KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. Rammeavtale for kjøp av mobiltelefoner med tilleggsutstyr. Miljødirektoratet Tilbudsfrist: 30.8.2013, kl. 1400
Innhold 1 Generell beskrivelse... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Bruk av underleverandør... 3 1.4 Deltilbud... 3 1.5 Kontraktsperiode/framdriftsplan... 3 1.6 Pris... 3 1.6.1 Pris- og leveringsbetingelser... 3 1.6.2 Pris og prisjusteringer... 4 1.7 Kontraktsbestemmelser... 4 1.8 Kunngjøring... 4 1.9 Viktige datoer... 4 1.10 Meddelelse om hvem som tilbys kontrakt... 4 1.11 Avlysing av konkurransen eller totalforkastelse... 4 2 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Offentlighet... 5 2.3 Taushetsplikt... 5 2.4 Forbehold og avvik... 5 2.5 Vedståelsesfrist... 6 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 2.7 Tilleggsopplysninger... 6 2.8 Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen... 6 3 Kravspesifikasjon... 6 4 Kvalifikasjonskrav... 6 4.1 Obligatoriske krav... 6 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 5 Tildelingskriterier... 8 5.1 Vektingsmodell... 8 6 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 8 6.1 Innlevering av tilbud... 8 6.2 Tilbudets utforming... 9 7 Vedlegg... 9 2
1 Generell beskrivelse 1.1 Oppdragsgiver Klima- og Forurensningsdirektoratet (Klif) ble 1. juli 2013 slått sammen med Direktoratet for Naturforvaltning (DN). Navnet på det nye direktoratet er Miljødirektoratet. Miljødirektoratet vil være oppdragsgiver for anskaffelsen. Miljødirektoratet er en rådgivende og utøvende statlig etat, underlagt Miljøverndepartementet. Hovedoppgavene våre er å redusere klimagassutslipp, forvalte norsk natur og hindre forurensning. Våre funksjoner er å overvåke miljøtilstanden og formidle informasjon, være myndighetsutøver, styre og veilede regionalt og kommunalt nivå, samarbeide med berørte sektormyndigheter, være faglig rådgiver og bidra i internasjonalt miljøarbeid. Miljødirektoratet har rundt 700 medarbeidere jevnt fordelt mellom Trondheim og Oslo. Statens naturoppsyn (SNO) er en del av Miljødirektoratet, og er organisert som en egen enhet for naturoppsyn og forvaltningsrettet feltarbeid. SNOs sentrale administrasjon er plassert i Trondheim, mens lokalkontorene er spredt over hele landet. For nærmere informasjon om Miljødirektoratets organisering og virksomhet vises det til våre hjemmesider på www.miljodirektoratet.no. 1.2 Anskaffelsens formål Hensikten med dette dokumentet er å spesifisere krav og behov knyttet til etablering av rammeavtale for mobiltelefoner med tilbehør for Miljødirektoratets kontor i Oslo. For nærmere spesifisering henvises til vedlegg 1 kravspesifikasjon, kapitel 2. 1.3 Bruk av underleverandør Miljødirektoratet ønsker å forholde seg til en hovedleverandør, som etter kontrakten vil være ansvarlig for leveransen. Dersom tilbyder skal benytte underleverandører til å utføre deler av tjenestene, må dette fremkomme av tilbudet. Det må oppgis navn på underleverandør, samt hvilke tjenester de skal utføre, og det skal dokumenteres at underleverandører er kvalifisert til å levere tjenestene. 1.4 Deltilbud Det er ikke anledning til å levere inn tilbud på kun deler av anskaffelsen. 1.5 Kontraktsperiode/framdriftsplan Varighet på rammeavtalen vil være to (2) år med opsjon på forlengelse med ett (1) år. Miljødirektoratet ønsker oppstart så snart kontrakt er signert. 1.6 Pris 1.6.1 Pris- og leveringsbetingelser Alle priser skal oppgis i norske kroner (NOK), pr. enhet, eksklusiv merverdiavgift og fritt levert Miljødirektoratets adresse i Oslo, Strømsveien 96 0663 Oslo. Alle kostnader som er nødvendige for en komplett leveranse skal være tatt med i pristilbudet, herunder også for eksempel ekspedisjons- og faktureringsgebyr, emballasje, transport, avgifter og lignende. Eventuelle detaljer som er nødvendige for at produktene skal fungere etter spesifikasjoner og krav, og som ikke er priset, betraktes som innkalkulert. 3
1.6.2 Pris og prisjusteringer Som utgangspunkt for prisangivelse benyttes tabellene i vedlegg 1, prisskjema tabeller 4.2. Leverandøren må sette opp en oversikt over hvordan de ulike produktene som tilbys blir priset, inkludert hvilket påslag som beregnes fra leverandørens innkjøpspris til kundepris. Påslagsprosenten som oppgis (vedlegg 1, kap.4.2) vil være maksimalt påslag leverandøren kan ta for produktet (og tilsvarende produkt). Maksimal påslagsprosent skal være fast i hele avtaleperioden. Prisene vil således reguleres etter leverandørens innkjøpspris. Det forutsettes at leverandørens innkjøpspris gjøres kjent for Miljødirektoratet. Dersom dette ikke er mulig aksepteres det at leverandør tar utgangspunkt i en annen pris som vil være tilgjengelig for Miljødirektoratet, og så angir et prosenttall i forhold til denne prisen. 1.7 Kontraktsbestemmelser Miljødirektoratet ønsker å benytte Statens standardavtale: Den lille kjøpsavtalen (SSA-K). For info rundt denne: http://www.difi.no/artikkel/2009/11/den-lille-kjopsavtalen Kontraktsbestemmelser skal baseres på innhold kravspesifikasjonen, vedlegg1. 1.8 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt for kunngjøring i DOFFIN og TED-basen 08.07.2013 1.9 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN og TED-basen 08.07.2012 Frist for å levere tilbud 30.08.2013 kl. 14:00 Tilbudets vedståelsesfrist 02.12.2013 Tilbudsåpning 02.09.2013 Meddelelse om tildeling 13.09.2013 Klagefrist 24.09.2013 Kontraktsinngåelse 01.10.2013 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 1.10 Meddelelse om hvem som tilbys kontrakt Miljødirektoratets beslutning om hvem som er valgt som leverandør vil bli meddelt samtidig til alle som har deltatt i konkurransen, og i rimelig tid før kontrakt inngås med valgt leverandør. Meddelelsen vil inneholde en kort begrunnelse for valget og angi en frist for å klage over beslutningen. 1.11 Avlysing av konkurransen eller totalforkastelse Miljødirektoratet forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. Det tas forbehold om budsjettmessig dekning. 4
2 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov om rett til innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet (offentleglova) av 19. mai 2006 nr. 16, siste endret 30. januar 2009. Inntil valg av leverandør er foretatt kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet, jf. offentleglova av 19.05.2006 nr. 16 23. Leverandørene skal levere en elektronisk utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet, eller levere en oversikt over hvilke deler man anser er unntatt offentligheten. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/kravspesifikasjonen eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. 5
2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.9 ovenfor. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiveren har senest sju dager før tilbudsfristens utløp rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget med vedlegg som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på DOFFIN og TED. 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles pr. e-post til oppdragsgivers kontaktpersoner Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbud Anskaffelse av mobiltelefoner m/tilbehør - Miljødirektoratet. 2.8 Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen Henvendelser om anskaffelsen, kan rettes til: Pga. ferieavvikling så bes henvendelser begrenses til perioden 5/7-11/7 og fra 12/8-23/8. Jonas Østlyng, Miljødirektoratet, tlf. 73 58 05 00, jonas.ostlyng@miljodir.no Bjørn H. Rudi, Miljødirektoratet, tlf. 22 57 34 00, bjorn.harald.rudi@miljodir.no 3 Kravspesifikasjon Se vedlegg 1, kravspesifikasjon. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt Skatteattest for merverdiavgift Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. HMS-egenerklæring 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling 6
Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Sist avlagte årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum tre tilsvarende leveranser i løpet av de tre siste årene. Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne Miljø. Produsent/importør skal være medlem i returordning Dokumentasjonskrav Legg ved oversikt med minimum tre relevante leveranser. Listen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Beskrivelse av leverandørens praksis vedrørende logistikk og implementering av tilsvarende leveranser. Dokumentasjon på medlemskap i returordning eller på at leverandøren oppfyller forpliktelsen gjennom ordning for sluttbehandling, hvor emballasje blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte. Dersom deler av oppdraget skal utføres av underleverandører må det leveres dokumentasjon på at underleverandører oppfyller etterspurte krav i pkt. 4.4. 7
5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. 5.1 Vektingsmodell Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterier Vekting Leveranse- og tjenestekvalitet 35 % Pris og sortimentsbredde 35 % Kundeservice/support og garanti 20 % Miljøhensyn 10 % Samtlige kvalifiserte tilbud gis en poengkarakter pr. tildelingskriterium, beste tilbud på hvert kriterium får toppscore. Poengene ganges opp med kriteriets angitte vekt (for eksempel 35 %) og summeres. Karakteren skal gjenspeile relevante forskjeller mellom tilbudene. Oppdragsgiver skal bruke skalaen 1 til 10, hvorav 1 er svakest og 10 er sterkest. Karakteren 0 brukes kun hvis dokumentasjon for oppfyllelse av kravet ikke foreligger i det hele tatt. Leveranse- og tjenestekvalitet 35 % Her vektlegges informasjon angående den leveranse og tjenestekvalitet utfylt i kravspesifikasjon, kap.3. Pris og sortimentsbredde 35 % Her vektlegges informasjon angående pris og sortimentsbredde utfylt i kravspesifikasjon, kap.4. Kundeservice/support og garanti 20 % Her vektlegges informasjon angående den tekniske løsningen utfylt i kravspesifikasjon, kap.5. Miljøhensyn 10 % Her vektlegges informasjon angående den tekniske løsningen utfylt i kravspesifikasjon, kap.6. 6 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 6.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres i ett eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på CD-ROM eller minnepenn. Tilbudet skal være merket Anbud Anskaffelse av mobiltelefoner m/tilbehør Miljødirektoratet" og leveres i lukket forsendelse. 8
Tilbud sendes: Miljødirektoratet Postboks 5672 Sluppen 7485 TRONDHEIM Att: Jonas Østlyng Eller leveres: Miljødirektoratets besøksadresse, Brattørkaia 15, 7010 Trondheim. Miljødirektoratets sentralbord: 73 58 05 00 6.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde en aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget med vedlegg. Eventuelle forbehold skal fremgå i tilbudsbrevet. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skatteattest for skatt Skatteattest for merverdiavgift HMS-egenerklæring. Firmaattest Sist avlagte årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Dokumentasjon på Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. punkt 4.4. Beskrivelse av tilbud, herunder utfylte tabeller i kravspesifikasjonen, vedlegg 1. Eventuelle forbehold, jf. punkt 2.4. Dersom leverandøren mener det er relevant, skal det leveres ytterligere ett eksemplar som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger, jf. punkt 2.2. 7 Vedlegg Vedlegg 1: Kravspesifikasjon 9