spesifikasjon Leverandør: Denne avtalen omfatter kontor, skole- og barnehagemøbler. Ved større og/eller komplekse oppdrag vil kommunene ha rett til å gjennomføre egen konkurranse om oppdraget uavhengig av denne avtalen. Hva som er større og/eller komplekse oppdrag ligger innenfor innkjøpers anskaffelsesfaglige skjønn. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kjøpe pedagogiske møbler hos annen leverandør dersom valgte leverandør ikke klarer å skaffe disse. Med pedagogiske møbler menes møbler som har en klar pedagogisk funksjon, ved å bidra til lek, læring og utvikling både kognitivt og motorisk, utover det å være et rent møbel. Eksempler på pedagogiske møbler er lærevegger, innendørs lekeplasser og sanserom. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta mindre suppleringskjøp hos andre leverandører der det er hensiktsmessig (eksempelvis ved reparasjoner av eksisterende møbler) Leverandøren skal gjøre rede for om de per i dag benytter seg av e- handelsløsninger til sine kunder. Dette kan være en lukket løsning over internett, en bedriftsportal eller en avtale om elektronisk samhandling. Harstad kommune har under oppføring ny barnehage i Fagerlia. Det er planlagt oppstart av barnehagen 1.11.2015. Det er viktig at valgte leverandør sikrer at levering og montering er ferdig i god tid før barnehagen har oppstart. Leverandør skal beskrive fremdriftsplan / leveringsplan for kontor og barnehagemøbler til Fagerlia barnehage. Dersom det oppstår forsinkelser i forhold planlagt oppstart som følge av for sen levering fra leverandør vil Harstad kommune kreve dagmulkt lik 1 en promille per hverdag etter avtalt leveringstid, regnet av den del av den avtalte pris som knytter seg til den del av leveransen som på grunn av forsinkelsen ikke kan tas i bruk som forutsatt. Dette er ihht de generelle innkjøpsvilkårene til Harstad kommune.
Generelle minstekrav spesifikasjonen er de grunnleggende kravene til produktene som skal anskaffes gjennom denne avtalen. Disse kravene er å betrakte som minimumskrav som er generelle for alle produkter som tilbys med mindre annet er spesifikt uttrykt. Det betyr at tilbud under disse kravene kan føre til avvisning, jfr LOA 20-13. Ved behov kan det legges til en kort beskrivelse/kommentar. Beskrivelsen/kommentaren skal ikke ha en form eller innhold som grenser mot forbehold eller reservasjon. Der hvor ikke annet er angitt skal følgende krav bekreftes oppfylt/ dokumenteres: Responstid Leverandøren skal besvare en hver henvendelse fra oppdragsgiver alle virkedager innen 24 timer. Fast kontaktperson/team Leverandøren skal oppgi fast kontaktperson eller team for alle henvendelser fra oppdragsgiver i avtaleperioden. Generelle krav Dagens og fremtidens innredning skal gi rom for ulike arbeidsformer. Tilbudet skal derfor omfatte møbler som kan gi fleksible innredningsløsninger. Møblene skal være tilpasset sin målgruppe og ansattes arbeidssituasjon med hensyn til ergonomi, forflyttinger, renhold m.m. Møblene skal være lette å holde rene, dvs. de bør ha glatte overflater. Det må også være lett å vaske under/rundt møblene eller de må være lette å flyttes/skyves på uten at gulvoverflaten får merker av dette. Møblene må være stabile og tåle en røff behandling Befaringer Leverandøren skal vederlagsfritt: komme på befaringer og utarbeide forslag til målsatte 2D/3D tegninger/skisser dersom oppdragsgiver ber om det. I tillegg skal leverandøren tilby bistand til planlegging av ulike innredningsløsninger ved behov. 2D/3D tegninger/skisser skal foreligge oppdragsgiver innen 5 virkedager etter at befaring er foretatt. Ønskes: komme på befaring og vurdere / bidra til riktig lyssetting av rom. : NS-EN 12464-1 Sikkerhet Synsprestasjon
Synskomfort Miljø De faktorene som må vurderes for å tilfredsstille disse kravene er: Belysningsstyrke Luminansfordeling Uønsket blending Fargetemperatur og fargegjengivelse Modellering Dagslystilgang Utsyn/visuell informasjon Fleksibilitet Energibruk Vedlikehold Kvalitet - internasjonal standard Tilbudte produkter på avtalen skal til en hver tid oppfylle gjeldende krav til areal, høyde, bredde, lengde, stillbarhet, sikkerhet, styrke, overflate, bestandighet, stabilitet, brannsikkerhet m.m. i de internasjonale standardene (ISO / EN) for møbler.* *Standardene med enkelte kravverdier finnes på Møbelfaktas nettside. Tekstiler Overflatebehandling må ikke inneholde helsefarlige stoffer ved produksjon eller i bruksfasen (emittering). Leverandøren skal kunne tilby tekstiler som i hovedsak baserer seg på naturlige og fornybare ressurser. Tekstilene skal så langt det er mulig ha gjennomgått en miljøvennlig innfarging. Tekstilene skal også inneha brannhemmende egenskaper. Tekstiler som tilbys skal minimum ha slitestyrke på minst 50 000 Martindale. Krom, lakk, vannbaserte produkter og lim Krom/forkromming aksepteres ikke bortsett fra små mengder i produkter med hev-senk funksjoner. Møbler med krom (både seksverdig og treverdig krom) skal ikke tilbys, og skal ikke inngå som en del av produktutvalget. All lakk skal være miljøvennlig produsert og ha miljøvennlige egenskaper. Lakkering skal utføres i moderne lakkanlegg som sikrer lav forurensning og gode arbeidsforhold. Kun vannbaserte produkter skal brukes ved beising. Lim som benyttes i produksjon skal ikke inneholde skadelige gasser. Rutiner for sporing og bruk av kjemikalier Leverandøren skal ha rutiner som sikrer sporing av kjemikalier og at de ferdige produktene som tilbys over avtalen ikke inneholder forbudte kjemikalier. Montering Alle møbler og produkter som leveres over denne avtalen, skal
enten leveres ferdig montert eller bli montert av leverandøren ved levering og plasseres der oppdragsgiver anviser. Garanti Produkter som selges over avtalen skal tilbys med minimum 5 års garanti. Med garantitid menes den periode der leverandøren påtar seg, uten tilleggskostnader, å tilbakebetale kjøpesummen eller omlevere, utbedre eller på annen måte avhjelpe mangler ved varen dersom den ikke svarer til de spesifikasjoner som fremgår av tilbudet. Dersom det oppstår en situasjon der tilbyder opphører som leverandør, skal garantiansvaret fortsatt gjelde fra produsent/importør, og motsatt. Service (reparasjon/utbedring) Leverandøren skal yte service (reparasjon/utbedring) på produkter solgt over avtalen i hele avtaleperioden og minimum 5 år Emballasje og returordning Oppdragsgiver krever at det nyttes minst mulig emballasje under transport og at emballasje som benyttes er klargjort for gjenbruk eller kan resirkuleres 100 %. All oppakking skal foregå utendørs og emballasje (papp og paller) skal leverandøren ta med seg i retur. Leverandøren skal ha rutiner som sikrer og garanterer for retur av all emballasje som benyttes ved levering. Demontering og retur av utrangert materiale Dersom oppdragsgiver ønsker det skal leverandøren demontere og ta retur av utrangert materiell. Oppdragsgiver skal fremsette tjenesten i sin bestilling. Demontering skal faktureres etter medgått tid hos oppdragsgiver, retur skal skje vederlagsfritt. Universell utforming Tilbudte produkter skal inneha egenskaper som sikrer god ergonomi og god fleksibilitet (universell utforming). Kontormøbler skal ha en utforming som tilfredsstiller dagens krav til ergonomiske riktige arbeidsstillinger, jf Forskrift og veiledning for arbeid ved dataskjerm. Tidløshet Tilbudte produkter skal inneha egenskaper som sikrer tidløshet og lang teknisk levetid. Dette oppnås bl.a. gjennom materialvalg, stiluttrykk og nøytrale farger. Teknisk levetid Tilbudte produkter skal inneha egenskaper som sikrer lang teknisk levetid. Dette oppnås gjennom kvalitet i materialer og produksjon, samt gode garantier, hvor slitedeler kan erstattes. Montering Montering av møblene skal skje umiddelbart etter levering, max 2
virkedager aksepteres. Levering anses ikke som utført før møblene er ferdig montert på anvist plass. Oppdragsgiver befaring Oppdragsgiver/forbeholder seg retten til å foreta befaring for å se på tilbudte møbler for å få bekreftet at møblene er i henhold til kravspesifikasjonen stilt i denne konkurransen eventuelt for å vurdere møblenes kvalitet. Statistikk Leverandør må i kontraktsperioden levere statistikk på servicegraden knyttet til levering. Med dette menes i hvilken grad leverandør har levert ordre innen avtalt leveringstid. Det skal leveres årlig statistikk på kjøp pr produkt og varegruppe både pr kommune og samlet for alle kommunene. Leveranse til nybygg / rehabilitering/ ombygging der entreprenøren er pålagt å arbeide ihht Rent-Tørt-Bygg-håndboka fra RIF, ISBN 82-91510-56-3. Leveranse av inventar/utstyr skjer i forb. med byggesak der entreprenøren er pålagt gjennomføring ihht. Rent-Tørt- Bygg.håndboka fra RIF, med angitte målbare krav til renhet i bygningen. Inventar/utstyrsleverandøren er pålagt å følge de samme retningslinjer mht. renhold, og kan bl.a. ikke foreta boring i vegg / saging osv. uten avsug eller lokal innplasting, samt tildekking av eksisterende inventar og ventilasjonsanlegg. Derpå rydding og renhold etter eget arbeide ihht. retningslinjene i Rent- Tørt-Bygg håndboka. Alle støvsugere /avsug skal ha Hepa-filter. Dette gjelder også for evt. reklamasjonsarbeider. Ved manglende oppfølging vil rydding og renhold bli utført for leverandørens regning. Leveranse til areal i vanlig drift der andre personer går ut og inn og vanlig renhold utføres av kommunens ansatte/innleid personale: Leveranse av inventar/utstyr skal ikke tilføre bygningen skitt utover det som den vanlige driften i bygningen genererer. All boring, saging osv. skal foregå slik at eksisterende inventar ikke smusses ned f. eks. ved bruk av lokal tildekking/innplasting eller avsug. Det skal ryddes / rengjøres etter arbeidene. Dette gjelder også evt. reklamasjonsarbeider. Ved manglende oppfølging vil rydding og renhold bli utført for leverandørens regning. Stoffer som benyttes skal ikke klassifiseres som kreftfremkallende i kategoriene Kreft1 eller Kreft2, reproduksjonsskadelige i kategoriene Rep1 eller Rep2, og/eller arvestoffskadelige i kategoriene Mut1 eller Mut2, ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier, jf. FOR-2002-07-16-1139. Dokumentasjonskrav: Lisens fra Svanemerket, EU-Blomsten eller tilsvarende.
Ved kjøp av kontorstol/elevstol skal det være mulighet for å låne stolen til utprøving på den aktuelle arbeidsplass/skoleplass i minimum 14 dager. Absolutte krav til skolemøbler Alle møbler som tilbys og leveres med grunnlag i denne konkurransen angående kjøp av møbler til skole skal tilfredsstille følgende minimumskrav: Generelle krav: Møblene skal være konstruert og montert slik at de tåler hard bruk og er tilpasset formålet med bruken. Eventuelle brukermanualer skal alltid foreligge på norsk. Minimumskrav til stoler: Stolene skal ha montert solide beskyttelsesknotter på ben. Stolbena må ikke gå gjennom beskyttelsesknottene i løpet av garantitiden. Beskyttelsesknottene må være av slik karakter at de ikke lager merker i gulvbelegget. Regulerbare stoler må ha en enkel regulering, ikke automatikk, og må tåle regelmessig justering uten at det forringer kvaliteten. Stoler med fast høyde skal kunne stables. Krakker skal kunne stables. Høye krakker skal ha fotstøtte. Stoler må tåle hard bruk (vipping etc). Stolene må kunne henges opp på bord/pult ( de må være stabile og ikke falle lett av bordet). Minimumskrav til bord: Pulter skal kunne leveres i forskjellige høyder som dekker
hele behovet i grunnskolen til lik pris. Kantene på bordplatene må være ekstra sterke/beskyttet for å hindre slitasje og utgraving av masse Bordene skal være solide og ha god stabilitet Bena til bordene skal være helsveiset Bordplatene må kunne leveres i ulike farger. Det må kunne leveres bordplater der overflatene har akustikkdempende egenskaper (evt. Bord med akustikkdemping montert under bordplaten). Minimumskrav til reol, oppbevaringsmøbler og tavler: Alle mobile reoler med høyde opp til 150 cm skal leveres med låsbare hjul.hjulene må være tilpasset tiltenkt bruk og kunne tåle at en full reol flyttes på. Dørene i reolene må være låsbare med unike nøkler til hver reol. Veggreoler og frittstående reoler til lager skal ha hyller, skinner og konsoller i stål. Alle skap og hyller skal kunne festes til veggen for å unngå ulykker. Elevreoler skal ha plass til elevens materiell (A4-permer, bøker og annet materielle). Hylledybde skal være minimum 30 cm. Whiteboardtavler skal være emaljert stål med magnetfunksjon. Krittavler skal ha aluminiumsramme med kritthylle. Krittavler må være lette å holdes rene og ikke har en sugende overflate som medfører belastning for renholdere. Oppslagstavler skal ha aluminiumsramme med overflate i naturkork, strie, metall for bruk av magneter eller tilsvarende. Kateter og prekestol skal kunne leveres i samme kvalitet og farge som skap/reol.
Minimumskrav til garderobeskap: Skapene må kunne leveres i tre eller laminat i samme overflate som tilbudte møbler, eventuelt i metall/hvit/sølv. Skapene skal være låsbare inkludert nøkler Skapene skal ha hylle og klesstang Dersom skapene ikke har sokkel må benene være 10 cm høye slike at det enkelt kan vaskes under skapene. Absolutte krav til barnehagemøbler Alle møbler som tilbys og leveres med grunnlag i denne konkurransen angående kjøp av møbler til barnehage skal tilfredsstille følgende minimumskrav: Generelle krav: Møblene skal være konstruert og montert slik at de tåler hard bruk og er tilpasset formålet med bruken. Eventuelle brukermanualer skal alltid foreligge på norsk. Minimumskrav til stoler Stolene skal ivareta aldersgruppen 0-6 år. Den minste aldersgruppen trenger sidevanger, bøyle og hinder for utglidning. Tilpasning av sikkerhet (sidevanger, bøyle og hinder for utglidning) til barnestolene må kunne foretas uten bruk av verktøy. Regulerbare stoler må tåle regelmessig regulering uten at det forringer kvaliteten på stolen. Stolene skal være tilpasset ulike bordhøyder (sittehøyde ca 34-50 cm). Stolene skal ha montert beskyttelsesknotter på ben. Minimumskrav til bord
Bordene skal ivareta aldersgruppen 0-6 år med ulik bordhøyde (ca. 50-75 cm). Bordene skal kunne tilbys med valgfritt understell (hjørneben, søylefot, t-ben, heltre, metall, låsbare hjul osv.). Bordene skal ha avrundede hjørner. Minimumskrav til reol og oppbevaringsmøbler Alle mobile reoler med høyde opp til 150 cm skal leveres med låsbare hjul og bakplate i samme materiale som front Mobile reoler som benyttes som romdelere skal hjulsettet plasseres slik at reolene ikke velter Veggreoler og frittstående reoler til lager skal ha hyller, skinner og konsoller i stål Alle skap og reoler skal kunne festes til veggen for å unngå ulykker Skuffer og skap som er tilgjengelige for barn skal kunne monteres med barnesikring. Garderobeløsning Benker skal være dype nok til at voksne skal kunne sitte på disse for å kle på barna. Benkene skal være solide slik at flere voksne med barn på fanget kan benytte denne samtidig. Garderoben må ha knagger som passer til regntøy og utedresser Egen hylle til sko under garderobe Øvrig besvarelse Leverandøren skal beskrive sin kundeservice i forhold til hvordan oppdragsgivers bestillinger blir ivaretatt og fulgt opp, fra bestillingstidspunkt frem til faktureringstidspunkt.
Leverandøren skal beskrive sin kundeservice i forhold til forutsigbar og presis ankomstvarsling til oppdragsgiver, herunder rutiner for varsling av tidspunkt før fremmøte hos oppdragsgiver. Leverandøren skal beskrive sin kundeservice i forhold til sine prosedyrer ved leveranseankomst hos oppdragsgiver og frem til leveransen er ferdig montert og oppdraget er utført. Herunder fleksibilitet når det gjelder montering og plassering av møblene i henhold til oppdragsgivers ønsker og behov. Leverandøren skal beskrive sin kundeservice i forhold til hvordan feil- og mangler ved leveransen følges opp og rettes, fra oppdragsgiver varsler feil/mangel til feil/mangel er rettet. Leverandøren skal gjøre rede for hvordan de vil bidra til at de i samarbeid med oppdragsgiver finner gode og økonomiske løsninger i forbindelse med innredning av større rom/hele bygg, herunder vilje og evne til å tilby fastpriser/pakkepriser også videre. Dersom det tilbys pakkeløsninger/spesialpriser ved større prosjekter og nybygg skal dette oppgis. Leverandøren skal gjøre rede for leveringstid for: Lagervarer Bestillingsvarer fra fabrikk