Oslo kommune Kultur- og idrettsbygg AVTALEDOKUMENT FOR RAMMEAVTALE Mellom OSLO KOMMUNE v/kultur- og idrettsbygg Organisasjonsnummer: 998 546 338 og Organisasjonsnummer: Konsulenttjenester virksomhetsstyring og prosjektstøtte
1 GENERELT OM RAMMEAVTALEN Rammeavtalen fastsetter vilkårene for kjøp av konsulenttjenester innenfor virksomhetsstyring og prosjektstøtte i angitt periode. Avrop på denne rammeavtalen kan foretas av midlertidig etat for Kultur- og idrettsbygg (og etterfølgende kommunalt foretak). Rammeavtalen er gjensidig bindende for Oppdragsgiver og Leverandøren. Rammeavtalen medfører ingen kjøpsplikt for Oppdragsgiver. For hvert enkelt avrop vil det inngås en egen Avropsavtale. Basert på avropets art og omfang vil Oppdragsgiver enten benytte Statens standardavtaler for konsulenttjenester - Bistandsavtalen SSA-B eller Oppdragsavtalen SSA-O. 2 DEFINISJONER Avropsavtalen: SSA-O (Oppdragsavtalen) eller SSA-B (Bistandsavtalen) med endringer som anses som nødvendige basert på avropets art og omfang. Avrop: Bestillers kjøp på de vilkår som fremgår av Avropsavtalen. Bestiller: Oslo kommune v/kultur- og idrettsbygg Kontraktspris: Den kontraktspris eller honorarramme som er avtalt for det enkelte avrop. Oppdragsgiveren: Oslo kommune v/kultur- og idrettsbygg Leverandøren: [fylles inn] 3 OPPDRAGETS OMFANG For å sikre oppdragsgivers gjennomføringsevne av prosjekter og utvikling av virksomhetsstyringen har oppdragsgiver behov for, på kort varsel, å kunne hente inn konsulenttjenester for prosjekter og andre arbeidsoppgaver tilknyttet virksomheten. Rammeavtalen vil bli benyttet når etatens ansatte ikke har kapasitet til å håndtere arbeidsoppgaver som oppdragsgiver er ansvarlig for. Hensikten med å benytte en rammeavtale er at det skal være tidsbesparende for oppdragsgiver å hente inn konsulenter med rette kompetanse når behovet oppstår. Kultur- og idrettsbygg vil i rammeavtaleperioden ha prosjekter som spenner fra konseptvalgutredninger (KVU) til ferdigstilt bygg eller anlegg. Investeringsbudsjettene er til enhver tid avhengig av de årlige bevilgninger og vil kunne variere i samlet volum i avtaleperioden. Virksomheten skal bygges opp til å bli et kompetent og profesjonelt eiendomsforetak. Det vil blant annet være behov for bistand til utvikling av virksomhetsstrategier og implementering av styringssystemer og rutiner. Rammeavtalen anslås å ha en verdi på ca. 50 millioner kroner inklusiv opsjoner. Anslaget er ikke bindende for oppdragsgiver da omfanget vil være avhengig av årlige budsjetter og politiske prioriteringer. 4 PARTENES REPRESENTANTER For Leverandøren: Navn: Adr.: Tlf: Faks: E-post: For Oppdragsgiveren: Navn: Adr.: Tlf: Faks: E-post:
Partene skal skriftlig varsle hverandre ved utskiftning av representant. 5 SPRÅK All kommunikasjon mellom Oppdragsgiveren/Bestilleren og Leverandøren skal foregå på norsk. 6 DOKUMENTRANG Rammeavtalen består av følgende dokumenter: a) Dette avtaledokumentet b) Oppdragsgiverens konkurransegrunnlag, tilbudsforespørsel (konkurransegrunnlag i minikonkurranse) eller bestilling c) Leverandørens tilbud eller ordrebekreftelse d) Vilkårene i SSA-O og SSA-B Ved motstrid skal dokumentene gjelde i ovennevnt rekkefølge. 7 RAMMEAVTALENS VARIGHET Rammeavtalen vil bli inngått for to - 2 - år regnet fra siste kontraktsinngåelse. For kontrakten gjelder opsjon for Oppdragsgiver til å forlenge kontrakten for ytterligere 1 + 1 år på uendrede vilkår med unntak av justering av timepris. Varsel om utløsing av opsjon skal gis skriftlig tre måneder innen kontraktens utløp. Varigheten av det enkelte oppdrag vil fremgå av avropsavtalen. Konsulenter som eventuelt er engasjert siste avtaleår, er forutsatt å fullføre sitt oppdrag selv om dette går ut over rammeavtalens sluttdato på rammeavtalens vilkår. 8 GJENNOMFØRING AV AVROP/MINIKONKURRANSE 8.1 Avrop i kontraktsperioden Oppdragene mellom konsulentselskapene i denne rammeavtalen vil fordeles gjennom direktefordeling eller ved en minikonkurranse. Valg av tildelingsmåte vil bli bestemt ut i fra hva som er mest hensiktsmessig i hvert enkelt prosjekt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å lyse ut en minikonkurranse gjennom rammeavtalen dersom man ved forespørsel om direktefordeling ikke anser å kunne akseptere tilbudet. Det er ikke en øvre grense for direkte fordeling av oppdragene. Oppdragene som fordeles direkte vil så langt det er mulig fordeles likt mellom konsulentselskapene som er del av avtalen. Direktefordeling av oppdrag fordeles ut fra tilbudssum slik at verdien av avropene blir fordelt mest mulig likt. De konsulentfirmaer som takker nei til tilbudt oppdrag blir registrert med samme tilbudssum som det konsulentfirmaet som får oppdraget. Avropsavtalene vil bli inngått med henvisning til gjeldende bestemmelser i Statens standardavtaler for konsulenttjenester - Bistandsavtalen SSA-B og/eller Oppdragsavtalen SSA-O. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjøre endringer i Avropsavtalen basert på avropets art og omfang.
9 GODKJENTE UNDERLEVERANDØRER Leverandøren har varslet og fått godkjent følgende underleverandører til rammeavtalen: Leverandøren kan fritt tilby og benytte personell fra de opplistede underleverandøren ved gjennomføring av oppdrag. Leverandøren er fult ut ansvarlig for de tjenester som ytes av underleverandør på lik linje med tjenester som ytes av eget personell. 10 LEVERANDØRENS FORPLIKTELSER 10.1 Krav til lønns- og arbeidsvilkår For avtaler som omfattes av forskrift 8. februar 2008 nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder følgende: Leverandøren og deres underleverandører plikter å ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende allmenngjøringsforskrifter eller gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av Leverandørens forpliktelser under avtalen. Dersom Leverandøren ikke etterlever kravet til lønns- og arbeidsvilkår, har Oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at Leverandøren har brakt forholdet i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Oppdragsgiveren, eller den Oppdragsgiveren bemyndiger, har rett til innsyn i dokumenter og rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig for Oppdragsgiveren å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Leverandøren plikter å ha tilsvarende kontraktsbestemmelse i sine kontrakter med underleverandører og skal gjennomføre nødvendig kontroll hos sine underleverandører for å påse at plikten overholdes. Leverandøren plikter på oppfordring å legge frem dokumentasjon på de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører. Brudd på forpliktelsene etter denne bestemmelsen er å anse som vesentlig mislighold. 11 ETISKE REGLER Konsulenten plikter å sette seg inn i Oslo kommunes etiske regler og etterleve disse under utførelsen av oppdrag for Oslo kommune.
12 ORGANISERING AV ARBEIDET Oppdragsgiver har rett til å pålegge samtlige konsulenter som avropes i kontraktsperioden til å registrere arbeidstiden på tilsvarende måte som for kommunalt ansatte. Registreringen vil kun bli benyttet i forbindelse med kontrakts- og fakturaoppfølging. 13 PRISER OG DAGMULKTSATS 13.1 Pris Leverandørens maksimale timepris per konsultentkategori fremgår av tabellen. Kategori Nivå Timepris Konsulent >8 års relevant erfaring 4 Konsulent 4-8 års relevant erfaring 3 Konsulent 2-4 års relevant erfaring 2 Konsulent < 2 års relevant erfaring 1 Timeprisene er oppgitt eksklusiv merverdiavgift og inklusive alle påslag. Timeprisen inkluderer alle administrasjonskostnader som bilkjøring, telefon og lignende. Reisekostnader og reisetid er også inkludert i timeprisene. I hver enkelt minikonkurranse kan leverandøren tilby lavere priser dersom "Pris" er et tildelingskriterium i den enkelte minikonkurranse. Dersom Leverandøren tilbyr høyere priser enn det som fremgår av tabellen ved et avrop, vil dette anses som brudd på rammeavtalen. 13.2 Regulering av prisen For regulering av maksimalprisene i denne rammeavtalen benyttes SSB sin konsumprisindeks (siste tilgjengelige indeks målt pr. desember). Endringen i konsumprisindeksen beregnes fra 01.01 året før reguleringsåret til 01.01. i reguleringsåret. Første prisregulering av prisene i denne avtalen kan skje etter 01.01.2017. 13.3 Dagmulkt Dagmulkt reguleres i den enkelte Avropsavtalen i henhold til satsene i SSA-O og/eller SSA-B. 14 FAKTURERING OG BETALING Tjenesteyteren plikter å tilby elektroniske fakturaer i Elektronisk handelsformat (EHF) fra dato for kontraktsinngåelse. Som Tjenesteyter må det inngås en egen avtale med et aksesspunkt. Fakturaen skal spesifiseres slik at oppdragsgiver kan kontrollere at fakturaen er riktig. Følgende dokumentasjon skal legges ved: Timelister for oppdrag. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om annen dokumentasjon i hvert enkelt avrop. Betalingsbetingelser er per 30 dager etter mottatt faktura. Alle fakturaer skal merkes med bestillings- eller ressursnummer og sendes til den adressen som Oppdragsgiver/Bestiller oppgir.
Kun korrekt utfylte fakturaer utløser betalingsplikt. Det skal foretas månedlige avregninger og Oppdragsgiver skal motta månedlige fakturaer, senest den 20. i etterfølgende måned. 15 ENDRINGER I LEVERANDØRENS ORGANISASJON MV. Endringer som kan få betydning for avtalen, for eksempel Leverandørens organisasjonsform, overdragelse av virksomhet og lignende, skal meddeles skriftlig til Oppdragsgiveren snarest. 16 AVBESTILLING Det tas forbehold om at politiske beslutninger i løpet av kontraktsperioden kan medføre at kontrakten avsluttes uten rett til erstatning for arbeid som ikke er utført. 17 OPPSIGELSE Avtalen kan sies opp, helt eller delvis av begge parter med 3 måneders oppsigelsesfrist. Oppsigelsen skal skje skriftlig. Oslo, den dd/mm/åå, den dd/mm/åå.. Oppdragsgiveren Leverandøren