TEMA. Rettleiar for tryggleik ved store arrangement

TEMA 10 Rettleiar for tryggleik ved store arrangement

Rettleiar for tryggleik ved store arrangement

4

Innhald Innleiing... 9 Arbeidsgruppa...9 Definisjonar...9 Oppbygging...10 Tilbakemelding om rettleiaren...10 1 Verdien av god planlegging... 11 1.1 Livssyklusen til store arrangement...12 1.1.1 Visjon...12 1.1.2 Prosjektering...12 1.1.3 Innhenting av informasjon...12 1.1.4 Planlegging...12 1.1.5 Gjennomføring...13 1.1.6 Etterarbeid...14 1.2 Grunnprinsipp for å..planleggje tryggleiken...14 1.2.1 Å vere føre var...14 1.2.2 Å ha handlingsberedskap...15 1.2.3 Å vere robust...15 1.2.4 Å vere forsiktig...15 1.3 Planlegg for ein vellykka arrangementsorganisasjon.15 1.3.1 Arrangementsorganisasjonen og omverda...15 1.3.2..Kriterium for at organisasjonen skal fungere godt...16 2 Risikovurdering og planlegging av tryggleiken...19 2.1 Risikovurderingsprosessen...20 2.1.1 Fastsetje akseptabelt risikonivå...21 2.1.2 Setje ned ei analysegruppe...21 2.1.3 Skildre arrangementet...21 2.1.4 Svartmålingsfasen...21 2.1.5 Avgrensing...22 2.1.6 Analysere hendingar som står att...22 2.1.7 Vurdere dei største risikoane...23 2.1.8 Risikohandtering og avgjerder...24 2.1.9 Handlingsplan...24 2.2 Planlegging av tryggleiken...24 2.2.1 Kva inneheld ein tryggingsplan?...24 2.2.2 Planlegging av beredskapen...26 2.3 Å setje i verk ein plan...26 2.3.1 Å gjere ein plan gjennomførleg...26 2.3.2 Prosedyrar og instruksar...26 3 Regelverk og pliktene arrangøren har...29 3.1 Politiet...30 3.1.1 Melding til politiet...30 3.1.2..Utvida meldeplikt eller søknad til politiet...30 3.2 Kommunen...31 3.2.1 Skjenkjeløyve...31 3.2.2 Serveringsløyve...31 3.2.3 Brann- og eksplosjonsvern...31 3.2.4 Helsetenester...32 3.3 Andre styringsorgan...33 3.3.1 Tryggleik ved forbrukartenester...33 3.3.2 Arbeidsmiljø...33 3.3.3 Mattryggleik...34 3.3.4 Trafikktryggleik...34 3.4..Dekking av offentlege utgifter...34 3.4.1 Dekking av utgifter for politiet...35 3.4.2 Dekking av kommunale utgifter...35 3.4.3 Dekking av utgifter til helsebereskap...36 3.4.4..Dekking av utgiftene til Statens vegvesen...36 Nyttige lenkjer...36 4 organisering av trygging sfunksjonen...37 4.1 Ansvaret for tryggleiken...38 4.1.1..Rollefordeling i tryggingsfunksjonen...38 4.1.2 Tryggingssjef...39 4.1.3 Gruppeleiarar...39 4.1.4..Andre medarbeidarar med tryggingsoppgåver. 39 4.2 Tryggingspersonell...39 4.2.1..Rekrutteringa av tryggingspersonell...39 4.2.2 Krav til kompetanse...40 4.2.3 Opplæring av tryggingspersonell...40 4.2.4 Bruk av eksterne vaktselskap...40 4.3 Sanitet...41 4.3.1..Planlegging og dimensjonering av sanitetsberedskapen...41 4.3.2 Førstehjelp...41 4.4..Samarbeid med frivillige organisasjonar...41 4.5 Intern kommunikasjon...41 5 Å jobbe med frivillige...43 5.1 Å vere avhengig av frivillige...44 5.1.1 Rekruttering av frivillige...44 5.1.2..Motivasjonen til dei frivillige og motivering av frivillige...44 5.2 Opplæring av frivillige...45 5.2.1..Kontinuerleg informasjon fram mot arrangementet...45 5

5.2.2 Rettleiar for frivillige...45 5.2.3 Informasjonsmøte...45 5.2.4 Instruksar...45 5.2.5 Sjekklister...45 5.2.6 Personleg oppfølging...45 5.3 Arbeidsgivaransvaret til arrangøren...46 6 val og utforming av arrangementsområdet... 47 6.1 Val av arrangementsområde...48 6.1.1..Krav til arrangementsområdet/ kravspesifikasjon...48 6.1.2 Terrenget og tolegrense...49 6.1.3 Geografisk risiko...50 6.1.4..Bereevna til bygningskonstruksjonar...50 6.2..Å berekne publikumskapasiteten...51 6.2.1 Definisjonar...51 6.2.2..Praktisk berekning av publikumskapasiteten..52 6.3 Utforming av arrangementsområdet...56 6.3.1 Overordna...56 6.3.2 Plassering av fokuspunkt...56 6.3.3 Dimensjonering og handtering...57 Nyttige lenkjer...58 7 Infrastruktur...59 7.1..System for å kommunisere og informere...60 7.1.1 Radiosamband...60 7.1.2 Skilting...60 7.2 Handtering av trafikk og transport...61 7.3..Elektrisitet og elektriske installasjonar...62 7.3.1 Provisoriske elektriske anlegg...62 7.3.2..Det totale behovet for elektrisitet på arrangementet...63 7.3.3 Belysning...63 7.4 Vatn...64 7.4.1 Drikkevatn...64 7.4.2 Vatn til hygiene...64 7.4.3 Brannvatn...64 8 Scenen...65 8.1 Scenen og sceneområdet...66 8.1.1 Scenegrava...66 8.1.2 Backstage...67 8.1.3 Mikseplassen...67 8.1.4 Førstehjelpsområde ved scenen...67 8.1.5 Storskjermar...67 8.1.6 Tribunar...67 8.2 Plassering av scenen...67 8.2.1 Scenebarrikadar...68 8.2.2 Konstruksjon av scenebarrikaden...68 8.2.3 Oppstilling av scenebarrikadane...68 9 Inngangar og utgangar... 71 9.1..Underlag for passeringspunkt...72 9.2..Plassering av passeringspunkt...72 9.3..Dimensjonering og utforming av passeringspunkt...73 9.3.1 Dimensjonering av inngang...73 9.3.2 Køordnarar...73 9.3.3 Sluser...74 9.3.4 Dimensjonering av utgang...74 9.4..Informasjon ved passeringspunkt...74 9.5..Skilting og belysning ved passeringspunkt...75 9.6 Rømmingsvegar...75 9.6.1..Rømmingsvegar for innandørsarrangement...75 9.6.2..Rømmingsvegar for utandørsarrangement...76 10 Overnatting... 77 10.1..Campingplassen plassering og utforming...78 10.1.1..Plassering og arealbruk for camping...78 10.1.2 Utforming...78 10.2 Tryggleik på campingplassen...79 10.2.1 Belysning på campingplassen...79 10.2.2..Branntryggleik på campingplassen...79 10.3 Annan type overnatting...80 11 Tilleggsaktivitetar...81 11.1..Ansvar, avtalar og forsikringar...82 11.2 Sal av mat og drikke...82 11.2.1..Oppbevaring og bruk av..brannfarleg gass...83 11.3 Sal av alkohol...83 11.4 Salsbuer...84 11.4.1..Omsetning av ulovlege varer og tenester...84 11.5 Fornøyelsesaktivitetar...84 12 sanitæranlegg, hygiene og avfallshandtering...87 12.1 Sanitærområdet...88 12.1.1 Val av toalett- og sanitærløysing...88 12.1.2 Kapasitet...88 12.1.3 Plassering...89 12.1.4 Reingjering...89 12.2 Avfallshandtering...89 13 Mellombelse konstruksjonar...91 13.1..Krav til leverandør og dokumentasjon...92 13.2..Krav til montør og dokumentasjon...92 13.3 Ansvaret til arrangøren...92 13.3.1 Dokumentasjon...92 13.3.2 Avtale om ansvarsfordeling...93 13.4..Omsyn til tryggleiken ved montering og demontering...93 13.5 Spesifikke reglar...93 Nyttige lenkjer...94 6

14 Lyd og spesialeffektar...95 14.1 Lyd...96 14.1.1 Tillate lydnivå...96 14.1.2 Hørselsvern...97 14.1.3 Lyd og medarbeidarar...97 14.1.4 Lyd og publikum...97 14.2 Spesialeffektar...97 14.2.1 Pyroteknikk...97 14.2.2 Stroboskopiske effektar...97 14.2.3 Røykeffektar...98 14.2.4 Gassbaserte flammeeffektar...98 15 tilgjenge og universell utforming...99 15.1 Godt tilgjenge...100 15.1.1 Fysisk tilrettelegging...100 15.1.2 Informasjon og rutinar...100 15.2 Rømmingsvegar...100 15.3 Tilgang til ulike tenester...100 15.3.1 Rullestoltribunar...100 15.3.2 Rullestolrampar...101 15.3.3 Toalett og dusj...101 15.3.4 Matservering...101 16 Publikum...103 16.1 Forstå publikum...104 16.1.1 Individa...104 16.1.2 Menneskemengda...104 16.1.3 Kjenn ditt publikum...104 16.2 Publikumshandtering...105 16.2.1 Forstå situasjonen...105 16.2.2 Struktur...105 16.2.3 Kommunikasjon...105 16.2.4 Plan for å handtere publikum...105 17 Artistar...107 17.1 Førebuingar...108 17.1.1 Artistprofil...108 17.1.2 Arrangementskontrakt...108 17.2 Tryggleik for artistane...109 17.3 Tryggleik under framføring...109 18 Massemedia... 111 18.1 Mediegruppe...112 18.1.1 Presseansvarleg...112 18.2 Mediestrategi...112 18.3 Rettane og pliktene til media...112 18.4 Akkreditering...112 18.5 Arbeidet til media på området...113 18.5.1 Pressesenter...113 18.5.2 Fotografering...113 18.6 Arbeidet til media i ein krisesituasjon...113 19 tryggingsarbeidet når arrange mentet er i gang...115 19.1 Å setje ein plan ut i livet...116 19.1.1 Kommunikasjon...116 19.1.2 Kvalitetssikring...117 19.2 Oppbyggingsfasen...117 19.2.1 Vanlege problemstillingar i denne fasen...117 19.3 Innlastingsfasen...118 19.3.1..Vanlege problemstillingar i denne fasen...118 19.4 Frammøte- og innsleppsfasen...118 19.4.1..Vanlege problemstillingar i denne fasen...118 19.4.2 Beredskap ved inngangen...119 19.5 Før framføringa...119 19.6 Under framføringa...120 19.6.1 Rolla til scenevaktene...120 19.6.2 Å stoppe ein konsert...120 19.7 Utgang og avreise...121 19.8..Utlastings- og nedbyggingsfasen...121 19.9..Andre typar vakthald under arrangementet...121 20 Beredskap for alvorlege hendingar...123 20.1..Å planleggje for ein krisesituasjon...124 20.1.1 Kriseorganisasjon...124 20.1.2 Samarbeid med nødetatane...124 20.2 Beredskapsplanen...125 20.2.1 Brannberedskap...125 20.2.2 Sanitets- og helseberedskap...125 20.2.3 Evakuering...125 20.2.4 Kommunikasjon...125 20.2.5..Informasjonsplanar og kriseplanar...125 20.3 Trening og øving...125 20.4 I ein krisesituasjon...126 20.4.1 Evakuering...126 20.4.2 Krisekommunikasjon...126 20.5 Å overlate krisehandteringa til offentlege styringsorgan...127 20.5.1 Melding til nødetatane...127 20.5.2 Arbeidet til politiet på plassen...127 20.5.3..Arbeidet til andre nødetatar på plassen...127 20.6 Etter ein krisesituasjon...128 Vedlegg...129 Vedlegg 1 Skjema for å vekte risikoar. i samband med ROS-analyse...129 Vedlegg 2 Modell for å berekne sanitetsberedskap...130 Vedlegg 3 Publikumsprofil...132 Vedlegg 4 Artistprofil...133 7

8

Innleiing Teaterframsyningar, festivalar, sportsarrangement eller andre store tilstellingar skal vere positive opplevingar for både arrangørar, utøvarar og ikkje minst for publikum. Dessverre har det vist seg at den gode opplevinga fort blir snudd dersom det skjer noko dramatisk. Store og alvorlege ulykker har skjedd dei seinare åra i mange land. Som døme kan vi nemne diskotekbrannen i Göteborg i 1998 der 63 ungdommar omkom. Tragedien på Roskildefestivalen i 2000 er eit anna døme. Då blei ni menneske klemde i hel under ein konsert. Med blant anna dette som bakteppe har fleire land utarbeidd rettleiarar for slike arrangement. Meininga er å bidra til at tryggleiken blir teken vare på gjennom god planlegging og organisering. Like før denne rettleiaren blei publisert, skjedde det igjen, denne gongen i Duisburg i Tyskland. Der omkom minst 19 menneske i trengselen under teknofestivalen Love Parade. Dette viser tydeleg kor nødvendig det er med god planlegging og vaktsame auge både før og under eit arrangement. Politi- og justisdepartementet gav i 2008 Direktoratet for samfunnstryggleik og beredskap (DSB) oppdraget å lage ein rettleiar om tryggleik ved arrangement som samlar store menneskemengder, eller som har potensial for store ulykker. I mandatet som direktøren i DSB har gitt, heiter det: «Det skal utarbeides en sikkerhetsveileder som innholdsmessig skal være relevant for de fleste typer arrangementer med store ansamlinger av mennesker og/eller med potensial for store ulykker.» Det er meininga at rettleiaren skal fungere som ei handbok eit verktøy til nytte for både arrangørar og styringsorgan. Etter mandatet er formålet med rettleiaren: å ta vare på tryggleik og helse ved store arrangement gjennom god planlegging, førebygging, beredskap og krisehandtering å etablere felles omgrep for tryggleik, tydeleg kommunikasjon og konstruktivt samarbeid mellom involverte aktørar i eit arrangement å sikre einskapleg behandling og føreseieleg utøving av mynde Arbeidsgruppa Arbeidet er utført av ei arbeidsgruppe som er leidd av DSB, med representantar frå følgjande styringsorgan: Politidirektoratet Mattilsynet Helsetilsynet Arbeidstilsynet Statens bygningstekniske etat Statens vegvesen, Vegdirektoratet Vidare har Norsk Rockforbund delteke i arbeidsgruppa. Dei har med si praktiske erfaring og sin store arbeidsinnsats bidrege på ein uvurderleg måte til at dette har blitt eit produkt som tek opp i seg alle aspekt som er nødvendige for å oppnå målet med rettleiaren: eit godt og trygt arrangement. Då arbeidet tok til, valde vi å ta utgangspunkt i dei rettleiarane som allereie var laga i Storbritannia, Danmark og Sverige, med hovudvekt på den nyaste, som var den svenske Säkerhetsguide för evenemang frå 2008. Arbeidsgruppa fekk høve til å bruke relevante kapittel, og om ønskjeleg omsetje desse til norsk. Definisjonar Arbeidsgruppa hadde tidleg i arbeidet behov for å presisere og utdjupe noko av ordlyden i mandatet. I arbeidet med å framstille rettleiaren la vi til grunn følgjande utdjupingar: Vi skal utarbeide ein tryggleiksrettleiar, eit dokument som skal vere rettleiande og gi råd til målgruppa. Det er ikkje ein instruks eller eit pålegg. Arbeidet skal vidare vere relevant for dei fleste typar arrangement som samlar store folkemengder, og som har potensial for store ulykker. Gruppa legg til grunn at store folkemengder i seg sjølv kan representere eit visst farepotensial for ulykker. Omgrepet store er rett nok relativt, og kan oppfattast ulikt avhengig av kva type arrangement det er, og kvar det går føre seg i landet. Sjølv om mandatet har formuleringa «og/eller med farepotensial», er det ikkje eit vilkår for å bruke rettleiaren at det ligg føre eit konkret farepotensial. Det kan vere nok at arrangementet samlar store folkemengder. Samtidig omfattar rettleiaren også arrangement der det er potensial for store ulykker utan at det nødvendigvis er spesielt store folkemengder samla. Så lenge allmenta har tilgang til eit arrangement med eit visst farepotensial sjølv om arrangementet ikkje er spesielt stort bør dei fleste prinsipp for planlegging og tryggleik i rettleiaren gjelde for arrangementet. 9

Målgruppene for rettleiaren er nok temmeleg ulike. Store og små arrangørar er sjølvsagde målgrupper, men vi meiner at også ulike offentlege styringsorgan og etatar har nytte av han. Rettleiaren er avgrensa mot idrettsarrangement, då dei i stor grad er regulerte gjennom eit eige tryggleiksreglement. Eksempel på slike reglement er Norges Fotballforbunds sikkerhetskrav til infrastruktur i f.m. klubblisens og reglar for arrangørar som står i arrangørhandboka for nivå 3. Rettleiaren er i stor grad retta inn mot festivalar og konsertarrangement. Arbeidsgruppa reknar likevel med at det er stor overføringsverdi til andre arrangement, også sportsarrangement. Hovudprinsippa for å planleggje eit arrangement har mange fellestrekk med prinsippa for tryggingsarbeidet rundt arrangementet. Oppbygging Rettleiaren er bygd opp av 19 kapittel som dekkjer planlegging av tryggleiken, gjennomføring av eit arrangement og evaluering av eit arrangement. Kapittel 1 5 tek for seg den overordna, innleiande planlegginga og organiseringa av eit arrangement. Her gir vi også ei oversikt over kva plikter arrangøren har etter aktuelle regelverk. Kapittel 6 15 tek for seg meir spesifikke detaljar ved planlegginga, til dømes problemstillingar knytte til scenar og mellombelse konstruksjonar, generell infrastruktur, bruk av spesialeffektar og høve for overnatting. Kapittel 16 18 handlar om dei persongruppene som er involverte utanom personellet til arrangøren: publikum, artistar og media. Kapittel 19 20 handlar om det konkrete tryggleiks- og beredskapsarbeidet under sjølve arrangementet, og om korleis ein skal handtere nødssituasjonar. Tilbakemelding om rettleiaren Vi treng å revidere rettleiaren når han har vore i bruk i eitt års tid. Vi ber difor om at de melder inn synspunkt og forslag til endringar til: arrangement@dsb.no 10

1 Verdien av god planlegging Foto: Colourbox Alle arrangement er unike, men dei fleste har som regel minst to ting felles: Dei skal skape gode opplevingar for alle involverte, samtidig som dei samlar relativt mange menneske på avgrensa areal. På slike arrangement er det såleis ein viss risiko for at det skal skje små eller store hendingar som kan få uønskte konsekvensar. Ei god oppleving er ei trygg oppleving. Det krev at arrangørane har planlagt grundig og detaljert, og late omsynet til tryggleiken gjennomsyre planleggingsprosessen frå A til Å. Det er dette denne rettleiaren handlar om. Rettleiaren skal vere til hjelp for dei som står bak dei største arrangementa, men også arrangørar av mindre tilstellingar skal ha nytte av han. Dette innleiande kapitlet understrekar kor viktig det er å planleggje godt, og gir nokre grunnleggjande tips til korleis vi kan sikre tryggleiken på arrangementet frå vi tek til å planleggje og til vi evaluerer det når arrangementet er slutt. Kapitlet freistar å gi svar på tre spørsmål: Kva fasar går eit stort arrangement gjennom, og kva er det viktig å ta omsyn til og planleggje for når det gjeld tryggleiken i dei ulike fasane? Kva grunnleggjande prinsipp bør vi leggje til grunn i planlegginga for å oppnå eit tryggast mogleg arrangement? Korleis kan vi planleggje, opprette og administrere ein organisasjon som på beste vis tek vare på tryggleiken i alle delar og fasar av arrangementet? 11

Kap. 1 1.1 Livssyklusen til store arrangement 1.2 Grunnprinsipp for å planlegg je tryggleiken 1.3 Planlegg for ein vellykka arrangementsorganisasjon 1.1 livssyklusen til store arrangement Skal vi nå målet om eit godt og trygt arrangement, er det viktig at dei ansvarlege for arrangementet og tryggleiken er i tett dialog gjennom heile livssyklusen til arrangementet frå visjon til etterarbeid. Arbeidet med eit arrangement, medrekna tryggingsarbeidet, går gjennom seks fasar: 1. Visjon 6. Etterarbeid 2. Prosjektering 5. Gjennomføring 4. Planlegging Figur 1: Fasar i eit arrangement. 1.1.1 Visjon Føremålet med visjonsfasen er å skape eit oversiktleg bilete av det vi ønskjer å oppnå som arrangør. Korleis skal arrangementet vere, korleis skal folk oppleve det, og korleis skal vi gjennomføre det? Tryggleiken må vere ein del av visjonen, som må gi eit tydeleg bilete av kva mål arrangøren har for tryggingsarbeidet. Visjonen bør ikkje vere eit glansbilete, men..vere tydeleg forankra hos leiinga for arrangementet og i arbeidsdokumenta. Visjonen bør vere lettfatteleg og skriftleg. Døme på ein tryggleiksvisjon: 3. Innhenting av informasjon Eit sikkert, trygt og triveleg arrangement for alt involvert personell og materiell, med høgast mogleg standard for eit fornøgd publikum, og med minimal belastning for dei som bur i nærområdet. 1.1.2 Prosjektering Prosjektering vil seie å identifisere kva som må til av ressursar for å gjere visjonen verkeleg. Sluttresultatet av denne fasen skal dels vere ei stadfesting av at det er mogleg å gjennomføre arrangementet på ein trygg og god måte, og dels vere ei oversiktleg liste over kva som er nødvendig for å lykkast med dette. I prosjekteringsfasen bør vi greie ut følgjande punkt: Val og utforming av arrangementsområde: Undersøk om arrangementsområdet er eigna, og definer dei mest sentrale fokuspunkta. Les meir om val og utforming av arrangementsområde i kapittel 4. Ressursar og planlegging: Kva ressursar (personell, materiell, økonomi, tid etc.), kva type planlegging og kva planar må til for å gjere visjonen verkeleg? Når bør vi ta til på dei ulike fasane? Hent inn og lag oversikt over dei opplysningane som er nødvendige for arbeidsplan, kostnadsberekning, teikningar og grunnlag for avtalar og innkjøp. Opprett ei tryggingsleiing. Styringsorgan og samarbeidspartnarar: Kva styringsorgan, organisasjonar, grunneigarar og andre utanfor arrangementsorganisasjonen må vi kontakte og informere? 1.1.3 Innhenting av informasjon Den som er ansvarleg for tryggleiken på arrangementet, bør skaffe seg ei oversikt over dei forventningane som interne og eksterne aktørar (styringsorgan, samarbeidspartnarar og andre) har til tryggingsarbeidet. Internt bør dette ikkje berre hentast frå øvste leiing, men frå alle avdelingar eller funksjonar til arrangementet. Bruk tid på å gå gjennom eventuelle evalueringar og rapportar frå tidlegare arrangement, hent informasjon om tilsvarande arrangement, lokale forhold, vêrtilhøve, spesielle utfordringar knytte til artistar som skal opptre, forventa publikum og så vidare. All informasjon som blir samla inn her, skal brukast som grunnlag for risikovurderingar og som avgjerdsgrunnlag i den vidare planlegginga. 1.1.4 Planlegging I planleggingsfasen skal vi organisere og samordne ressursar, aktivitetar og hendingar. Tre viktige aspekt i planlegginga er tid, ressursar og resultat, og dei er avhengige av kvarandre. Reduserer vi til dømes ressursane (pengar, utstyr, personell og så vidare), påverkar dette anten tid eller resultat eller begge. Vi må tilføre meir ressursar, eller redusere forventningane, dersom vi vil spare tid. I planleggingsfasen er det viktig å definere behovet for personell. Les meir om personell og organisasjon i kapittel 4 gå i dialog med styringsorgan og grunneigarar, søkje om 12

nødvendige løyve og informere aktuelle instansar. Les meir om styringsorgan, løyve og meldeplikt i kapittel 3 gjennomføre risikovurdering. Les meir om risikovurdering i avsnitt 2.1 utarbeide tryggingsplanar og prosedyrar/instruksar. Les meir om planar og prosedyrar/instruksar i avsnitt 2.2 og 2.3 stille krav til arrangementsområde og infrastruktur. Les meir om val og utforming av arrangementsområdet i kapittel 6 I denne fasen bør vi ta til på arbeidet med å skaffe dei nødvendige ressursane både når det gjeld økonomi, personell og utstyr. Av nødvendig tryggingsutstyr kan vi til dømes nemne: bygningsmateriell (scenebarrikadar, bygningsgjerde, stillas, belysning og vidare) verktøy forbruksutstyr (som hørselsvern, gaffateip, vasskanner osv.) køyretøy (bilar, minibussar, syklar og vidare) personellutstyr (vernebriller, arbeidshanskar, refleksvestar osv.) brannvernmateriell (brannsløkkingsapparat, brannteppe osv.) medisinsk utstyr (bårer, teppe, plaster, bandasje,.hjartestartar osv.) kommunikasjonsutstyr (samband, megafonar osv.) informasjonsutstyr (informasjonsskilt, merking til.nødutgangar osv.) Kva og kor mykje utstyr som er nødvendig, er avhengig av storleiken på arrangementet og kva type arrangement det er. 1.1.5 Gjennomføring Gjennomføringa består av fem fasar: oppbygging, innlasting, praktisk gjennomføring, utlasting og nedbygging. Nedanfor gjer vi nærare greie for aktivitetane i dei ulike fasane. Oppbygging I oppbyggingsfasen riggar vi opp arrangementsområdet og gjer det klart til å ta imot publikum både med omsyn til opplevinga og til tryggleiken. Ut frå eit tryggleiksperspektiv er det i denne fasen viktig å arbeide med følgjande: Plassering: Den som har ansvaret for tryggleiken, bør overvake arbeidet med å plassere scenar, inngangar og andre byggverk for å sikre at den faktiske plasseringa stemmer med planlagd plassering. Les meir om plassering i kapittel 6. Kontroll av leveransar: Får vi levert det vi har bestilt? Kontroller kvantitet og kvalitet på viktig materiell. Synfaring: Vi bør synfare området grundig når bygginga er ferdig. Den som har ansvaret for tryggleiken, bør gå gjennom heile området og særleg fokusere på: publikumsflyt: Gir bygg, gjerde og skilt ein god publikumsflyt? Les meir om publikumsflyt i kapittel 16 nødutgangar og tilfartsvegar: Er nødutgangar og tilfartsvegar lett tilgjengelege og frie for hindringar? underlag: Har vêr eller slitasje frå oppbygginga påverka underlaget slik at det må forsterkast? Les meir i avsnitt 6.1.2. Endringar: Ofte kan ein nøyaktig plan likevel vise seg å vere feilaktig når han skal gjennomførast i praksis. Planleggingsfeil og manglar som blir oppdaga på synfaringa, må korrigerast. Hugs at dette må gjerast i dialog med dei andre som er involverte i arrangementet, og pass på å gå gjennom endringane nøye. Informasjonsspreiing: Personellet det gjeld, bør bli oppdaterte og informerte om eventuelle endringar eller nye hendingar. Øvingar: Eit godt tidspunkt for å øve på planar og rutinar er når området er rigga i stand. Dette er truleg siste høve til å lære opp og øve med personellet før arrangementet blir gjennomført. Tilsyn frå styringsorgan: Tilsyn frå offentlege styresmakter er eit godt høve til å dra nytte av spesialkunnskapen deira. Les meir om offentlege styringsorgan i kapittel 3. Opningssynfaring: Rett etter at dei første publikumm.arane er komne inn, kan det vere lurt å ta ein runde for å kontrollere at dei ulike delane av arrangementet fungerer i praksis. Innlasting I innlastingsfasen skal alt av lyd og lys på plass, og barar, matservering, salsbuer og lager som høyrer til, skal fyllast opp. Det er viktig å planleggje nøye når og kvar varene skal leverast kva køyretøy som skal ha tilgang vakthald for å sikre verdiane inne på området Praktisk gjennomføring I denne fasen av arrangementet er fokusere, vere føreseieleg og endre tempo viktige stikkord for å kunne oppdage og handtere eventuelle hendingar og såleis kunne ta vare på tryggleiken undervegs: Fokusere: Oppgåva til tryggingspersonellet er å sørgje for at publikum 1) ikkje skader seg, 2) kjenner seg trygge, og 3) får ei fin oppleving. Tryggingspersonellet må kjenne rolla si og arbeidsoppgåvene sine og fokusere riktig: God informasjon og servicevennleg innstilling er mykje av jobben. Det er viktig å vere observant, freiste å løyse problem før dei oppstår, og løyse problema som har oppstått. Vere føreseieleg: Organisasjonen må heile tida vere føre var. De gjer arrangementet og arbeidet føreseieleg når vi kontinuerleg hentar inn informasjon, til dømes frå personell ute på arrangementsområdet, utsiktspunkt, kontinuerlege rapportar frå tryggingspersonell eller videoovervaking. 13

Endre tempo: Tryggingsorganisasjonen bør vere budd på å måtte heve eller senke nivået på innsats og beredskap avhengig av det som skjer. Både planlagde innslag så vel som uføresette hendingar kan auke beredskapen. Forkunnskap i form av artistprofilar, publikumsprofilar, risikovurderingar og innhenta informasjon om den direkte situasjonen kan liggje til grunn for det gjeldande nivået for innsatsar og beredskap. Les meir om tryggingsarbeidet under gjennomføringa i kapittel 19. I denne fasen bør vi kontinuerleg føre loggbok for å dokumentere hendingar som skjer, og dei avgjerdene vi tek. Ein slik logg er også eit godt utgangspunkt når vi skal oppsummere og evaluere arrangementet etterpå. Utlasting Utlastingsfasen kan også ha stor aktivitet, og dette er eit tidspunkt då dei fleste er slitne og ønsket om å bli ferdig er stort. Difor må vi sørgje for ei god trafikkavvikling som fokuserer på dei same tinga som under innlastingsfasen med omsyn til kva køyretøy som skal ha tilgang til området. Nedbygging Nedbyggingsfasen kan av og til vere prega av hastverk og mangel på tolmod fordi vi ønskjer å fullføre jobben. Det er viktig å ikkje gløyme denne fasen når vi planlegg tryggleiken. Blant anna kan det vere nødvendig å passe på utstyr, også når arrangementet blir rigga ned. Bruk av tunge køyretøy kan innebere ein risiko for at nokon kan bli påkøyrd. Nedrigging av utstyr og konstruksjonar som er sette opp mellombels, må også gjennomførast på ein forsvarleg og sikker måte. Les meir om mellombelse konstruksjonar i kapittel 11. Hugs at arrangementet ikkje er over før alt etterarbeidet er avslutta, til dømes ved synfaring til slutt i lag med grunneigar. Gjer følgjande i nedbyggingsfasen: Sjølve avslutninga: Alt som blir montert opp i oppbyggingsfasen, må demonterast og ryddast bort. Lag ei sjekkliste. I praksis kan vi følgje sjekklistene frå oppbygginga. Noter det som er interessant ut frå tryggingsperspektiv. Registrer inventar og utstyr: Utstyr blir skadd og forsvinn. Ei inventarliste gir informasjon om kva vi kan bruke på nytt, og kva vi må kjøpe inn att før neste arrangement. Eit notat over kva som fungerte godt og dårleg, er nyttig for planlegginga av neste arrangement. Forlat arrangementsområdet etter avtale med grunneigar: Eit arrangement påfører truleg slitasje på arrangementsområdet eller lokalet. Om ikkje anna står i leigeavtalen, skal vi som arrangørar etterlate området eller lokalet i same stand som det var i før arrangementet. 1.1.6 Etterarbeid Etterarbeidet består av tre delar: oppsummering av loggen frå arrangementet evalueringssamtalar med interne og eksterne partar (til dømes tilsette, styringsorgan og naboar). Her er det spesielt viktig å ha dialog med styringsorgana (til dømes politi, brannvesen og mattilsyn). Bruk gjerne eit ferdig skjema som støtte, men få også med spontane synspunkt. tiltak på bakgrunn av hendingar som skjedde. Kva må gjerast med ein gong, og kva kan vente til neste arrangement? 1.2 grunnprinsipp for å planleggje tryggleiken God planlegging gjer at det som skal skje, blir meir føreseieleg, og dermed aukar føresetnadene for å gjennomføre eit trygt arrangement. I planleggingsfasen tileignar vi oss gjennom ei grundig risikovurdering kunnskap om kva farar og truslar som finst. Vidare vurderer vi kva som skal til for at publikum, tilsette, utøvarar og leverandørar skal få ei trygg og sikker oppleving. Les meir om risikovurdering i avsnitt 2.1. Det kan vere vanskeleg å avgjere om noko er usikkert eller forsvarleg, særleg dersom den som skal ta avgjerda, er uerfaren. Når vi har ansvaret for tryggleiken ved eit arrangement, har vi ikkje råd til å ta sjansar. Ein god tommelfingerregel er som følgjer: Di større usikkerheit, di større tryggleiksmargin. I dette avsnittet gjer vi i tillegg greie for fire grunnleggjande prinsipp for planlegginga som bør bidra til å redusere risikoen undervegs: å vere føre var å ha handlingsberedskap å vere robust å vere forsiktig 1.2.1 Å vere føre var Å vere føre var er å kome hendingane i forkjøpet. Med hendingar meiner vi små eller store og meir eller mindre alvorlege episodar som oppstår undervegs, og som kan utgjere ein tryggleiksrisiko for arrangementet dersom organisasjonen ikkje handterer dei tidsnok eller riktig. Kor alvorleg ei hending er, er avhengig av om ho er føresett eller uføresett, og i kva grad ho er uønskt og har potensielt alvorlege konsekvensar. Ved å vere føre var bur vi organisasjonen på å handtere slike hendingar anten vi kan klassifisere dei som uønskte, ulykker eller i verste fall kriser. Les meir om risikovurdering i avsnitt 2.1. Vi tek vare på føre var-prinsippet når vi tidleg i planlegginga stiller spørsmål som: Kan dette skje? Kva konsekvensar kan 14

det få? Korleis unngår vi dette på beste måte? I risikovurderingsprosessen bør vi analysere arrangementet slik at vi kan identifisere, handtere og redusere dei risikoane som finst, og utforme arrangementsområde, organisasjon og planar slik at vi har best mogleg føresetnad for å lage eit trygt arrangement. 1.2.2 Å ha handlingsberedskap Å ha handlingsberedskap handlar om å ruste opp arrangementsorganisasjonen slik at han kan handtere både føresette og uføresette hendingar. Handlingsberedskap vil seie at: personell blir informert om og lært opp i kva dei skal gjere i ulike situasjonar nøkkelpersonar har høve til og kapasitet til å gjere det som blir venta av dei, til dømes nødvendig kunnskap og avgjerdsmynde, og også tilgang på ressursar i form av tid, pengar, personell, materiell og så vidare innhentinga av informasjon er tilstrekkeleg for at vi skal kunne oppdage situasjonar undervegs som krev handling det finst fleire velfungerande kommunikasjonskanalar som raskt kan formidle føresette og uføresette hendingar til riktig stad i arrangementsorganisasjonen 1.2.3 Å vere robust Uføresette hendingar kan alltid skje under eit arrangement. Det er difor viktig at vi også planlegg for det uføresette og gir arrangementsorganisasjonen ekstra kapasitet til å handtere det uventa. Vi må altså prøve å ta høgde for uføresette hendingar utan at vi set organisasjonen, arbeidsmåtane eller planane ut av spel av den grunn. Det er eit omfattande arbeid å gjere ein organisasjon robust, og det krev både øving, erfaring og tilgang på ekspertise. Vi kan kome langt ved å leggje opp til reservekapasitet (til dømes folk som kan steppe inn for nøkkelpersonell), vere tydelege (i all skriftleg og munnleg informasjon og kommunikasjon) og forenkle (planar og organisasjonsstrukturar). 1.2.4 Å vere forsiktig Prinsippet om å vere forsiktig inneber at dersom det er tvil om ei handling eller ei hending er forsvarleg, skal vi sjå på henne som usikker og undersøke henne nærare, gjere henne forsvarleg eller ikkje gjennomføre henne i det heile. Hugs tommelfingerregelen: Di større usikkerheit, di større tryggleiksmargin. 1.3 planlegg for ein vellykka arrangementsorganisasjon Bak alle arrangement står ei gruppe pådrivarar eller entusiastar som i dei fleste tilfella finn det nødvendig å etablere ei form for organisasjon for å fordele og gjere tydeleg ansvar, arbeidsoppgåver og informasjon. Forma på og omfanget til organisasjonen varierer alt etter kva slags arrangement det er snakk om, og kor stort det er. Dette avsnittet forklarer kva vi meiner med arrangementsorganisasjon med omsyn til tryggleiken, og korleis organisasjonen skal samarbeide med eksterne aktørar som har påverknad på arrangementet. I tillegg presenterer vi nokre kriterium for å kunne planleggje og opprette ein organisasjon som fungerer godt. 1.3.1 arrangementsorganisasjonen og omverda Arrangementsorganisasjonen tek hand om alle viktige arrangementsfunksjonar, som til dømes økonomi og administrasjon, tryggleik, booking, informasjon og produksjon. Han omfattar alle som arbeider med arrangementet, medrekna leiing, frivillige og leverandørar av varer og tenester. Det er naturleg at vi i denne rettleiaren fokuserer på at arrangementsorganisasjonen særleg har ansvaret for å ta hand om tryggleiken til alle som på éin eller annan måte er involverte i arrangementet. Ved store arrangement tilset ein ofte ein tryggingssjef som får ansvaret for å ta hand om det praktiske tryggingsarbeidet i alle fasane og delane av arrangementet. Tryggingssjefen har også ei viktig koordinatorrolle som går ut på å sikre at dei andre arrangementsfunksjonane også tek vare på tryggleiken. Alt etter kva slags arrangement det er, og storleiken på det, kan tryggingssjefen knyte til seg gruppeleiarar på ulike nivå som får ansvaret for ulike funksjonar. Å etablere ein tryggingsfunksjon med ei ryddig og konkret ansvars- og oppgåvefordeling er ein viktig føresetnad for at arrangementsorganisasjonen skal kunne handtere tryggleiksoppgåver undervegs i arrangementet utan å belaste politi, brannvesen eller helsepersonell unødig. Les meir om tryggingssjefen og andre tryggleiksrelaterte roller i kapittel 4. Makroorganisasjonen Ingen arrangementsorganisasjon kan operere åleine utan omsyn til andre som er involverte. For å sikre ei god gjennomføring av arrangementet må organisasjonen samarbeide tett med ulike eksterne aktørar. Makroorganisasjonen til arrangementet omfattar alle interne og eksterne aktørar som er involverte i arrangementet. Nokre viktige eksterne samarbeidspartnarar er nødetatane (politi, brannvesen, helse) offentlege styringsorgan (til dømes kommunen eller samferdselsorgana) grunneigarar Med tanke på tryggleiken bør arrangøren og nødetatane.etablere eit nært samarbeid tidleg i planleggingsfasen. 15

Arrangøren må planleggje og gjennomføre på ein open og lett tilgjengeleg måte for å sikre at informasjon og avgjerder blir kommuniserte mellom arrangementsorganisasjonen og dei eksterne aktørane i makroorganisasjonen. Dersom det er mogleg, bør vi byggje opp arrangementsorganisasjonen med dei same nivåa som styringsorgana har i sin beredskapsorganisasjon. Les meir om beredskap ved alvorlege hendingar i kapittel 20. Dette vil mellom anna seie at samarbeidet bør strekkje seg over tre nivå som no er definerte som strategisk, operativt og taktisk nivå: Strategisk nivå er den overordna planlegginga av arrangementet. Operativt nivå er planlegging av sjølve gjennomføringa, det vil seie til dømes grovfordeling og posisjonering av personell og andre ressursar. Den operative planlegginga er bygt på dei overgripande (strategiske) planane. Taktisk nivå er leiing av den praktiske gjennomføringa. Ein god dialog og godt samarbeid i makroorganisasjonen har mange fordelar: Det forenklar melde- og søknadsprosessen overfor styresmaktene Det fremjar kommunikasjonen både i planleggings- og gjennomføringsfasen Det hjelper arbeidet i akutte situasjonar under sjølve arrangementet Det er viktig å teste samarbeidet ved gjennomgang og øvingar før arrangementet tek til. Både arbeidet og tryggleiken blir betre dersom arrangøren og styringsorgana samarbeider om å få til eit vellykka og sikkert arrangement. 1.3.2 kriterium for at organisasjonen skal fungere godt Uavhengig av storleiken og forma på arrangementsorganisasjonen, kan det vere nyttig å kjenne til følgjande kriterium for at organisasjonen skal fungere godt. Ikkje minst er dette viktig for dei som skal etablere mellombelse organisasjonar som arrangementsorganisasjonar. Delegering Heile organisasjonen har ansvaret for tryggleiken, ikkje berre den øvste leiaren (sjølv om det juridiske ansvaret ofte ligg her). Den øvste leiaren for organisasjonen må difor sørgje for å innføre og utøve systematisk tryggingsarbeid (HMS/internkontroll) i samband med heile arrangementet. Ofte knyter arrangementssjefen til seg ein tryggingssjef som skal ta seg av denne oppgåva. Utover dette kan ansvar, oppgåver og avgjerdsmynde delegerast til fleire leiarnivå. Uansett kva modell ein vel, bør det etablerast ei oversikt over organisasjonen og funksjonane, og over kven som har kva ansvar, avgjerdsmynde og oppgåver. Les meir om organisasjonen elles i kapittel 4. Ei hierarkisk oppbygging av organisasjonsstrukturen inneber at avgjerdsmandatet blir konsentrert på toppen av pyramiden og blir svakare nedover i organisasjonen ofte ei god løysing for mellombelse organisasjonar. Vi bør likevel vere medvitne om at det alltid er utfordrande å få ein organisasjon til å fungere optimalt dersom dei «tilsette» ikkje kjenner kvarandre eller er vande med å arbeide saman. Det er derfor viktig å dimensjonere organisasjonen best mogleg og elles følgje dei kriteria for å få ein velfungerande organisasjon som vi nemner her. Vi må prøve å få til ein god balanse mellom ei brei og smal form når vi dimensjonerer organisasjonen. Ein brei organisasjon har få leiarnivå med mange underordna for kvar leiar, medan smale organisasjonar heller har fleire leiarnivå. Utfordringane er ulike for to så ulike organiseringsformer: Ein brei organisasjon kan vere tung å styre, sidan det er vanskeleg å få oversikt og rask informasjonsflyt. I ein smal organisasjon kan vi risikere at dei øvste leiarane mistar kontakten med dei som arbeider lenger nede i organisasjonen. Avgjerder knytte til akutte situasjonar bør difor delegerast så langt nedover som råd i organisasjonen. Uansett kva form vi vel, stiller det krav til kompetanse i alle ledd av organisasjonen anten det dreier seg om koordinering og planlegging eller utføring av enkeltoppgåver når arrangementet blir gjennomført. Organisering forankra i arbeidsoppgåver Verksemda må vere fleksibel når det gjeld endringar i situasjonen, målsetjingar, oppgåver og ressursar. Dersom eit etablert arrangement veks i omfang til dømes når det gjeld publikum, tal på artistar eller tal på dagar må vi tilpasse organisasjonen til endringane. Dette bør vi ta høgde for allereie på planleggingsstadiet, slik at endringar ikkje går ut over kor effektiv og tydeleg organisasjonen er. Når alle forhold er avklarte, og før sjølve oppbyggingsfasen i overgangen mellom planfasen og gjennomføringsfasen bør vi nytte høvet til å evaluere og gjere dei nødvendige endringar og tilpassingar og eventuelt fordele oppgåvene på nytt i organisasjonen. 16

Kommandolinje I organisasjonar som arbeider under stort press, til dømes på akuttmottak, i politiet eller Forsvaret, snakkar ein om at kommandolinja eller linja ikkje må brytast. Dette gjeld også for tryggingsarbeidet knytt til eit arrangement. Ein ordre frå øvste leiar skal raskt følgje linja nedover i organisasjonen til han når den medarbeidaren det gjeld. Kvar leiar skal handle på sitt nivå, men for å vere effektiv er det viktig at han eller ho veit kva ressursar som er tilgjengelege. Leiaren bør ikkje hoppe over eit nivå for å styre medarbeidarar lenger nede i organisasjonen. Då risikerer han eller ho at leiaren på nivået under fell utanfor kommandolinja og mistar kontrollen over sine eigne ressursar. Tydeleg organisasjon Organisasjonen må vere tydeleg for dei som arbeider i han. Ein leiar bør enkelt kunne illustrere og forklare organiseringa. Dette inneber mellom anna at alle som arbeider for organisasjonen, må vite kven som er den ansvarlege leiaren ein tilsett bør få oppgåvene sine frå éin og same leiaren, ingen skal trenge å ha fleire leiarar alle som arbeider for organisasjonen, må kjenne rolla si og kva ho inneber talet på tilsette under éin leiar må aldri bli så stort at kommunikasjon og koordinering blir vanskeleg Stabilitet Ein organisasjon må utviklast for meir enn normal drift, sidan han også skal fungere i pressa situasjonar og krisesituasjonar. Dette inneber følgjande: Det må alltid vere éin med avgjerdsmynde til stades. Nøkkelpersonar, helst alle leiarar i organisasjonen, bør difor ha ein innbytar som både kan brukast som sparringpartnar og som varaleiar dersom det er nødvendig. Kor effektiv organisasjonen er, bør aldri vere avhengig av berre éin person. Hasteavgjerder, til dømes å avbryte ein konsert eller tilkalle ambulanse, må vere forankra i beredskapsplanen til arrangementet. Også leiarar på mellomnivå må ha tilfredsstillande kompetanse om tryggleiksspørsmål. Ein heil organisasjon kan ikkje støtte seg åleine til kompetansen som øvste leiar har. Tilstrekkeleg dimensjonert Ein organisasjon må vere dimensjonert for oppgåvene sine. Dette inneber følgjande: Éin person kan ikkje ta alle avgjerder. Overordna leiing bør delegere avgjerdsmynde til underordna leiarnivå. Ansvar og avgjerdsmandat er samanfallande. Den som får tildelt ansvar, må også få mynde til å handle innanfor ansvarsområdet. Organisasjonen å få dei ressursane (tid, pengar, personell, materiell etc.) som er nødvendige for å løyse dei tildelte oppgåvene. Kommunikasjon Vi kan ikkje understreke tydeleg nok kor viktig det er å dele informasjon i arrangementsorganisasjonen. I eit tryggleiksperspektiv er dette uvurderleg fordi «Den som ikkje har informasjon, kan ikkje ta ansvar. Den som har informasjon, kan ikkje unnlate å ta ansvar». Formålet med kommunikasjon er å overføre informasjon slik at han blir teken imot, forstått og fører til ønskt handling. I arrangementssamanheng er god kommunikasjon ikkje berre viktig overfor publikum og samarbeidspartnarar. God kommunikasjon er også eit kraftfullt verktøy for leiinga og heilt nødvendig for at organisasjonen skal vere fleksibel og effektiv. Organisasjonen må bruke eigna kommunikasjonsverktøy for å sørgje for at viktig informasjon blir send, motteken og forstått i alt frå krisesituasjonar til normale omstende. Vi bør arbeide for at kommunikasjonen skal vere aktuell, feilfri og tilpassa mottakaren: Aktuell kommunikasjon: Relevant, viktig informasjon må raskt kommuniserast til dei det gjeld, og det krev at kommunikasjonssystemet er effektivt. Les meir om system for internkommunikasjon i avsnitt 4.5. Kommunikasjon tilpassa mottakaren: Informasjonen må nå fram til og bli forstått av rette vedkomande. Vi må difor utforme og tilpasse informasjonen til mottakaren når det gjeld form, detaljar og innhald. Feilfri informasjon: Utydeleg, utilstrekkeleg eller motstridande informasjon aukar risikoen for at beskjedar ikkje kjem fram eller ikkje fører til handling. Kommunikasjonen bør vere så tydeleg, påliteleg og enkel som råd. 17

18

2 Risikovurdering og planlegging av tryggleiken Foto: Colourbox Store arrangement er komplekse verksemder som krev grundig planlegging på mange plan. Ikkje minst er det viktig å planleggje tryggleiken. Dette kapitlet gir ei innføring i korleis arrangøren kan byggje seg opp ei forståing av kva risikoar arrangementet står overfor. Gjennom ein grundig risikovurderingsprosess legg vi til rette for konstruktiv og målretta planlegging av tryggleiken gjerne i form av ein tryggingsplan. I tillegg gir kapitlet ei innføring i korleis vi skal realisere planar og i praksis sørgje for eit trygt og sikkert arrangement. 19

Kap. 2 2.1 Risikovurderingsprosessen 2.2 Planlegging av tryggleiken 2.3 Å setje i verk ein plan 2.1 Risikovurderingsprosessen Fokuseringa på tryggleik og arbeidet med å få kontroll over risikoane startar lenge før sjølve arrangementet, og sluttar ikkje før vi er ferdige med etterarbeidet. Risikovurderingsprosessen bør vere ein levande prosess. Når føresetnadene som risikoanalysen byggjer på, blir endra, må vi også vurdere risikoen på nytt. Det er ei svært viktig øving å på førehand gå gjennom dei risikoane vi står overfor når eit stort arrangement skal gjennomførast, og det får stor verdi vidare i planleggingsprosessen. Formålet med prosessen er å kome fram til tiltak som kan minimere eller eliminere dei farlegaste eller mest sannsynlege hendingane. Det er utarbeidd fleire ulike metodar for å analysere og vurdere risiko. Denne rettleiaren nyttar ein vanleg metode for å identifisere og vurdere risiko, i tillegg til metodikk for å redusere risikoane til eit akseptabelt nivå. Arrangøren kan også bruke andre metodar. Uansett er det viktig at risikotilhøva blir identifiserte og handterte slik at vi kan vurdere risikoane ved arrangementet som akseptable. Eksempel på andre metodar finst blant anna på www.dsb no. Rettleiingar for «Risikoanalyse for risikofylte forbrukertjenester» og andre generelle risiko- og sårbarheitsanalysar (ROS-analysar) finst her, og kan gi god rettleiing i denne fasen av arrangementsplanlegginga. Risikovurderinga følgjer som regel tre hovudfasar: planlegging, risikoanalyse og risikoevaluering. Denne rettleiaren kjem med nyttige tips til korleis vi kan kome i gang med arbeidet, og viser til ein enkel metode for risikoprosessen frå A til Å. Dette er illustrert i figuren nedanfor. Vi gjer nærare greie for trinna i avsnitta som følgjer. 2.1.1 Fastsetje akseptabelt risikonivå 2.1.2 Setje ned analysegrupper 2.1.3 Skildre arrangementet Analysefasen 2.1.4 Svartmålingsfasen 2.1.5 Avgrensing 2.1.6 Analysere hendingar som står att Planleggingsfasen Evalueringsfasen 2.1.7 Vurdere dei største risikoane 2.1.8 Risikohandtering og avg jerder 2.1.9 Handlingsplan Er akseptabelt risikonivå nådd (punkt 2.1.1)? JA NEI Ytterlegare risikoreduserande tiltak Figur 2: Risikovurderingsprosessen 20

2.1.1 Fastsetje akseptabelt risikonivå Dette er det første steget i planleggingsfasen. Før vi veit nøyaktig kva farar og truslar eit arrangement står overfor (dette skaffar vi oss oversikt over i risikovurderingsprosessen), bør arrangementsleiinga ta stilling til kor stor risiko ein er villig til å akseptere. Kva mål skal arrangementsleiinga setje seg for kva som er akseptabelt risikonivå for arrangement? Eitt eksempel på risikonivå kan vere: Ingen alvorlege personskadar og ingen valdelege episodar i samband med arrangementet. Følgjande interesser kan påverke nivået for akseptabel risiko: krav frå artistane krav frå sponsorane andre interesser relevante krav i lover og forskrifter Måla vi set oss, skal vere eit verktøy gjennom heile risikovurderingsprosessen. Når vi har definert kva truslar og farar arrangementet står overfor (punkt 1.1.4), skal måla gi ein peikepinn på kva risikoar som er så alvorlege at vi må setje i verk tiltak mot dei (punkt 1.1.5), og kva tiltak vi må setje i verk for å oppnå akseptert risikonivå (punkt 1.1.7 og 1.1.8). Måla bør setjast på eit nivå som vi kan forsvare i ettertid dersom det skulle inntreffe uønskte hendingar. Det er opp til leiinga av arrangementet å setje mål utover det som er minstekravet i lover, forskrifter, regelverk, avtalar med artistar og så vidare. Dersom vi ikkje set oss mål utover dette, bør det gå fram av tryggleiksdokumentasjonen. 2.1.2 Setje ned ei analysegruppe Andre trinn i planleggingsfasen: I analysegruppa bør det blant anna vere personar med kunnskap om risikoanalyse. Vi bør vurdere om avgjerdstakarane (leiinga) og den som utfører og verifiserer risikoanalysen, bør vere uavhengige av kvarandre. Enkle analysar kan utførast av ein enkeltperson med nødvendig kompetanse. Kvalitetsteikn for analysegruppa kan vere: at ho har brei fagleg samansetning at deltakarane har kunnskap om aktuell lovgiving at deltakarane har kunnskap om arrangement av denne typen, blant anna publikumskunnskap at deltakarane har kunnskap om risikoanalyse 2.1.3 Skildre arrangementet Tredje trinn i planleggingsfasen: I denne fasen skal vi systematisere all tilgjengeleg informasjon om arrangementet. På denne måten forenklar vi arbeidet med å identifisere og handtere risikoar, og vi får ei meir treffsikker styring. Følgjande kan vere nyttig å ta med i skildringa av arrangementet: Kart over arrangementsområdet: Korleis ser arrangementsarenaen ut? Korleis har vi tenkt å rigge han, og kvar plassere vi fokuspunkta? Infrastruktur utanfor og innanfor arrangementsområdet? Les meir i kapittel 6. Publikumsprofil: Kva type publikum ventar vi til arrangementet, og kva kan vi vente oss av denne typen publikum? Kjem det mange barn? Les meir i avsnitt 16.1.3. Artistprofil: Kva slags artistar skal opptre? Bør vi vite noko om desse artistane på førehand? Les meir i avsnitt 17.1.1. Andre tilhøve etter relevans, til dømes: Når på døgnet og året skjer arrangementet? Behov for belysning. Korleis ser områda rundt ut? Går det føre seg annan aktivitet i nærområdet samtidig? Kva ressursar trengst når arrangementet blir avvikla? Kva beredskap finst, innsatstider og avgrensingar? Korleis er samarbeidet mellom styresmakter og andre samarbeidspartnarar? Har vi ein plan for handtering av publikum? Finst det eventuelt dokumentasjon frå tidlegare arrangement? Vi kan stille vilkår for område vi førebels ikkje har informasjon om. Desse vilkåra må vere synlege, og vi må sikre at dei blir oppfylte i planlegginga av tryggleiken. Til slutt er det viktig å nemne at det er kva type arrangement det er snakk om, som avgjer kva vi treng av informasjon. 2.1.4 Svartmålingsfasen Første trinn i analysefasen: Her gjennomfører vi med utgangspunkt i arrangementsskildringa ei kreativ idémyldring der vi skriv ned alt vi kjem på av hendingar som kan skje, og som kan utgjere ein risiko for tryggleiken. I denne fasen jobbar vi utan filter. Vi skal ikkje tenkje på kor alvorlege eller sannsynlege hendingane kan vere. Førebels skal vi heller ikkje vurdere eller kommentere hendingane. Den kritiske gjennomgangen av kor sannsynlege og alvorlege hendingane kan vere, tek vi seinare. Resultatet av denne fasen er avhengig av erfaringa og kunnskapen til dei som deltek i analysegruppa. Eit godt utgangspunkt kan vere å samle ei gruppe med nøkkelpersonar og la ordet vere fritt. 21