Student Parliament Meeting no. 6, 2013

Student Parliament Meeting no. 6, 2013 Monday 11th November 2013 18:15 21:00 TF-building, room 102 The meeting documents are also available at: http://studentstyret.umb.no/student-parliament/

2

AGENDA STUDENT PARLIAMENT MEETING no. 6-2013, MONDAY 11th OF NOVEMBER AT 18:15, TF-BUILDING ROOM NR. 102. COMPLETE CASE DOCUMENTS ARE ONLY SENT TO PERMANENT STUDENT REPRESENTATIVES. THE DOCUMENTS ARE ALSO PUBLISHED ON CLASSFRONTER AND THE STUDENT BOARD WEBSITE: http://studentstyret.umb.no/studenttinget/ Registration begins at 18:00! 1361 CONSTITUTION... 4 1361.1 APPROVING TODAYS AGENDA AND SUMMONING... 4 1361.2 APPROVING THE PREVIOUS MEETING REPORT... 4 1361.3 APPOINTING A COUNTING COMMITTEE... 4 1362 REPORT CASES... 4 1363 CASES TO DISCUSS... 5 1363.1 INSTRUCTIONS FOR THE CONSTITUTION MEETING... 5 1363.2 STUDENT DEMOCRACY BUDGET FOR 2014... 5 1364 ADMINISTRATION CASES... 6 1365 STATUTE CASES... 6 1366 INFORMATIVE CASES... 6 1366.1 SPRING 2014 CALENDAR FOR THE STUDENT DEMOCRACY... 6 1366.2 CONSTITUTION MEETING FOR THE NMBU STUDENT DEMOCRACY... 7 1366.3 ELECTING STUDENT REPRESENTATIVES TO THE FACULTY COUNCIL AT NMBU... 8 1366.4 THE BEST LECTURER OF THE SEMESTER... 8 1367 MISCELLANEOUS... 9 1367.1 MEETING EVALUATION... 9 APPENDICES: 1. Instructions for the Student Parliament Work Group 2. Instructions for the Faculty Councils 3. Instructions for the Student Councils 3

1361 Constitution 1361.1 Approving todays agenda and summoning 1361.2 Approving the previous meeting report Reports are uploaded to our homepage (http://studentstyret.umb.no/studenttinget/) as well as the Student Democracy room on ClassFronter a week after each Student Parliament Meeting. If you need a paper copy of the report please get in touch with the Student Board at their offices (next to the student post-boxes) 1361.3 Appointing a Counting Committee 1. 2. 3. 1362 Report cases Case preparation: Liv Nedrebø Effective from SP-6/2011, the reports are to be submitted directly into the Student Democracy room in ClassFronter, by 12:00, the Wednesday before the Student Parliament. This is done to ensure up-to-date reports, and to minimize paper consumption. A copy of the reports will be printed and kept at the Student Board office, along with the case documents of the current Student Parliament. Those who are obligated to submit reports to the Student Parliament are: - The University Board (US) - The Committee of Study Issues (SN) - The Committee of Student Welfare in Ås (SiÅs) - The Student Board (Sts) - The Student and Academic s International Help Fund (SAIH) - The International Student Union (ISU) - The Committee of Research Issues (FoN) - The Learning Environment Committee (LMU) - The Norwegian Student Association (NSO) Other appointed groups obliged to submit reports: - The student representative of The Common Board UMB/NVH 4

1363 Cases to Discuss 1363.1 Instructions for the Constitution Meeting Case preparation: Per Rønning and Anette Urtegård Purpose: To obtain the views of the Student Parliament on the instructions that will be put forward at the Constitution Meeting at NMBU. Background: A work group for new instructions was appointed at the Spring General Assemblies of NVH and UMB, and was to work towards the Constitution Meeting and finish activities by the first Student Parliament after the Constitution Meeting. The work-group was to write instructions for the Student Democracy at NMBU, coordinate the work towards the Constitution Meeting as well as clarifying the relationship between the two Student Welfare Organisations. The group has consisted of Hanna Sæteraas Bjerke, Annette Urtegård, Per Rønning and Lasse Hjelle (leader). The leaders of VSU and the Student Board have been overseeing the meetings. The instructions are based on the rules and regulations of the new Student Democracy, and are considered a supplement. Constitution Meeting will adopt regulations and the following instructions: Instructions for the Student Parliament Work Group (appendix 1) Instructions for the Faculty Councils (appendix 2) Instructions for the Student Councils (appendix 3) The suggested instructions are attached (only in Norwegian). Points to discuss: Is there anything that should be changed in the proposed instructions? 1363.2 Student Democracy Budget for 2014 Case preparations: Siri Bakøy, leader of the Student Council at NVH and Per- Fredrik Rønneberg Nordhov, leader of the Student Board NSO-Ås. Purpose: To discuss the priorities of the Student Democracy funds and create a basis for the 2014 budget. Background: The 2014-budget for the Student Democracy at NMBU will be treated at the Constitution Meeting on the 27 th of November. It is challenging to create a detailed budget for an organisation that has yet become functional. We would therefore like to have a general discussion at the Student Parliament Meeting no. 6 and at the Student Council meeting at NVH, before the budget is finalized and adopted at the Constitution Meeting. The adopted budget will be important for the Work Group and their activities in 2014. 5

Budget post 2014 2013 Change Courses, education, training 150000 130000 20000 Fees 16500 15000 1500 Office supplies 15000 10000 5000 Misc. office fees 5000 3000 2000 Phone and postage 5000 3000 2000 Marketing 28000 26000 2000 Meetings, travels 19000 11000 8000 NSO payments 279296 275000 4296 Student Parliament Meetings 40000 37000 3000 Travel NMBU 47000 0 47000 Organisational fees 18000 15000 3000 ISU 35000 20000 15000 Inclusion Funds 298500 165000 133500 Welfare Funds 370000 370000 0 1326296 1080000 246296 Points to discuss: Should today s level of activity be reduced or increased? Are there sufficient funds for training, marketing, social events etc.? 1364 Administration Cases 1365 Statute Cases 1366 Informative Cases 1366.1 Spring 2014 calendar for the Student Democracy Case preparation: Kristian Harald Myklathun Purpose: To inform the Student Parliament about the schedule for Student Parliament Meetings and Student Council Meetings in the spring 2014. Background: The Student Board has adopted the following schedule for the spring semester 2014. Please note that there are more than two weeks between the 3 rd Student Council Meeting and the 3 rd Student Parliament Meetings, to avoid having SP-3 during Easter. Also note that the Education Committee Seminar on the 4 th of February and the conference from the 7 th -9 th of February. At the conference we will develop the action plan for the Student Democracy, making it very important that people attend - save the date! The conference will be held either form the 7 th - 8 th or from the 8 th - 9 th of February. More information will be given soon. 6

We advise that the class meeting is held on the 20 th of February. The reason is that one can then inform people on the first Student Council meeting in the semester about class meetings, whilst allowing for two weeks to arrange the actual meeting. Meeting Date Case paper deadline SP-1 10 th February 27 th January 3 rd Case papers printed February Institute representative dinner Student Council Meeting 4 th February 5 th February SP-2 10 th March 24 th February 3 rd March 4 th March 5 th March SP-3 28 th April 31 st March 7 th April 8 th April 9 th April Action Plan Conference Education Committee Meeting Institute General Assembly Class Meeting 7. -9 th February 4 th February 23 rd April 20 th February 1366.2 Constitution Meeting for the NMBU Student Democracy Case preparation: Liv Nedrebø Purpose: To inform on the Constitution Meeting for the New Student Democracy at NMBU. The Constitution Meeting for the New Student Democracy at NMBU will take place on the 27th of November from 16-19, in Festsalen at the Student Society. The meeting is held as a representative meting, where each department has representatives with the right to vote, equivalent to the ratios given in 19 of the Student Democracy NSO-Ås statues. NVH is considered one department. All students at UMB and NVH have the right to speak and propose points, but only the elected representatives have the right to vote. The following cases are to be treated at the Constitution Meeting: Electing representatives for: The Work Group, The Committee of Study Issues and Research Issues, Election Committee and delegates to the NSO National Assembly Budget Spring 2014 calendar for the Student Democracy Adopting instructions for the Student Parliament Work Group, Faculty Council and Student Council Discuss instructions for the Student Parliament (to be adopted at SP-1, 2014) 7

1366.3 Electing student representatives to the Faculty Council at NMBU Case preparation: Liv Nedrebø Purpose: To inform the Student Parliament on the procedure for electing students to the Faculty Councils at NMBU. There will be two elected representatives for each of the three Faculty Councils. Below is a list of which departments are under which faculties. IPM will be split into IPV and IMV. Faculty of Environmental Science and Technology (MILJØTEK) o INA o IMT o IMV Faculty for Social Sciences (SAMVIT) o ILP o NORAGRIC o HH Faculty for Veterinary Medicine and Biosciences (VETBIO) o The four departments of NVH: IBA, IPD, IMI and ISFD. In all Student Democracy processes these four departments will be considered one. o IKBM o IHA o IPV The student representatives will be elected at an election meeting, which will be held at each Faculty. All faculties will hold their election meetings on the 13th of November from 12-14. All students have the right to vote at their respective faculties. The election meeting for MiljøTek will be held in AudMax, SamVit in the cinema at the Tower Building (TU101) and VetBio at NVH, Oslo. Students at IKBM, IHA and IPV will be transported by buss to Oslo, departing from the Student Post Office at 12:00. 1366.4 The Best Lecturer of the Semester Case preparation: Liv Nedrebø Purpose: To inform the Student Parliament about the Best Lecturer of the Semester award for Autumn 2013. Background: The Committee for the Best Lecturer Award is working to find a winner for this semester. They have set up a webpage where everyone can submit suggestions, and a Facebook event to remind people about the competition. Please visit their website at: best.questionform.com/public/autumn2013 We want to encourage everyone to vote for the lecturer they believe deserves the price! The winner will be announced at the UMB General Assembly on the 4 th of December. 8

1367 Miscellaneous 1367.1 Meeting Evaluation 9

Vedlegg 1 For hele Arbeidsutvalget (AU) Instruks for Studenttingets arbeidsutvalg Vedtatt på stiftelsesmøte 27.11.13 AU er Studentdemokratiets høyeste organ mellom Studentting. AU står for den daglige driften av Studentdemokratiet, og skal følge opp formålsparagrafen og handlingsprogrammet. AU er forberedende og innstillende organ til Studentting. AU skal følge opp alle vedtak som blir fattet av Studenttinget. Ansvar for å følge opp instituttene skal fordeles mellom medlemmene i AU. Medlemmene i AU møter på Studentrådsmøtene til sine institutter og presenterer sakene til Studentting. Det skal hver dag være en dagsansvarlig på kontoret. Dagsansvarlig skal være på kontoret kl. 12-14 og ta i mot henvendelser, holde det ryddig på kontoret og oppslagstavla og sjekke postboksen. I starten av hver styreperiode (januar og september) skal AU avholde minimum et heldags obligatorisk styreseminar. I tillegg skal det arrangeres en overlappingstur eller lignende, med avtroppende og påtroppende styremedlemmer, for å sikre overlapping. Alle i AU skal skrive rapporter fra sine verv. Alle medlemmene i AU stiller på lik linje, og har ansvar for at styrearbeidet blir best mulig. Ved stemmelikhet i AU har leder dobbeltstemme. AU kan oppnevne studenter til verv når det ikke finnes anledning til å avholde Studentting Leders hovedoppgaver Lede Studenttinget og AU Representere NMBU-studentene og Studentdemokratiet utad Være oppdatert på universitets- og studentpolitiske saker, og jobbe for at nasjonale og lokale myndigheter ser og ivaretar NMBU-studentenes behov best mulig. Jobbe for god samhandling med studentrepresentantene i Universitetsstyret, SiÅs, Samfunnsstyret, Veterinærmedisinsk Studentforening, UKEstyret, Studienemda, Forskningsnemda og andre aktuelle samarbeidspartnere. Sørge for at det innkalles til toppmøte minst 3 ganger i semesteret. Ha ansvar for Studentdemokratiets budsjett og regnskap Ha et overordnet personalansvar for de andre medlemmene i AU. Gjennomføre medarbeidersamtale med de øvrige medlemmene minst en gang i semesteret. Følge opp, og fordele oppgaver til organisasjonssekretær i samarbeid med personaldirektør i SiÅs. Gi påtroppende leder grundig opplæring Representere studentene i følgende organer: Rektors ledergrupper Læringsmiljøutvalget Nestleders hovedoppgaver Være leders stedfortreder og bistå leder ved behov og forfall Følge opp og bistå Studentråda. Være ansvarlig for informasjonsflyt til tillitsvalgte, studenter og andre. 10

Organisere det praktiske arbeidet i AU og Studenttinget i samarbeid med organisasjonssekretær. Sørge for god skolering av tillitsvalgte og arrangere avsparkkonferanser og overlappingsseminarer. Ha jevnlige møter med studiedirektør, sammen med leder i AU Følge opp kåring av semesterets beste foreleser Gi påtroppende nestleder grundig opplæring Representere studentene i følgende organer: Studienemda Læringsmiljøutvalget(leder i partallsår) Arbeidsmiljøutvalget Velferdsansvarligs hovedoppgaver Være oppdatert på velferdspolitiske saker, og være pådriver for å styrke studentvelferden ved NMBU Tildele velferdsmidlene i henhold til reglementet, i samarbeid med komiteen for tildeling av velferdsmidler Være hovedansvarlig for at de nye studentene blir godt mottatt. Skaffe sponsorinntekter og mat til grillfesten på Pentagon i august. Drifte Bomiljøutvalget Representere studentene i følgende organer: Læringsmiljøutvalget Komiteen for fordeling av inkluderingsmidler Samarbeidsutvalget for sosial rådgivningstjeneste Internasjonalt ansvarligs hovedoppgaver Organisere og koordinere internasjonal virksomhet ved NMBU med samarbeid med International Students Union (ISU), Studentenes Informasjonstorg, SiÅs og arrangementssjef i Studentsamfunnet. Bistå ISU i deres arbeid og hjelpe med tilrettelegging for kontinuitet i organisasjonen Være hovedansvarlig for at de nye internasjonale studentene blir godt mottatt. Holde kontakten med Sokoine University of Agriculture Students Union (SUASO) Samarbeide med NOVA studentkontakten og NOVA koordinatoren ved NMBU Jobbe for at all vesentlig informasjon ved NMBU og Studentdemokratiet skal være på to språk, norsk og engelsk Representere studentene i følgende organer: Komiteen for fordeling av inkluderingsmidler(leder) Komiteen for fordeling av velferdsmidler Arrangementskomiteen på Samfunnet Studentenes og Akademikernes Internasjonale Hjelpefond (SAIH) sitt lokallag ved NMBU Markedsføringsansvarligs hovedoppgaver Ha ansvar for kreativ og aktiv markedsføring og infoarbeid ut mot studentene for å synliggjøre Studentdemokratiet Ansvarlig for å bestille effekter Ansvarlig for å oppdatere hjemmesidene til Studentdemokratiet 11

Holde seg oppdatert på AUs arbeid. Bistå andre i AU ved behov og forfall. Ha kontinuerlig kontakt med Tuntreets redaksjon Styremedlems hovedoppgaver Holde seg oppdatert på AUs arbeid. Bistå andre i AU ved behov og forfall. Representere studentene i følgende organer: Likestillingskomiteen for NMBU Fordeling av verv og stillingsprosent i AU Stilling Prosent Leder 100 % Nestleder 100 % Velferdsansvarlig 20 % Internasjonalt ansvarlig 20 % Markedsføringsansvarlig 10 % Styremedlem 0 % Organisasjonssekretær 50 % Sum 300 % 12

Vedlegg 2 Fakultetsrådenes medlemmer Instruks for Fakultetsrådene ved NMBU Vedtatt på stiftelsesmøtet 27.11.13 Fakultetsrådet består av Fakultetsstyrets to studentrepresentanter og Studentrådsledere ved institutt tilhørende det respektive fakultet Nestledere ved Studentrådene har møterett Fakultetsrådenes oppgaver Fakultetsrådet har som oppgave å fungere som en informasjonsplattform og bindeledd mellom fakultetets ulike institutt Fakultetsrådet skal holde formøter før fakultetsstyremøter og kan holde flere møter hvis det er ønskelig Fakultetsstyrerepresentantene er ansvarlige for innkalling og ledelse av møtene Fakultetsrådet plikter å informere om saker som er av særskilt interesse for aktuelle Studentråd Fakultetsrådenes møter Fakultetsrådet skal holde formøter før fakultetsstyremøter, møteinnkalling skal sendes i god tid før møtet avholdes Fakultetsrådsmøter ved Fakultetet for veterinær-og biovitenskap skal i tocampus-perioden fordeles jevnt mellom Campus Ås og Campus Adamstuen. 13

Vedlegg 3 Reglement Instruks for Studentrådene ved NMBU Vedtatt på stiftelsesmøtet 27.11.13. Instituttallmøtet fungerer som instituttets øverste demokratiske organ Studentrådet fungerer som øverste organ mellom instituttallmøtene Medlemmer i Studentrådene Studentrådene skal bestå av følgende representanter: Tillitsvalgte fra hver klasse - På campus Adamstuen to representanter fra hvert kull. Fra 7. semester kan veterinærstudenter velge å kun stille med en representant fra hvert kull. Leder for studentrådet Nestleder for studentrådet Leder og nestleder trenger ikke være klassetillitsvalgte og sitter i Instituttstyret. 1. Følgende representanter har informasjonsplikt og møterett i Studentrådet: Studentrepresentantene på studentting Studentrepresentanter i Innstillingsutvalget Studentrepresentanter i Undervisningsutvalget/Studieutvalget Studentrepresentanter i Forskningsutvalget Studentrepresentanter i Programutvalget Representanter fra aktuelle linjeforeninger Studentrådets kontaktperson i Arbeidsutvalget(AU) Studentrepresentanter i Læringsmiljøutvalget Studentrådenes oppgaver Studentrådene skal i samarbeid med AU arrangere et introduksjonskurs i studentdemokrati for nye studenter ved NMBU ved semesterstart i august hvert år. Samt informere nye studenter om valg av klassetillitsvalgte. Studentrådet skal arrangere instituttallmøte hvert semester Studentrådet er ansvarlige for å informere om, samt finne kandidater til, verv som vedtas på instituttallmøtet Studentrådet skal ta opp saker til og referat fra Studentting, Instituttstyret, Fakultetsstyret, samt tilhørende Undervisningsutvalg, Forskningsutvalg og Programutvalg Studentrådet er ansvarlig for å synliggjøre og markedsføre seg selv blant studentene innenfor sitt institutt Studentrådenes møter Leder av Studentrådet er ansvarlig for å sende ut møteinnkallinger og saksliste i god tid før møtet. Leder har også ansvar for å lede møtene. 14

Fordeling av verv innad i Studentrådet fastslås på studentrådets første møte hvert semester Skriftlig innkalling sendes til alle studenter ved representative institutt senest en uke før møtet skal avholdes. Nestleder er ansvarlig for å føre referat. Referat skal føres fra samtlige møter, kopi sendes til Arbeidsutvalget og skal gjøres tilgjengelig for studenter ved representativt institutt, senest en uke etter avholdt møte. Studentråd skal ha faste møter i forkant av Studenttingsmøter, men står fritt til å holde møter utover disse Valg og opplæring Faddersjef velges på instituttallmøtet på høstsemesteret Studenttingsrepresentanter velges på allmøtet Nestleder i Studentrådet velges hvert semester, og overtar som leder påfølgende semester - I tocampus-perioden vil leder for Studentrådet på Adamstuen sitte som leder i ett kalenderår. Nestleder overtar ikke som leder, men blir valgt samtidig. Leder av studentrådet er ansvarlig for å gi nestleder god opplæring Resterende verv velges i utgangspunktet av allmøtet, men dette kan delegeres til studentrådet 15