Møte nr. 04/15 Dato: 08.09.15 kl. 12.30 15.00. Sted: Rådhuset, formannskapssalen FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Bjørn Pedersen, leder Martin Reinertsen, nestleder Kirsti Mathiassen, medlem Harald Skaar, medlem Marthe Beate Edvardsen, møtte for Kjærre Andre til stede (hele eller deler av møtet): Rådmann Vidar Torsøe Revisor Monica Nilen Revisjonssjef Irene Loka Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Anne Bente Aunevik Kjærre, medlem Det var ikke merknader til innkallingen eller sakslisten. SAKSLISTE SAK 07/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 16.06.15 SAK 08/15 REDEGJØRELSE SALG AV TOMT I RØSSEVIKA SAK 09/15 RAPPORT SELSKAPSKONTROLL LISTER BOMPENGESELSKAP AS SAK 10/15 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON DELTIDSSTILLINGER SAK 11/15 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2016 SAK 12/15 FORVALTNINGSREVISJON BESTILLING OVERORDNET ANALYSE SAK 13/15 SELSKAPSKONTROLL BESTILLING AV PLAN FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 08/15 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskap september Ref. 09/15 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte 02.09.15 Ref. 10/15 Statsarkivet, Tilsyn med arkivene i Farsund kommune datert 06.08.15 Underskrift Bjørn Pedersen Leder Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene 1
Sak 8 ble besluttet behandlet først. SAK 08/15 REDEGJØRELSE SALG AV TOMT I RØSSEVIKA Rådmannen presenterte hovedtrekkene i sin skriftlige redegjørelse. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: På bakgrunn av rådmannens redegjørelse samt kontrollutvalgets egne vurderinger, besluttes det at kontrollutvalget ikke vil behandle saken ytterligere. Farsund Venstre gis tilbakemelding. Vedlegg: Henvendelse fra Farsund Venstre mottatt 04.06.15 Redegjørelse fra rådmannen datert 01.09.15 Formannskapet, sak 15/39 med vedlegg Interpellasjon fra Farsund Venstre v/ Johnsen og Fuglestad Svar på interpellasjon Bakgrunn for saken: Henvendelsen fra Farsund Venstre ble lagt frem som referatsak i kontrollutvalget 16.06.15. Kontrollutvalget kom til følgende foreløpige konklusjon: Foreløpig konklusjon: Før kontrollutvalget tar stilling til om dette er en sak for kontrollutvalget, ønskes det en skriftlig vurdering fra administrasjonen angående formannskapets fullmakter i slike saker, jf. spørsmål om landbruksutvalget skulle hatt saken til behandling. I tillegg bes det også vurderte hvilken betydning det har at formannskapet ved behandlingen av saken tok bort ett av vilkårene foreslått av rådmannen. Skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget bes gitt innen 1. september. Det bes også om at administrasjonen er tilgjengelig ved kontrollutvalgets neste møte den 8. september. Kontrollutvalgets sekretariat mottok rådmannens redegjørelse den 1. september som forespurt. Rådmannen har i sitt svar belyst følgende tema: 1. Formannskapets fullmakt i saker om kjøp og salg av eiendom 2. Spørsmål om landbruksutvalgets rolle i sak om salg av eiendom 3. Fjerning av vilkår 2
Vurderinger: Det vises til rådmannens redegjørelse. Rådmannen vil også være tilstede i kontrollutvalgets møte for å orientere. Kontrollutvalget skal på bakgrunn av foreliggende dokumenter og redegjørelse ta stilling til om det skal åpnes sak på henvendelsen fra Farsund Venstre. Forslag til vedtak: SAK 07/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 16.06.15 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 16.06.15 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 16.06.15 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 16.06.15 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 16.06.15 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 09/15 RAPPORT SELSKAPSKONTROLL - LISTER BOMPENGESELSKAP Revisor presenterte hovedtrekkene i rapporten. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 3
2. Kommunestyret vil ta med seg rapportens anbefalinger i det videre arbeid med eieroppfølging av selskapet. 3. Eiers representant i generalforsamlingen bes følge opp anbefalingene som er knyttet til styret. 4. Kontrollutvalget gis tilbakemelding om gjennomførte tiltak, både fra eiers side og fra selskapets side. Vedlegg: Rapport fra selskapskontroll Lister Bompengeselskap AS datert juni 2015 Bakgrunn for saken: Bakgrunn, problemstillinger, mandat og avgrensninger. Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll for perioden 2012 2015 for kommunene Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal. I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølging av eierskapet i Lister Bompengeselskap AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalgene. Selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. Fakta i denne saksutredningen bygger i det vesentligste på informasjon i rapportens sammendrag. Funn og konklusjoner. Revisjonen kommenterer i rapporten funn og konklusjoner til Farsund kommune, til alle eierne samlet og til selskapet. 1. Farsund kommune: «Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Vi har fått informasjon om at det gjennomføres generell politikeropplæring, men at den er ikke obligatorisk. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. 4
Etter vår vurdering har Farsund kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskaper. Vi vurderer at eier bør angi mer konkret hvorledes deres rutine for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser skal gjennomføres.» 2. Eierne samlet: «KS har gitt flere anbefalinger for god kommunal eierstyring av selskaper. Vi vil trekke frem disse samlet for de fire eierne. Anbefalingene vil innebære en endring av vedtekter, og kan ikke gjennomføres basert på den enkelte kommunes eget vedtak. KS anbefaler at bruk av valgkomité for styreutnevnelse forankres i selskapets vedtekter. Det foreligger per i dag ikke en slik forankring. Styret har i dag personlige varamenn. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Kommuneloven og enkelte av kommunenes egne eierskapsmeldinger omhandler kjønnsrepresentasjon i styret. Kommuneloven tilsier minimum 3 av hvert kjønn når styret består av 8 medlemmer. Dagens styre består av 2 kvinner og 6 menn.» 3. Selskapet: «Enkelte av funnene er knyttet til styret. Vi anbefaler at eiers representant i generalforsamlingen følger disse opp. Vi vil i all hovedsak konkludere med at kommunenes eierinteresser utøves i samsvar med kommunestyrenes vedtak og forutsetninger, aktuelle lover og etablerte normer for god selskapsledelse, men vil likevel nevne følgende forhold som vil kunne påvirke god selskapsledelse: 1. KS anbefaler at styremedlemmer registrerer seg i styrevervregisteret. 2. Enkelte av eier-kommunenes eierskapsmelding har etikk og etiske retningslinjer som prinsipp. KS anbefaler at etiske retningslinjer utarbeides. Det er ikke vedtatt etiske retningslinjer for selskapet. 3. Styret har ansvar for å vurdere egen kompetanse. Styreinstruks og egenevaluering foreligger ikke. 4. Inngåelse av låneavtale er ikke del av den daglige drift. Inngåelse av en slik avtale må behandles og godkjennes av selskapets styre. Vedtektene angir at selskapets styre tegner selskapet i fellesskap. Inngått låneavtale med Vest-Agder Fylkeskommune er undertegnet av daglig leder og styreleder. Anbefalinger. Revisjonen anbefaler at eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge rapportens anbefalinger som er gjengitt nedenfor. Anbefalinger til Farsund kommune særskilt: 1. Vurdere om eierskapsmeldingen bør medta konkrete rutiner for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. 5
Anbefalinger til alle eierkommunene samlet: 1. KS anbefaler at bruk av valgkomité forankres i selskapets vedtekter. Eierne bør vurdere dette forholdet. 2. Styret har i dag personlige varamenn. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Eierne bør vurdere dette forholdet. 3. Kjønnsrepresentasjon i styret er ikke i henhold til kommunelov som tilsier minimum 3 av hvert kjønn når styret består av 8 medlemmer. Dagens styre består av 2 kvinner og 6 menn. Vi anbefaler at eierne ivaretar kommunelovens krav. Anbefaling 1 og 2 i dette avsnittet vil innebære en endring av vedtekter og kan ikke gjennomføres basert på den enkelte kommunes eget vedtak. Disse er dermed medtatt som felles anbefaling mot alle de fire eierkommunene. Vurderinger: Hovedhensikten med gjennomføring av selskapskontroll er å gi grunnlag for forbedring. Noen av anbefalingene gjelder for kommunen som eier, mens andre anbefalinger gjelder for selskapet. Rapporten er sendt på høring til eierkommunene og til selskapet. Farsund kommune har ikke avgitt høringssvar til rapporten. Revisor vil være tilstede i møtet for å presentere rapporten. Kommunestyret følger opp rapporten slik det anses hensiktsmessig. Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret vil ta med seg rapportens anbefalinger i det videre arbeid med eieroppfølging av selskapet. 3. Eiers representant i generalforsamlingen bes følge opp anbefalingene som er knyttet til styret. 4. Kontrollutvalget gis tilbakemelding om gjennomførte tiltak, både fra eiers side og fra selskapets side. SAK 10/15 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON DELTID Revisjonssjef presenterte rapporten. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning og verdsetter det gode arbeidet som utføres på området. 2. Rådmannen bes følge opp rapportens forbedringsforslag i det videre arbeidet. 6
Vedlegg: Rapport fra Kommunerevisjonen Vest datert august 2015 Saksopplysninger: Etter oppdrag fra kontrollutvalget har Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS (heretter kalt revisjonen) gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt med følgende tema: Deltid i turnusbaserte enheter i helse- og omsorgssektoren. Hovedtrekkene i rapporten er beskrevet i saksutredningen, men for mer detaljert informasjon om gjennomført forvaltningsrevisjon vises det til selve rapporten. Bakgrunn og problemstillinger: Likestilling var et av de prioriterte områdene i plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015. Det overordnede fokuset til kontrollutvalget ved bestillingen av prosjektet, var kommunens likestillingsarbeid. Kommunen har i flere år arbeidet for å redusere antall deltidsstillinger. Prosjektet ble avgrenset til å undersøke hvordan kommunen følger opp vedtatt mål om å redusere bruken av deltidsstillinger. En har konkret undersøkt aktuelle enheter innenfor helseog omsorgssektoren der en benytter turnus. Problemstilling med underspørsmål. Følgende problemstilling ligger til grunn for prosjektet: I hvilken grad følger kommunen opp kommunale mål om å redusere bruken av deltidsstillinger i helse- og omsorgssektoren? For å besvare problemstillingen er det undersøkt hvordan kommunen arbeider for å redusere bruken av deltidsstillinger. I prosjektplanen var det utformet tre underspørsmål til problemstillingen: - Hvordan følger kommunen opp mål om at ansatte skal tilbys minimum 50% stilling, og at flest mulig skal tilbys 100% stilling? - Hvordan lyses ledige stillinger ut? - Hvordan praktiserer kommunen bestemmelser om rett til redusert arbeidstid? Rapporten tar sikte på å besvare de to første underspørsmålene. Det siste spørsmålet har revisor valgt å utgå av undersøkelsen da det faglig sett ikke bygger opp under prosjektets hovedproblemstilling. Revisjonskriterier. Revisjonskriteriene i prosjektet er utledet fra kommunens målsetting om å redusere bruken av deltidsstillinger, og er hentet fra aktuelle bestemmelser om deltid i arbeidsmiljøloven og Hovedtariffavtalen. Konklusjon og anbefalinger. Revisjonens inntrykk er at kommunen aktivt og systematisk arbeider for å redusere bruken av deltidsstillinger. I følge rapporten skjer arbeidet på flere måter og i ulike arenaer, og det arbeides for å øke ansattes stillingsstørrelser og flest mulig i heltidsstillinger. Kommunens 7
egne evalueringer og statistikk viser konkrete og positive resultater med hensyn til måloppnåelse. Revisjonen har sett på relevante deler av kommunens rutiner og prosedyrer vedrørende deltid, hovedsakelig knyttet til ansettelsesprosessen. For å sikre overholdelse av lover, lokale bestemmelser og mål, er det avgjørende at det er utarbeidet gode rutiner som aktivt følges av ansatte. Revisjonens gjennomgang av et utvalg ledige stillinger viser at de deler av rutiner/prosedyrer som ble undersøkt, i svært stor grad etterleves Kommunens har også utarbeidet rutiner og prosedyrer for å håndtere krav om deltidsansattes rett til stilling tilsvarende faktisk arbeidstid i arbeidsmiljøloven. Revisjonen mener at mottatt oversikt over krav fra ansatte, indikerer at kommunen da følger de rutiner og prosedyrer som er utarbeidet på området. Revisjonens helhetlige vurdering er at kommunen aktivt og systematisk arbeider for å nå målsettingen om å redusere bruken av deltidsstillinger. Revisjonen kommer med følgende anbefalinger/forbedringsforslag til kommunens videre arbeid på området: - Kommunen bør sikre en enhetlig fremstilling av retningslinjer for heltid/deltid. - Kommunen bør sikre at det vises til hjemmel i forbindelse med tildeling av stilling ved fortrinnsrett. Vurderinger: Det overordnede målet med gjennomføring av forvaltningsrevisjon er å være et grunnlag for forbedring. Rapporten dokumenterer at det arbeides godt på området. De to anbefalinger som revisjonen kommer med bygger ikke på alvorlige funn, men er å anse som forbedringsforslag. Rapporten har blitt sendt på høring til kommunen. Rådmannen v/ personal- og organisasjonssjef har avgitt høringsuttalelse som er medtatt i rapporten og sier blant annet følgende: «Kommunen stiller seg bak høringsutkastets konklusjoner og er selvsagt tilfreds med at revisjonens helhetlige vurdering er at kommunen aktivt og systematisk arbeider for å nå målsettingen om å redusere bruken av deltidsstillinger i turnusbaserte tjenester i helse og omsorgssektoren. Dette gir, sammen med de anbefalinger revisjonen har, et godt utgangspunkt for å arbeide videre for å løse samme utfordring.» Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning og verdsetter det gode arbeidet som utføres på området. 2. Rådmannen bes følge opp rapportens forbedringsforslag i det videre arbeidet. 8
SAK 11/15 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2016 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2016 på kr. 1.027.000,- under forutsetning av at budsjettforslagene til revisjonen og sekretariatet vedtas i selskapenes organer. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. Vedlegg: Forlag til budsjett - Kommunerevisjonen Vest Forslag til budsjett - Agder Sekretariat Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget skal etter 18 i forskrift om kontrollutvalg utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I merknadene heter det at budsjettet skal omfatte både kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret. En praktisk møte å ordne dette på er at utskrift av kontrollutvalgets budsjettbehandling vedlegges formannskapets innstilling til kommunestyret og at kommunestyret fatter endelig vedtak om budsjettrammen til Kontroll og tilsyn. Kontrollutvalgssekretariatet Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsendelse av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandler budsjettet i møte 02.09.15 og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet økes fra kr. 117.000 i 2015 til kr. 120.000 i 2016, en økning tilsvarende 2,5%. For ytterligere informasjon vises til forslag til budsjett som følger vedlagt. Kommunerevisjonen Budsjettet er behandlet av styret og skal behandles endelig av representantskapet 23.09.15. Forslaget innebærer som tidligere år 520 timer til regnskapsrevisjon og 360 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll m.m. Budsjettforslaget innebærer en økning av Farsund kommunes tilskudd til revisjonen fra kr. 863.000 i 2015 til kr. 892.000 i 2016, en økning tilsvarende 3,4%. For ytterligere informasjon vises til sak 9 til representantskapet som følger vedlagt. 9
Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme Forslag til budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2016 Forslag til budsjett for Agder Sekretariat for 2016 Budsjettforslag 2016 Vedtatt budsjett 2015 Vedtatt budsjett 2014 Tilskudd til Kr. 892.000 Kr. 863.000 Kr. 868.000 revisjonsdistrikt Andel av Kr. 120.000 Kr. 117.000 Kr. 114.000 sekretariatstjenester Kontrollutvalgets utgifter Kr. 15.000 Kr. 15.000 Kr. 15.000 Totalbudsjett Kr. 1.027.000 Kr. 995.000 Kr. 997.000 Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2016 på kr. 1.027.000,- under forutsetning av at budsjettforslagene til revisjonen og sekretariatet vedtas i selskapenes organer. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. SAK 12/15 FORVALTNINGSREVISJON - BESTILLING OVERORDNET ANALYSE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre en overordnet analyse av kommunens virksomhet for å kunne identifisere hvilke sektorer og områder hvor det kan være behov for å gjøre forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget ønsker å være en aktiv medspiller underveis i dette arbeidet. 10
Bakgrunn: I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10 fremgår det at kontrollutvalget minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Vurdering: Formålet med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet, slik at det er mulig for kontrollutvalget å legge en plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Målet er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets vedtak og forutsetninger. I begrepet risiko og vesentlighet ligger det at det gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til vedtak, regelverk, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Det er viktig i arbeidet med analysen at en sikrer bred involvering når en innhenter informasjon. Kontrollutvalget bør spille en aktiv rolle underveis i arbeidet med analysen. En finner det naturlig at den overordnede analysen gjennomføres av kommunens revisor, selv om den etter forskriften også kan utføres av andre. Sekretariatet utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon basert på analysen og eventuelle innspill fra utvalgets medlemmer og/eller rådmannen. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre en overordnet analyse av kommunens virksomhet for å kunne identifisere hvilke sektorer og områder hvor det kan være behov for å gjøre forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget ønsker å være en aktiv medspiller underveis i dette arbeidet. SAK 13/15 SELSKAPSKONTROLL BESTILLING AV PLAN Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å utarbeide forslag til plan for selskapskontroll for perioden 2016-2019. Bakgrunn: Kontrollutvalget har plikt til å påse at det føres tilsyn med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. 11
Formålet er å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fremgår det i 13 at: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunenes eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. I 14 heter det: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som omfattes av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Kontrollutvalget skal, med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll, avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatet av disse. I forrige periode var det Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS som utarbeidet forslag til plan for selskapskontroll. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å utarbeide forslag til plan for selskapskontroll for perioden 2016-2019. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Revisjonen er godt i gang med planleggingen for 2015. Nytt fra sekretær: EVENTUELT Kontrollutvalget, revisjonen og sekretariatet takket hverandre for godt samarbeid i perioden. 12
REFERATER Ref. 08/15 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskap september Ref. 09/15 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte 02.09.15 Ref. 10/15 Statsarkivet, Tilsyn med arkivene i Farsund kommune datert 06.08.15 Konklusjon: Referatene ble tatt til etterretning. 13