Når bør du avklare? Rett/plikt til avvisning kontra rett/plikt til avklaring av forbehold mv. Advokat Marianne H. Dragsten Mobil 93 21 97 59
Utgangspunkter Problemstillingen aktuell for anbudskonkurranser hvor det er et forhandlingsforbud Forhandlingsforbudet fremgår av anskaffelsesforskriften del II 12-1 og del III 21-1, begges første ledd: Ved åpen og begrenset anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er herunder ikke tillatt å endre pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. 2 Advokatfirmaet Haavind AS
Forhandlingsforbudet følger også av alminnelig anbudsrett Forhandlingsforbudet skal sikre likebehandling og forutberegnelighet, men skal også hindre muligheter for å spekulere i uklarheter ved tilbudet, jf. Rt. 2003 s. 1531 (Veidekke) premissene 43 og 44 3 Advokatfirmaet Haavind AS
Ikke forbud mot at oppdragsgiver og leverandører har kontakt i evaluerings/tildelingsfasen Kontakten må ikke føre til at tilbudene endres Kontakten må heller ikke være av en slik art at den strider mot kravet til forsvarlig saksbehandling og likebehandling av tilbyderne. 4 Advokatfirmaet Haavind AS
Hvilket handlingsrom har oppdragsgiver når tilbudet er uklart eller mangelfullt? Hensyn: Avklaringsadgangen skal ikke kunne benyttes til taktisk å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp Oppdragsgiver har et behov for å kunne avklare enkelte sider ved tilbudet Kan virke unødvendig konkurransebegrensende å avvise et tilbud som er uklart dersom uklarheten ikke har betydning for konkurranseforholdet 5 Advokatfirmaet Haavind AS
Avklaringer av uklare og ufullstendige tilbud Anskaffelsesforskriften del II 12-1(2)(a) fastsetter at: oppdragsgiver kan innhente nærmere opplysninger hos leverandørene for å få klarlagt uklarheter og ufullstendigheter i tilbudene. Avklaring skal unnlates dersom uklarhetene og ufullstendighetene er slike at tilbudene skal avvises i henhold til 11-11 (avvisning på grunn av forhold ved tilbudet), Tilsvarende bestemmelse i del III 21-2(a) 6 Advokatfirmaet Haavind AS
Avklaringsadgangen gjelder uavhengig av om uklarheten eller ufullstendigheten knytter seg til upresise formuleringer, manglende informasjon, feil osv. Bestemmelsen må sees i sammenheng med forhandlingsforbudet i første ledd: Avklaringen må ikke føre til at tilbudet endres, jfr. klagenemndas sak 2006/73 (Fana Medisinske senter) 7 Advokatfirmaet Haavind AS
Oppdragsgiver har bare anledning til å avklare en uklarhet eller ufullstendighet dersom denne ikke er av en slik art at tilbudene skal avvises i henhold til anskaffelsesforskriften del II 11-11 og del III 20-13 Uklarheter eller ufullstendigheter som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, jfr. anskaffelsesforskriften del II 11-11(1)(f) og del III 20-13(1)(f) Uklarheter eller ufullstendigheter som kan anses som vesentlig avvik eller forbehold, jfr. anskaffelsesforskriften del II 11-11(1)(d) og (e) og del III 20-13(1)(d) og (e) 8 Advokatfirmaet Haavind AS
Kan det, etter en objektiv fortolkning av de(n) uklare formuleringen(e), legges til grunn en forståelse som gjør at tilbudet må avvises, foreligger det ingen avklaringsrett Oppdragsgiver må derfor før avklaring foretas, foreta en fortolkning av tilbudet for å klarlegge de ulike måtene det kan forstås på Vil en naturlig fortolkning av utsagnet føre til avvisningsplikt, foreligger ikke avvisningsrett selv om det ikke er mest sannsynlig at denne forståelsen skal legges til grunn - en rimelig begrunnet tvil er tilstrekkelig, jfr. Borgarting lagmannsretts dom av 12. februar 2009 (Thyssenkrupp Monolift) 9 Advokatfirmaet Haavind AS
Felles for situasjonene hvor avklaring ikke kan foretas, er at uklarheter m.v. som kan ha betydning for leverandørens stilling i konkurransen, ikke kan avklares 10 Advokatfirmaet Haavind AS
Uklarheten fører til at tilbudet ikke er sammenlignbart med de øvrige kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige gir anvisning på at det er en lav terskel for når en mangel ved et tilbud skal anses for å ha påvirket utfallet, jfr. klagenemnda sak 2009/281 (Runes Maskin) premiss 11, sak 2008/202 (Byggmester Asle Thorsen) premiss 30 11 Advokatfirmaet Haavind AS
Det er tvil om hvordan tilbudet skulle bedømmes i "forhold til de øvrige tilbudene" som er det avgjørende. Det foreligger kun avvisningsplikt der tvilen kan ha hatt betydning for tilbudets rangering blant de andre tilbudene, slik for eksempel klagenemndas saker 2003/35 (Asplan Viak Sør), 2008/202 (Byggmester Asle Thorsen) premiss 35 og 2007/61 (Norconsult) premiss 32 flg. 12 Advokatfirmaet Haavind AS
Rt. 2003 side 1531 (Veidekke) En avklaring som gjelder prising av poster, ligger utenfor det som er hjemlet i avklaringsregelen - en endring i pris vil alltid være en endring i konkurranseforholdet og det kunne ikke kunne settes som vilkår at prisendringen ville medføre en endret rangering. Saken gjaldt direkte NS 3400 punkt 13.3 tredje punktum, men regelen er tilsvarende i anskaffelsesforskriften. 13 Advokatfirmaet Haavind AS
Klagenemndas sak 2007/11 (Oticon) premiss 32 flg. hvor følgende var inntatt i leverandørens tilbud Alle antydninger om priser og egenandeler er forutsatt det som foreligger av informasjon i skrivende stund, og vil ikke være garantert dersom rammebetingelsene skulle endre seg før anbudets ikrafttreden. Usikkerhet rundt hvilke rammebetingelser som skulle endre seg og hvordan eventuelle endringer ville påvirke prisen 14 Advokatfirmaet Haavind AS
Er tilbudet mangelfullt, vil det være i strid med forhandlingsforbudet å be om ytterligere informasjon for å utfylle manglene dersom dette kan påvirke evalueringen av tilbudet klagenemndas sak 2008/188 (Hjelpemiddelspesialisten) premiss 28 flg. 15 Advokatfirmaet Haavind AS
Begrensningen i avklaringsadgangen gjelder også dersom samtlige tilbud inneholder uklarheter eller ufullstendigheter som gjør tilbudene ikke sammenlignbare, for eksempel klagenemndas sak 2006/15 (Bama Storkjøkken) 16 Advokatfirmaet Haavind AS
Uklarheter og ufullstendigheter knyttet til forhold som vil kunne anses som vesentlige avvik eller forbehold, kan ikke avklares Konkret vurdering av hva som er vesentlige avvik eller forbehold ut fra en sammenligning av det som er tilbudt og kravene i konkurransegrunnlaget. Knytter uklarheten seg til noe som er fremhevet som viktig av oppdragsgiver? Eksempel: ferdigstillelsestidspunkt Er uklarheten knyttet til oppfyllelse av ufravikelige krav? Eksempel klagenemndas sak 2009/7 (Norgesbuss) premiss 63 flg. 17 Advokatfirmaet Haavind AS
Hvorvidt det er en risiko for at tilbyderen kan få en konkurransefordel ved en av forståelsene av uklarheten? Ville andre respondert annerledes dersom de hadde kjent til at de kunne ta et slik forbehold/avvik 18 Advokatfirmaet Haavind AS
Andre forhold som ikke kan avklares Oppdragsgiver kan ikke gjennom avklaringsreglene be en tilbyder gi enhetspriser på produkter som er inkludert i tilbudet, men som ikke er priset særskilt, jfr. Borgarting lagmannsretts dom av 23. februar 2009 (Mester Yrkesbygg Bergen). Tilbudet omfattet flere fakultative tilleggsytelser (tribune, trimrom, klatretårn, heis og kjøkken) som ikke var særskilt priset. Avklaring av prisfradrag for de enkelte tilleggsytelsene gikk ut over adgangen til å klarlegge uklarheter og medførte en risiko for at oppdragsgiver ville bryte forhandlingsforbudet. 19 Advokatfirmaet Haavind AS
Når det skal vurderes om det er foretatt ulovlige avklaringer, vil det ikke alltid være tilstrekkelig å se på hver enkelt avklaring isolert, men på virkningen av de samlede avklaringene som er foretatt. I den retning klagenemndas sak 2003/219 (Fagerhult) 20 Advokatfirmaet Haavind AS
Utdypning og klargjøringer av tilbudte løsninger m.v. (teknisk avklaring) I henhold til bokstav b i anskaffelsesforskriften del II 12-1(2) og del III 21-1(2) kan oppdragsgiver med hensyn til løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som leverandøren selv foreslår, be leverandøren foreta utdypninger og klargjøringer om hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt Kan være et saklig behov for å kunne få en nærmere utdypning og klargjøring av hva tilbudet til leverandøren innebærer slik at han kan foreta et forsvarlig valg av tilbud. 21 Advokatfirmaet Haavind AS
Tilbudet kan ikke endres gjennom den tilleggsinformasjonen leverandøren gir Det er en nærmere beskrivelse av løsninger, arbeidsmetoder og materialer som allerede er tilbudt som kan etterspørres. Nye løsninger osv. kan ikke foreslås Eksempel: nærmere teknisk forklaring på tilbudt løsning, ettersendelse av informasjon om energibruk for tilbudt løsning osv. 22 Advokatfirmaet Haavind AS
Oppdragsgiver kan også be leverandøren dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig om å gjøre mindre justeringer i de løsninger leverandøren har fremsatt, jfr. anskaffelsesforskriften del II 12-1(2)(c) og del III 21-1(2)(c) Leverandørens egne løsninger vil ikke alltid være tilpasset oppdragsgivers behov fullt ut og da er det et saklig behov for å kunne foreta mindre justeringer Selve løsningen kan ikke endres 23 Advokatfirmaet Haavind AS
Mindre justeringer Det kan ikke gjøres justeringer som medfører at en foreslått løsning som i utgangspunktet avviker vesentlig fra konkurransegrunnlaget, endres slik at vesentlig avvik ikke foreligger lenger. Justeringene kan ikke medføre at konkurranseforholdet forrykkes, typisk at rangeringen av tilbudene endres 24 Advokatfirmaet Haavind AS
Justeringene må være nødvendige av tekniske eller funksjonelle grunner. Justeringen må altså være nødvendig for å oppnå de funksjonene produktet eller ytelsen skal ha. Oppdragsgiver kan ikke benytte avklaringsadgangen til å forhandle frem et mer økonomisk fordelaktig tilbud fra leverandøren, jfr. NOU 1997: 21 s. 138. Et eksempel; klagenemndas sak 2005/139 (EK Automasjon) 25 Advokatfirmaet Haavind AS
Avklaringsplikt? Oppdragsgiver har som hovedregel ikke plikt til å foreta avklaringer, jfr. ordlyden adgang til og for eksempel klagenemndas sak 2008/161 (Advokat Lindboe) premiss 52 flg. Det er et grunnleggende prinsipp at det er leverandøren som har risikoen for at tilbudet er klart og fullstendig Det hører under oppdragsgivers skjønn å vurdere hvilke tilbud som har behov for avklaring, jfr. blant annet klagenemndas sak 2006/49 (Nordland Taxi) Det er en forutsetning for at avklaring skal finne sted at tilbudet inneholder en eller flere uklarheter 26 Advokatfirmaet Haavind AS
Unntaksvis foreligger avklaringsplikt, jfr. kravene til likebehandling og god forretningsskikk Dersom uklarheten knytter seg til at konkurransegrunnlaget har vært mangelfullt eller uklart, jfr. for eksempel klagenemndas sak 2009/9 (Premiere Produkter) premiss 74 flg Det må imidlertid foreligge en reell uklarhet ved konkurransegrunnlaget for at avklaringsplikten skal inntre. Et eksempel er klagenemndas sak 2008/46 (Konica Minolta) premiss 52 flg. 27 Advokatfirmaet Haavind AS
Et annet forhold som kan medføre avklaringsplikt, er at oppdragsgiver har avklart et tilbud, men ikke et annet hvor det foreligger en uklarhet av samme karakter, jfr. klagenemndas sak 2006/62 (Mosjøen Glass og Fasade). Det kan ikke gjelde i forhold til tilbud som uavhengig av uklarheten ikke vil kunne nå opp i konkurransen 28 Advokatfirmaet Haavind AS
Dokumentasjon av foretatte avklaringer Kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet, jfr. anskaffelsesloven 5, innebærer at oppdragsgiver skal dokumentere hvilke avklaringer oppdragsgiver foretar Dokumentasjonen skal omfatte Hvilke konkrete uklarheter som nødvendiggjorde et avklaringsmøte Hvordan avklaringen er foretatt Hvilken informasjon som ble gitt av leverandøren 29 Advokatfirmaet Haavind AS