TILSYNSRAPPORT Tilsyn med Kviteseid kommune 28.februar og 19.mars 2013 Tema: Kommunen som barnehagemyndigheit Barnehage- og utdanningsavdelinga 1
TILSYN med Kviteseid kommune Adresse: 3850 Kviteseid Tidsrom: 28.februar 19.mars 2013 Fylkesmannen si tilsynsgruppe: Kontaktperson i kommunen: Hæge Aas, Synne Ose og Jan Collier Ellen Marie Prag Regelverk: Lov av 17. juni 2005 nr. 64 om barnehagar med forskrifter og departementet sine merknader til lovreglane. Tema for tilsynet: - kommunen sitt tilsyn med barnehagane, jf. barnehagelova 16 - kommunen som godkjenningsmyndigheit, jf barnehagelova 10 og 11, jf. barnehagelova 1 og 2 - kommunen sin handtering av regelverket om styrar og pedagogisk bemanning, jf. barnehagelova 17 og 18 Fylkesmannen fann grunnlag for 2 avvik i tilsynet: Avvik 1. Kviteseid kommune som barnehagemyndigheit godkjenner ikkje barnehagar i samsvar med barnehagelova. 2. Kviteseid kommune som barnehagemyndigheit handsamar ikkje søknader om dispensasjon for pedagogisk leiar og styrar i samsvar med regelverket. Dato: 03.04.2013 Jan Collier Hæge Aas Synne Ose revisjonsleiar revisor revisor 2
Innhald: 1. Innleiing s. 4 2. Dokumentunderlag s. 4 3. Avvik s. 4 4. Funn s. 6 5. Gjennomføring s. 6 6. Retting av avvik s. 6 Vedlegg: Vedlegg 1: Dokumentunderlag for Fylkesmannen sitt tilsyn s. 7 Vedlegg 2: Deltakarar ved Fylkesmannen sitt tilsyn s. 8 3
1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Kviteseid kommune 28. februar og 19.mars 2013. Tilsynet er ein del av eit felles tilsyn der Fylkesmannen fører tilsyn med same tema i alle kommunar i fylket. Tilsynet fokuserer på kommunen sin oppfylling av krav innafor oppgitte emne, og rapporten viser avvik som blei avdekka under tilsynet. Rapporten gir såleis inga fullstendig tilstandsvurdering av kommunen som barnehagemyndigheit. Føremålet med tilsynet var å vurdere om Kviteseid kommune har tilfredsstillande styring med regelverket. Tilsynet omfatta mellom anna undersøking om: - aktivitetar blir utført slik som omtalt og uttalt - kommunen driv verksemda innanfor eigne rammer og dei rammene som myndigheitene har satt. Tilsynet blei gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju av personar som er sentralt plassert i organisasjonen, og ved verifikasjon av at rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgd opp i praksis. Rapporten handlar om avvik som blei avdekka under tilsynet. - AVVIK er manglande oppfylling av krav som er fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift. 2. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for tilsynet var - lov om barnehagar - forskrifter til barnehagelova - korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen - dokumentasjon frå kommunen, jf. vedlegg 1 3. Avvik Avvik 1. Kviteseid kommune som barnehagemyndigheit godkjenner ikkje barnehagar i samsvar med reglane i barnehagelova. Avvik frå følgjande myndigheitskrav: Barnehageloven 10, jf. 6, andre ledd Lovkommentar: Godkjenningsmyndigheita avgjer søknad om godkjenning etter å ha vurdert om barnehagen er eigna etter føremål og innhald, jf. 1, 1a og 2. 4
Godkjenningsmyndigheita må sjå til at saka er så godt som mulig opplyst før vedtak om godkjenning treffas. Godkjenningsmyndigheita må klargjere om andre myndigheiter har stilt vilkår før kommunen gir godkjenning etter barnehagelova. Barnehagar må vere godkjent av kommunen før drifta vert sett i gang. Avviket bygger på følgjande observasjonar: Det går fram av dokumentasjonen om Straumsnes oppvekstsenter: 1. Barnehagen opna august 2011 ( Skjema F-4198, datert 17.01.2012) 2. Barnehagen blei godkjent av kommunen 17.01.2012 ( Skjema F-4198, datert 17.01.2012 ) 3. Godkjenning av kommunale skular og barnehagar i Kviteseid kommune etter forskrift om miljøretta helsevern. Kommunestyresak 34/12, møtedato 14.06.2012 Intervju med representantar for barnehagemyndigheita og barnehagestyrarar. Avvik 2 Kviteseid kommune handsamar ikkje søknader om dispensasjon for pedagogisk leiar og styrar i samsvar med regelverket. Avvik frå følgjande myndigheitskrav: Barnehagelova 18 3.ledd, jf. forskrift om midlertidig og varig dispensasjon og unntak frå utdanningskravet for styrar og pedagogisk leiar 1, 1.ledd, forvaltningslova 24, 25 og 27. Lovkommentar: Det er barnehagen sin eigar som søker dispensasjon. Kommunen kan gi midlertidig dispensasjon frå utdanningskravet under føresetnad av at stillingen har vore lyst ut og det ikkje har meldt seg kvalifiserte søkarar. Det skal gjerast ei vurdering av den reelle kompetansen til den det søkes dispensasjon for. Vedtak om dispensasjon skal gjevast til ein person, til ei konkret stilling, til ein konkret barnehage og for ei konkret periode. Dispensasjon skal gjevast i form av et enkeltvedtak, dvs at krava i forvaltningsloven skal fylgjast. Avviket byggjer på følgjande observasjonar: - Dispensasjon frå utdanningskravet pedagogisk leiar, datert 19.02.2009 - Dispensasjon frå utdanningskravet som pedagogisk leiar, datert 17.08.2009 - Årsmeldingane frå barnehagar i Kviteseid 15.12.2011 viser at det er tilsette i barnehagane med midlertidig dispensasjon. 5
- Kviteseid kommune kan ikkje dokumentere barnehagemyndigheita sitt vedtak i dispensasjonssaker etter Forskrift om midlertidig og varig dispensasjon og unntak frå utdanningskravet for styrer og pedagogisk leder. Intervju med representantar for barnehagemyndigheit og barnehagestyrarar. 4. Funn Kviteseid kommune fører tilsyn med barnehagane i samsvar med reglane i barnehagelova. Konklusjonen bygger på følgjande observasjonar: Dokumentasjon frå Kviteseid kommune om tilsyn med barnehagar etter Lov om barnehager Intervju med representantar for barnehagemyndigheita og barnehagestyrarar. 5. Gjennomføring Tilsynet omfatta desse aktivitetane: - Varsel blei sendt ut 17.01.2013 - Opningsmøte var 28.02.2013 - Det blei gjennomført intervju med 5 personar 28.02.2013 - Sluttmøte var 19.03.2013 I vedlegg 2 er det gitt ei oversikt over deltakarane på tilsynet. 6. Retting av avvik Retting av avvik 1: a. Fylkesmannen vil ha tilsendt vedtak i- og sakspapirer knytt til neste godkjenningssak som barnehagemyndigheta handsamar. b. Kviteseid kommune må lage ei skriftleg rutine/prosedyre på barnehagemyndigheita si godkjenning av barnehager etter lov om barnehager. Frist: 1.august 2013 Retting av avvik 2: a. Fylkesmannen vil ha tilsendt vedtak i- og sakspapirer knytt til neste sak om dispensasjon som barnehagemyndigheita handsamar. b. Kviteseid kommune må lage en skriftlig rutine/prosedyre på barnehagemyndighetens behandling av søknader om dispensasjon etter utdanningskravet. Frist: 1. august 2013 6
VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Fylkesmannens tilsyn Organisasjonskart for kommunen Delegeringsreglement for Kviteseid kommune Administrativt delegeringsreglement Årsmelding Kviteseid kommune 2011 Handlingsprogram og budsjett 2013 Vedtekter for dei kommunale barnehagane i Kviteseid Tilsynsdokument o Oppfølging av tilsyn, 28.05. 2009 o Tilsyn med barnehagane i Kviteseid barnehageåret 2009/2010 o Plan for tilsyn 2013-2016 o Rapport frå tilsyn med Kviteseid barnehage i Kviteseid kommune barnehageåret 2012/2013 o Rapport frå tilsyn med Straumsnes oppvekstsenter, barnehage, i Kviteseid kommune barnehageåret 2012/2013 Godkjenningsdokument o Straumsnes oppvekstsenter 2011-2012 o Godkjenning av kommunale barnehagar og skular i Kviteseid kommune etter forskrift om miljøretta helsevern, 29.05.2012 Dispensasjonar o Dispensasjon frå utdanningskrav som pedagogisk leiar, 17.08.2009 o Dispensasjon frå utdanningskravet - pedagogisk leiar, 19.02.2009 Plan for språk og leseopplæring for barnehage og skule i Kviteseid kommune, november 2010 Dokument frå Kviteseid barnehage og Straumsnes oppvekstsenter System for kvalitetsvurdering og tilsyn av verksemd etter barnehagelova i Seljord kommune Rutine for søknad om mellombels dispensasjon frå norm for pedagogisk bemanning i barnehagane i Seljord kommune Søknadsskjema for godkjenning av skular og barnehagar m.v. i Seljord kommune etter Forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular m.v. 7
VEDLEGG 2 Oversikt over personar frå kommunen som var direkte involvert i revisjonen. Namn Funksjon Opningsmøte Intervju Sluttmøte Hans Bakke rådmann X X X Mette Mihle kommunalsjef X X Ellen Marie Prag rådgivar X X X Tone Torp-Hansen styrar X X X Birger Skipar einingsleiar X X X Frå Fylkesmannen deltok Hæge Aas, Synne Ose og Jan Collier. Jan Collier var revisjonsleiar i tilsynet med Kviteseid kommune. 8