DRAMMEN KOMMUNE Kontrollutvalget Årsrapport 2015 Vedtatt 19.01.2016 av kontrollutvalget
Innhold 1. Innledning... 1 2. Kontrollutvalgets sammensetning... 1 3. Kontrollutvalgets sekretær, møtevirksomhet mv.... 2 4. Saker behandlet i løpet av 2015... 3 5. Kontrollutvalgets rapportering til bystyret... 5
1. Innledning Bystyret har etter kommuneloven 76 det øverste ansvaret for tilsyn og kontroll i kommunen, men skal etter kommuneloven 77 oppnevne et særskilt kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Bystyret er kontrollutvalgets oppdragsgiver. Kontrollutvalget vil gjennom årsrapporten informere om sentrale forhold knyttet til kontrollutvalgets virksomhet i 2015. Virksomheten gjelder både forrige og inneværende bystyreperiode. 2. Kontrollutvalgets sammensetning Kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg angir bestemte krav til hvem som kan velges som medlemmer av kontrollutvalget. Det heter blant annet at et medlem av kontrollutvalget ikke kan være medlem eller varamedlem av kommunalt styre eller nemnd med beslutningsmyndighet eller være ansatt i kommunen. Kontrollutvalget har 7 faste medlemmer som er: Leder Eivind Knudsen (Ap) Nestleder Petter Øijord (MDG) Tore E. Brath (H) Ole Hovengen (FrP) Gerd Aashild Sauar (Sp) Ida Marie Svingerud (V) Haldis Sofie Garnås (SV) Varamedlemmer er følgende: Tore E. Hansen (Ap) Tove Kolle (Ap) Håkon Solberg (MDG) Einar Skalstad (KrF) Egil Ax (H) Erik Sandvik (Sp) Jørund Rytman (FrP) Rolf Larsen (FrP) Rune Håndlykken (V) Rune Kjeldsen (SV) Før valget 2015 bestod kontrollutvalget av 6 faste medlemmer som var: Leder Arne Martinsen (AP) Nestleder Patricia Emeci (SV) Tore E. Brath (H) Hilde Hovengen (Frp) Ida Marie Brown (V) Einar Skalstad (KrF) 1
Varamedlemmene var: Egil Ax (H) Laila Klem Tveten (H) Lise Løff (Ap) Nasir Gondal (SV) Geir Rise (KrF) Marte Ask Hammervik (KrF) Rodney Harper (V) Frode Lund Nilsen (V) Arild Østeby (FrP) Inger Marie Hollekim (FrP) Normund Elvegård (FrP) 3. Kontrollutvalgets sekretær, møtevirksomhet mv. Sekretær for utvalget Kontrollutvalgssekretariatet for Buskerud og omegn IS (KUBIS) er sekretær for kontrollutvalget. Sekretariatet er et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27. Drammen kommune er en av deltakerne i dette samarbeidet. Sekretærens oppgave er å påse at de sakene som behandles av utvalget er forsvarlig utredet og at dets vedtak iverksettes. Utvalgets sekretær har vært Audun Helleland frem til 30.06.2015. Pål Ringnes har etter dette vært utvalgets sekretær. Sekretæren er direkte underlagt kontrollutvalget. Administrativt er sekretæren underlagt et styre valgt av og blant kontrollutvalgsledere/nestledere i de deltakende kommunene i samarbeidet. Styret i KUBIS er følgende: Tore E. Hansen leder (kontrollutvalget i Buskerud fylkeskommune) Øyvind Birkeland nestleder (kontrollutvalget i Øvre Eiker kommune) Arne Martinsen (kontrollutvalget i Drammen kommune) Jan L. Stub (kontrollutvalget i Ringerike kommune) Bente Kristin Kaugerud (kontrollutvalget i Sigdal kommune) Møteaktivitet I 2015 har kontrollutvalget hatt 10 møter og behandlet 91 saker. Alle møtene avholdes i rådhuset. Møtene foregår for åpne dører, med unntak av behandling av enkeltsaker som kan/skal lukkes etter kommunelovens 31 og 31a. Innkalling, sakslister og protokoller Innkalling med saksdokumenter til møter i utvalget skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, ordføreren og kommunens revisor. Protokoll fra møtene sendes de samme som får sakspapirene. 2
Kontrollutvalgssekretariatet har en hjemmeside, www.kubis.no. Innkallinger, saksdokumenter og protokoller legges ut på denne hjemmesiden under Drammen kommune og kontrollutvalget. Protokollene legges også ut på kommunens egne hjemmesider. Forholdet til revisjonen Drammen kommune er deltaker i Buskerud Kommunerevisjon IKS. Selskapet er kommunens revisor. Kontrollutvalget skal etter gjeldende bestemmelser blant annet gitt i forskrift om kontrollutvalg holde seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet, føre tilsyn med revisjonsarbeidets framdrift og at revisjonen foregår i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og andre bestemmelser. For øvrig er gjennomføringen av revisjonen et fagansvar som tilligger revisjonssjefen, og som ikke kan instrueres av andre. Oppdrag ut over regnskapsrevisjon må bestilles. Representanter fra Buskerud Kommunerevisjon IKS har deltatt på alle utvalgets møter. Kontrollutvalget fremmer forslag til budsjettramme for revisjon av kommunens regnskaper, revisjon av kommunalt foretak (KF), forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Faglig oppdatering/opplæring Flere av medlemmene deltok på landskonferanse for kontrollutvalgene på Gardermoen i februar 2015. Landskonferansen er et faglig forum som gir nyttig innspill til kontrollutvalgets virksomhet. Kontrollutvalgets medlemmer har fått opplæring i desember 2015. 4. Saker behandlet i løpet av 2015 Årsregnskaper Kontrollutvalget har avgitt uttalelser til følgende årsregnskaper: Kommunens årsregnskap 2014 Årsregnskapet 2014 til Drammen Eiendom KF Årsregnskapet 2014 til Drammen Drift KF Årsregnskapet 2014 til Drammen Kjøkken KF Årsregnskapet 2014 til Drammen Parkering KF Årsregnskapet 2014 til Drammensbadet KF Forvaltningsrevisjoner Kontrollutvalget har i 2015 gjennomført og behandlet 4 forvaltningsrevisjoner. Dette gjelder: 3
Forvaltningsrevisjon om internkontroll innen pleie- og omsorgstjenester Forvaltningsrevisjon om journalføring og offentlighetsvurdering Forvaltningsrevisjon om offentlige anskaffelser (rapporten oversendes til bystyret primo 2016 sammen med tilsvarende gjennomgang av de kommunale foretakene) Forvaltningsrevisjon om økonomisk sosialhjelp (sendes over til bystyret i januar 2016) Fastsettelse av prosjektplaner Følgende planer for nye forvaltningsrevisjoner er bestilt fra Buskerud Kommunerevisjon IKS og behandlet i kontrollutvalget: Prosjektplan for samhandlingsreformen Prosjektplan om etikk, varsling og risikostyring Undersøkelser Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende undersøkelser: Forundersøkelse om praksis ved tildeling av sykehjemsplasser Undersøkelse om kommunens økonomirutiner Rapport om utbetaling av godtgjørelse til folkevalgte 2011-2015 (bestilt av rådmannen) Selskapskontroller Kontrollutvalget har gjennomført to selskapskontroller. Disse er: Selskapskontroll av Drammen Scener AS Selskapskontroll av Legevakta i Drammensregionen IKS Kontrollutvalget har i tråd med plan for selskapskontroll bestilt eierskapskontroll Vestviken 110 IKS og Drammensregionens Brannvesen IKS, men fant ut fra ressurshensyn at eierskapsoppfølgingen ikke ville ha spesiell nytte. Kontrollutvalget hadde i 2014 befaring hos Vestviken 110 IKS og fått redegjørelse fra Drammensregionens Brannvesen IKS v/daglig leder i 2015. Redegjørelser Kontrollutvalget har hatt god kontakt med administrasjonen og har invitert både daglig ledere og rådmannen for å redegjøre for enkeltsaker og saker av generell karakter. Dette gir ofte kontrollutvalget et grunnlag for å vurdere om et saksområde er tilstrekkelig belyst, eller om det er behov for ytterligere oppfølging og undersøkelse. 4
Redegjørelse om virksomheten v/daglig leder i Legevakta i Drammensregionen IKS Redegjørelse v/utdanningsdirektøren om mobbing i skolen og barnevernet Redegjørelse v/helse- og sosialdirektøren om kommunens oppfølging av psykisk utviklingshemmede Redegjørelse v/hr- og utviklingsdirektøren om opplegg for lærlinger i Drammen kommune. Redegjørelse v/utdanningsdirektøren om kommunens oppfølging av psykisk utviklingshemmede i aldersgruppen under 18 år. Redegjørelse fra «Fra leie til eie» - redegjørelse v/rådmannens stab Redegjørelse om konkrete tema v/daglig leder i Drammen Parkering KF Andre saker Av øvrige saker som har vært behandlet, kan nevnes: Reglement for kontrollutvalget kvalitetssikring v/kommuneadvokaten i Drammensregionen. Buskerud Kommunerevisjon IKS forespørsel om overordnet analyse Skatteetatens kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Drammen kommune Finansforvaltningen 2014 uttalelse fra revisjonen Buskerud Kommunerevisjon IKS - åpenhetsrapport for regnskapsåret 2014 Regnskapsrevisjon 2014 brev nr. 19 fra Buskerud Kommunerevisjon IKS Plan 2015 for revisjon mv Oppsummering etter funksjonsperioden 2011-2015 Budsjett 2016 for Tilsyn og kontroll Brev nr. 20/2015 Foreløpig innberetning om misligheter Kontrollutvalget er tilfreds med tilsynsaktiviteten i 2015. 5. Kontrollutvalgets rapportering til bystyret Kontrollutvalget rapporterer til bystyret blant annet gjennom årsrapporten. Referatene fra kontrollutvalgets møter sendes bl.a. til ordføreren, og gjennomførte prosjekter i forvaltningsrevisjon behandles av bystyret. Drammen, 19. januar 2016 5