KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 5/16 Møtedato: 9.11.2016 Tid: Kl. 12.00 14.25 Møtested: Galleriet, Molde rådhus Sak nr: 35/16 41/16 Møteleder: Trygve Grydeland, nestleder (H) Møtende medlemmer: Anne Brekke (Ap) Knut Ståle Morsund (Krf) Forfall: Marit Seljeseth Stokke, leder (Bor) Ann Monica Haugland (Frp) Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Ingen Fra sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Fra revisjonen: Anne Oterhals, oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Av øvrige møtte Kurt Magne Thrana, økonomisjef (under sak 37/16) Eva Kristin Ødegård, daglig leder Moldebadet KF (under sak 38/16) Åsmund Vestad, daglig leder Molde Eiendom KF (under sak 39/16) Eirik Heggemsnes, kommunalsjef Plan og utviklingsavdelingen (under sak 40/16) Protokollen blir formelt godkjent i neste møte Nestleder Trygve Grydeland ønsket velkommen og ledet møtet. Det var ingen merknader til innkallingen. Sekretariatet fremmet innledningsvis forslag om to ekstra referatsaker RS 21/16 og RS 22/16. Det ble i møte fremmet forslag om en ekstra sak PS 41/16 Eventuelt. Innkalling og sakliste med denne endringen ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 35/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 21. SEPTEMBER 2016 PS 36/16 PS 37/16 REFERAT OG ORIENTERINGER MOLDE KOMMUNE. ØKONOMI OG FINANSRAPPORT PER 2. TERTIAL PS 38/16 MOLDEBADET KF ØKONOMIRAPPORT 2. TERTIAL 2016 PS 39/19 MOLDE EIENDOM KF REGNSKAPSRAPPORT 2. TERIAL 2016 PS 40/16 PS 41/16 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 6
PS 35/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 21. SEPTEMBER 2016 Protokollen fra møte 21. september 2016 godkjennes. Til å signere protokollen velges: 1. Trygve Grydeland 2. Knut Ståle Morsund Protokollen fra møte 21. september 2016 godkjennes. Det foreslås at Trygve Grydeland og Knut Ståle Morsund velges til å underskrive protokollen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer (3 voterende) Sekretariatets innstilling Protokollen fra møte 21.september 2016 godkjennes. Disse velges til å underskrive protokollen: 1.. 2.. PS 36/16 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 18/16 RS 19/16 Overordnet analyse-plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019, saksprotokoll fra kommunestyrets møte 6.10.2016, K-sak 94/16. Overordnet analyse-plan for selskapskontroll 2016-2019, saksprotokoll fra kommunestyrets møte 6.10.2016, K-sak 95/16. RS 20/16 Oppfølging av politiske vedtak, saksprotokoll fra kommunestyrets møte 6.10.2016, K-sak 96/16. RS 21/16 Avvikling av kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal, brev datert 24.10.16 fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 til deltakerkommunene. RS 22/16 Varsel om innkalling til nytt konstituerende representantskapsmøte i Møre og Romsdal Revisjon IKS, brev datert 4.11.2016 fra utredningsleder Asmund Kristoffersen til medlemskommunene i Møre og Romsdal Revisjon IKS. Side 2 av 6
Orienteringssaker: OS 18/16 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Kvalitet i grunnskolen i Molde kommune», Kommunalsjef for Plan og utvikling, Eirik Heggemsnes orienterte utvalget om status for sak om organisering og dimensjonering av PP-tjenesten. Heggemsnes er leder av styringsgruppen for prosjektet «Organisering og dimensjonering av PP-tjenesten». Sammen med seg i styringsgruppen har han helsesjef Henning Fosse og Ivar Vereide, fagsjef skole. Mandatet for prosjektet er: 1. PPT-tjenesten skal gjennomgås i forhold til lover, organisering og dimensjonering. Med bakgrunn i gjennomgangen må en vurdere om det er behov for å gjøre endringer. 2. Behov for endringer må dokumenteres. Videre skal kvalitative gevinster og økonomiske konsekvenser av endringene synliggjøres. 3. Prosjektet skal vise forslag til hvordan eventuelle endringer bør gjennomføres. Det er opprettet en arbeidsgruppe som er ledet av Gro Bjørnstadjordet Ericson, leder for PP-tjenesten. Med seg i arbeidsgruppen har hun medarbeidere fra fagseksjon skole, fagseksjon barnehage, en rektor, en representant for enhetsleder barnehage, en medarbeider i PP-tjenesten og hovedtillitsvalgt. Heggemsnes opplyser at det har vært dårligere fremdrift enn de hadde håpet på. Kvalitetskriteriene for PPT skulle bli presentert før sommeren, men dette arbeidet ble forsinket til september. I tillegg så er det behov for en gjennomgang med fylkesmannen av lovendringer i Lov om barnehage. Dette blir ikke gjennomført før i nov./des. Kommunalsjefen sier at disse to faktorene gir noen sentrale føringer særlig for det med dimensjonering, men også organisering. Målsettingen er at plandokumentet skal ferdigstilles 2016/2017, og da trolig legges frem for kommunestyret i første møte 2017. Heggemsnes nevner også at kommunereformen er en ny faktor å ta stilling til. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (3 voterende) PS 37/16 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMI OG FINANSRAPPORT PER 2. TERTIAL Kontrollutvalget tar økonomirapport for 2. tertial 2016, sammen med administrasjonens muntlige redegjørelse til orientering. Det blir oppfordret til at informasjon om sykefravær også blir innlemmet i tertialrapporteringen fra enhetene. Økonomisjef Kurt Thrana orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. Rapporten fra 2. tertial viser at det er spesielt pleie og omsorg og tiltak funksjonshemmede som har et stort merforbruk. Økonomisjefen er spent på rapporteringen fra enhetene pr. oktober. Side 3 av 6
Videre ser det ut til at kommunen sparer litt på lavere avdrag på lån og at pensjonskostnaden ser ut til å bli lavere enn budsjettert. Utvalget hadde en del spørsmål til det som rapporteres fra enhetene i tertialrapporten. Disse spørsmålene er det vanskelig for økonomisjefen å svare på. Kontrollutvalget ønsker for fremtiden at det også er noen tilstede fra administrasjonen som kan svare på spørsmål til driftsdelen av rapporten, når tertialrapporten legges frem for utvalget. Utvalget savner også at tertialrapportene inneholder opplysninger om sykefravær. Det ble i møte fremsatt forslag om at det blir gjort følgende tilføyelse til sekretariatets innstilling: Det blir oppfordret til at informasjon om sykefravær også blir innlemmet i tertialrapporteringen fra enhetene. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 voterende) Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar økonomirapport for 2. tertial 2016, sammen med administrasjonens muntlige redegjørelse til orientering. PS 38/16 MOLDEBADET KF ØKONOMIRAPPORT 2. TERITAL 2016 Kontrollutvalget tar økonomirapport for 2. tertial 2016 til orientering. Daglig leder Eva Kristin Ødegård orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. Ødegård sier at Moldebadet KF er en markedsbedrift som skal gå i balanse, i tillegg får de dekt finansutgiftene fra Molde kommune. Det har blitt gjort en ekstern undersøkelse, bestilt av formannskapet, som konkluderer med at Moldebadet KF driver godt og effektivt. De håper derfor på et realistisk budsjett for 2017. Utfordringen sier Ødegård er å ha nok bemanning og så er det store tekniske utfordringer med et slikt anlegg. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (3 voterende) PS 39/16 MOLDE EIENDOM KF REGNSKAPSRAPPORT 2. TERTIAL 2016 Kontrollutvalget tar økonomirapport for 2. tertial 2016 til orientering. Side 4 av 6
Daglig leder Åsmund Vestad gav en detaljert orientering og svarte på spørsmål fra utvalget. Vestad opplyser at budsjettet for Molde Eiendom KF for fremtiden vil bli vedtatt på et mindre detaljeringsnivå enn det har blitt gjort til nå, det kan gi politikerne mindre innsikt. Han sier at 1. tertial rapporten ofte ikke er realistisk, bl.a. fordi fakturaer blir mottatt sent på året. Styret vil i møte 09.11.16 tilsett ny daglig leder. Denne vil tiltre først i februar 2017. Vestad skal da selv gå over til å lede utleieboligdelen av foretaket. Vestad gir utvalget detaljert informasjon om årsakene til merforbruket. Videre opplyser Vestad at de arbeider for å få økt inntektene til foretaket. De har bl.a. justert husleiesatsene for å komme opp på sats for «gjengsleie». Økonomisjef Kurt Magne Thrana gjør oppmerksom på at rådmannen i økonomiplanen for 2017-2020 foreslår en korrigering for dette ved at Sosialtjenesten får økt sin ramme som følge av en beregnet utgiftsøkning som følge av denne husleieøkningen, og at Molde Eiendom KF får redusert sin ramme tilsvarende den økningen som Sosialtjenesten påføres. Daglig leder sier at foretaket skal følge lov om offentlig anskaffelser. De har et samarbeid med innkjøp om hvilke anskaffelser de kan prioritere å kjøre anbud på. De øvrige anskaffelsene har Molde Eiendom KF ansvar for selv. Det er områder det kan gjøres noe med der, Vestad nevner bl.a. rørleggertjenester. Det blir til utvalget også opplyst at Molde Eiendom KF nå har noen prosjekt de har opplevd avvik på levering. De er her i dialog med utfører og det er ikke avklart om det blir tvistesak. I orienteringen fremkommer det også at foretaket har slitt med driften, på den måten at de «gamle» foretakene har fortsatt sin drift inn i Molde Eiendom KF ved å beholde måten å budsjettere og regnskapsføre på. Foretaket opereres på en måte fremdeles som tre selskaper. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (3 voterende) PS 40/16 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i grunnskolen i Molde kommune» Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i sitt møte 27.2.2013 i sak PS 04/13. Saken ble oversendt kommunestyret som behandlet rapporten i K sak 18/13 i møtet 21.3.2013. Oppfølging av rapporten vil ventelig skje i løpet av høsten 2014. Saken føres opp på oppfølgingslisten. 09.11.16: Kommunalsjef Eirik Heggemsnes orienterte utvalget i dagens møte om status for sak om organisering og dimensjonering av PPT, jf. OS 18/16. Utvalget ønsker å fortsette oppfølging av saken til rapport fra arbeidsgruppen foreligger. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten samhandlingsreformen i Molde kommune Side 5 av 6
Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjons-rapporten i sitt møte 22.10.2014 i sak PS 33/14. Saken ble oversendt kommunestyret som behandlet rapporten i K sak 075/14 i møtet 13.11.2014. Oppfølging av rapporten er ventet høsten 2015 eller våren 2016. 09.11.16: Rådmannen anbefaler at orientering om de anbefalingene som ikke var på plass under oppfølgingen i mars blir utsatt til nyåret. Sekretær opplyser at kommunestyret i møte 10.11.16 skal behandle sak om «Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer i Molde kommune», denne knytter seg til en av anbefalingene som gjenstod. Til dette møtet var det lagt opp til orientering knyttet til følgende sak på oppfølgingslisten: Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i grunnskolen i Molde kommune» Eirik Heggemsnes, kommunalsjef orienterte. Se OS 18/16. Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. Det ble ikke fremmet forslag om å føre til nye saker på oppfølgingslisten. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 voterende) Sekretariatets innstilling I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer:.. PS 41/16 EVENTUELT Sluttregnskap for barnehagen Barnas Hus I følge økonomireglement vedtatt av kommunestyret 18.02.16 K-sak 08/16, er det lagt til grunn at endelig prosjektregnskap for investeringer skal foreligge så snart som mulig etter avsluttet prosjekt og senest i forbindelse med første garantibefaring. Dette gjelder kun for store, flereårige prosjekt som har vært opp som egen politisk sak før oppstart. Prosjektregnskapene skal ha samme politiske behandling som årsregnskapene, herunder behandling i kontrollutvalget. Sekretariatet informerer om at utbyggingen av Barnas hus barnehage kanskje kan være et slikt prosjekt. Utvalget drøfter om det kan være flere slike prosjekt. Revisor Anne Oterhals anbefaler at det blir tatt kontakt med Molde Eiendom KF for å undersøke dette. Kontrollutvalgets konklusjon Sekretariatet undersøker med Molde Eiendom KF om det er planlagt fremleggelse av prosjektregnskap for prosjektet Barnas Hus barnehage og om det er andre sluttregnskap som skulle vært lagt frem. Trygve Grydeland Anne Brekke Knut Ståle Morsund nestleder Jane Anita Aspen sekretær Side 6 av 6