Dato: 4. juli 2003 Fullmaktsak /03 Kjøkkenprosjektet, valg av entreprenør og rådgiver. REBN BBE-1633-200108825- 150 Hva saken gjelder: I forbindelse med gjennomføringen av kjøkkenreformen, skal det foretas ombygginger og utskiftning av utstyr ved de institusjonene som omfattes av reformen. Anskaffelsen er delt mellom bygningsmessige arbeider og en utstyrsleveranse. Denne saken gjelder valg av entreprenører og leverandører til gjennomføring av ombygging og leveranse av utstyr ved gjennomføring av kjøkkenreformen i Bergen kommune. Vedtakskompetanse Styresak 95/01: Forslag til vedtak: 1 Forutsatt at byrådet fatter vedtak i tråd med innstilling i denne sak, delegerer styret i BBE KF fullmakt til direktør til å slutte kontrakter innenfor bevilgning men uavhengig av prosjektkostnad. Forslag til innstilling til byrådet: 1 Med henvisning til vedtak med vedlegg i byrådssak 434/01, utgår begrensning på 5,0 mill. i prosjektkostnad når det gjelder anledning for styret i BBE KF til å videredelegere fullmakt til direktør til å slutte kontrakter. Byrådssak 1004/02: Byrådet viser til sitt vedtak av 05.09.01 sak 0434/01: budsjettfulmakter for kommunale bedrifter og foretak i Bergen kommune og vedtar nytt punkt III.B.1 i trykt vedlegg som får slik ordlyd: Investeringer i fast eiendom 1
Styrene i BBE KF og BBB kan - uten beløpsbegrensning treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning for investeringsprosjekter, samt slutte de nødvendige kontrakter, innenfor rammen av det investeringsbudsjettet som bystyret har vedtatt for bedriften/ foretaket. Fullmakt til å treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning, kan delegeres til bedriftens /foretakets administrative leder når kostnadene for det enkelte prosjekt ikke overstiger 5 mill. Videre kan styret uten beløpsbegrensning delegere til bedriftens / foretakets administrative leder fullmakt til å slutte nødvendige kontrakter når bevilgning foreligger. I den grad administrativ leder utøver delegert myndighet som medfører beslutninger av prinsipiell art, forutsettes at avgjørelsen legges frem for styret. Vedtak av 05.09.01 sak 0434/01 i trykt vedlegg pkt. III.B.1 utgår. De nye fullmaktene gjøres gjeldende fra 01.01.2002. Direktøren i BBE KF har i medhold av ovennevnte fullmakt gjort slikt vedtak : 1. Følgende entreprenører tildeles kontrakter etter forutgående tilbudskonkurranse: Hovedentreprise H-03 - Bergen VVS AS Hovedentreprise H-04 - Birger Morstøl AS Hovedentreprise H-05 - ISS Skadeservice AS 2. Følgende leverandører tildeles kontrakter etter forutgående anbudskonkurranse. Kombidampere - 4GN - Karl B. Hauge AS Kombidampere 10 GN - Bjørgvin Storkjøkken og Vaskeriutstyr AS Oppvaskmaskiner - Petter Tellefsen AS Kjøleskap, industristandard - Systempartner AS Kjøleskap, husholdningsstandard - Utstyr og Kjøleservice AS Bergen,.2003 Bergen Bygg og Eiendom KF Dagfinn Øvrebotten Direktør Olav Ytre-Arne Utbyggingssjef Vedlegg: Anskaffelsesprotokoller for entrepriseanskaffelsene Anskaffelsesprotokoll for varekjøpene 2
Saksutredning: 1.0 Tidligere vedtak: Bystyret fattet i B.sak. 90/01 Ny kjøkkenstruktur blant annet følgende vedtak: 1 Bergen bystyre gir med bakgrunn i sluttrapporten Effektivisering av offentlig middagsproduksjon i Bergen kommune i hovedsak sin tilslutning til den foreslåtte omleggingen av middagsproduksjonen ved alders og sykehjemmene i Bergen. Følgende prinsipper legges til grunn: a. Dagens middagsproduksjon ved Gullstøltunet videreføres i kommunal regi. Videre utbygges produksjonskjøkkenet ved Kolstihagen sykehjem slik at disse to kjøkken samlet kan produsere inntil 50% av den totale etterspørselen/ behovet for varm mat I Byrådets forslag til budsjett 2002 og økonomiplan 2002-2005 er det under investeringsbudsjettet for Tjenesteområde 3 eldre og særlig omsorgstrengende anført: I tillegg kommer gjennomføring av B.sak 90/01 Ny Kjøkkenstruktur. Det er opprettet et prosjekt til gjennomføring av de endringene i kjøkkenstrukturen som vedtaket i denne saken innebærer. Investeringene i den forbindelse er beregnet å beløpe seg til 56,5 mill.kroner. Dette prosjektet er ikke innarbeidet i perioden. En vil komme tilbake til gjennomføringstakten av prosjektet og investeringene. I sak 498/01 Innføring av ny kjøkkenstruktur etablering av produksjonskjøkken ved Gullstøltunet og Fyllingsdalen sykehjem, fattet byrådet følgende vedtak: 1. Kr. 2.000.000.- fra tidligere års investeringsbudsjett omdisponeres fra Fridalen sykehjem til etablering av produksjonskjøkken ved Gullstøltunet sykehjem. 2. Kr. 2.500.000.- fra tidligere års investeringsbudsjett for sykehjem omdisponeres fra Fridalen sykehjem til planlegging og prosjektering av nytt produksjonskjøkken ved Fyllingsdalen sykehjem. I saksutredningen argumenteres og konkluderes det med skifte av produksjonskjøkken fra Kolstihagen sykehjem til Fyllingsdalen sykehjem. Direktør i BBE KF har den 25.02.02 i medhold av fullmakt gjort slikt vedtak: 1. Det bevilges kr.: 4,5 mill til anskaffelser av utstyr ved Gullstøltunet sykehjem samt tjenestekjøp av rådgivertjenester. 3
2. Budsjett og finansiering av bevilgningen gitt i punkt 1 fremgår av følgende tabell: År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering 2001 26110 4,5 mill av totalt 5,24 Lån mill. til disp. Etter dette gjenstår 740.000 av totalt 11,0 avsatt til Fridalen. SUM 4,5 mill kr Bystyret behandlet 24.06.02 sak 150/02 Handlingsplan for eldreomsorgen - inndekning av merkostnader på investeringsbudsjettet som følge av kostnadsutvikling for sykehjemsprosjekter, og gjorde slikt vedtak: 2. Bystyret vedtar å omdisponere tidligere års budsjetterte midler (10 mill.) fra prosjektet Ladegården sykehjem ombyggingstrinn 1 til gjennomføring av Kjøkkenprosjektet. Innstillingens pkt. 2 ble vedtatt med 43 stemmer (A+H+KrF+V). I sak 19-03 fattet Styret i BBE KF følgende vedtak: 3. Under forutsetning av at byrådet/bystyret og Fylkesmannen vedtar endelig budsjett for 2003 der gjennomføringen av kjøkkenreformen inngår, og forutsatt at 7,9 mill overføres budsjettmessig fra bykassen til BBE, bevilger styret i BBE KF 17,9 mill til dette prosjektet. Sammen med kr. 4,5 mill bevilget administrativt tidligere, er det bevilget totalt 22,4 mill til gjennomføringen av kjøkkenreformen. 4. Budsjett og finansiering, av bevilgning i punkt 1 fremgår av følgende tabell: År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering 2002 26110 10,0 mill (ombudsjettert i B.sak Lån 150/02) 2003 26110 7,9 mill (overføres Lån budsjettmessig fra bykassen til BBE) SUM 17,9 mill 5. Finansiering av bevilgning gitt i pkt. 1 skjer iht. finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett. 4
2.0 Bakgrunn Styret i BBE har bevilget midler til gjennomføring av kjøkkenreformen, og det gjenstår nå for direktøren å godkjenne de enkelte entreprenører og leverandører. 2.1 Valg av entreprenører Arbeidene med ombyggingen har blitt delt i to runder. En første runde med hastesaker, konferer saksarbeidet over: Disse arbeidene er sortert under hovedentreprise H-01 og H02. Hovedrunden omfatter hovedentreprisene H-03 H-05. Valget med oppdeling i flere entrepriser er gjort for at en større del av markedet kan være med å konkurrere. Det har også vist seg at flere av firmaene hadde denne type oppgave som spesialområdet, tømrerarbeid kombinert med mye VVS og Elektro. Alternativet hadde vært å lage en hovedentreprise. Men siden arbeidet omfatter nærmere 40 institusjoner og i overkant av 100 kjøkken, ville markedet da ha blitt begrenset til de største aktørene, og dette ville ha begrenset konkurransemuligheten. Alle entrepriser utføres basert på enhetspriser og regningsarbeid. Dette medfører at sluttsummen for de enkelte entrepriser vil avvike fra inngått kontraktssum. Totalrammen for bygningsmessige arbeider ligger under EØS-terskelverdi, så det ble benyttet anskaffelser etter konkurranse med forhandling, forskriften del III. Inndeling er som følger: Hovedentreprise H-01 - hasteprosjekter Danckert Krohn Eldresenter Hordnestunet Søreide seniorsenter Søreide dagsenter for demente Arbeidene tildeles : Antatt volum for anskaffelsen : ISS Eiendomsservice AS 117.660,- eks mva Hovedentreprise H02 - hasteprosjekter Bispenggatens Aldershjem Johannes Menighets aldershjem Olderhaugen dagsenter Solsletten aldershjem Arna Eldresenter Bergen Indremisjons aldershjem Enkers aldershjem Margit Tanners Minne Storetveitgården bolig- og servicesenter Arbeidene tildeles : Bergen VVS AS Antatt volum for anskaffelsen : 49.000,- 5
Gruppe 1 hovedentreprise H-03 Sykehjemmet Florida Midtbygda sykehjem Solheim Aldershjem Frieda Fasmers Minne Arbeidene tildeles : Antatt volum for anskaffelsen: Bergen VVS AS 1.281.702.-, eks mva Gruppe 2 hovedentreprise H-04 Metodistkirkens alders- og sykehjem Kolstihagen sykehjem Ladegården sykehjem, gammel del Storetveit sykehjem Arbeidene tildeles : Antatt volum for anskaffelsen: Birger Morstøl AS 1.085.021.-, eks mva Gruppe 3 hovedentreprise H-05 Lyngbøtunet sykehjem Engensenteret Fyllingsdalen sykehjem Arbeidene tildeles: Antatt volum for anskaffelsen: ISS skadeservice AS 991.954.-, eks mva Etter tilbudskonkurransen er H03-H05 tiltransportert institusjoner med mindre arbeider. Nyhavnsenteret (H-01) Soltun aldershjem (H-01) Slettemarken bo-og servicesenter (H-04) Gullstøltunet (H-05) Kveldsol aldershjem (H-05) Betesda Hvilehjem (H-04) Høgseteveien eldresenter (H-05) Loddefjord eldresenter (H-03) Ulrikstunet (H-05) For utvelgelse av de enkelte entreprenører vises det til vedlagte anskaffelsesprotokoll. 6
2.2 Valg av leverandører Utstyrsanskaffelsene gjennomføres som varekjøp, hvor utstyret grupperes etter varetype. Denne grupperingen er gjort for å utnytte markedet best mulig ved at varekjøpet gjøres der det oppnås gunstigst pris. Varekjøpet inkluderer montasjen av utstyret. Anskaffelsen ligger over EØS-terkselverdi for varekjøp, slik at det vil bli benyttet konkurranse uten forhandling anbud, forskriften del II. For oppvaskmaskiner benyttes konkurranse med forhandling fordi den delen av anskaffelsen er så liten,<20% av totalanskaffelsen. Leveransen er tildelt følgende leverandører etter varegrupper Kombidampere - 4GN Karl B. Hauge AS Kriterium for valg - tekniske forhold knyttet til innpasning I eksisterende innredninger Antatt volum for anskaffelsen: 1.883.525.-, eks mva Kombidampere 10 GN Bjørgvin Storkjøkken og Vaskeriutstyr AS Kriterium for valg - laveste pris Antatt volum for anskaffelsen: 1.107.600.-, eks mva Oppvaskmaskiner Petter Tellefsen AS Kriterium for valg - laveste pris/ tekniske valg Antatt volum for anskaffelsen: 449.730.- eks.mva Koketopper Leveransen bortfalt pga av endret utførelse. Koketopp er integrert i kombidamperene Kjøleskap industristandard Systempartner AS Kriterium for valg - laveste pris Antatt volum for anskaffelsen: 179.550.-, eks mva Kjøleskap husholdningsstandard, høy kjølekvalitet for lagring av middager Utstyr og Kjøleservice AS Kriterium for valg - laveste pris Antatt volum for anskaffelsen: 236.000.-, eks mva Utenfor konkurransen er det anskaffet std. husholdningskjøleskap for tørrmat, som er anskaffet etter tilbud med forhandling. Her er det gått direkte til alle de store lokale forhandlere; Elkjøp, Bonus Expert, COOP Power og Elprice. Denne leveransen var Elprice rimeligst på. Antatt volum for anskaffelsen: 188.786.-, eks mva For deltagelse og utvelgelse av de enkelte leverandørene vises det til vedlagte anskaffelsesprotokoll. 7
Byrådsavdelingen for Helse og bydeler har bedt om at denne saken prioriteres og forseres i forhold til investeringsstoppen i forbindelse med godkjenningen av årets budsjett i Bergen kommune. 8