Møteinnkalling Saksnr: 1-6 Utvalg: Møtested: Formannskap Dato: 16.01.2012 Tidspunkt: 13:30 Kommunestyresalen, Rødberg OBS: Det vil bli avholdt møte i administrasjonsutvalget kl. 13.00 samme dag. Se egen innkalling. KL. 13:30 14:00: Presentasjon av lesebrett i forb. med evt. papirløst formannskap. I 2012 gjennomføres hovedtariffoppgjør i kommunal sektor. Kommunens Sentralforbund som arbeidsgiverorganisasjon har utarbeidet et hefte DEBATT 2012. Heftet inneholder en del spørsmål/påstander om lønnsoppgjør som gjennomgås/drøftes i den enkelte kommune. KS Buskerud gjennomfører strategikonferanse i slutten av januar 2012 der debattheftet er hovedtema, og der konferansen vil gi KS noen føringer før tariff-forhandlingene. Heftet følger som vedlegg og formannskapet inviteres til å drøfte heftet/gi innspill til strategikonferansen. Sakenes dokumenter ligger til gjennomsyn på sekretærens kontor. Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf 31024023, v/unni Wetlesen. Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Nore og Uvdal kommune 09.01.12, Unni Wetlesen politisk sekretær
Sakskart: Utvalgs Saksnr: PS 1/12 PS 2/12 PS 3/12 PS 4/12 PS 5/12 PS 6/12 Sakstittel Åpenhetsindeks. Prinsipper for åpenhet. Budsjett 2012. Sentrale styringsorganer og fellesutgifter. Delegasjonsreglementet. Praktisering. Ivaretakelse av barn og unges interesser i planleggingen. Forslag til arbeidsplan og framdrift for det samla næringsutviklingsarbeidet. Vannskade Norehallen U. off i henhold til Off lovens 13, jfr. Forv. lovens 13.1 ledd. Lukket/åpent X
Rødberg : 06.01.2012 Arkiv : 041 Saksmappe : 2011/1166 Avd. : Sentraladministrasjon og fellesfunksjoner Saksbehandler : Vidar Torgersen Åpenhetsindeks. Prinsipper for åpenhet. MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskap 16.01.2012 1/12 Kommunestyret Saken gjelder: Åpenhetsindeks. Prinsipper for åpenhet. Fakta: Norsk Presseforbunds Offentlighetsutvalg har gjennomført en åpenhetsindeks for kommune-norge i 2011. Resultatene og rapporten fra åpenhetsindeksen følger vedlagt. Ifølge undersøkelsen har Nore og Uvdal kommune instruks for folkevalgte som pålegger taushet utover det som følger av norsk lov. Dette vil være i strid med ytringsfriheten. Folkevalgte har kun taushetsplikt om opplysninger som er beskyttet av lovbestemt taushetsplikt. Det er ingen automatikk i at saker som er behandlet bak lukkede dører fortsatt er taushetsbelagt etter behandlingen. Kommunens reglement må derfor omarbeides. Rapporten kommenterer flere element om åpenhet i organisasjonen: Postjournal på nett: Denne har kommunen lagt ut på internettsidene. Søkefunksjon i nettjournalen: Dette er spørsmål om kostnader og teknisk løsning, og vil være en del av prosjekt om elektronisk arkiv. Informasjon som offentleglova: Informasjonen er lagt ut på kommunens nettsider.
Politiske saksdokumenter på nett: Dette er en ordning Nore og Uvdal har hatt i mange år. Kontaktopplysninger til politikere: Dette bør opprettes på kommunens nettsider. Ansattes ytringsfrihet: Nore og Uvdal bør gjennomgå etiske retningslinjer med sikte på revurdering av innholdet. Åpne dører/møter i kontrollutvalget: Kontrollutvalget har i dag lukkede møter. En forstår loven slik at det er utvalget selv som tar stilling om åpne møter skal være hovedregelen. Behandling av innsynskrav: Besvares av Nore og Uvdal innen 2 dager. Stillingsutlysinger: Gjennomgående tekst innarbeides i alle stillingsannonser. Saksbehandlers vurdering: Etter åpenhetsindeksen har Nore og Uvdal kommune en del å jobbe for å bli en mer åpen kommune. Mye kan enkelt endres, mens andre momenter vil kreve noe tid. I første omgang bør reglement for kommunestyret revideres i forhold til taushetsplikt og lukkede dører. Videre bør kommunens etiske retningslinjer revideres. Åpne eller lukkede møter i kontrollutvalget er opp til utvalget selv å ta stilling til, og det er sendt et spørsmål til kontrollutvalgets sekretariat om dette. Rådmannens forslag til innstilling: Nore og Uvdal kommunestyre tar rapporten fra Norsk Presseforbunds offentlighetsutvalg til orientering. Rådmannen fremmer forslag til endringer i følgende reglementer: Reglement for kommunestyret taushetsplikt. Etiske retningslinjer. Øvrige momenter som Norsk Presseforbundsoffentlighetsutvalg har påpekt i åpenhetsindeksen endres administrativt så snart det er praktisk mulig. VEDLEGG: Åpenhetsindeks for norske kommuner.
Rødberg : 05.01.2012 Arkiv : 145 Saksmappe : 2011/897 Avd. : Sentraladministrasjon og fellesfunksjoner Saksbehandler : Vidar Torgersen Budsjett 2012. Sentrale styringsorganer og fellesutgifter. MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskap 16.01.2012 2/12 Saken gjelder: Budsjett 2012. Sentrale styringsorganer og fellesutgifter. Fakta: Rådmannens forslag til budsjett for sentrale styringsorganer og fellesutgifter for 2012 legges fram til behandling i formannskapet. Vedlagt følger en sammenstilling av driftsutgifter, driftsinntekter og nettoutgifter for det enkelte ansvar innen sentrale styringsorganer og fellesutgifter. Vedlegg 1. Budsjettet baserer seg på vedtatt økonomiplan 2012 2015 og vedtatte økonomiske rammer for 2012, jfr. K.sak 100/11. Budsjettet inneholder også arbeidsprogram og måleindikatorer. Vedlegg 2. Rådmannen har ingen merknader. Rådmannens forslag til vedtak: Budsjettforslaget for 2012 for sentrale styringsorganer og fellesutgifter vedtas. Vedlegg: 1. Budsjett for sentrale styringsorganer og fellesutgifter for 2012. 2. Arbeidsprogram og måleindikatorer
Rødberg : 09.01.2012 Arkiv : 044 Saksmappe : 2005/380 Avd. : Rådmann Saksbehandler : Frank Pedersen Delegasjonsreglementet. Praktisering. MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskap 16.01.2012 3/12 Kommunestyret Fakta: Opplæringsloven 8-1 inneholder blant annet følgende bestemmelse: Etter søknad kan eleven takast inn på annan skole enn den eleven soknar til. Etter gjeldende delegasjonsreglement skal saker etter denne bestemmelsen antakelig behandles av hovedutvalget. Praksis har over år vært slik at administrasjonen og i praksis fagsjef for Fagavdeling for skole, barnehage og kultur har avgjort slike saker. Vurdering: Rådmannen må fastslå at praksis og reglement muligens ikke har vært i samsvar og at den omfattende teksten i lovens 8-1 kan være en av grunnene til dette. En muntlig drøfting i sittende hovedutvalg har gitt som råd at administrasjonen kan videreføre sin praksis, men det synes nødvendig at spørsmålet forelegges kompetent organ som i dette tilfellet er kommunestyret. De fleste søknader på dette grunnlaget vil faglig sett være enkle å behandle og det skal normalt mye til for at en går mot hjemmets og elevens ønsker om å gå på annen skole enn sokneskolen. Det er samtidig klart at med det beskjedne elevtallet en ser i framtida, kan enkeltsøknader få stor betydning ut over den enkelte elev og at hele årstrinn på små skoler fort kan forsvinne eller bli kraftig redusert om det innvilges mange søknader.
Rådmannen viser til at det gjennom mange år har blitt praktisert en ordning der administrasjonen har avgjort slike søknader. Rådmannens forslag til innstilling: Delegasjonsreglementets bestemmelse om avgjørelser etter Opplæringsloven 8-1 tydeliggjøres slik: Søknad om plass på annen skole enn den eleven sogner til avgjøres av administrasjonen. Trykt vedlegg Opplæringslovens 8-1: 8-1. Skolen Grunnskoleelevane har rett til å gå på den skolen som ligg nærast eller ved den skolen i nærmiljøet som dei soknar til. Kommunen kan gi forskrifter om kva for skole dei ulike områda i kommunen soknar til. Kravet i 38 første leddet bokstav c i forvaltningslova om kunngjering i Norsk Lovtidend gjeld ikkje. Etter søknad kan eleven takast inn på annan skole enn den eleven soknar til. Når omsynet til dei andre elevane tilseier det, kan ein elev i særlege tilfelle flyttast til ein annan skole enn den skolen eleven har rett til å gå på etter første leddet. Før det blir gjort vedtak om å flytte ein elev, skal ein ha prøvd andre tiltak. Når det er nødvendig, kan eleven flyttast til ein skole utanfor kommunen, men ikkje slik at eleven må flytte ut av heimen eller at skoleskyssen blir uforsvarleg lang. Vedlegg: Skjematisk oversikt fra delegasjonsreglementet.
Rødberg : 09.01.2012 Arkiv : 033 Saksmappe : 2011/630 Avd. : Rådmannen Saksbehandler : Frank Pedersen Ivaretakelse av barn og unges interesser i planleggingen. MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskap 16.01.2012 4/12 Kommunestyret Fakta: Plan-og bygningsloven 3.3 inneholder nå blant annet følgende bestemmelse: Kommunestyret skal sørge for å etablere en særskilt ordning for å ivareta barn og unges interesser i planleggingen. Tidligere bestemmelse inneholdt et uttrykkelig krav om at det skulle oppnevnes en barnerepresentant mens gjeldende lov peker på krav om særskilt ordning. Rådmannen vil foreslå at ordningen med særskilt representant videreføres. Vurdering: Kommunen har hittil praktisert ordningen med egen barnerepresentant fra administrasjonen. Sittende representant kan ikke velges på ny. Sittende representant har pekt på svakheter ved dagens ordning og det er åpenbart at det må legges opp til bedre rutiner og samhandling i administrasjonen for at ordningen skal fungere etter hensikten. Rutinene er lagt om og det ventes at det skal bli lettere for ny representant å komme inn i plansaker på et mer egnet tidspunkt og på en mer hensiktsmessig måte enn tidligere.
Rådmannens forslag til innstilling: 1. Nore og Uvdal viderefører ordningen med egen barnerepresentant. Rådmannen gis fullmakt til å utpeke representant. 2. Representanten skal sikres tilfredsstillende arbeidsforhold og rapporterer direkte til rådmannen om forhold som angår utøvelsen av funksjonen. 3. Representantens arbeid inngår som en fast del av administrasjonens årsmelding.
Rødberg : 05.01.2012 Arkiv : U01 Saksmappe : 2012/16 Avd. : Næring, miljø og kommunalteknikk Saksbehandler : Terje Halland Forslag til arbeidsplan og framdrift for det samla næringsutviklingsarbeidet. i Nore og Uvdal kommune og Numedal. MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskap 16.01.2012 5/12 Saken gjelder: Evaluering av det samla næringsarbeidet i kommunen og i Numedal. Fakta: Kommunestyret gjorde følgende vedtak i K-sak 112/11 i sitt møte12 desember 2011: Den utførte høring blant bedrifter i kommunen tas til orientering. Nåværende partnerskapsavtale forlenges i sin nåværende form inntil videre (Jfr. Budsjett 2012 / Økonomiplan 2012 2015). Det settes i gang et evalueringsarbeid av det samla næringsutviklingsarbeidet i Nore og Uvdal kommune/numedal. Det skal benyttes en profesjonell og uhildet aktør. Følgende områder/tiltak nevnes spesielt: Nore og Uvdal Næringsselskap BA herunder Numedal Næringshage AS, næringskonsulent, Numedalsutvikling og kommunens øvrige rådgivningsapparat (landbruk, skogbruk, utmark), Samordnet næringsapparat i Kongsbergregionen. Formannskapet er styringsgruppe for evalueringen. Resultatet av evalueringen legges fram til politisk behandling innen 01.07.12. Utgiftene belastes NMK sitt næringsbudsjett. En framtidig langsiktig avtale med Næringsselskapet og andre aktører i næringsutviklingsarbeidet avklares før budsjettbehandling i 2013. Saksbehandlers vurdering: Det antas at bistand fra ekstern konsulent ikke kan foretas som direkte anskaffelse. Med bakgrunn i fastsatt tidsfrist for framleggelse av resultater ser rådmannen det som hensiktsmessig å vise til at følgende bør avklares: Tidsplan for arbeidet og innhenting av tilbud Innholdet i en prosjektbeskrivelse og styring av prosjektet
Omfanget av innleid bistand. Tidsplan Ut fra vedtakets tidsfrist er det gjort følgende antakelser: Politisk behandling innen 1. juli 2012 innebærer at siste mulighet til kommunestyrebehandling er 25. juni med forutgående behandling i formannskapet 4. juni og utsendelse seinest 28. mai. Det kan derfor synes hensiktsmessig å stille krav om ferdigstilt rapport innen 1. mai, eventuelt noe seinere. Formannskapets vedtatte møtekalender kan antakelig brukes som et utgangspunkt, men det kan bli behov for flere møter i styringsgruppa. Tidsplanen er stram og den betinger også at det er tilbydere med den forventa kompetansen styringsgruppa ønsker, kan ta oppdraget i henhold til framdriften. Innhold og styring av arbeidet Rådmannen mener å oppfatte at kjernen i den ønskede evalueringen er spørsmålet om koordinering og samordning av de ulike næringsressursene som kommunen eier eller bidrar til og hvor det antagelig er to store fallgruver å gå i; Flere organer driver med det samme og gir en overlappingsproblematikk. Ingen av organene tar fatt i helheten, de overordna viktige og sentrale tingene. Som en siste fallgruve eller problemstilling kan det antakelig spørres om det er rom for tilstrekkelig politisk styring når et så vidt stort antall organer skal arbeide mot samme mål. Rådmannen har videre antatt at arbeidet skal ta utgangspunkt i situasjonen i Nore og Uvdal kommune uten at andre skal defineres som eiere av prosjektet. Det antas at en meddeler igangsettingen av utredningen til de andre eierne i organer der det er ikke-kommunalt eller delt eierskap. Med formannskapet som styringsgruppe antas det at det er formannskapet som skal vedta endelig tilbudsbeskrivelse og muligens velge hvilken bistand som skal benyttes. Administrasjonen har ikke annet grunnlag enn kommunestyrets vedtak å gå ut fra når det skal formuleres en beskrivelse av arbeidet, men det kan tenkes at en referanse til vedtaket med denne følgeteksten er tilstrekkelig: Nore og Uvdal kommune ønsker tilbud på tjeneste/prosjektledelse som skal utføre evaluering av næringsarbeidet i kommunen. Det skal settes særlig fokus på relasjonene mellom de ulike aktørene som har næringsutvikling som del av sitt arbeid; kommunens eget næringsapparat, Numedalsutvikling IKS, Nore og Uvdal Næringsselskap BA, Numedal Næringshage AS og prosjekt samordnet næringsapparat i Kongsbergregionen. Tilbudet skal inneholde forslag til løsning og beskrive metodikk for arbeidet. Formannskapet i Nore og Uvdal kommune er styringsgruppe og det må arbeides mot en levering 1.5.2012. Omfanget av innleid bistand Oppdraget får etter alt å dømme en kostnadsramme som krever offentlig utlysning i henhold til lov om offentlige anskaffelser. Følgende terskelverdier gjelder ved tjenestekjøp: Er det innkjøp over kr 100.000 skal det være en styrt anbudsutlysning til minst tre aktuelle tilbydere. Innkjøp over kr 500.000 krever utlysning via den offentlige Doffin databasen, men det er uproblematisk å benytte den også ved mindre innkjøp. Det vises til at det også kan innleies bistand til utarbeiding av grunnlaget for utlysingsteksten. Dette ses som et oppdrag som krever betydelig mindre tid og penger enn hovedarbeidet. Det vises også til følgende utredninger og dokumentasjon: Evaluering av bruken av næringsfondet utført av Kongstanken AS i 2010.
Retningslinjer for bruken av næringsfondet k-sak 73/10. Pågående forvaltingsrevisjon for utlån fra næringsfondet. Strategisk næringsplan 2011-2021 (legges fram til sluttbehandling i februar 2012) Strategidokument for Numedalsutvikling IKS, utarbeidet etter det evalueringsarbeidet Kongsbergregionen utførte i 2010 Framtidig etablererveiledning for Kongsberg og Numedal. Arbeid startes i Kongsbergregionen i 2012 Rådmannens forslag til vedtak: Rådmannen igangsetter en anbudsutlysning for evaluering av det samla næringsutviklingsarbeidet i henhold til vedtak gjort i kommunestyre sak 112/11 og etter følgende retningslinjer utarbeidet av styringsgruppa: Saksdokumenter: K-sak 112-11 Nore og Uvdal Næringsselskap, høring vedrørende forlengelse av partnerskapsavtalen med kommunen.
Rødberg : 06.01.2012 Arkiv : 180/29 Saksmappe : 2011/1187 Avd. : Næring, miljø og kommunalteknikk Saksbehandler : Therje Andersen Vannskade Norehallen U. OFF.: Offentleglova 13, jf. Fvl. 13 1. ledd MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskap 16.01.2012 6/12