KVALIFIKASJONS- GRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING FOR KJØP AV Konsulentbistand Prosess- og Prosjektstøtte Arkivnummer: 14/01954 Anskaffelse nummer: 39/2014
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET...3 1.1 Oppdragsgiver...3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang...3 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen...4 1.4 Kontraktsperiode...4 1.5 Kunngjøring...4 1.6 Tilleggsopplysninger...4 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget...5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN...5 2.1 Prosedyre...5 2.2 Frist for forespørsel om deltakelse...5 2.3 Innlevering av forespørsel...5 2.4 Valg blant overtallige kvalifiserte leverandører...6 2.5 Opplysningsplikt...6 2.6 Taushetsplikt...6 2.7 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver...6 2.8 Frist for begjæring av midlertidig forføyning...6 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE...7 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav...7 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav...7 3.3 Andre kvalifikasjonskrav...7 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling...7 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling...8 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner...8 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV FORESPØRSLENE...9 4.1 Registrering og åpning av forespørsler...9 4.2 Avvisning...9 VEDLEGG...9 Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Vann- og avløpsetaten, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i to trinn i forbindelse med anskaffelse av Konsulentbistand Prosess- og Prosjektstøtte. VAV forsyner hovedstaden med drikkevann og håndterer avløpsvannet. Virksomheten finansieres gjennom vann- og avløpsgebyrer. Etaten har ansvar for drift, vedlikehold og fornyelse av byens renseanlegg samt ledningsnett og pumpestasjoner for både drikkevann og avløpsvann. Etaten fører også tilsyn med Bekkelaget renseanlegg, som drives privat, og dekker Oslos andel av utgiftene til det interkommunale Vestfjorden Avløpsselskap (VEAS). Andre sentrale oppgaver er forvaltning av vannkildeområder, vassdragstilsyn med vassdragene i byen, veiledning og informasjon til kunder, abonnenter og samfunnet for øvrig. Virksomheten er regulert av en rekke lover og forskrifter, spesiell betydning har lov om kommunale vass- og kloakkavgifter, forurensningsloven og forskrift om vannforsyning og drikkevann. Etaten miljøstyringssystem er sertifisert i henhold til NS-EN ISO 14001. VAV har som målsetning å etablere et helhetlig virksomhetsstyringssystem for å styrke etatens internkontroll og ha kontroll med risiko. Prosjektet er igangsatt og flere prosesser (ledelses-, hoved-, og støtteprosesser) er allerede dokumentert. Prosessene defineres i workshops med tverrfaglig ressursinnsats fra prosesseiere og relevante fagmiljøer. Administrasjonsavdelingen skal nå i gang med å dokumentere sine støtteprosesser. Når vi først er i gang med det, ønsker vi også å se om vi kan forbedre disse. I tillegg er det behov for oppfølgingsstøtte til avdelingens mange prosjekter. For å komme i mål med dette er det behov for ekstern bistand, da avdelingen ikke har tilstrekkelig kompetanse og intern kapasitet. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Caroline Hovind E-postadresse : postmottak@vav.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Alle henvendelser merkes med: «39/2014-Konsulentbistand» Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang VAV har behov for bistand fra en konsulent/et konsulentteam til å lede arbeidet med prosesskartlegging med tilhørende prosessmodellering ned til rolle og aktivitetsflytnivå, skape Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 3
forankring av prosessene i organisasjonen samt øvrig rådgivning i prosjektet knyttet til organisasjonsutvikling, endringer i praksis osv. Rådgivningen må tilpasses VAVs eksisterende prosessarkitektur i Qualiware. Tjenesten skal leveres i tett samarbeid med intern prosjektleder, interne fagressurser og prosesseiere. Det er vanskelig å estimere det totale tidsmessige omfanget av kontrakten. Kontrakten vil gjelde som en rammeavtale for 4 år med 3 måneders gjensidig oppsigelse. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Uke 20 Uke 25 Uke 25/26 Uke 27 Uke 32 Uke 33/34 Uke 34 Uke 35 Uke 36/37 Uke 38 Uke 38 Aktivitet Utlysning Frist for innlevering av kvalifikasjonsgrunnlag Evaluering av kvalifikasjon og utvelgelse av leverandører Utsendelse av invitasjon til å innlevere tilbud Tilbudsevaluering Forhandlinger Valg av tilbud Utsendelse av tildelingsbrev Karensperiode Kontraktsinngåelse Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplanen er tentativ. 1.4 Kontraktsperiode Tjenesten skal utføres i perioden 2014-2018. Kontrakten vil løpe som en rammeavtale i 4 år fra signeringsdatoen. Det vil være en gjensidig løpende oppsigelsesfrist på 3 måneder. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se www.doffin.no. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse 39/2014- Konsulentbistand Prosess- og Prosjektstøtte, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 4
Det oppfordres om at spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 8 dager før utløpet av frist for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling i to trinn. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Konkurransegrunnlaget sendes deretter til de som er kvalifisert og som inviteres til å delta i konkurransen. Forhandlinger er tillatt. 2.2 Frist for forespørsel om deltakelse Siste frist for innlevering av forespørsel er mandag 16. juni 2014 kl. 12.00 Forespørsel skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av fristen. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. 2.3 Innlevering av forespørsel Tilbudet skal være på norsk, være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal være merket 39/2014- Konsulentbistand Prosess- og Prosjektstøtte. Tilbudsbrevet bes levert på papir, øvrige dokumenter bes levert elektronisk i pdf-format på Cdrom eller minnebrikke. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Det er ikke anledning til å levere tilbudet pr. e-post. Tilbudet skal leveres til: Ved oppmøte: Navn: Oslo kommune, Vann- og avløpsetaten Adresse: Herslebs gate 5, 0561 Oslo, Resepsjonen i 1.et. Resepsjonen er åpen mandag til fredag kl. 08:00 til 15:35. Ved postsending: Navn: Oslo kommune, Vann- og avløpsetaten Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 5
Adresse: Postboks 4704 Sofienberg, 0506 Oslo Leverandøren bærer risikoen for at tilbudet blir levert innenfor tidsfristen. For sent innkomne tilbud, eller tilbud som ikke er riktig merket, vil bli avvist. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Følgende skal vedlegges forespørsel om deltakelse: Dokumentasjon Jf. Pkt. Skilleark Skatteattest Jf. Pkt. 3.2 Elektronisk Merverdiavgiftsattest Jf. Pkt. 3.2 Elektronisk HMS-egenerklæring (se vedlegg) Jf. Pkt. 3.2 Elektronisk Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og Jf. Pkt. 3.3.1 Elektronisk juridiske stilling Dokumentasjon på leverandørens finansiell og Jf. Pkt. 3.3.2 Elektronisk økonomisk stilling Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Jf. Pkt. 3.3.3 Elektronisk Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i kvalifiseringsgrunnlaget besvares/belyses. Manglende eller mangelfull innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.4 Valg blant overtallige kvalifiserte leverandører Oppdragsgiver vil av de mottatte forespørsler om deltakelse i konkurransen, invitere de 3-5 leverandørene som best oppfyller kvalifikasjonskravene til å inngi tilbud. 2.5 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom forespørsel om deltakelse avvises, forkastes eller konkurransen avlyses. 2.6 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.7 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-8. 2.8 Frist for begjæring av midlertidig forføyning Ønsker leverandøren å begjære midlertidig forføyning mot en eventuell avvisning av leverandøren eller forkastelse av forespørsel om deltakelse i konkurransen, må det skje innen 15 dager, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 19-7. Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 6
3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet(hms) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Vedlagte HMS-egenerklæring i utfylt og signert stand. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 7
3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Det kreves relevant erfaring fra tilsvarende oppdrag herunder: o Implementering av helhetlige virksomhetsstyringssystemer i større organisasjoner (minimum 100 ansatte) o Erfaring med bred og tverrfaglig prosesskartlegging o Erfaring med å bygge elektroniske prosessorienterte styringssystemer o Modellere og dokumentere prosesser Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav En liste over de viktigste leveranser og eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. Dersom det gjelder ytelser til offentlige oppdragsgivere skal det dokumenteres ved attester utstedt eller bekreftet av vedkommende myndighet. Dersom det gjelder ytelser til private, skal attestene utstedes eller bekreftes av denne. I mangel av dette kan en erklæring fra leverandøren godtas En redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelsen i løpet av de siste tre år. Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssystem/ styringssystem tilpasset oppdragets innhold. Attest for firmaets kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder eksempelvis ISO 9001:2008 eller tilsvarende. Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som viser at leverandøren har likeverdige kvalitetssikringsrutiner. Her må det minimum gis en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten. Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 8
4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV FORESPØRSLENE 4.1 Registrering og åpning av forespørsler Innleveringstidspunkt skal påføres forespørslene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at forespørsel er innlevert. Åpningen vil ikke være offentlig. 4.2 Avvisning Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS-egenerklæring, eventuelt etter fastsatt tilleggsfrist for ettersending, og de leverandører som ikke oppfyller fastsatte kvalifikasjonskrav. For øvrig gjelder bestemmelsene om avvisning i forskriften 20-12 fullt ut. * * * VEDLEGG HMS-egenerklæring Godkjent og ekspedert elektronisk Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 9