9 Verktøykassa Foto: Rakkestad Kommune Sætrebo Barnehage. Foto: Verdensdagen Foto: Voksne for Barn Steinkjer Foto: Dahlske og Drotningsborg vgs
10 HVORDAN KOMME I GANG Et arrangement består av følgende faser - uansett hvor stort eller lite arrangementet skal være. Idéutvikling Planlegging Gjennomføring Evaluering Følger du disse fasene vil du og alle i arbeidsgruppa få god oversikt, selvtillit, motivasjon og et godt fundament for et vellykket arrangement. Idéutvikling Idéutviklingsfasen er kanskje den viktigste fasen for et vellykket arrangement. Her skal dere tenke gjennom hva dere ønsker å oppnå med en markering, og hvem som er målgruppen. Idéfasen gir dere retningen dere skal jobbe mot. Her kan dere være kreative, tenk gjerne stort! La ideene få fritt spillerom, før dere lander på den ideen dere mener passer best for dere og deres målgruppe. I denne fasen skal dere tenke mål, målgruppe og mulige idéer. Mål hva ønsker dere å oppnå? Målgrupper hvem skal arrangementet vårt være for? Arrangementsidé hva slags markering(er) passer til målgruppen? Hva får vi til? Askøy kommune. Foto: Mette Gade Glesner Andreassen
11 Heltberg private Gymnas. Foto: Verdensdagen Etablere arbeidsgruppe Når dere har bestemt dere for hva slags arrangement dere ønsker, er det på tide å avklare roller og oppgaver for å sikre fremdrift og god gjennomføring. En person kan ha flere roller, men det er lurt å fordele oppgavene riktig med tanke på kompetanse, tidsbruk og eierskap. Dette gjelder spesielt for større arrangementer, men kan være like nyttig å ha ved mindre arrangementer også. Forslag til arbeidsgruppe: Arrangementsansvarlig: ansvar for fremdrift og gjennomføring. Vedkommende bør ha erfaring, motivasjon og tid til å jobbe med et arrangement. Økonomiansvarlig: ansvar for økonomi. Økonomi er en såpass viktig og stor oppgave at det kan være lurt å skille den fra arrangementsansvarlig. Fagansvarlig(e): ansvar for faglig innhold kan bestå av ulike kompetanse utifra type arrangement. Skal du ha et skolerettet arrangement, bør du for eksempel ha en skolerepresentant i arbeidsgruppen. Klart det var litt jobb, klart det tok litt tid, men vi som var med å jobbe fram opplegget er alle enige om at det var verdt hver ekstra time når vi så, og fortsatt ser, hvor viktig dette arbeidet er og hva det har bidratt til. -Heltberg Private Gymnas
12 Kartlegge ressurser I denne fasen kartlegger dere hva slags ressurser dere trenger for å få arrangementet i boks. Hva trenger/ønsker dere av eksterne bidragsytere, lokaler, teknisk utstyr, frivillige. Hvilke ressurser har dere selv: frivillige, fagpersoner, kantine, gaver. Hvor mye koster dette - og hva har dere selv råd til? Hva er realistisk? Vær mest mulig konkret. Da er det lettere å fordele oppgaver, og sette opp et budsjett. En samarbeidspartner kan: sitte i arbeidsgruppa være medarrangør bidra med midler, utstyr, mat og annet bidra med nettverk og informasjonsspredning Tips! Sjekk mulighetene for overskuddsmat fra bakerier eller dagligvare. Se www.verdensdagen.no for oversikt over mulige samarbeidspartnere. Etablere samarbeid Noen har etablerte arbeidsgrupper og samarbeider med flere allerede i idéfasen. Men det kan likevel være behov for å samarbeide med andre eller flere, som ikke sitter i arbeidsgruppen. Aktuelle samarbeidspartnere kan være lokalt næringsliv, andre bruker/frivillige organisasjoner, kommunale tjenester eller offentlige etater som NAV, fylkesmannen eller asylmottak. Før dere tar kontakt med aktuelle samarbeidspartnere, bør dere tenke på en konkret rolle de skal ha. Da er det enklere å si ja. Sjekk hvem som finnes i nærmiljøet deres og ta kontakt. Foto: Nord-Trøndelag Røde Kors Husk.. Registrere arrangementet ditt i kalenderen og bestill gratis materiell på www.verdensdagen.no/kalender. Den åpner 1. august. Foto: Sanna Olsson
13 ØKONOMI OG BUDSJETT Noen arrangementer koster penger. Sett opp et budsjett på de ulike aktivitetene dere har planlagt. Vi har gratis materiell som dere kan bestille både til arrangementskomiteen og til å gi bort til publikum. Vi forventer også at man bruker egne ressurser, siden markeringen er et spleiselag! Trenger dere mer for å dekke utgiftene, kan dere: Ta inngangspenger beløpet bør holdes lavt for at flest mulig kan delta Selge mat, drikke, lodd med premier Søke tilskudd fra Verdensdagen, kommunen, fylkeskommunen, fylkesmannen, organisasjoner Ta tidlig kontakt med kommunen og andre finansiører for å få informasjon om hvordan dere går fram for å søke støtte. Tips! En arrangør arrangerte et stort skolearrangement og fikk følgende: Frukt fra den lokale butikken til elevene Gratis leie av gymsalen til foredragene En time foredrag om fysisk aktivitet og psykisk helse fra treningssenteret De leide inn teknisk utstyr og utleiefirmaet sponset med en lydtekniker. Gaver til foredragsholder ble strikket av frivillige. Verdensdagen for psykisk helse 2017: "Noe å glede seg over" FYLKE: Organisasjonens/kommunens navn: Utgiftsposter Honorarer: bidragsytere, artister, foredragsholdere Anslag Husleie: leie av møtelokaler, arrangementslokaler Informasjon: plakater, annonser, løpesedler Du kan laste ned budsjettmalen på verdensdagen.no Materiell/teknisk utstyr: lyd, lys, projektor etc. Bevertning: mat, drikke, snacks Reise: buss, fly taxi etc. Andre utgifter (ofte 10 %): blomstergaver Inntekter Kommunen Verdensdagen Fylkeskommunen Egne inntekter Sponsorer: lokale næringslivet Andre inntekter Anslag SUM UTGIFTER 0 SUM INNTEKTER 0
14 SØKE PENGER FRA VERDENSDAGEN Verdensdagen har cirka 70.000 kroner i tilskudd til lokale arrangementer i hvert fylke. Husk - Verdensdagen for psykisk helse er et spleiselag! Det betyr at dere bør ha andre inntektskilder enn Verdensdagen, og bruke egne ressurser. Våre ambassadører bestemmer hvilke arrangementer som får støtte, i samråd med Verdensdagen sentralt. Alle søkere får skriftlig svar per e-post innen 20.juni. Husk! Søknadsfrist 1.juni Fedje kommune. Foto: Agnete Helene Matre Retningslinjer for støtte fra Verdensdagen: Arrangementet må rette seg mot årets tema Noe å glede seg over. Arrangementet må gjennomføres i perioden uke 39-42. Arrangementet bør basere seg på samarbeid på tvers av fag og organisasjon. Arrangementer som ikke er på skole, i barnehage eller bedrift skal være åpne for alle. Vi støtter ikke: blant annet daglig drift, lønn til prosjektledelse, opplæring, varig utstyr og egenpromotering Søknader uten vedlagt budsjett vil ikke bli behandlet. Utfyllende retningslinjer sendes per e-post sammen med akseptskjema
15 Foto: Verdensdagen BESTILLE MATERIELL Når innholdet på arrangementet deres begynner å bli klart, kan dere bestille materiell til arrangementskomiteen og til å gi bort til publikum. Materiellet gjør arrangementet synlig og er med å spre kunnskap om Verdensdagen og psykisk helse. Alt materiell er gratis. For at alle skal få, er det er satt en begrensning på enkelte produkter. Bestill gjennom vår nettside www.verdensdagen.no Bestilling av materiell åpner 1.august. Husk å registrere arrangementet ditt i kalenderen.
16 Her er noe av produktene du kan bestille fra oss: Produkter: Arrangør t-skjorter Ballonger Reflekser Stresshjerter Kaffekopper Bærenett Brosjyrer og informasjonsmateriell Psykevettreglene- plakat og minifolder Enkle råd når livet er vanskelig Roskort Hvem kan du ringe til? Plakat Sinn og Samfunn Verdensdagen utgave Vi lager også voksen og junior quiz både for printing og på kahoot. Tips! Kaffepakken et enkelt arrangement I 2016 lanserte vi kaffepakken til bruk på 10. oktober. Det ble en suksess og vi gjentar det i år. Kaffepakken består av kaffekopper med Verdensdagens logo og teksten «Jeg er god». I tillegg mottar du 300,- i etterkant for å dekke utgifter til kaffepulver eller småmat. Les mer om hvordan du kan få til kaffepakken på www.verdensdagen.no Foto: Rælingen rådhus
17 Lage en informasjonsplan En god informasjonsplan beskriver hvordan dere skal nå publikum og få medieoppmerksomhet. Nordmenn er storforbrukere av sosiale medier som Facebook, Twitter, Instagram og blogg. Bruk disse kanalene for å markedsføre arrangementet! Bruk hashtagene #verdensdagen #psykiskhelse #minglede Her er noen tips på veien: Hvilke lokale medier skal vi bruke? (aviser, radio, etc.)? Hvilke sosiale medier skal vi bruke? (Facebook, Twitter, blogg, Instagram, Snapchat)? Hvilke informasjonsprodukter (plakater, brosjyrer, løpesedler) trenger vi? Hvilke lokale internettsider kan vi bruke? Hvilke har vi tilgang til selv? Hvordan kontakte media Forberedelse Forbered deg. Kjenn saken din og budskapet ditt, skriv det gjerne ned. Tenk ut en vinkling. Hvorfor skal de skrive om arrangementet deres? Kontakten Ring eller send en epost til lokalavisen eller til en journalist du vet er interessert i psykisk helse, gjerne noen dager i forveien. Skriv hvorfor arrangementet er viktig. Bruk gjerne vår mal til pressemelding, der finner du nyttige fakta. Vinkle lokalt. Foreslå bildemuligheter. Gode bilder øker interessen for saken. Oppgi kontaktinformasjon. Verdensdagen i Hamar 2016.Foto: Verdensdagen Fontenehuset Oslo Øst. Foto: Verdensdagen
18 Markering av Verdensdagen 2016 på Nationaltheatret. F.v. Statsminister Erna Solberg og Psykolog Peder Kjøs. Foto: Verdensdagen. Gjennomføring Den store dagen er endelig her! Selv om man har planlagt godt, kan det skje uforutsigbare ting underveis. Slik kan du sikre deg at du kommer i mål på selve dagen: Evaluering Når arrangementet er over, bør dere lage en evaluering så snart som mulig. Da kan dere oppsummere hva som var bra, hvilke erfaringer man skal ta med seg videre og om noe må følges opp. Ha tydelige roller og fordel oppgavene godt. En person skal ha ansvar for at det tekniske og praktiske fungerer. Juster underveis dersom det blir ledig tid eller underskudd av f.eks. frivillige eller mat. Informer publikum om det blir store endringer folk liker å vite hva som skjer. En evaluering fungerer som rapportering, men også for at de involverte skal få ut følelser og tanker om arrangementet. Husk å takke alle for sine bidrag! Husk! Har dere fått penger fra Verdensdagen, må dere rapportere inn regnskap innen 15. november. Se side 13.