Saksframlegg Ark.: 216 Lnr.: 8718/16 Arkivsaksnr.: 16/1632-1 Saksbehandler: Øivind Nyhus PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019 Vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 Gausdal kommune Andre saksdokumenter (ikke utsendt): SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 9 slår fast at "Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapitlet". Videre pålegger den samme forskriften i 10 at kontrollutvalget skal "minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter". Saksframstilling: I forkant av plan for forvaltningsrevisjon er det gjennomført en overordnet analyse for å finne fram til aktuelle tema. I merknadene til 10 i forskrift om kontrollutvalg presiseres det at målet med den overordnede analysen er.å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger. Det er et omfattende arbeid som ligger bak den overordnede analysen som planen bygger på. Det er innhentet ideer fra mange kilder. Formålet med forvaltningsrevisjon og en kort forklaring på risiko- og vesentlighetsvurderinger er inntatt i planen. Arbeidet med å komme fram til aktuelle temaer har vært en prosess i kontrollutvalget, som tidlig i år kom med innspill til aktuelle tema, og deretter har vært innom vurdering av temaer i flere omganger. Det er også innhentet innspill til tema fra ordfører og
rådmann/kommunalsjefer. Kommunestyret er også blitt oppfordret til å komme med innspill. Til kontrollutvalgets møte den 7.9.2016 hadde Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet utarbeidet en overordnet analyse som lå til grunn for utvalgets valg av de tema som er tatt inn i utkast til plan for forvaltningsrevisjon. Det er verdt å presisere at temaene inntatt i planen er basert på en overordnet analyse og i stor grad viser signaler og innspill som må bearbeides nærmere før endelig undersøkelse bestilles. Før det igangsettes forvaltningsrevisjonsprosjekter vil kontrollutvalget i de fleste tilfeller bestille en foranalyse fra revisjonen, der status omkring temaet blir nærmere beskrevet og endelig formål og problemstillinger bestemt. Denne planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon omhandler ikke forvaltningsrevisjon i selskaper. Dette vil inngå i plan for selskapskontroll 2016-2019. VURDERING: I planen legges til grunn den avsatte tiden til forvaltningsrevisjon på 280 timer årlig som framgår i oppdragsavtalen med Innlandet Revisjon IKS for 2016. Rammen er holdt på omtrent samme nivå de siste årene. Dette innebærer at det kan gjennomføres i overkant av 1 forvaltningsrevisjon pr. år. Ved behandlingen av overordnet analyse på møtet den 7.9.2016 vedtok kontrollutvalget følgende: 1. Kontrollutvalget legger vedlagte overordnet analyse fra Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet til grunn for plan for forvaltningsrevisjon, som skal behandles på neste møte. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet bl.a. innarbeide følgende tema/områder i forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019: Rus og psykiatri Psykososialt miljø på skolene Kvalitet i tjenestene innen planområdet Helse og omsorg Etterlevelse av kommunens nye klimaplan Forvaltningspraksis i forbindelse med vedtak om økonomisk sosialhjelp - sett i sammenheng med etablering av nytt NAV-kontor Etterlevelse av innsynsretten Overholdelse av meldeplikten til barnevernet Kvalitet i tjenestene innen planområdet skole Sykefravær og arbeidsmiljø Mulige tema innen interkommunale samarbeid foreslås drøftet sammen med de andre kontrollutvalgene i regionen på fellesmøte i 2017. Følgende tema inntas som eventuelle mindre undersøkelser:
Beregning av husleie for omsorgsboliger Bruk av kommunale kjøretøy Forvaltnings av pasientmidler Legemiddelhåndtering I tillegg nevnes at kontrollutvalget i løpet av 2016 allerede har bestilt 2 forvaltningsrevisjoner: Tidlig innsats - spesialundervisning. Dette var et tema som var omtalt i forrige plan for forvaltningsrevisjon. Revisjonsrapporten ble lagt fram i kontrollutvalgets møte den 5.10.2016. Intern kontroll i byggesaksbehandlingen. Dette er et tema som er vedtatt i alle kontrollutvalgene i Lillehammer-regionen denne høsten. Prosjektet påbegynnes i år og fortsetter til neste år. I det vedlagte forslaget til plan er det inntatt en kort presentasjon av de prioriterte temaene. Det er nevnt langt flere tema enn det som er mulig å gjennomføre innenfor dagens ressurser i løpet av de tre år som er igjen av valgperioden. Det kan derfor være hensiktsmessig med en kortere liste, men erfaringsmessig kan det også være hensiktsmessig å ha mange tema på listen ettersom det alltid vil være noen tema som etter hvert ikke viser seg aktuelle og/eller at det er tilstrekkelig med en orientering i utvalgets møter. Forslag til vedtak som legges fram for kontrollutvalget den 5.10.2016 må ses på som et foreløpig forslag da det er i møtet man skal gjøre de endelige prioriteringer. Kontrollutvalget kan bestemme endringer i forhold til listen som ble vedtatt på forrige møte, prioritere mellom temaene eller vedta prioriterte tema i en uprioritert rekkefølge. I møtet skal man ende opp med den endelige planen som sendes videre til behandling i kommunestyret. Det kan også skje endringer når kommunestyret skal behandle planen. Det er grunn til å nevne at kontrollutvalget løpende vil vurdere om temaer kan følges opp på andre måter eller som et tillegg til forvaltningsrevisjonsprosjekter dvs. ved hjelp av enklere kartlegginger, orienteringer fra rådmannen, at kontrollutvalget gjennomfører besøk ved enheter i kommunen osv. Planen som skal dekke fire år, betinger imidlertid revurderinger/rulleringer av planen. Forutsetninger som lå til grunn for planen nå kan endre seg og det kan dessuten oppstå andre mer aktuelle temaer. Det fremgår av 10 i kontrollutvalgsforskriften at kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planen i løpet av planperioden. Erfaringen har også vist at det kan være behov for hyppige og raske justeringer i forhold til planen. Det bør derfor være hensiktsmessig at utvalget blir gitt slik myndighet. Kommunestyret vil uansett til enhver tid ha instruksjonsmyndighet overfor kontrollutvalget hvis det er noe det ønsker utført. Videre vil endringer som eventuelt medfører behov for økning i økonomiske rammer for
kontrollutvalgets virksomhet måtte tas opp med kommunestyret. Kontrollutvalget legger opp til en revurdering av planen når omtrent halve perioden har gått. Dersom denne ikke fører til store endringer, vil ikke saken gå videre til kommunestyret. Er det derimot store endringer i forhold til den vedtatte planen, vil saken sendes til kommunestyret for godkjenning der. Kontrollutvalget foreslår at alle forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til behandling i kommunestyret. Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med slikt forslag til vedtak: 1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2019, med følgende prioriterte tema: Følgende tema inntas som eventuelle mindre undersøkelser: 2. Mulige tema innen interkommunale samarbeid foreslås drøftet sammen med de andre kontrollutvalgene i regionen på fellesmøte i 2017. 3. Planen revurderes halvveis i perioden og kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden. 4. Ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til kommunestyret for behandling der. Kontrollutvalget Gausdal har behandlet saken i møte 05.10.2016 sak 20/16 Protokoll Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige Vedtak Kontrollutvalget legger "Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019" fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING: 1. Kommunestyret vedtar "Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019", med følgende prioriterte tema: Tidlig innsats - spesialundervisning (gjennomført i 2016) Intern kontroll i byggesaksbehandlingen (igangsatt i 2016) Rus og psykiatri Etterlevelse av kommunens nye miljø- og klimaplan Arbeidsmiljøet i Gausdal kommune Kvalitet i tjenestene innen planområdet helse og omsorg Følgende tema inntas som mindre undersøkelser:
Bruk av kommunale kjøretøy Beregning av husleie for omsorgsboliger Forvaltning av pasientmidler Legemiddelhåndtering Øvrige aktuelle tema: Psykososialt miljø i skolene - mobbing Forvaltningspraksis i forbindelse med vedtak om økonomisk sosialhjelp - sett i sammenheng med etablering av nytt NAV-kontor Etterlevelse av innsynsretten Overholdelse av meldeplikten til barnevernet Kvalitet i tjenestene innen planområdet skole 2. Mulige tema innen interkommunale samarbeid foreslås drøftet sammen med de andre kontrollutvalgene i regionen på fellesmøte i 2017. 3. Planen revurderes halvveis i perioden og kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden. 4. Ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til kommunestyret for behandling der. Kontrollutvalget foreslår at det gjøres følgende vedtak: 1. Kommunestyret vedtar "Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019", med følgende prioriterte tema: Tidlig innsats - spesialundervisning (gjennomført i 2016) Intern kontroll i byggesaksbehandlingen (igangsatt i 2016) Rus og psykiatri Etterlevelse av kommunens nye miljø- og klimaplan Arbeidsmiljøet i Gausdal kommune Kvalitet i tjenestene innen planområdet helse og omsorg Følgende tema inntas som mindre undersøkelser: Bruk av kommunale kjøretøy Beregning av husleie for omsorgsboliger Forvaltning av pasientmidler Legemiddelhåndtering Øvrige aktuelle tema: Psykososialt miljø i skolene - mobbing Forvaltningspraksis i forbindelse med vedtak om økonomisk sosialhjelp - sett i sammenheng med etablering av nytt NAV-kontor
Etterlevelse av innsynsretten Overholdelse av meldeplikten til barnevernet Kvalitet i tjenestene innen planområdet skole 2. Mulige tema innen interkommunale samarbeid foreslås drøftet sammen med de andre kontrollutvalgene i regionen på fellesmøte i 2017. 3. Planen revurderes halvveis i perioden og kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden. 4. Ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til kommunestyret for behandling der.