Konkurransegrunnlag Leie av autolinefartøy til merkeforsøk på blåkveite i mai 2007 Tokt nr: 2007 830 Tilbudsfrist 19. mars 2007 Åpen anbudskonkurranse 1
Orientering om oppdragsgiver: HAVFORSKNINGSINSTITUTTET: Er den største forskningsinstitusjonen innenfor ressursforvaltning, havmiljø og havbruk i Norge. Med mer enn 600 ansatte er instituttet også blant de største i verden på dette området og internasjonalt ledende på en rekke forskningsfelt. Havforskningsinstituttet er underlagt Fiskeri- og kystdepartementet. Kjerneområdet til Havforskningsinstituttet er de marine ressursene, havmiljøet og havbruk. Instituttets hovedmål er å levere faglige råd til myndigheter, næring og samfunn om spørsmål knyttet til disse tre områdene. I TILBUDSINNBYDELSE Orientering om toktet : Havforskningsinstituttet skal leie et fartøy til merking av blåkveite. Toktet starter i Tromsø 29. mai 2007 kl. 12.00 og avsluttes samme sted 5. juni kl. 12.00. Reder kan be om at toktet flyttes inntil 7 dager frem eller tilbake i tid. Dette må skje etter avtale med leietaker, og ikke senere enn 6 uker før toktstart. Formålet med toktet er merking av blåkveite med konvensjonelle Floy merker og elektroniske datalagringsmerker langs Eggakanten mellom 71ºN og 75ºN. Personell fra HI vil utføre merkeoperasjonene, men under halingen må mannskapet rette seg etter instrukser gitt av toktleder fra HI. Det er viktig å merke seg at stubber det skal merkes fra må ha stått en begrenset tid i sjøen, og de må hales langsommere enn normalt. I tillegg må fisken behandles skånsomt når den tas av linen. Det vil i praksis si at forsynet kuttes for så å ta kroken ut etter at den er om bord. Alle forskningsaktiviteter ledes av HIs toktleder og uklarheter avklares med prosjektleder Ole Thomas Albert. Posisjoner, dyp og ståtid på stubbene bestemmes underveis i toktet med utgangspunkt i fangster, vær- og strømforhold. Dette fordrer god dialog mellom toktleder og skipper. All fisk som ikke merkes og settes ut igjen skal tas vare på av fartøyets mannskap som under normal drift. 2
1 Kontraktens forutsetning, omfang og varighet Havforskningsinstituttet ønsker å inngå avtale om leie av et autolinefartøy til forskningtokt i perioden 29. mai kl. 12.00 til 5. juni 2007 kl. 12.00. Toktet starter og avslutter i Tromsø. 2 Anskaffelsesprosedyre /- kontrakt Konkurransen skjer i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser, vedtatt ved kgl.res. 1. juli 2001. Anskaffelsen gjennomføres som et tjenestekjøp ved åpen anbudskonkurranse i henhold til del II i forskriftene, jf kapittel 5. 3 Frist for levering av tilbud Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen 19.03.2007 for å komme i betraktning. Med dette mener vi at vi må ha mottatt tilbudet innen denne tidsfrist. For sent innkomne tilbud avvises, og returneres uåpnet. 4 Innlevering av tilbud Tilbud med nødvendig dokumentasjon skal leveres på norsk i lukket konvolutt merket Tokt nr. 2007 830. Tilbudet skal enten sendes eller leveres til : Postadresse : Havforskningsinstituttet Postboks 1870, Nordnes 5817 Bergen Leveringsadresse : Havforskningsinstituttet Nykirkekaien 1 5005 Bergen Tilbudet må ikke merkes med kontaktpersoners navn. Tilbud må ikke sendes pr. telefaks eller pr. e-post. Mottatte tilbud i strid med dette avvises, se punkt 7. 5 Kontaktperson(er) Kontaktpersonene har kun adgang til å besvare spørsmål som gjelder eventuelle uklarheter eller feil i konkurransegrunnlaget. Vi ber om at slike henvendelser skjer skriftlig pr. 3
telefaks 55 23 85 31 og merkes med det aktuelle toktnummer. Dersom skriftlig henvendelse ikke lar seg gjøre, kan kontaktpersonene kontaktes muntlig pr. telefon. Navn : Tone Vollen Telefon: 77 60 97 38 Mobil telefon : 958 80793 Telefaks: 55 23 85 31 6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. 7 Avvisning av tilbud Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. Oppdragsgiver skal avvise leverandører som : 1. Ikke har levert skatteattest innen fristen (se punkt II 1 nedenfor). 2. Ikke har levert HMS-egenerklæring innen fristen (se punkt II 1 nedenfor). 3. Ikke har levert dokumentasjon innen fristen iht. punkt 3 nedenfor. Oppdragsgiver kan avvise leverandører som : 1. Har uoppgjorte restanser i henhold til skatteattestene (RF-1244). 2. Gir ufullstendige, feilaktige eller misvisende opplysninger i tilbudet. Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet. Oppdragsgiver skal avvise tilbud som : 1. Ikke er levert innen fastsatt tilbudsfrist. 2. Ikke tidsfredsstiller kravene til tilbudets utforming ( se punkt I 4 ovenfor). 3. Inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. 4. Inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i konkurransegrunnlaget. 5. På grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som : 1. Virker unormalt lavt i forhold til ytelsen. 2. Ikke er signert, eller på grunn av andre forbehold ikke kan anses bindende. 8 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med 29.05.2007. 4
II GRUNNLAGET FOR KONKURRANSEN 1 Kvalifikasjonskrav til reder Ved vurdering vil det bli lagt vekt på at tilbyderen har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som er nødvendig for å kunne oppfylle kontraktens forpliktelser. Følgende dokumentasjon skal følge tilbudet : Skatteattester HMS-egenerklæring Skatteattester Det skal vedlegges 2 skatteattester; 1 attest fra kemner/kommunekasserer (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) og 1 attest fra skattefogd i vedkommende fylke (merverdiavgift). Begge attestene har betegnelsen RF 1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. For utenlandske leverandører skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. Attestene skal være oppdragsgiver i hende senest ved tilbudsfristens utløp. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. Dersom skatteattestene ikke er oppdragsgiver i hende ved tilbudsfristens utløp skal tilbudet avvises. HMS-egenerklæring Samtlige leverandører skal levere HMS-egenerklæring i samsvar med skjema for dette som ligger vedlagt dette konkurransegrunnlag. Ved dette må leverandøren erklære at han/hun oppfyller eller ved tildeling av kontrakt vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. (HMS) Egenerklæringen må være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristens utløp. Dersom egenerklæringen ikke er oppdragsgiver i hende ved tilbudsfristens utløp skal tilbudet avvises. 5
2 Krav til fartøy m.v. Fartøyet må : a) Ha erfaring med lignende tokt/fiskeri, helst på blåkveite. b) Ha mannskap som kan gjennomføre de arbeidsoppgaver, bl.a. assistanse ved merking som HIs representanter måtte pålegge. c) Ha skipper/styrmann som underveis i toktet skal føre et standard skjema for registrering av aktivitet, bl.a. posisjon, tidspunkt for setting/haling, stubbens lengde, dyp, antall krok etc. Dette skjema tas med av toktleder. d) Være bemannet og utrustet for effektivt linefiske og døgnkontinuerlig drift. e) Ha ekstra lugarplass til 2 personer fra Havforskningsinstituttet. Dersom disse er av ulikt kjønn må det være plass til innkvartering på egne lugarer for hvert kjønn. f) Ha enkelt tilgjengelig lagringsplass for frosne prøver. g) Ha minimum 15 fiskekorger tilgjengelig for HIs prøvetakere. h) Som agn bruke en 50:50 blanding av akkar og makrell. Annet agn kan brukes etter avtale med HI. i) Tilrettelegge gode arbeidsplasser for HIs prøvetakere, både i dragerrom, i fabrikk, samt på bro til medbrakt PC. j) Ha gode kommunikasjonsforhold med land, helst e-post tilgang. k) Ha røykfrie felles oppholdsrom, forbud mot røyking på lugarene og i byssen. l) Ha prosedyre for avfallshåndtering (herunder spillolje) som forhindrer forurensing. 3 Dokumentasjon vedrørende fartøyet Følgende dokumentasjon skal følge tilbudet: Spesifikasjon av fartøy, fiske- og fiskeletingsutstyr, kommunikasjonsutstyr, arbeids- og lugarforhold. Dersom denne dokumentasjonen ikke vedlegges tilbudet, skal tilbudet avvises. III TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som anses egnet iht. ovennevnte kvalifikasjonskrav og krav til fartøy får vurdert sine tilbud iht. tildelingskriteriene. Kontrakten vil bli tildelt på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Ved tildeling av kontrakt vil følgende kriterier bli vektlagt : 1. Erfaring med lignende tokt/fiskeri, helst med blåkveite. 2. Oppfylling av krav som beskrevet under punkt 2 ovenfor. 3. Gode kommunikasjonssystemer, helst e-post tilgang 4. Arbeidsplass på dekk. 6
5. Fasiliteter om bord (lugarforhold, arbeids/kontorplass, fryse- og lagerplass osv.) 6. Pris 7. Miljøhensyn (bl.a. røykfrie soner, avfallshåndtering) Kriteriene er ikke angitt i prioritert rekkefølge. IV ØVRIGE REGLER OM KONKURRANSEN OG TILBUDET 1 Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. 2 Tilbyders rett til å gjøre endringer og tilbakekall Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Endringen av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 3 Oppdragsgivers rett til å foreta suppleringer, endringer og tilbakekall Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Enhver supplering, endringer eller rettelse vil umiddelbart bli sendt til samtlige tilbydere som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 4 Rettidig levering av tilbud Tilbud er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i forsendelsen, postgangen og lignende. 5 Avvisning av tilbud (se også punkt I 7) Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbud i henhold til: Forskrift om offentlige anskaffelser 11-11, Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet. Forskrift om offentlige anskaffelser 11-12, Avvisning av unormalt lave tilbud. Forskrift om offentlige anskaffelser 11-10, Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. 7
Beslutning om avvisning med kort begrunnelse vil bli meddelt skriftlig. 6 Avlysning av konkurransen eller forkastelse av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, eventuelt bruke deler av tilbudet. 7 Valg av tilbud Oppdragsgiver velger blant de ikke avviste tilbud, på basis av de angitte tildelingskriterier, det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det kan velges flere leverandører. 8 Oppdragsgivers opplysningsplikt Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Kontrakt er inngått når begge parter har undertegnet kontrakten. 9 Pris Tilbudet gis i form av en døgnpris oppgitt i norske kroner for leie av fartøyet. Det er avsatt 3 tonn blåkveite (rund vekt) til forsøket. Eventuell fangst tilfaller HI. Reder dekker løpende utgifter til eget utstyr, herunder redskap, samt bunkers og smøreolje. 8
Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. ( ) Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt av kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. 9