Protokollen er redigert noe vedrørende saksforberedelser og intern informasjon AKERSHUS IDRETTSKRETS PROTOKOLL FRA STYREMØTE 04/16 - TIRSDAG 3. MAI 2016 Til stede: Nordis Vik Olausson, Arild Nyheim, Vidar Bøe, Jon Syversen, Kjell Kvifte, Torgrim Bilstad, Isabel Bergerseter, og Glenn Due-Sørensen (til og med sak 26). Forfall: Anne Kristine Linnestad Fra adm.: Johan Conradson og Runar Sveen. A: DISKUSJONSSAK Presentasjon av styret. Hvert styremedlem gir kort orientering og bes i etterkant sende inn en CV som gir mer utfyllende om bakgrunn, erfaring og utdanning. Hver presentasjon begrenses til fem minutter: - Bakgrunn idrett: - Utdanning, yrke, kompetanse: - Styrke som kan tilføres styrearbeidet: - Denne saken brenner jeg ekstra for: - Forventning til vervet som styremedlem: Styret bes sende inn CV, frist neste styremøte. Disse legges inn i Admincontrol av administrasjonen kun til internt bruk. B: BESLUTNINGSSAKER Sak 23/16 Kretstinget og seminaret, evaluering Se vedlagte oppsummering etter evaluering i administrasjonen. Styret tar opp evaluering i møtet og dette legges til grunn for neste idrettskretsting. Momenter fra diskusjonen: Stort sett var det et bra kretsting, bra med presentasjoner og synlighet fra styremedlemmer Litt negativt at en gruppe hadde eget opplegg og ikke deltok på felles middag 1
Må ha som mål at alle kommer, hva gjør vi for å få flere med? Legge arrangementet til et sted som er enkelt å komme til Oslo s? Mye fungerte bra Ved behandling av loven burde vi hatt en versjon som viste endringer Markedsføre og spille inn på IRs årsmøter at en må komme på kretstinget Vi bør minne IR på at de utpeker lagsrepresentanter tidlig (gjerne hvert årsmøte i tilfelle ekstraordinært kretsting) Ta med kolonne i rapportskjema fra IR-møter «Hvem møter på kretstinget» Må regne med at ting tar tid, det skal være spørsmål og diskusjon Bør sette ned en redaksjonskomité Foredragsholderne innfridde, mange gode tilbakemeldinger, godt sammensatt Vedtak: Den samlede evaluering av seminaret og kretstinget legges til grunn for neste arrangement. Sak 24/16 Møteplan og styreseminar, inkludert rutiner for styremøter Det nye styret i Akershus idrettskrets må diskutere arbeidsform, møtefrekvens, møteplan etc. Nedenfor redegjøres det for tidligere praksis. Tidligere har møtefrekvensen vært fire møter på våren og tre møter på høsten, med tirsdag som fast møtedag. Møtene har startet kl. 16, det har vært servert middag ved møtestart og møteplanen har vært delt inn i A, B og C-saker (som nå i dette saksdokumentet). Protokoll har blitt sendt ut senest tre dager etter møtet, og protokollen har vært ansett godkjent etter en uke, dersom ikke innsigelser er kommet inn. Styresaker sendes ut elektronisk via styreportalen «Admincontrol», og hvert styremedlem tilbys Ipad til bruk i dette arbeidet. Administrasjonen foreslår at det bestemmes dato og ønsket sted for junimøtet, og at det på bakgrunn av diskusjonen legges frem et forslag til en møteplan for høsten i ny sak på junimøtet. Møtested har vært Idrettens Hus på Strømmen, men det har også vært unntak ved at møter har blitt lagt til et idrettslags klubbhus e.l. Til det siste møtet før sommeren har det vært kombinert med en middag utenfor huset (administrasjonen har også vært invitert til dette), og til desembermøtet har styremøtet vært kombinert med etterfølgende middag med æresmedlemmer og tillitsvalgte i kretsen (inkludert en oppvisning fra en av våre idrettslag og evt. spesielt inviterte gjester). Det nye styret bør evaluere rutinene og eventuelt vedta nye. 2
I budsjettet er det lagt inn syv styremøter og ett styreseminar (med én overnatting). Styreseminaret bør være en arena for å bli bedre kjent med hverandre og bli samordnet på hva idrettskretsens rolle og kjerneoppgaver er, samt hvordan disse skal løses. Med utgangspunkt i de vedtatte plandokumentene fra kretstinget, en god innføring og opplæring av nye styremedlemmer samt en omforent rollefordeling mellom styret og administrasjonen, vil vi stå godt rustet til å oppnå våre mål. Det foreslås at styreleder og organisasjonssjef får fullmakt til å finne aktuell dato samt lage program for styreseminaret, basert på de innspill som kommer frem i møtet. Bruk av utvalg, komiteer, kontaktpersoner og ansvarsområder er også relevant å diskutere ved oppstart av et nytt styre. Dette er temaer som man sannsynligvis trenger noe mer tid på, og det bør tas opp på et styreseminar, eventuelt i en senere diskusjonssak. A-saker på styremøtet er tenkt å være en mulighet for å fordype seg i et tema, gjerne med en ekstern innleder. Basert på diskusjonen legges det frem en beslutningssak på neste styremøte. For å få gode diskusjonssaker bør man ha en plan for hva styret ønsker samt at det må komme innspill på gode innledere og temaer. - Styremedlemmene spiller inn ukedager som bør unngås vedrørende styremøter frist 3.6. - Styreseminar bør være i september styremedlemmene melder fra om helger som ikke er mulig (fredag kl. 16 til lørdag kl. 15 som foreløpig ramme) frist 3.6. o Opptatt: Kretsledermøte i Kirkenes: 23.-25.9. Vedtak: Neste styremøte avholdes mandag 13.6. kl. 17, på egnet sted i tråd med innspill fra styret. Det legges frem møteplan for høsten 16 og våren 17 samt rammer og program for styreseminar i neste styremøte. Styret gir signaler om eventuelle behov for å endre rutiner for styremøter og arbeidsform. Sak 25/16 Etablering kontaktpersoner i idrettsråd og særidretter Idrettskretsens formål og oppgaver er nedfelt i lov for Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité, se kapittel 5 ( 5-1 til 5-12). Det forventes at nytt lovhefte for idretten blir trykket og distribuert i løpet av våren, men foreløpig er alle lover, forskrifter og bestemmelser tilgjengelige på nett. Se kapittel 5 her. Idrettsråd og særkretser/regioner er både del av AIKs tingforsamling og partnere i utviklingen for og av Akershusidretten. 3
Idrettskretsen har også det formelle ansvaret for at det etableres idrettsråd i alle kommuner. AIK har hatt en praksis på å fordele ansvaret for kontakten med idrettsråd og særidretter slik at hvert styremedlem har 2-3 idrettsråd og 2-3 særidretter. Det har vært lagt vekt på å representere i de særidrettene som har valgt organisasjonsmessig tilhørighet til Akershus idrettskrets. Se AIKs nettside under presentasjon av kretsstyret. Det forslås å fordele de idrettsråd og særidretter som mangler kontaktpersoner i etterkant av kretstinget. Kontakten har som minimum vært å delta på årsmøter og ting i de aktuelle leddene samt holde seg orientert via referater fra møter. Arild Nyheim overtar de org.ledd som Gro-Helen Randem Svendsen hadde. Øvrige endringer sendes ut separat. Vedtak: Styret fordeler internt de idrettsråd og særidretter som mangler kontaktperson. Administrasjonen underretter de aktuelle organisasjonsledd om ny oppnevning. Nettsiden oppdateres tilsvarende. Sak 26/16 Representasjon på samling med idrettskretslederne og NIFs ledermøte Idrettskretsene og idrettsforbundet har to samlinger i året hvor deler av Idrettsstyret og kretsledere/nestledere møtes for diskusjon, erfaringsutveksling og samarbeid. Møtene organiseres via en programkomité. Denne ledes p.t. av kretsleder i Buskerud. Akershus har i lengre tid praktisert at både leder og nestleder (og org.sjef) har deltatt på samlingene, så langt det har vært mulig. Det varierer hvordan kretsene gjør dette, men det er flere som har samme praksis som AIK. Neste idrettskretsledermøte er 20. mai på Gardermoen, og til høsten er det berammet 23.-25. september i Kirkenes. NIFs ledermøte avholdes de årene hvor det ikke er Idrettsting. Der møter leder i idrettskretser og presidenter i særforbund som representanter, men det er åpent for å delta med så mange observatører man ønsker. Se NIFs lov (se 3-7. Ledermøte). Ledermøtet er 3.-4. juni på Fornebu. NIF skrev følgende i invitasjonen (vedlagt): «Fullstendig saksliste og dokumenter sendes pr e-post tirsdag 3.mai 2016». 4
Vedtak: Akershus idrettskrets deltar på idrettskretsledermøtet med leder, nestleder og organisasjonssjef. På NIFs ledermøte deltar styreleder og organisasjonssjef. Sak 27/16 Oppfølging av idrettslag Unntatt offentlighet C: Orienteringssaker De som har deltatt på møter og konferanser refererer kort og viser evt. til notater eller presentasjoner som har blitt sendt ut. a) Økonomi, inkludert utfordringer Aktiv på Dagtid lagt frem på møtet b) Planer 2016 kort orientering i møtet (delt ut gjeldende VP) c) Inkluderingskonferansen 23.4. Orientering i møtet, få deltagere fra AIK. d) Dialogmøtet med NIF 28.4. Arild orienterte e) Åpenhet, orientert i møtet f) Bekymringsmelding fra Asker idrettsråd, g) Aktiv på Dagtid - delt ut på møtet h) Spillemidler, rekordstor tildeling Referatsaker: a) Opptak av lag: Lagets navn Leder Idrett Kommune Dato Romerike Sumo og Sandbryteklubb Frode Myrvang Bryting Lørenskog 06.04.16 b) Utmelding av NIF og underliggende org.ledd: Vestre Bærum Sportsfiskere 04.04.2016 Nintai Nunchakuklubb Bærum 05.04.2016 Enebakkneset Ungdoms- og idrettslag 28.04.2016 c) Gjenopptak Sunyata Aikido Dojo Ås 11.04.2016 Navnendring til: Ås Aikido Ryu 5
Representasjon styret: 2016 Sted Dato Representert av: Januar: Samarbeidsmøte OIK 05.01.16 Nordis Vik Olausson, Kjell Kvifte Idrettsgalla og idrettsgallaseminar Lillehammer 09.01.16 Sven E. Maamoen Bisettelse Lars Roar Langslet (kulturminister) 26.01.16 Sven E. Maamoen Nittedal IL jubileumsfest 100 år 30.01.16 Gro-Helen R. Svendsen Februar: Bisettelse - Carl Egil Wang 19.02.16 Sven E. Maamoen Frivillighetsprisen YRUIL Rune Barkenes 29.02.16 Isabel Bergerseter Mars: Rælingen idrettsråd årsmøte 01.03.16 Isabel Bergerseter Enebakk idrettsråd årsmøte 03.03.16 Torgrim Bilstad Vestby idrettsråd årsmøte 09.03.16 Rune Engeseth Nesodden idrettsråd årsmøte 10.03.16 Kjell Kvifte Oppegård idrettsråd årsmøte 14.03.16 Torgrim Bilstad Bærum idrettsråd årsmøte 15.03.16 Vidar Bøe Nittedal idrettsråd årsmøte 15.03.16 Jon Syversen Akershus skytterkrets kretsting 16.03.16 Torgrim Bilstad Eidsvoll idrettsråd årsmøte 16.03.16 Gro-Helen R. Svendsen Skedsmo idrettsråd årsmøte 16.03.16 Isabel Bergerseter Nes Idrettsråd - årsmøte 29.03.16 Sven E. Maamoen Akershus og Oslo Bueskytterkrets kretsting 29.03.16 Torgrim Bilstad Lørenskog idrettsråd årsmøte 30.03.16 Nordis Vik Olausson April: Akershus Fylkeskommune frivillighetskonferanse 06.04.16 Sven, Nordis, Vidar, Jon, Kjell, Torgrim, Rune Sørum IR årsmøte 13.04.16 Nordis Vik Olausson Inkluderingskonferansen 23.04.16 Nordis, Vidar, Isabel Gjerdrum IR årsmøte 28.04.16 Jon Syversen Idrettspolitisk styrelederforum Gardermoen 28.04.16 Arild Nyheim Adm. 6