Oppsummering etter fagdagar i bruk av pleie- og omsorgsmeldingar mellom helseføretak og kommunar i Møre og Romsdal Ålesund 3. mai og Molde 11. mai 2016 Utarbeida av samhandlingsavdelinga HMR HF v/ rådgjevar Lena Bjørge Waage 27.06.2016
Innhold 1. Innleiing... 2 2. Erfaringar og opplevingar knytt til bruk av pleie- og omsorgsmeldingar... 3 2.1 Kva verdi har bruk av pleie- og omsorgsmeldingane ført til for pasientane?... 3 2.2 Kva har vore dei største utfordringane?... 4 2.3 Kva må vere i fokus i 2016?... 5 2.3.1 Rett melding til rett instans til rett tid... 5 2.3.2 Journalkvalitet... 5 2.3.3 Utsending av epikriser med oppdatert legemiddelinformasjon... 6 1
1. Innleiing Overordna målsetjing for digital samhandling er å bidra til auka effektivitet, betre kvalitet i pasientbehandlinga og betre samhandling gjennom elektronisk kommunikasjon for alle helseaktørar. Informasjonsutveksling ved bruk av pleie- og omsorgsmeldingar mellom kommunar og helseføretak i Møre og Romsdal, er eit viktig tiltak for å understøtte målsetjinga om heilskaplege pasientforløp med klar ansvars- og oppgåvefordeling mellom nivåa. For å sikre rett praksis knytt til dei elektroniske pleie- og omsorgsmeldingane, er det særs viktig at helsepersonell har kjennskap og kunnskap om bruken av meldingane. Det har vore ei rivande utvikling siste åra både nasjonalt, regionalt og lokalt. I Møre og Romsdal er meldesystemet breidda ut og omhandlar elektronisk informasjonsutveksling på vegne av både somatiske og psykiatriske pasientar som vert innlagt og utskriven frå sjukehus. Samstundes viser ei auking i meldte avvik mellom kommunar og helseføretak, at det framleis er behov for å rette merksemd mot rutinar for bruk av pleie- og omsorgsmeldingar og korleis desse praktiserast. Spørsmål knytt til kva for melding som skal sendast til kven og kva for tid, må innarbeidast hos alle som er involvert i handtering av pleie- og omsorgsmeldingane. For å auke kunnskap og sikre rett praksis som bidrag til å utvikle trygge overgangar mellom nivåa, vart det arrangert to fagdagar, ein i Ålesund og ein i Molde. Arbeidet vart initiert og koordinert gjennom Driftsforum Møre og Romsdal 1, der innhaldet i informasjonen som vart presentert, var retta mot både det overordna bilete til det meir konkrete og praksisnære. Ein ynskte at deltakarane skulle samlast rundt eit felles ståstad, der digital samhandling og bruk av dei elektroniske meldingane skal vere eit bidrag for å byggje pasientens helsevesen i Møre og Romsdal. Kvalitet og pasientsikkerhet vart lyfta fram som sentrale område, meldingsflyten vart gjennomgått og ein avslutta dagane med diskusjon for å identifisere kva verdi bruk av pleie og omsorgsmeldingar har tilført, dei viktigaste utfordringane og behov. Denne oppsummeringa har som formål å gje eit bilete av erfaringar med bruken av pleie- og omsorgsmeldingane. Erfaringar frå helsepersonell i kommunar og helseføretak dannar eit viktig grunnlag for kva som må vere i fokus komande år for å sikre pasientane i Møre og Romsdal trygge og heilskaplege helsetenester. 1 Driftsforum Møre og Romsdal har representasjon frå både helseføretak og kommunar i Møre og Romsdal. Ei viktig oppgåve er å vere arena for avklaringar som omhandlar rutinar, oppfølging og fagleg innhald i elektronisk samhandling. 2
2. Erfaringar og opplevingar knytt til bruk av pleie- og omsorgsmeldingar Som grunnlag for diskusjon vart deltakarane delt inn i grupper for å svare på følgjande spørsmål; 1. Korleis har bruk av pleie- og omsorgsmeldingar i helseføretak og kommunar ført til meir verdi for pasientane? 2. Kva har vore dei største utfordringane for helseføretak og kommunar i bruk av pleieog omsorgsmeldingar? 3. Kva må vere i fokus i 2016 for at bruk av pleie- og omsorgsmeldingar skal bidra til å betre samhandlinga til pasientens beste? 2.1 Kva verdi har bruk av pleie- og omsorgsmeldingane ført til for pasientane? Tilbakemeldingar frå deltakarane viser til at innføring og bruk av dei elektroniske pleie- og omsorgsmeldingane har letta kommunikasjonen mellom helseføretak og kommunar og internt i kommunane. Dette har bidrege til tryggare overgangar mellom nivåa for pasientane. Informasjonen kan sendast elektronisk på ein effektiv og sikker måte gjennom norsk Helsenett og er tilgjengeleg i pasientens journal omgåande for dei som har behov for informasjonen for å yte fagleg forsvarleg helsehjelp. Dette bidrar til ei kunnskapsbygging om pasienten og meir kvalitet i tenestene, enten det skal ytast i sjukehus eller kommunen. Det blir meir tid til direkte pasientkontakt framfor å bruke tid til å hente inn informasjon frå ulike instansar, som kan vere tidkrevjande. Innføring av e-meldesystemet har ført til verdi både for pasientane det gjeld og dei ulike helsetenestene. Kommunane trekkjer særleg fram det planleggande perspektivet, der informasjonsutveksling under pasientforløp bidrar til at dei allereie ved innlegging kan legge planar og rette inn tiltak for å sikre eit forsvarleg mottak av pasient ved utskriving. Informasjon om hjelpebehov og funksjonsnivå gir viktig informasjon for å vurdere kva for tenester pasienten treng etter utskriving. Informasjonsutvekslinga gjer at helsepersonell kan sette seg inn i pasientens helsetilstand, ressursar og behov. Dei som skal ta imot pasienten ved utskriving frå sjukehus, er meir forberedt og dette er med på å førebyggje at pasientane må gjenta si sjukehistorie fleire gongar. Informasjon som dokumenterast direkte i journal gir mindre rom for tolking og feiloppfatningar. Det skapar ei bevisstgjering for kva som dokumenterast og ein vert skjerpa til å halde informasjonen i journalen oppdatert til ein kvar tid. Innføring av system for elektronisk informasjonsutveksling legg til rette for ei raskare formidling av legemiddellister både ved innlegging og ved utskriving. Dette forenklar arbeidet med å samstemme legemiddellistene i helseføretak og kommunar, som er eit særs viktig tiltak for å sikre den medisinske oppfølginga under sjukehusopphald og ved utskriving. 3
Dette er igjen avhengig av at partane sender oppdatert legemiddelinformasjon til rett tid både ved innlegging og utskriving. Det vart vist til ein betre rolleforståing mellom helsepersonell frå både helseføretak og kommunar. Kven har ansvar for kva har blitt tydligare i samhandlinga rundt pasientane, og det er ei felles einighet om at etablering og bruk av dei elektroniske pleie- og omsorgsmeldingane, har ført til betre kjennskap til kvarandre, meir og betre samhandling og verdi for pasientane i Møre og Romsdal. 2.2 Kva har vore dei største utfordringane? Innføring av det elektroniske meldesystemet har ikkje vore heilt fri for utfordringar. Det er fortsatt behov for å sikre oppfølging og rett bruk av dei elektroniske pleie- og omsorgsmeldingane for å nå mål om heilskaplege pasientforløp med klar ansvarsfordeling i og mellom helseføretak og kommune. Dette må understøttast av både haldningar, kultur, leiing og organisering, slik at det kan utviklast ei felles forståing av kvifor og korleis ein skal bruke verktøyet som ligg i meldesystemet. Ein og ein tilsett må skaffe seg nok kunnskap og kjennskap, slik at handlingar er i tråd med rutinar og prosedyrar for bruk av pleie- og omsorgsmeldingar. Dette krev ei kontinuerlig merksemd med behov for informasjon og opplæring på alle tenestenivå, slik at bruken av dei elektroniske meldingane bidrar med både kvalitet og pasientsikkerhet. Ei utfordring som vart vist til er forståinga av kor viktig det er å følgje opp rutinar knytt til pleie- og omsorgsmeldingane. I dette inngår det å ville sette seg inn i bruken, kva melding skal sendast til kven og til kva tid og kvifor. Det handlar om å forstå kvarandre sine behov for informasjon for å kunne yte fagleg og forsvarleg helsehjelp. Rolleforståing og kjennskap til kva behov helseføretaket og kommunane har for informasjon ser ut til å vere eit forbetringsområde. Ulike kulturar der kommunar har behov for å sjå heilskap, har sjukehusa tradisjon for eit behandlarfokus. Det er framleis behov for å utvikle ei felles erkjenning blant helsepersonell i både kommunar og helseføretak, om at ein er gjensidig avhengig av kvarandre for å lukkas med å skape koordinerte og heilskaplege tenester Ei utfordring som vert vist til er knytt til tid og nok ressursar til å forvalte meldingsutvekslinga slik at dei ulike instansane kan handtere ei 24/7 overvaking av dei elektroniske meldingane. Det visast og til behov for tilgang til nok datamaskiner og gode arbeidsplassar. Aktørane som har ulike fagsystem er og har vore utfordrande for å kunne nytte muligheitene som ligg i e- meldesystemet fullt ut. Innhaldet i dei ulike meldingane som vert sendt mellom aktørane må vere rette, tilstrekkelege og relevante for å kunne yte best mulig helsehjelp både ved innlegging og ved utskriving. Informasjonen som utvekslas under eit sjukehusopphald er eit viktig grunnlag for å gi nok informasjon om pasienten ved innlegging og for å kunne beslutte kva for tenester pasientane har behov for etter utskriving. Det visast til utfordringar med å oppretthalde journalkvalitet og at informasjon som ligg i journal er «ferskvare». Å sikre informasjon og 4
rutinar er særs sårbart på helg og krev at både kommunar og helseføretak organiserer seg slik at dei kan sikre forvaltninga. Kommunane gjer ei fortløpande fagleg forsvarleg vurdering av tenestebehov på bakgrunn av meldingane som vert sendt frå sjukehuset, og då er det særs viktig at dei ha rett informasjon som sendast til rett tid og til rett instans i kommunen. Her opplevast det ofte at meldingane ikkje er i tråd med prosedyren som fører til at oppfølgjande instansar i kommunen ikkje får den nødvendige informasjonen dei har behov for å kunne planlegge ei forsvarleg utskriving. Utskrivingssituasjonen er særs sårbar for å sikre overgangen frå sjukehus til kommunen, og informasjon om når ein pasient er utskrivingsklar, avmelding når pasienten ikkje lenger er det og vidare å sende nødvendig dokumentasjon som utskrivingsrapport og epikrise med oppdatert legemiddelliste ved utskriving, er viktig å følgje opp. Her visast det til eit stort forbetringspotensiale og gjeld særleg det å sende utskrivingsrapport til sjukepleietenesta i kommunen og at epikrise/tilsvarande legedokumentasjon sendast elektronisk ved utskriving med oppdatert legemiddelinformasjon. Nokre av tilbakemeldingane trekk også fram at det ved enkelte tilfelle skjer utskrivingar utan at dette er avtalt med kommunen. Dette skaper utfordringar for kommunens krav om forsvarlig oppfølging av pasienten etter utskriving og er i strid med forpliktingar i både samhandlingsavtale, prosedyre og overordna lov- og forskriftsverk. Ei anna utfordring er kommunikasjon mellom sjukepleietenesta og legetenesta i kommunen. Det kan og gjelde kommunikasjon legane i mellom. Det visast til behov for at legar både i sjukehus og kommunar må rette merksemd mot både system og rutinar for å følgje opp e- meldingsutvekslinga frå legesida. Ein er avhengig av at alle instansar sluttar opp om og rettar praksis inn slik at ein sikrar naudsynt informasjon om pasienten, enten det er i kommunen eller i helseføretaket og overgangane i mellom. 2.3 Kva må vere i fokus i 2016? For å peike ut kva for område som må rettast merksemd mot i 2016 og komande år, diskuterte deltakarane seg fram til fleire utviklingsområder innan digital samhandling. 2.3.1 Rett melding til rett instans til rett tid Eit sentralt og særs viktig område er å sikre at rutinar knytt til bruken av dei elektroniske pleie- og omsorgsmeldingane vert innarbeida både i kommunehelsetenesta og i spesialisthelsetenesta. Alle som forvaltar dei ulike meldingane må ha kjennskap og kunnskap om kva for ei melding som skal sendast til kven, med rett innhald og til rett tid. Formålet er å sikre at dei ulike instansane brukar e-meldesystemet til informasjonsutveksling, slik at alle til ei kvar tid har nødvendig informasjon om pasienten for å kunne yte fagleg og forsvarleg helsehjelp. 2.3.2 Journalkvalitet Eit område som vart nemnt ved fleire høve, er kvalitet i innhaldet i dokumentasjonen som vert sendt. I tillegg til å kunne sende dei rette meldingane og følgje meldingsflyten mellom 5
kommunar og helseføretak, må meldingane innehalde informasjon som er tilstrekkeleg og oppdatert. Dette gjeld både ved innleggingsrapport og utskrivingsrapport, men også 24- timers melding og oppdaterte melding med informasjon om hjelpebehov og funksjon til saksbehandlartenesta. Det kjem fram eit ønskje om at helseføretaket må vere tydlegare og spesifisere pasientens hjelpebehov ved utskriving. Saksbehandlartenesta bruker informasjonen til å danne seg eit bileta av kor mykje ressursar pasienten krev når han kjem heim og om det er behov for opphald ved institusjon. Samstundes er det viktig å presisere at helseføretaket ikkje kan legge føringar på kva for tenester kommunen skal tilby. 2.3.3 Utsending av epikriser med oppdatert legemiddelinformasjon Utsending av dokumentasjon ved utskriving som epikriser med oppdatert legemiddelliste er eit viktig forbetringsområde for helseføretaket. Deltakarane viste til at det ofte ikkje vart sendt elektronisk epikrise til dei som skal følgje opp pasienten i kommunen ved utskrivingstidspunkt. I dei tilfella pasienten har med seg eit legeskriv frå sjukehuset, krev det at heimetenesta reiser heim til pasienten for å innhente naudsynt informasjon slik at dei kan følgje opp til dømes legemiddeladministrering og prosedyrar. Dette er både tidkrevjande og ressurskrevjande og utfordrar ei forsvarleg legemiddeladministrering. For å kunne følgje opp pasientane på ein sikker måte, må informasjonen om pasientens legemiddelbruk vere tilgjengeleg for oppfølgjande instansar i kommunen, seinast ved utskrivingstidspunkt. For helsepersonell i helseføretaket, er det ei utfordring at det lenge har vore praksis at utsending av epikriser er basert på måleindikatorar med 7-dagars epikrisetid. Å endre praksis i tråd med overordna krav for pasientar som skal ha kommunal oppfølging er derfor ein prosess som vil krevje endring der både organisering, leiing, haldningar og kultur er viktige drivarar. Det handlar om å innarbeide ei forståing for å sjå kommunehelsetenesta som ein samarbeidspart under heile sjukehusopphaldet, der planlegging av utskriving med klargjering av naudsynt informasjon startar allereie ved innlegging. Å sikre rett epikrisehandtering ved utskriving av pasientar med behov for kommunale helsetenester, er eit svært viktig område som har behov for merksemd slik at ein kan sikre både pasientsikkerheit og kvalitet ved utskriving frå helseføretaket til kommunane. Avslutningsvis kom det også fram eit behov for å inkludere fleire faggrupper til å ta del i e- meldingsutvekslinga. Poliklinikkar, dialysen og ambulansetenesta nemnast som viktige instansar og det bør vere eit mål at også desse kan kommunisere elektronisk for å sikre effektiv informasjonsutveksling på vegne av pasientane i Møre og Romsdal. 6