Møteprotokoll Protokoll fra møte i Østlandssamarbeidets kontaktutvalg 05.06.2015 Møtested: Akershus fylkeskommune Fylkestingsal Møtedato: 05.06.2015 Tid: 10:00 13:30 Sak nr 16 33/15
Medlemmer og varamedlemmer som møtte Navn Medlem/varamedlem Representerer Anette Solli Medlem Akershus fylkeskommune Siri Hov Eggen Medlem Akershus fylkeskommune Tron Bamrud Medlem Akershus fylkeskommune Morten Eriksrød Medlem Buskerud fylkeskommune Roger Ryberg Medlem Buskerud fylkeskommune Linda Verde Medlem Buskerud fylkeskommune Per Gunnar Sveen Medlem Hedmark fylkeskommune Solveig Seem Medlem Hedmark fylkeskommune Hanne Varhaug Søberg Medlem Hedmark fylkeskommune Ivar Odnes Varamedlem Oppland fylkeskommune Jørand Ødegård Lunde Medlem Oppland fylkeskommune Hjalmar Solbjør Medlem Oppland fylkeskommune Bjarne Haslund Varamedlem Oslo kommune Gunn Marit Helgesen Medlem Telemark fylkeskommune Evy-Anni Evensen Medlem Telemark fylkeskommune Per-Eivind Johansen Medlem Vestfold fylkeskommune Arve Høiberg Medlem Vestfold fylkeskommune Øyvind Sørensen Varamedlem Vestfold fylkeskommune Ole Haabeth Medlem Østfold fylkeskommune Gretha Kant Medlem Østfold fylkeskommune Odd Roald Andreassen Medlem Østfold fylkeskommune Faste medlemmer som ikke møtte Navn Gro Lundby Stian Berger Røsland Libe Rieber-Mohn Nils Holm Terje Riis-Johansen Egil Johansen Andre til stede Kåre Pettersen Grethe Salvesvold Jon Petter Arntzen Ann Irene Sæternes Unn Ribe Inge Brørs Representerer Oppland fylkeskommune Oslo kommune Oslo kommune Oslo kommune Telemark fylkeskommune Vestfold fylkeskommune Nestleder fagpolitisk utvalg for samferdsel Samarbeidsalliansen Osloregionen Østlandssamarbeidets sekretariat Østlandssamarbeidets sekretariat Østlandssamarbeidets sekretariat Østlandssamarbeidets sekretariat Møtet ble ledet av Ole Haabeth. 2
Saksliste Saksnr Tittel Saker til behandling 16/15 Kontaktutvalgets møte 6. mars 2015 - godkjenning av protokoll 17/15 Skog- og trenæringen - mer bruk av tre i bygg og konstruksjoner 18/15 Regionreformen - rapport fra den etablerte arbeidsgruppa 19/15 Forslag til vedtekter for Østlandssamarbeidet 20/15 Rammebudsjett for 2016 21/15 Forslag til revidert Østlandspakke - behandling av høringsuttalelser 22/15 Gjennomgående billettering - anbefalinger for første fase 23/15 Smart spesialisering - felles arbeid på Østlandet 24/15 Forslag om mulighetsstudie - østlandske byer som vekstmotorer for næringsutvikling 25/15 ØstsamUng - oppfølging av dialogen med politiske utvalg 26/15 Tysk for næringslivet på Østlandet - mulig prosjekt under EU-programmet Erasmus+ 27/15 Anbefaling om fagpolitiske utvalg for perioden 2015-2019 28/15 Forberedelse til konstituering av nytt kontaktutvalg og nye fagpolitiske utvalg 29/15 Konstituering av nytt kontaktutvalg - foreløpig skisse til opplegg for møtet 19.-20. november 2015 30/15 Kontaktutvalgets møteplan for 2016 31/15 Samarbeidet med Schleswig-Holstein - refleksjoner etter kommisjonsmøtet 2015 32/15 Refusjon for skoleskyss - status for oppfølging av vedtak 33/15 Prosjekt Yrkeshøyskolen Øst - et utviklingsprosjekt i fagskolesektoren 3
Saker til behandling 16/15 Kontaktutvalgets møte 6. mars 2015 - godkjenning av protokoll Protokoll fra kontaktutvalgets møte 6. mars 2015 godkjennes uten merknader. 17/15 Skog- og trenæringen - mer bruk av tre i bygg og konstruksjoner Programleder Per Harbø fra NHO ga innledningsvis en orientering om nasjonalt program for leverandørutvikling. Harbøs presentasjon finnes på Østlandssamarbeidets nettside http://www.ostsam.no/20570.931.orienteringer.html. Kontaktutvalget oppfordrer fylkeskommunene til å vurdere bruk av prosesser tilknyttet Nasjonalt program for leverandørutvikling. Kontaktutvalget gir sin tilslutning til hovedtrekkene i den skisserte prosess for samarbeid omkring mer bruk av tre i bygg og konstruksjoner og ved rehabilitering av eksisterende bygningsmasse. Fylkeskommunene inviteres til å delta med 1-2 representanter i tillegg til kontaktutvalgets medlemmer ved befaringen 19. november 2015 på Norges miljø- og biovitenskapelige universitetet på Ås. 18/15 Regionreformen - rapport fra den etablerte arbeidsgruppa Fylkesdirektør Knut Sletta, Akershus fylkeskommune, orienterte innledningsvis om foreløpig rapport fra administrativ arbeidsgruppe, etablert med basis i kontaktutvalgets vedtak i sak 1/15. Slettas presentasjon finnes på nettsiden http://www.ostsam.no/20570.931.orienteringer.html. Kontaktutvalgets medlemmer ga positive tilbakemeldinger på arbeidsgruppas rapport. I den etterfølgende diskusjon ble det dels gitt orientering om de samtaler som er på gang mellom fylkeskommunene, dels gitt synspunkter på videre prosess nasjonalt. Både ulike 4
mellomalternativer og landsdelsalternativet bør inngå i videre diskusjoner. Fylkeskommunene mener det er viktig å være aktive og utnytte det mulighetsrommet som nå foreligger. Kontaktutvalget er opptatt av at det fram mot stortingsmeldingen våren 2016 (om nye oppgaver til det regionale nivået) må arbeides aktivt med å definere oppgaver, ansvar og myndighet til regionnivået. Kontaktutvalgets diskusjon ble oppsummert med etterfølgende punkter: - Kontaktutvalget stiller seg bak rapporten fra arbeidsgruppen. Rapporten bør brukes av fylkeskommunene i videre prosess. - Østlandssamarbeidet sender en uttalelse til de parlamentariske lederne på Stortinget med basis Kommunal- og forvaltningskomiteens innstilling til stortingsmeldingen om kommune reformen (Innst. 333 S(2014-2015)). Uttalelsen fra Østlandssamarbeidet følger protokollen som vedlegg. Oslo kommune har meddelt at kommunen ikke kan stille seg bak denne uttalelsen. - Rådmannsutvalget bes om å ta en aktiv rolle i forhold til arbeidet med stortingsmeldingen (om oppgaver til regionnivået) inntil det nye kontaktutvalget blir konstituert medio november 2015. Kontaktutvalgets leder og nestleder kan konsulteres i arbeidet. - Kontaktutvalget forutsetter at den administrative arbeidsgruppa fortsetter, for å kunne gi innspill til rådmannsutvalget i denne prosessen. Akershus fylkeskommune bes om fortsatt å ivareta ledelse av arbeidsgruppa. - Rådmannsutvalget bes om i løpet av sommer/tidlig høst 2015 å lage opplegg for videre felles arbeid ut 2015, basert på status etter Stortingets behandling av stortingsmeldingen (nye oppgaver til større kommuner) 9. juni 2015. Kontaktutvalget stiller seg bak rapporten fra arbeidsgruppen. Rapporten bør brukes av fylkeskommunene i videre prosess. Østlandssamarbeidet sender en uttalelse til de parlamentariske lederne på Stortinget med basis Kommunal- og forvaltningskomiteens innstilling til stortingsmeldingen om kommune reformen (Innst. 333 S(2014-2015)). Uttalelsen fra Østlandssamarbeidet følger protokollen som vedlegg. Rådmannsutvalget bes om å ta en aktiv rolle i forhold til arbeidet med stortingsmeldingen om oppgaver til regionnivået inntil det nye kontaktutvalget blir konstituert medio november 2015. Kontaktutvalgets leder og nestleder kan konsulteres i arbeidet. Kontaktutvalget forutsetter at den administrative arbeidsgruppa fortsetter, for å kunne gi innspill til rådmannsutvalget i denne prosessen. Akershus fylkeskommune bes om fortsatt å ivareta ledelse av arbeidsgruppa. Rådmannsutvalget bes om i løpet av sommer/tidlig høst 2015 å lage opplegg for videre felles arbeid ut 2015, basert på status etter Stortingets behandling av stortingsmeldingen (nye oppgaver til større kommuner) 9. juni 2015. 5
19/15 Forslag til vedtekter for Østlandssamarbeidet Vedlagte forslag til vedtekter for Østlandssamarbeidet (utkast datert 08.05.2015) vedtas som vedtekter for Østlandssamarbeidet. 20/15 Rammebudsjett for 2016 1. Oslo kommune og Akershus, Buskerud, Hedmark, Oppland, Vestfold og Østfold fylkeskommuner bes om hver å avsette 750.000 kr på budsjettet for 2016, til dekning av felles virksomhet innen Østlandssamarbeidet inkl. Østlandsutstillingen. Siden Telemark er tilknyttet Sørlandsutstillingen, bes Telemark fylkeskommune om avsette 585.000 kr til Østlandssamarbeidet i 2016. 2. Tiltak/prosjekter ut over det som ligger i basisfinansieringen, eller hvor ikke alle fylkeskommunene deltar, forutsettes realisert ved bidrag fra de deltakende fylkeskommuner og/eller gjennom ekstern finansiering. 3. Hver fylkeskommune dekker fortsatt sine egne utgifter (til møter, reiser mv) i forbindelse med aktivitetene i Østlandssamarbeidet. 4. Sekretariatsleder gis fullmakt til å initiere nødvendige avtaler om kjøp av ekstern bistand til gjennomføring av handlingsprogrammet innenfor budsjettrammen. 21/15 Forslag til revidert Østlandspakke - behandling av høringsuttalelser Kåre Pettersen, nestleder i fagpolitisk utvalg for samferdsel, orienterte fra behandlingen i utvalget og anbefalingen til vedtak. Kontaktutvalget tar høringsuttalelsene til orientering. 6
Nytt kontaktutvalg og nytt fagpolitisk utvalg for samferdsel forutsettes å følge saken videre. 22/15 Gjennomgående billettering - anbefalinger for første fase Oslo kommune og fylkeskommunene innen Østlandssamarbeidet tar i bruk likelydende kundekategorier i løpet av 2016, fortrinnsvis innen 1. februar, med følgende inndeling etter alder: Barn gratis Alle personer opp til fylte 4 år. Barn 50 % rabatt Personer fra og med 4 år til og med17 år. Ungdom Personer fra og med 18 år og til og med 19 år. Voksen Personer fra og med 20 år til og med 66 år Senior (honnør) Alle personer fra og med 67 år I tillegg videreføres kundekategorier basert på aktivitet og funksjonsevne. Det anbefales at man i første omgang legger til grunn forretningsregler basert på eksisterende bestemmelser og bransjestandard. 23/15 Smart spesialisering - felles arbeid på Østlandet Som tidspunkt for det anbefalte seminar ble foreslått tirsdag 12. januar 2016. Kontaktutvalget gir sin tilslutning til at det arbeides videre med et opplegg for smart spesialisering på Østlandet, og hvor det søkes laget koblinger til tidligere arbeid med todeling av økonomien spesielt arbeidet med forskningsrelatert nettverksbygging. Utvalget anbefaler at det tilrettelegges for et seminar medio januar 2016. Dato for seminaret foreslås til 12. januar 2016. Et forprosjekt for å konkretisere opplegg og rammer for et mulig hovedprosjekt igangsettes høsten 2015. Kostnadene dekkes innenfor budsjetterte midler til tiltakspakke for økt konkurransekraft. 7
24/15 Forslag om mulighetsstudie - østlandske byer som vekstmotorer for næringsutvikling Kontaktutvalget gir samtykke til at det gjennomføres en mulighetsstudie som skissert i saksframlegget. Utlysing av mulighetsstudien forutsettes å skje i samsvar med Akershus fylkeskommunes reglement for offentlige anskaffelser med anslått verdi under den nasjonale terskelverdi på kr 500.000 ekskl. mva. En representant fra Samarbeidsregionen Osloregionen inviteres til å delta i den administrative referansegruppa for prosjektet. 25/15 ØstsamUng - oppfølging av dialogen med politiske utvalg Basert på de positive erfaringene ved dialogmøte mellom ØstsamUng og kontaktutvalget 6. mars 2015, legges det opp til tilsvarende dialogmøte en gang årlig. Videre anbefales videreført dialogen mellom ØstsamUng og de fagpolitiske utvalgene i henhold til de opplegg som er foreslått fra disse utvalgene. Østlandssamarbeidet tilkjennegir synspunkter på ressursbehov og behov for ansvarsklargjøring for skolehelsetjenesten innen videregående opplæring i brev til Kunnskapsdepartementet, Helseog omsorgsdepartementet og Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Fylkeskommunene oppfordres til aktivt samarbeid med sine ungdomsrepresentanter og videreformidling av gode eksempler til de øvrige fylkeskommunene. 26/15 Tysk for næringslivet på Østlandet - mulig prosjekt under EU-programmet Erasmus+ 8
Kontaktutvalget ser positivt på ideen til et prosjekt med fokus på næringslivets behov for tysk. Dette vil også være en god mulighet for konkret samarbeid innenfor avtalen med Schleswig-Holstein. Kontaktutvalget gir sin tilslutning til at det jobbes videre med prosjektideen med sikte på en søknad til Erasmus+ programmet våren 2016. Kontaktutvalget forutsetter at endelig forslag til prosjekt behandles i det nye kontaktutvalget før søknad sendes inn. 27/15 Anbefaling om fagpolitiske utvalg for perioden 2015-2019 Kontaktutvalget anbefaler at Østlandssamarbeidet fortsetter med de tre fagpolitiske utvalgene samarbeidet har hatt i fylkestingsperioden 2011-2015: - Internasjonalt fagpolitisk utvalg - Fagpolitisk utvalg for samferdsel - Fagpolitisk utvalg for opplæring, kompetanse og verdiskaping Samarbeid omkring næringsutvikling behandles inntil videre i kontaktutvalget. 1. Kontaktutvalget 2011-2015 anbefaler at følgende fagpolitiske utvalg etableres innen Østlandssamarbeidet etter fylkestingsvalget 2015: - Internasjonalt fagpolitisk utvalg - Fagpolitisk utvalg for samferdsel - Fagpolitisk utvalg for opplæring, kompetanse og verdiskaping 2. Fylkeskommunene (inkl. Oslo kommune) bes om å oppnevne representanter til de fagpolitiske utvalgene angitt i punkt 1, samtidig med oppnevning av medlemmer til kontaktutvalget, slik at de fagpolitiske utvalgene kan bli operative fra årsskiftet 2015/2016. Fylkeskommunene anbefales å oppnevne to medlemmer til hvert fagpolitisk utvalg; dvs. medlem både fra posisjon og opposisjon. Det er likevel opp til den enkelte fylkeskommune å beslutte om den ønsker å delta i et fagpolitisk utvalg, og om den vil delta med ett eller to medlemmer. 28/15 Forberedelse til konstituering av nytt kontaktutvalg og nye fagpolitiske utvalg 9
Retningslinjer vedtatt av kontaktutvalget 10. juni 2011 (sak 17/11) endres slik at valgene gjelder for 4 år. Oppdaterte retningslinjer er gjengitt i vedlegg. De oppdaterte retningslinjene legges til grunn ved konstituering av nytt kontaktutvalg og ved valg av ledelse til de fagpolitiske utvalgene. Nåværende leder i kontaktutvalget, Ole Haabeth, gis fullmakt til å etablere en valgkomite i samsvar ned de vedtatte retningslinjene. 29/15 Konstituering av nytt kontaktutvalg - foreløpig skisse til opplegg for møtet 19.-20. november 2015 Orienteringer tilknyttet arbeidet med regionreformen og oppdateringer tilknyttet arbeidet med Nasjonal transportplan 2018-2029 ble nevnt som viktige tema til konstituerende møte. Foreløpig skisse til opplegg for konstituerende møte i nytt kontaktutvalg legges til grunn for videre arbeid med opplegget for møtet 19.-20. november 2015. 30/15 Kontaktutvalgets møteplan for 2016 Følgende møteplan vedtas for kontaktutvalget for 2016: Fredag 11. mars Fredag 10. juni Torsdag 27. - fredag 28. oktober (lunsj til lunsj) 31/15 Samarbeidet med Schleswig-Holstein - refleksjoner etter kommisjonsmøtet 2015 10
Det ble gitt to kommentarer fra medlemmer av utvalget, som anmodning til sekretariatets videre arbeid: - Det er ønskelig med politisk representasjon fra Schleswig-Holstein ved alle kommisjonsmøter - Det er ønskelig med en vurdering av mulig utvidelse av samarbeidet til også å omfatte Hamburg Saken, med de refererte kommentarer, ble tatt til orientering. 32/15 Refusjon for skoleskyss - status for oppfølging av vedtak Saken tas til orientering. Nytt kontaktutvalg og nytt fagpolitisk utvalg for samferdsel forutsettes å følge saken videre. 33/15 Prosjekt Yrkeshøyskolen Øst - et utviklingsprosjekt i fagskolesektoren Saken ble tatt til orientering. 11
Vedlegg til sak 18/15: Regionreformen Nye oppgaver og mer ansvar til regionnivået Uttalelse fra Østlandssamarbeidet til Innst. 333 S (2014-2015) fra kommunal- og forvaltningskomiteen om kommunereformen Østlandssamarbeidet er et samarbeidsorgan for fylkeskommunene Østfold, Akershus, Oppland, Hedmark, Buskerud, Vestfold og Telemark, samt Oslo kommune, og har samlet nær 2,6 millioner innbyggere. Østlandssamarbeidet viser til sin høringsuttalelse til kommunal- og forvaltningskomiteen (møte 14.04.2015) der det ble pekt på at hensynet til hvordan oppgaven løses best mulig for innbyggerne, må være avgjørende for hvilket forvaltningsnivå som skal løse oppgaven. Østlandssamarbeidet er derfor tilfreds med at komiteen legger til grunn at oppgaver skal legges til lavest mulig effektive nivå. Ved at videregående opplæring og kollektivtrafikk fortsatt blir en del av regionalt folkevalgt nivå, vil en sikre effektiv oppgaveløsning til innbyggerne i hele landet. Østlandssamarbeidet er opptatt av å styrke det regionale nivået sin rolle som samfunnsutvikler. I stortingsmeldingen om nye oppgaver til regionene (som skal legges fram våren 2016) er det nødvendig at oppgaver som legges til ulike forvaltningsnivåer sees i sammenheng, slik at en får en samlet sett effektiv oppgaveløsning. For å styrke regionalt folkevalgt nivå i rollen som samfunnsutvikler, må regionene ha ansvar, myndighet og en relevant oppgaveportefølje. Østlandssamarbeidet er tilfreds med at komiteen signaliserer at fylkesmannens oppgaver skal være knyttet til tilsyn, kontroll og beredskap. Utviklingsoppgaver som i dag ligger hos fylkesmannen, bør underlegges regionalt folkevalgt nivå og ses i sammenheng med regionalt nivås samfunnsutviklerrolle. Videre er det nødvendig at grenseflatene mot blant annet direktorater gjennomgås, med sikte på å delegere mer myndighet til regionene. Innstillingen fra komiteen trekker fram oppgaver som kan legges til regionene. Østlandssamarbeidet er opptatt av at det arbeides videre fram mot stortingsmeldingen våren 2016 med å definere oppgaver, ansvar og myndighet til regionalt nivå. Fylkeskommunene og KS må i denne fasen involveres aktivt i det videre arbeidet. Østlandssamarbeidet konstaterer at det i innstillingen foreslås å overføre ansvaret for tannhelsetjenesten til kommunene. Vi har tidligere påpekt at dagens organisering er effektiv med godt fungerende fagmiljøer og fornøyde kunder. Mange kommuner vil trolig ikke være store nok til å kunne tilby tjenestene på en like effektiv måte som i dag. Østlandssamarbeidet vil anbefale at det foretas en grundigere gjennomgang av konsekvensene av endret organisering for tannhelsetjenesten i stortingsmeldingen, som legges fram våren 2016. Fylkeskommunene i Østlandssamarbeidet merker seg at komiteens uttalelser om at nye oppgaver til regionene forutsetter at prosessen fører til færre fylkeskommuner/regioner av en viss størrelse. Østlandssamarbeidet er godt i gang med et arbeid for å vurdere mulige strukturelle endringer på Østlandet med færre regioner. «Nabopraten» er godt i gang. Oslo kommune stiller seg ikke bak denne uttalelsen. 12
Vedlegg til sak 19/15: Vedtekter for Østlandssamarbeidet Vedtekter for ØSTLANDSSAMARBEIDET Vedtatt i kontaktutvalgets møte 05.06.2015 1 NAVN, MEDLEMSKAP M.V. Østlandssamarbeidet består av Oslo kommune, Akershus fylkeskommune, Buskerud fylkeskommune, Hedmark fylkeskommune, Oppland fylkeskommune, Telemark fylkeskommune, Vestfold fylkeskommune og Østfold fylkeskommune, som alle er likeverdige medlemmer. Disse benevnes nedenfor som fylkeskommunene. Østlandssamarbeidet er en del av Akershus fylkeskommune i sivilrettslig forstand. Fylkeskommunene hefter proratarisk overfor AFK for de forpliktelser til utgifter og annet som pådras av AFK i forbindelse med Østlandssamarbeidet, herunder utgifter i forbindelse med sekretariatet. 2 FORMÅL M.V. Østlandssamarbeidet har til formål: - å videreutvikle Østlandet som en konkurransedyktig region i Europa, og - å sikre en regional balansert og bærekraftig utvikling innen landsdelen Dette skal skje gjennom: - å fremme regionale interesser overfor eksterne beslutningstakere, og - å drive prosjekt- og utviklingsarbeid av felles interesse Hver fylkeskommune skal inviteres til å delta i prosjekter i regi av Østlandssamarbeidet. Slik deltakelse er frivillig. 3 KONTAKTUTVALGET Kontaktutvalget er Østlandsamarbeidets høyeste beslutningsorgan. Hver fylkeskommune har tre medlemmer i kontaktutvalget: Politisk leder (fylkesordfører, fylkesrådsleder eller byrådsleder), lederen for den politiske opposisjonen og ett medlem fra den administrative ledelsen. Hver fylkeskommune utpeker personlig varamedlem for sine medlemmer. Kontaktutvalget velger selv leder og nestleder. Forvaltningen av Østlandsamarbeidet hører under kontaktutvalget. Kontaktutvalget skal sørge for en forsvarlig organisering av virksomheten. Kontaktutvalget skal holde seg orientert om Østlandsamarbeidets økonomiske stilling og skal påse at virksomhet og regnskap er gjenstand for betryggende kontroll. Kontaktutvalget skal føre tilsyn med den daglige ledelse og virksomheten for øvrig. Kontaktutvalget kan fastsette instruks for fagpolitiske utvalg, rådmannsutvalget og daglig leder. Kontaktutvalget er beslutningsdyktig hvis minst halvparten av medlemmene er til stede. Beslutninger fattes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende. Ved behandling av forslag om vedtektsendring eller oppløsning gjelder 11. Lederen innkaller kontaktutvalget til møter. 13
4 FAGPOLITISKE UTVALG Kontaktutvalget beslutter om det skal opprettes fagpolitiske utvalg og - i tilfelle - på hvilke arbeidsområder. Fagpolitiske utvalg kan foreta beslutninger etter fullmakt fra kontaktutvalget. Fagpolitiske utvalg skal være fora for informasjons- og erfaringsutveksling, samordning av synspunkter og oppfølging av Østlandssamarbeidets handlingsprogram. Den enkelte fylkeskommune beslutter selv om man skal delta i et fagpolitisk utvalg og i tilfelle - med ett eller to medlemmer. Ved deltakelse med to medlemmer i et fagpolitisk utvalg, oppnevnes ett medlem fra politisk posisjon og ett fra opposisjon hvert medlem med personlig varamedlem. Kontaktutvalget utpeker leder og nestleder i fagpolitiske utvalg. Fagpolitiske utvalg avgir innstilling til kontaktutvalget i saker på sine arbeidsområder. 3 femte ledd gjelder tilsvarende. Lederen for et fagpolitisk utvalg innkaller utvalget til møter. 5 RÅDMANNSUTVALGET Rådmannsutvalget består av ett medlem fra hver fylkeskommune, som skal være samme person som er medlem av kontaktutvalget fra den administrative ledelsen. Rådmannsutvalget avgir innstilling til kontaktutvalget i saker hvor det ikke foreligger innstilling fra et fagpolitisk utvalg. Rådmannsutvalget kan gi merknader til innstillingen fra et fagpolitisk utvalg. Rådmannsutvalget kan foreta beslutninger etter fullmakt fra kontaktutvalget. 3 femte ledd gjelder tilsvarende. Rådmannsutvalget velger selv leder og nestleder. Rådmannsutvalget kan opprette arbeidsgrupper for bestemte formål. 6 BUDSJETT OG KONTINGENT Kontaktutvalget fastsetter budsjett for Østlandssamarbeidet for hvert kalenderår. Kontaktutvalget fastsetter herunder en årlig kontingent, som skal være den samme for alle. Kontingenten betales innen utgangen av første kvartal i budsjettåret. Et medlem som ikke deltar i en aktivitet i regi av Østlandssamarbeidet, kan få fradrag i kontingenten etter beslutning i kontaktutvalget. Kostnadene ved prosjekter og aktiviteter hvor bare enkelte fylkeskommuner deltar, dekkes av deltakerne utenfor kontingenten etter beslutning i kontaktutvalget. 7 DAGLIG LEDER OG ØVRIG SEKRETARIAT Daglig leder forestår den daglige drift, herunder ledelsen av sekretariatet. Daglig leder er underlagt kontaktutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som kontaktutvalget gir. Daglig leder bistår kontaktutvalgets leder, lederne i fagpolitiske utvalg og arbeidsgrupper med møteinnkallinger, forslag til sakliste og forberedelse av saker. Daglig leder skal orientere kontaktutvalget og rådmannsutvalget om Østlandssamarbeidets virksomhet og økonomiske stilling. Daglig leder har tale- og forslagsrett i kontaktutvalget, fagpolitiske utvalg og arbeidsgrupper. Akershus fylkeskommune skal være arbeidsgiver for alle ansatte i sekretariatet. Fylkeskommunene er enige om å tilby de ansatte i sekretariatet stilling i sine egne organisasjoner hvis Østlandssamarbeidet blir avviklet. 14
8 REGNSKAP OG REVISJON Senest 1. april skal kontaktutvalget fastsette et regnskap for det foregående kalenderår. Regnskapet føres av Akershus fylkeskommune. Revisjonen foretas av Akershus og Østfold fylkesrevisjon. 9 ÅRSBERETNING Sammen med årsregnskapet vedtar kontaktutvalget en årsberetning for Østlandssamarbeidet. Årsberetningen med årsregnskap og revisjonsberetning skal sendes fylkeskommunene og offentliggjøres på den måte kontaktutvalget finner hensiktsmessig. 10 UTMELDING Utmelding som er foretatt skriftlig minst 9 måneder før et årsskifte, får virkning fra samme årsskifte. 11 VEDTEKTSENDRING OG OPPLØSNING Endring av vedtektene besluttes av kontaktutvalget med 2/3 flertall av samtlige medlemmer. Det samme gjelder beslutning om oppløsning av Østlandssamarbeidet. Hvis Østlandssamarbeidet besluttes oppløst, utpeker hver fylkeskommune en person til et avviklingsstyre, som gjennomfører avviklingen i samsvar med lovbestemmelsene om aksjeselskaper så langt disse passer. Forslag om vedtektsendring eller oppløsning av Østlandssamarbeidet skal være sendt ut til kontaktutvalgets medlemmer minst tre uker før forslaget blir behandlet. 15
Vedlegg til sak 28/15: Forberedelse til konstituering av nytt kontaktutvalg og nye fagpolitiske utvalg Retningslinjer for konstituering av nytt kontaktutvalg, valg av ledelse i fagpolitiske utvalg innen Østlandssamarbeidet Vedtatt av kontaktutvalget 5. juni 2015. Fylkeskommunenes valg av medlemmer til Østlandssamarbeidet - Fylkeskommunene oppnevner som tidligere tre medlemmer til kontaktutvalget (politisk leder for posisjon og opposisjon, samt representant for administrativ leder). Det oppnevnes som tidligere også personlige varamedlemmer for disse tre medlemmene. - Fylkeskommunene bes om samtidig å oppnevne to medlemmer med personlige varamedlemmer (en fra posisjon og en fra opposisjon) til hvert av de fagpolitiske utvalgene som på det aktuelle tidspunkt etableres innen Østlandssamarbeidet. Medlemmer til fagpolitiske utvalg bør gjerne komme fra tilsvarende hovedutvalg i fylkeskommunen. Fylkeskommunale representanter med styreverv i europeiske organisasjoner bør gjerne velges til medlemmer i Østlandssamarbeidets internasjonale fagpolitiske utvalg. Det er som tidligere opp til den enkelte fylkeskommune å beslutte om den ønsker å delta i alle de fagpolitiske utvalgene, og om den vil delta med ett eller to medlemmer. Etablering av valgkomité og komitéens oppgaver - Kontaktutvalget gir i siste møte før fylkestingsvalget fullmakt til sittende leder til å etablere en valgkomité for Østlandssamarbeidet etter at de nye fylkestingene og bystyret i Oslo er konstituert. - Valgkomitéen skal, når fylkeskommunene har oppnevnt sine medlemmer til kontaktutvalget og Østlandssamarbeidets fagpolitiske utvalg, fremme forslag til: - leder og nestleder i kontaktutvalget - leder og nestleder i hvert av de fagpolitiske utvalgene Valgene, som forutsettes å gjelde for fylkestingsperioden, gjennomføres på konstituerende møte i kontaktutvalget. Leder og nestleder i kontaktutvalget, samt ledere av fagpolitiske utvalg, bør komme fra politisk posisjon i vedkommende fylkeskommune. Koordinering mellom kontaktutvalget og ledelsen av fagpolitiske utvalg Leder av et fagpolitisk utvalg, som ikke er medlem i kontaktutvalget, pålegges møteplikt i kontaktutvalget når kontaktutvalget behandler saker som hører inn under arbeidsområdet til vedkommende fagpolitiske utvalg. Er leder av fagpolitisk utvalg forhindret fra å møte, trer nestleder inn i vedkommende sin posisjon. 16