UNIVERSITETS- OG HØGSKOLERÅDET ADMINISTRASJONSUTVALGETS INNKJØPSUTVALG Referat fra møte i Universitets- og høgskolerådets Innkjøpsutvalg Dato og tid: 13.mars 2008 Kl 9-10 og 12-13: innkjøpsutvalg Kl 10-11.30 : fellesmøte økonomigruppe og innkjøpsutvalg Tilstede: Medlemmer Innkjøpssjef Kjetil Skog, Universitetet i Bergen (leder) Innkjøpssjef Olav Holden, NTNU Morten von Heimburg, Høgskolen i Nord-Trøndelag Førstekonsulent Ninni Christiansen, Høgskolen i Østfold Økonomi-, personal- og driftsdirektør Jan Aasen, Høgskolen i Lillehammer (sitter også i UHRs økonomigruppe) Fra UHR: Sigrid Tollefsen, sekretær for UHRs administrasjonsutvalg SAKSLISTE Sak 01/08 Godkjenning av innkalling og saksliste Forsalg til vedtak: Det ble meldt inn en sak til eventuelt; - Ny ehandelsplattform" i regi av Difi - O-saken om standardisering av konkurransegrunnlag flyttes til egen sak for behandling i møtet Innkalling og saksliste godkjennes. Sak 02/08 Godkjenning av referat fra forrige møte Referat fra møte 22.11.07 er lagt ut på UHRs nettsider på http://www.uhr.no/documents/referat_22_november07.pdf Forslag til vedtak: Referatet tas til orientering. Sak 03/08 Orienteringssaker 1. Nytt høgskolemedlem Kjetil Østgård og hans vara Elisabeth Lande har begge sluttet i sine stillinger. Morten von Heimburg er foreslått rykket inn som fast medlem med Olav Johannesen som vara for høgskolerepresentantene. Oppnevningen forestas formelt av Administrasjonsutvalget. 2. Orientering fra møte 12. mars for å diskutere integrering av bibliotek i bestillingssystemene. Kjetil Skog orienterte. Hensikten med møtet var å finne en arbeidsform for å finne forslag til løsninger. Det er enighet om å møtes igjen i begynnelsen av juni. I mellomtiden skal NTNU og UiB jobbe praktisk ml innkjøp og 1
bibliotek. Innen utgangen av mai skal forarbeidet være gjort ved hver institusjon. Referat fra møtet distribueres til innkjøpsutvalget. 3. Orientering fra møte med KD 12. februar om status for KGV. I tillegg til innkjøpssiden var også Jan Aasen og UNINETT FAS tilstede. Orientering fra møtet. Referat ettersendes utvalget. Sakene tas til orientering. Sak 04/08 Status felles innkjøpsavtaler 1. Avtaler via UNINETT. Lars Skogan kunne ikke delta på møtet, men vil ettersende dokumentasjon som distribueres til innkjøpsutvalget.. a) Presentasjon av resultat av multifunksjonsmaskinkonkurransen - Det er blitt etterlyst maldokumenter for tilslutning og avrop til avtaler, UNINETT har blitt oppfordret til å utarbeide utkast til slike maler og har bekreftet at de vil komme tilbake til dette. Sakspapirer Ingen Saken sendes på sirkulasjon så snart den foreligger fra UNINETT b) Status felles avtaler via UNINETT Det refereres til vedtak på forrige møte i innkjøpsutvalget: Innkjøpsutvalget vil gjerne ha en oppdatert oversikt over pågående og aktuelle avtaler via UNINETT som fast punkt til hvert møte. Leder av utvalget tar dette opp med UNINETT. Dokumentasjon vil bli ettersendt fra UNINETT til innkjøpsutvalget. 2. Hotellavtalen, status og videre arbeid. Det vises til behandling i tidligere møter: Innkjøpsutvalget har bedt arbeidsgruppen om en oppsummering av kostnader knyttet til arbeidet, skilt på utlegg og timekostnader. Innkjøpet vil bruke dette som grunnlag for videre tenkning rundt god organisering av denne type arbeid. Innkjøpsutvalget har nå mottatt en slik oversikt og bør drøfte hvordan saken skal tas videre. Sakspapirer Oppstilling vedr ressursbruk hotellavtalen (vedlagt som excel-fil) UHR har som hovedregel at det ikke kompenseres for deltakelse i 2
arbeidsgrupper. Innkjøpsutvalget ønsker ikke å fremme forslag til endring av dagens praksis, men utvalget ser det som sin oppgave å synliggjøre arbeidet som gjøres på vegne av fellesskapet og også bidra til jevn fordeling av oppgavebelastning blant institusjonene. Sak 05/07 Gjennomgang av faglig innhold for innkjøpsseminaret i juni. Drøfting av utkast til faglig innhold. Ivar Paulsen ved Universitetet i Agder er teknisk ansvarlig for møtet. Sakspapir Skisse til program Innkjøpsutvalget tok programmet til etterretning. Sak xx/08 Standardisering av konkurransegrunnlag Orientering fra møte 12. mars ml UiO, NTNU og UiB. Det vises også til referat fra møte i innkjøpsutvalget 22.november 2007. Gruppen som møttes 12. mars foreslår å gå ut og standardisere maler for konkurransegrunnlag for hele sektoren. Dette kan tas tilbake til KD for å sikre et løft for hele sektoren. Det kan også være et fast punkt på innkjøpsforum. Et forslag er at innkjøpsutvalget oppretter en prosjektgruppe som gjennomfører anskaffelsen for hele sektoren. Det foreslås også at det lages best practice dokumenter. Ekstern gevinst vil oppnås gjennom at at leverandørene kjenner igjen sektoren ved bruk av felles maler. KGVverktøyet legger opp til at man må importere maler. Det vil være en stor fordel om man kan legge opp til mest mulig felles maler. Innkjøpsutvalget oppnevner en arbeidsgruppe for å anskaffe et malverk som kan brukes til anskaffelsesprosesser i UH-sektoren. Gruppen består av innkjøpssjefene ved UiO, UiB og NTNU. Arbeidsgruppen har mandat til å trekke inn høgskoler og andre inst. kategorier. Arbeidsgruppen rapporterer til innkjøpsutvalget. Gruppen gis mandat til å kontakte KD for å søke om midler til et prosjekt for standardisering av malverk. Innkjøpsutvalget foreslår også å legge denne saken frem for innkjøpsforumet på samling i juni. Sak 06/08 Møteplan 2008 Møtet 25. september legges til Trondheim Sak 07/08 Eventuelt 3
Ny ehandelsplattform" i regi av Difi Difi orienterte på et seminar om ehandel at de nå er igang med å etablere et prosjekt for en "ny ehandelsplattform", dvs. den rollen som IBX har i dag som leverandør av ehandelsplattformen skal ut på anbud. Innkjøpsutvalget har blitt orientert om saken via UiO som deltok på seminaret. UiOs representant meldte til Difi at UH-sektoren burde være med i dette arbeidet og innkjøpsutvalget bes komme med forslag til kandidater som kan bidra i arbeidet. Innkjøpsutvalget er positiv til dette og mener at det bør være en representant som har vært bruker av markedsplassen lenge og også en representant fra det nye bestillingssystemet. Innkjøpsutvalget gir leder fullmakt til å avgjøre representasjon i arbeidet. Kjetil Skog leder Oslo 08.04.08 Sigrid Tollefsen sekretær 4
Referat fra fellesmøte mellom økonomiarbeidsgruppe og innkjøpsutvalg Tid: torsdag 13. mars kl 10-11.30 Sted: UHRs lokaler, Pilestredet 46, 6 etg Agenda Status KGV Orientering fra møte med KD 12. februar. KD ba om et møte med representanter fra innkjøpsutvalget vedr. status for KGV. Møtet var hos UHR 12.februar, og i tillegg til innkjøpssiden var også Jan Aasen, HiL, og UNINETT FAS tilstede. Orientering fra møtet. Kjetil Skog orienterte. Referatet distribueres til Innkjøpsutvalget og Økonomigruppen i etterkant. Utfordringene som departementet skisserte går på økonomiforvaltning og disposisjonsrett og etterlevelse av lov og forskrift. Disse utfordringene har ulike løsninger. Møtet var positivt. Status bestillingssystem V/Bjørn-Are: Inngått avtale med 2 leverandører. 31 inst. deltar. HiL og HiO er piloter- prosjektet ligger an til å treffe akseptansefristen 13.mai. Status UiO, NTNU og UiB: v/olav Holden. UiO har inngått avtale med BasWare og har fått på plass integrasjoner. NTNU og UiB har også sluttet seg til BasWare. Planen er integrasjon i juni. NTNU er godt i prosess. Wiki: pilotene vil dele sine erfaringer med resten av prosjektdeltakerne på wikien. Erfaringen fra universitetene viser at endringsledelse på bestilling tar tid. Forslag: arrangere en samling med erfaringsoverføring til institusjonene som nå er i gang via UNINETT-prosjektet. Økonomi og innkjøpsutvalget oppfordrer UNINETT til å ta initiatitiv til en samling. - Orientering fra møte mellom representanter fra innkjøpssiden (Olav Holden, Kjetil Skog og Jan Aasen) og bibliotek 12. mars. Dette vil bli en problemstilling som vil komme i flere av institusjonene nå når flere inst. går over til bestillingssystemet. Alle UH-bibliotekene bruker BIBSYS og brukes i dag også som et bestillingssystem. Utfordringen er å koble dette til de nye bestillingssystemene. Tidsplan: det er viktig å komme raskt i gang. NTNU og UiB jobber konkret innen utgangen i mai og drøfter dette på nytt i møte i juni. Hvordan få studentsamskipnadene opp på elektronisk handel? UNINETT ser at samskipnadene skiller seg ut. Det ville være en fordel å nærme seg samskipnadene i fellesskap. Alle samskipnadene har d samme leverandøren / samarbeid for netthandel. 5
Lage et fellesskriv fra UHR til alle samskipnadene som et informasjonsskriv om at de vil komme til å møte dette som et krav/problemstilling som sektoren ønsker løsning på. Orientering om prosjekter som er i gang. Bjørn-Are lager utkast til brev (status på prosjekter + info om plan for innføring) og Kjetil/Olav supplerer med info om de institusjonene som ikke er med i prosjektene. Varsle om at det vil komme en invitasjon til en leverandørsamling. Utkast til brev sendes Kjetil/Olav innen 7. april. Kopi til orientering til KD. Orienteringer: Økonomidirektørene ved de 4 eldste universitetene skal ha møte i Tromsø i slutten av mai med fokus på innkjøp. Orientering ved Kjetil. Hovedtema på møtet der skal være innkjøp og Kjetil vil rapportere tilbake til innkjøpsutvalget. 6