å gi hverken avvik eller merknader.
2 Utarbeidet dato: 21. november 2016 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Hege Kvernberg Dahl revisor under tilsynet i Fræna kommune
3 Innhold Undersøkelsen omfattet følgende emner:... 1 Sammendrag av resultater... 1 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknader... 5 6. Gjennomføring... 5 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Bamble kommune i perioden 20.-21. oktober 2016. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver avvik som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Bamble kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 26. juni 2016. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Det ble ikke gitt avvik ved matrikkeltisynet i Bamble kommune. 5. Merknader Det ble ikke gitt merknader under matrikkeltilsynet i Bamble kommune. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 20. oktober 2016 ble 6 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 21. oktober 2016 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 6 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. Matrikkelloven med merknader Matrikkelforskriften med merknader Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 18.02.2016 Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 03.10.2011 Organisasjonskart for Bamble kommune Kommunens skriftlige rutiner og maler for arbeid etter matrikkelloven: a. Rutine for kontroll av rekvisisjon b. Rutine for saksforberedelser etter mottakskontroll c. Rutine for varsel av oppmålingsforretning d. Rutine for oppmålingsforretning e. Rutine for merking, måling og dokumentasjon f. Rutine for føring av protokoll for oppmålingsforretning g. Rutine for matrikkelføring, tinglysing og utsending av matrikkelbrev h. Rutine for oppretting av ny matrikkelenhet i. Rutine for grensejustering j. Rutine for matrikkelføring av jordskiftesaker k. Rutine for retting av opplysninger i matrikkelen l. Rutine for føring av avtale eller vedtak om erverv av grunn til offentlig veg og jernbane Saksliste for oppmålingssaker 2015-2016 Saksmapper for 2 saker som går ut på opprettelse av atrikkelenheter og 3 grensejusteringssaker Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg Rapport fra matrikkelen om status på adressering Rapport fra matrikkelen om ikke fullførte oppmålingsforretninger Rapport fra matrikkelen om midlertidige forretninger
7 VEDLEGG 2 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Bamble kommune ved åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Tore Martinsen Rådmann Intervju Sluttmøte Leidulf Aakre Kari Anne Rogn Brit Heimdal Ewelina Polac og Einar Teigen Konstituert kommunalsjef, Teknikk og samfunnsutvikling Koordinator byggesak Matrikkelfører bygningsinformasjon landmåler, fører matrikkelenhet, adresser, jordskiftesaker og saker fra Statens vegvesen. Også FKB-ansvarlig Landmåler og matrikkefører eiendomsgrenser Fra Kartverket deltok Hege Kvernberg Dahl og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.