Schenker Linjegods, er sertifisert etter kvalitetssystemet NS-EN ISO-9001: 2000 under navnet Linjegods AS. Sertifikatet er gyldig til 31.08.2007. Linjegods ble i 1994 som første samlaster i Norge sertifisert etter kvalitetssystemet NS-EN ISO 9002: 1996. Selskapet ble da sertifisert for alle områder av virksomheten, inkludert termotransport. For våre kunder og Schenker Linjegods er sertifiseringen en bekreftelse på at vi holder en høy internasjonal standard. Vi har integrert NS-EN ISO-9001: 2000 i den daglige driften. Kvalitetssikringen er med å gi kundene en garanti og trygghet for sikker varefremføring av alle slag. Vi ble også i 1998, som en av de første transportbedriftene i Norge, miljøsertifisert etter NS-EN ISO 14001: 1996. Nytt sertifikat ble utstedt 31.08.2004 og er gyldig til 31.08.2007 2
Policy Kvalitet Organisasjonenes overordnede hensikt med styring av kvalitet, miljø og HMS er uttrykt i bedriftens politikk. Den skal sikre at Linjegods ansatte arbeider mot felles mål. Utgangspunktet vil være Linjegods til enhver tid gjeldende forretningsidé og hovedmål. Målet med Linjegods politikk er å sikre lønnsomhet og styrking av konkurranseevnen for selskapet og våre kunder. 3
Policy Miljø Organisasjonen skal bidra til en langsiktig bærekraftig utvikling gjennom å tilby, og utvikle effektive transporter med minst mulig miljøpåvirkning, samt utvikle en miljøplan i samarbeid med våre leverandører. Vi skal videre følge de lover og forskrifter som er relevant for vår virksomhet. 4
5
Alle kunder har en skriftlig avtale med Schenker Linjegods AS. Dette er standardiserte kontrakter som skal sikre at både vi og kunden har felles forståelse av avtalens innhold. Før avtaleinngåelse er det viktig at alle rutiner er gjennomgått av markedsapparatet. Dette er avgjørende for at alle oppdrag kan behandles og fremføres i henhold til våre rutiner og kundens avtalte krav. Bookingkontorene har som hovedoppgave å ta i mot og registrere oppdrag fra våre kunder. Bookingene kommer via telefon, faks, email og elektronisk. Alle nødvendige opplysninger skal være gjennomgått av markedsapparatet før avtaleinngåelse. Dette er avgjørende for at oppdragene kan behandles og fremføres i henhold til våre rutiner. Oppdraget blir registrert i Bookingsystemet i LG meny. Det bestemmes under registrering om oppdragene deretter blir henteoppdrag for Nettverk eller transportoppdrag for Direkte, og deretter utført av andre avdelinger i vår logistikk kjede. Innhenting av gods starter med en henteliste/oppdragsliste som sjåføren mottar fra kjørekontor eller trafikkleder. For at sjåføren skal kunne utføre oppdraget i henhold til våre kvalitetsstandarder, er det viktig at alle opplysninger om oppdraget er registrert. Sjåføren foretar vår første inngangskontroll og er den som skal kvalitetssikre at sendingsinformasjon og gods stemmer overens. Når sjåføren har utført sine henteoppdrag, blir bilen losset på en av våre terminaler. Det er viktig at både gods og informasjon ankommer i riktig rekkefølge, og til den kvalitet som vi krever 6
For å sikre en rask og effektiv fremføring, er det viktig at godset er riktig og tydelig merket. For å unngå skade skal godset behandles varsomt og i henhold til emballasjemerking. Ved opplasting er det viktig å tenke på at gods og transportenhet kan bli utsatt for store påkjenninger underveis. Kjøretøy kan bli ustabile og trafikkfarlige hvis gods ikke er lastet skikkelig og forskyver seg, f eks ved bråbrems eller ved høy sjø på ferge, eller hvis container er utsatt for hard skifting på jernbanen. Gods kan skades, og det kan bli vanskelig og farlig for personale som skal losse enheten. Nøkkelordet er derfor riktig lasting, og god og riktig sikring av godset i enheten. Sentral Trafikkstyring har ansvaret for fremføring av Direkte og trafikken mellom de ulike terminalene. Godset blir fremført på bil og/eller bane. Det er viktig at Sentral Trafikk utnytter enhetene optimalt for å sikre bedriftens lønnsomhet og redusere miljøpåvirkningen. Sentral Trafikk har ansvaret for å stille med rent og godkjent materiell ved fremføring av temperaturregulerte sendinger, jfr. IKmatforskriftene, og kjøretøy, utstyr og sjåfører med gyldig ADR-kompetansebevis for transport av farlig gods. Når en terminal mottar gods er det viktig for den videre produksjon at enhetene er riktig innmeldt. Hvis det er lagt inn feil informasjon kan dette forsinke produksjonen og skape brudd i vår leveringspålitelighet. Det er viktig at enhetene losses i riktig rekkefølge slik at prioritert gods blir losset først. Rekkefølgen bestemmes av informasjon fra sendersted. Lossingen skal foregå på en rask, effektiv, sikker og forsvarlig måte. 7
Mottatt terminal har som oppgave å sortere ankommet gods på en rask og effektiv måte, og ferdigstille godset på distribusjonssonene. Rett godsmerking er avgjørende for at sorteringen skjer på en riktig og effektiv måte. Godset behandles varsomt og i henhold til emballasjemerking. Før og under opplasting er det viktig at sjåføren kontrollerer at sendingene som er planlagt inn på ruta er fulltallige. Det er avgjørende at sorteringen er korrekt gjennomført. Hvis kolli mangler og sporing viser at kolliet er ankommet terminalen, skal leting iverksettes før utkjøring. Lasteliste skal ikke utleveres sjåfør før pallkvittering er forevist og kvitteringsnummer er påført utkjøringslista. For at sjåføren og derved Schenker Linjegods, skal utføre oppdraget etter avsenders avtalte krav, er det viktig at foregående produksjon er gjennomført i henhold til rutinene. Da sjåføren er siste ledd mellom avsender og mottaker, er det viktig at alt ligger til rette for at vedkommende kan gjøre en god jobb. Hvis avvik/mangel oppstår et annet sted tidligere i produksjonsprosessen, kan dette medføre leveringsbrudd som sjåføren urettmessig får ansvaret for. For å sikre en riktig og rask dokumentregistrering og fakturering av våre tjenester, er det viktig at fraktdokumentene returneres umiddelbart etter utlevering. Når disse registreres er informasjonen om sendingen tilgjengelig for Infoservice og våre kunder. Ajouriteten på registrering er et av våre viktige kvalitetsmål. Det er også viktig at pallkvittering umiddelbart leveres for registrering. 8
9
Ledelsens gjennomgang skal gjennomføres både lokalt og sentralt. Det er lagt opp til en styrt rapportering på bestemte områder. De standardene som vi har valgt å sertifiseres etter krever kontinuerlig forbedring. Dette innebærer at det både lokalt og sentralt må være en jevnlig gjennomgang av systemene for å se at de fungerer tilfredsstillende samt en gjennomgang av potensielle forbedringsområder. Bedriftens ledelse har en uttalt politikk innen både kvalitet og miljø. Denne skal gjennomgåes en gang pr. år under ledelsens gjennomgang for å sikre at den er i tråd med bedriftens policy og våre systemer. Ved gjennomgang av systemene for kvalitet og miljø vil det kunne oppstå endringer i både rutiner og systemer. Beslutninger fra ledelsen om endringer og omlegginger av vår drift kan også påvirke våre rutiner. Det er sentral kvalitetsavdeling som er ansvarlig for rettelser og publiseringer før de settes i drift. Opplæring er det den enkelte lokale kvalitetsleder som i samarbeid med regional opplæringsleder planlegger og gjennomfører før iverksettelse av endringer. Vi skal vise til kontinuerlig forbedring og da må vi kunne identifisere våre forbedringsområder. Dette gjøres ved å analysere vår måloppnåelse mot våre måltall. Det er etablert mange målepunkter i vår produksjonslinje og disse tallene skal gjennomgåes både sentralt og lokalt. For å sikre at hele bedriften følger de rutiner som er bestemt og bruker måltallene for kontinuerlig forbedring er det etablert rutiner for interne revisjoner. Resultatene fra disse interne revisjonene blir gjennomgått både sentralt og lokalt. 10
Schenker Linjegods skal som ansvarlig bedrift følge de lover og forskrifter som gjelder for bedriften og dens virksomhetsområde. For å sikre at bedriften til enhver tid er oppdatert i forhold til dette er det etablert egne rutiner for oppdatering av endringer i lovverket. Helse, miljø og sikkerhet er organisert på alle nivåer i bedriften. Det er etablert lokal arbeidsmiljøutvalg hvor lokal verneleder er de ansattes representant. Det er også etablert et sentralt arbeidsmiljøutvalg hvor representanter fra ledelsen og valgte representanter fra de ansatte sitter. For å ivareta de ansattes sikkerhet er det utviklet rutiner som finnes i våre produksjonsrutiner. Vi er sertifisert i henhold til NS-EN ISO 14001. Dette innebærer at miljøspørsmål er satt i fokus ved alle de gjøremål og arbeidsoppgaver som utføres ved våre terminaler og under transport. Det er viktig at alle ansatte har den nødvendige kunnskap. Det er derfor utviklet et opplæringsprogram som administreres av vår opplæringsavdeling. En gang pr. år gjennomføres det en kundeanalyse for å avdekke om kundenes krav til oss som leverandør er tilfredsstillende. Det er sentral utviklingsavdeling som gjennomfører denne i samarbeid med eksternt selskap. Det er etablert flere mål i undersøkelsen som viser utviklingen fra år til år og hvilke områder som krever forbedring. 11