STATUTTER 2012
Statutter, Abakus Linjeforening Sist endret ved generalforsamling 20.april 2012. 1. Foreningens navn Foreningens navn er Abakus. 2. Foreningens formål Foreningens formål er å gi studenter ved linjene for datateknikk og kommunikasjonsteknologi ved NTNU veiledning i studiesituasjonen, arrangere kurs som utfyller fagtilbudet ved NTNU, fremme kontakten med næringslivet og bidra med sosiale aktiviteter. 3. Foreningens logo 3.1. Foreningens logo bestemmes av generalforsamlingen, enhver endring av logoen skal derfor godkjennes av generalforsamlingen ved simpelt flertall. 3.2 Foreningens offisielle logo skal alltid benyttes på medaljer, fane og diplomer. 4. Medlemskap 4.1. Alle faste studenter ved linjene for datateknikk og kommunikasjonsteknologi ved NTNU, har adgang til å bli medlemmer av foreningen. De som har betalt kontingent er medlemmer. Medlemmer som har deltatt på Listingløpet betegnes som formaterte, andre medlemmer som uformaterte. 4.2. Formaterte og uformaterte medlemmer har samme rettigheter. 4.3. Hovedstyret kan, hvis spesielle grunner tilsier det, tillate andre å bli medlemmer. Dette gjelder primært de studenter ved andre fakulteter og linjer som har datateknikk og kommunikasjonsteknologi som hovedfag. 5. Kontingent Kontingenten betales en gang for alle. Endringer i størrelsen godkjennes av generalforsamlingen.
6. Æresmedlemskap Har noen innlagt seg særlige fortjenester innen foreningen, eller utmerket seg på annet vis, kan Hovedstyret innby vedkommende som æresmedlem av Abakus. Et æresmedlem skal ha vært, eller fortsatt være en stor ressurs for foreningen og skal ha lagt mer jobb enn det som er forventet inn i foreningens arbeid, både innen og utenfor sine verv. 7. Foreningens arrangementer Bedriftskomiteen og fagkomiteen arrangerer presentasjoner for alle studenter på datateknikk og kommunikasjonsteknologi. For andre arrangementer er det fortrinnsvis foreningens medlemmer som har tilgang, men ansvarlig komité kan gi tilgang til øvrige. Kun medlemmer har stemmerett ved arrangementer der dette er aktuelt. Eventuelle inngangspenger på arrangementer fastsettes av komiteen(e) som er ansvarlig(e) for arrangementet. 8. Generalforsamling 8.1.1 Ordinær generalforsamling skal finne sted i første uka av april, men kan flyttes opp til to -2- uker hvis Hovedstyret ser dette som hensiktsmessig. Ekstraordinær generalforsamling skal innkalles når Hovedstyret eller minst ti -10- av medlemmene krever det. Enhver generalforsamling bekjentgjøres minst en -1- måned i forveien, med oppslag på både foreningens oppslagstavle og nettside. Det skal også blæstes for generalforsamlingen. 8.1.2 En beslutningsdyktig generalforsamling defineres ved et fremmøte på minimum tretti -30- medlemmer. Dersom ikke annet er nevnt, avgjøres en avstemning av generalforsamlingen ved minst 50 % av de oppmøttes stemmer. Det spesifiseres at dette utelukker bruk av fullmakt for å gi sin stemmerett til noen andre. 8.1.3 Minst seks -6- fra Hovedstyret plikter å møte på generalforsamlingen. Samt minst to -2- medlemmer som ikke sitter i Hovedstyret fra hver komité. 8.2.1 Foreningens hovedstyre består av leder, nestleder med ansvar for økonomi og lederne for komiteene Arrkom, Bedkom, Fagkom, readme, Webkom, LaBamba og PR. Leder og nestleder kan ikke sitte som leder i noen komité, så sant kandidater til alle verv finnes. Komiteene må ha sine nye styrekandidater klare to -2- uker før ordinær generalforsamling om våren. Hvis påtroppende komitéleder også vil stille som leder eller nestleder av Abakus, må det på forhånd være valgt en reservekandidat til komitéledervervet. Det nye Hovedstyret presenteres på generalforsamlingen, og må godkjennes ved akklamasjon. Dersom det nye Hovedstyret underkjennes, må det eksisterende Hovedstyret komme med nytt forslag til styre innen én uke. Ingen kan velges uten samtykke. Det nye Hovedstyret trer i kraft fra og med 1. mai, men kan flyttes opp til to -2- uker hvis Hovedstyret ser dette som hensiktsmessig.
8.2.2 Nestleder er leders stedfortreder i leders fravær med leders samtykke. 8.3.1 Hovedstyret skal i forkant av valget lyse ut leder-og nestlederstillingen innad i Abakus én -1- måned før generalforsamlingen. Søknad fra interesserte kandidater leveres hovedstyret to -2- uker før generalforsamlingen. Ny leder og nestleder skal ha deltatt aktivt i en av Abakus komiteer eller utvalg i minst seks -6- måneder i forkant av valget, så fremt en slik kandidat stiller til valg. 8.3.2 Ny leder og nestleder velges av generalforsamling. ved alminnelig flertall. Vinneren av valget må oppnå over 50 % av stemmene. Så lenge ingen kandidater oppnår over 50 % fjernes den kandidaten med lavest antall stemmer og det stemmes på nytt. Blanke stemmer teller og kan underkjenne kandidatene. Hvis det til slutt ikke gjenstår noen kandidater kan generalforsamlingen foreslå nye kandidater til valg. Det bemerkes at dette kun gjelder hvis alle kandidatene som stilte ikke blir valgt eller at ingen stiller. Dersom ingen kandidat får flertallet av stemmene må Hovedstyret stille en eller flere ny(e) kandidater innen én -1- uke og ekstraordinær generalforsamling innkalles Kandidater som har stilt til valg som leder eller nestleder og blitt underkjent av generalforsamlingen, både ordinær og ekstraordinær, kan ikke stille pånytt før neste ordinære generalforsamling. 8.4 På ordinær generalforsamling skal sittende Hovedstyre legge fram en redegjørelse for foreningens aktiviteter siden siste ordinære generalforsamling. 8.5. Hovedstyret skaffer en utenforstående revisor. Denne reviderer alle foreningens regnskap for siste regnskapsår (spesifisert i 9.5) før ordinær generalforsamling på våren. Kassererne legger fram resultatet til foreningens godkjennelse på generalforsamlingen. 8.6. Forslag til endring av statuttene skal være Hovedstyret i hende minst to -2- uker før annonsert generalforsamling. Statuttendringsforslag krever to tredjedelers -2/3- flertall blant de fremmøtte på generalforsamlingen. Andre vedtak kan fattes på hovedstyremøter ved simpelt flertall. I tilfelle stemmelikhet har foreningens leder dobbelstemme. Vedtatte statuttendringer trer i kraft i det generalforsamlingen heves. 8.7. Vedtak fattet av en generalforsamling kan bare omstøtes av en generalforsamling. 8.8. Hovedstyret skal legge frem referat fra generalforsamlingen. Referatet skal legges fram senest én -1- uke etter generalforsamlingen, og skal publiseres på foreningens hjemmeside. Hovedstyret skal publisere saker som er under behandling og vedtak som har blitt gjort, minst en gang i måneden. Hovedstyret skal føre referat fra alle styremøter. Disse skal fremlegges etter ønske fra medlemmer.
8.9 Bare generalforsamlingen kan opprette og nedlegge komiteer. Forslag om dette skal være Hovedstyret i hende minst to -2- uker før annonsert generalforsamling, og Hovedstyret skal offentliggjøre dette senest én -1- uke før generalforsamlingen finner sted. Forslag skal inneholde en begrunnelse for opprettelsen/nedleggelsen. Dersom en komité skal opprettes skal forslaget også inneholde en beskrivelse av komiteens tenkte virke. 8.10 Saksliste og sakspapirer skal være tilgjengelig for foreningens medlemmer en -1- uke før annonsert generalforsamling. Dette innebærer opphenging på foreningens oppslagstavle og publisering på foreningens nettside. 9. Administrative retningslinjer 9.1.1 Hovedstyret har full disposisjonsrett over de midler foreningen til enhver tid har, og som det ikke følger noen spesielle betingelser med, men er ansvarlige overfor generalforsamlingen, og må til enhver tid disponere midlene i samsvar med statuttenes paragrafer 2 og 9. 9.1.2 Kasserer i den enkelte komité er ansvarlig for den økonomiske styringen, og sørger for at komiteen holder seg innenfor de økonomiske rammene. Vedkommende sitter som ansvarlig for at driften er forsvarlig. 9.2.1 Abakus skal til enhver tid ha et strategidokument, utformet av Hovedstyret. Strategidokumentet er ment til å inneholde Abakus sine satsningsområder, planer og visjoner for fremtiden. Strategidokumentet kan inneholde flere punkter med varierende varighet. Hovedstyret står til enhver tid fritt til å endre på sine egne punkter i strategidokumentet, dersom ikke annet er nevnt. 9.2.2 Hovedstyret og underordnede komiteer plikter til enhver tid å følge strategidokumentet. Hovedstyret skal også redegjøre de tiltak som har blitt gjort i henhold til strategidokumentet på generalforsamlingen. 9.2.3 Under generalforsamlingen kan det også legges frem endringsforslag til strategidokumentet. Dersom endringsforslaget lagt frem på generalforsamlingen blir godkjent av generalforsamlingen, er det kun generalforsamlingen som kan fjerne eller endre det. For at et endringsforslag på generalforsamlingen kan godkjennes, kreves mer enn 50% av stemmene. 9.2.4 Hovedstyret skal senest en måned etter generalforsamlingen legge frem strategidokumentet på foreningens hjemmesider. Strategidokumentet skal til enhver tid være tilgjengelig sammen med statuttene. 9.3 Hovedstyret kan etter behov nedsette utvalg for å avlaste Hovedstyret på særskilte områder eller oppgaver. Retningslinjer og vedtekter for utvalgene fastsettes av Hovedstyret, og utvalget svarer til Hovedstyret. Hovedstyret redegjør for disses virksomhet i forbindelse med årsberetningene (se pkt. 8.4).
9.4 Lederen i Hovedstyret bør godkjenne alle viktige brev sendt av foreningen. Med viktige brev menes søknader om støtte, invitasjoner, o.l. 9.5 Ingen kan pålegges verv uten samtykke. 9.6 Regnskapsåret i Abakus går over ett -1- år fra 1.januar til 31. desember. Hvis kasserer i en komité avslutter sitt verv i et regnskapsår må regnskapet sluttføres og godkjennes av Hovedstyret før påtroppende kasserer overtar. 10. Aktiviteter 10.1 Abakus skal årlig arrangere: Orientering om linjeforeningen for nye studenter ved linjene for datateknikk og kommunikasjonsteknologi ved NTNU, ved første anledning etter immatrikulering. Listingløp i begynnelsen av høstsemesteret. Immatrikuleringsfest i begynnelsen av høstsemesteret. 10.2 Abakus skal arrangere jubileum hvert femte år. Det skal årlig settes inn penger på en egen jubileumskonto. Beløpet bestemmes av hovedstyret. 11. Statutter Ett eksemplar av statuttene skal til enhver tid være oppslått på foreningens tavle ved foreningslokalet og ligge tilgjengelig for alle medlemmer på web. Foreningens statutter ble vedtatt på ekstraordinær generalforsamling 29. januar 1980, og har blitt endret ved generalforsamlinger siden.