Høgskolen i Telemark Styret Møtedato: 10.05.07 Saksnummer: Saksbehandler: Journalnummer: Magne Hegna 2007/494 LEDELSE, MEDVIRKNING OG MEDBESTEMMELSE VED HØGSKOLEN I TELEMARK Saken i korte trekk Styret fastsatte i S-sak 62/03 bl.a. retningslinjer for studentenes og de tilsattes innflytelse ved Høgskolen i Telemark (HiT). I S-sak 100/06, som omhandlet høgskolens organisering, styring, ledelse og administrasjonsordning, ble bl.a. spørsmålet om tilsattes medinnflytelse på avdelings- og instituttnivå tatt opp. Dette hadde sin bakgrunn i Statskonsults evaluering av HiT der det kom fram at det er en opplevelse av demokratiunderskudd i høgskolen. Den del av saken som gjaldt disse spørsmålene, ble vedtatt utsatt til et senere styremøte. Spørsmålet om tilsattes medvirkning og medinnflytelse har nå vært ute på høring i driftsenhetene, og i høringsnotatet er det skissert følgende to hovedalternativer: a) Det innføres en ordning med avdelingsråd i høgskolen. På instituttnivå videreføres dagens ordning. b) Dagens ordning for medvirkning og medbestemmelse videreføres i samsvar med fastsatte retningslinjer iht. styrets vedtak i S-sak 62/03, men med visse utdypinger og med den endring at ordningen gjøres obligatorisk og ikke veiledende som nå. Med bakgrunn i innkomne høringsuttalelser og det som framkommer i Statskonsults rapport, tilrås at det innføres en ordning med avdelingsråd ved høgskolen. Når det gjelder instituttnivået, tilrås at dagens ordning med instituttmøter videreføres. Tilråding Med forbehold om endringer som følge av drøftingsmøte med organisasjonene 7. mai 2007 tilrår jeg at det gjøres følgende vedtak. 1. Styret vedtar at det innføres en ordning med avdelingsråd ved Høgskolen i Telemark med virkning fra 01.08.07 med sammensetning og oppgaver slik det går fram av vedlegg 12 til denne saken. 2. Styret ber om å få seg forelagt en egen sak om valgordning for avdelingsrådene. 3. Styret vedtar at på instituttnivå videreføres ordningen med instituttmøter i samsvar med retningslinjer fastsatt i S-sak 62/03. 4. Styret vedtar at struktur for ledergrupper/ledermøter ved Høgskolen i Telemark fastsatt i S-sak 62/03 videreføres. Bakgrunn Styret fastsatte i S-sak 62/03 retningslinjer for studentenes og de tilsattes innflytelse ved HiT, jf.
2 vedlegg 1. På avdelings- og instituttnivå er retningslinjene å anse som veiledende. Videre ble det fastsatt struktur for ledergrupper og ledermøter ved HiT, jf. vedlegg 2. I Statskonsults rapport 2006:09 om evaluering av Høgskolen i Telemark kommer det fram at mange opplever et demokratiunderskudd i høgskolen. Om dette heter det i rapporten bl.a.; Og videre: Opplevelsen av å miste innflytelse og medbestemmelse bidrar til at medarbeidere mister engasjement og motivasjon, noe som igjen kan føre til at de i mindre grad enn hva de kunne ha gjort, slutter opp om høgskolens mål og strategier. Denne utfordringen må høgskolen gripe fatt i. Statskonsult mener, som daværende styre, at det er viktig å etablere alternative arenaer for medvirkning. At høgskolen ikke helt har lykkes med dette, mener vi er årsaken til den utfordringen Høgskolen nå står overfor, hvor mange opplever å ha manglende innflytelse på beslutningsprosessene. Vi ser det derimot som uheldig at ansvaret for hvordan medbestemmelsesordningene skulle vitaliseres og styrkes i hovedsak ble overlatt til ledelsen på avdelings- og instituttnivå. Her ligger, slik vi ser det, en av årsakene til det som oppleves som et demokratiunderskudd, men dette vil vi redegjøre nærmere for i kapittel 5 om Ledelse. Med bakgrunn i Statskonsults rapport ble det nedsatt en arbeidsgruppe som utarbeidet en innstilling om høgskolens organisering, styring, ledelse og administrasjonsordning. I S-sak 100/06 ble det lagt fram en sak om dette basert på arbeidsgruppens innstilling og mottatte høringsuttalelser. I denne styresaken uttalte jeg bl.a. følgende om styringsordninger, medbestemmelse og medinnflytelse: Når det gjelder medinnflytelse på avdelings- og instituttnivå, støtter jeg arbeidsgruppens syn om at det ikke er hensiktsmessig å gjeninnføre styrer på disse nivåene. Jeg har imidlertid kommet til at jeg vil slutte meg til de høringsinstansene som foreslår etablering av avdelings- og instituttråd i høgskolen. Det vil sikre bedre involvering i viktige prosesser for tilsatte og studenter. Dette bør være organer som gir råd til dekanene og instituttlederne på prinsipielt sett viktige saksfelt. Dekanene bør ha en sekretærfunksjon for de nye rådsorganene, slik høgskoledirektøren etter UH-loven har det for organer ellers i høgskolen, men funksjonen bør delegeres til egnede medarbeidere i avdelingsadministrasjonene, jf. EFLs høringsuttalelse. Til et senere styremøte vil jeg fremme egen sak om dette med forslag til sammensetning av og reglement for avdelings- og instituttråd. Med bakgrunn i dette fremmet jeg bl.a. følgende tilråding for styret (pkt. 13 og 14 i tilrådingen): 13. Styret vedtar at det skal etableres en ordning med råd ved alle avdelinger og institutter i høgskolen. 14. Styret ber om å få seg forelagt en sak om sammensetning av og reglement for avdelings- og instituttrådene. Styret gjorde bl.a. slikt vedtak i saken når det gjelder punktene 13 og 14: Punkt 13 utsettes og behandles sammen med punkt 14 i et senere styremøte. Med bakgrunn i ovennevnte vedtak legges det med dette fram en ny sak om ledelse, medvirkning og medbestemmelse ved HiT.
3 Vurdering Høring I høringsnotat 08.03.07 til driftsenhetene og Studentorganisasjonen i Telemark (SOT), jf. vedlegg 3, har jeg skissert følgende to hovedalternativer for ledelse, medvirkning og medbestemmelse: a) Det innføres en ordning med avdelingsråd i høgskolen. På instituttnivå videreføres dagens ordning. b) Dagens ordning for medvirkning og medbestemmelse videreføres i samsvar med fastsatte retningslinjer iht. styrets vedtak i S-sak 62/03, men med visse utdypinger og med den endring at ordningen gjøres obligatorisk og ikke veiledende som nå. Alternativene er nærmere beskrevet i vedlagte høringsnotat, og det vises til dette. I høringsnotatet er det for øvrig foreslått at ordningen med ledergrupper og ledermøter i samsvar med vedtak i S-sak 62/03 videreføres. Det har kommet uttalelse fra samtlige driftsenheter, samt fra SOT, jf. vedlegg 4 11. Nedenfor følger sammendrag av høringsuttalelsene. Avdeling for allmennvitenskapelige fag (AF) går inn for alt. a) og mener at dekan vil få et nyttig organ for samråd, råd og styringssignaler ved innføring av avdelingsråd. Avdelingen har imidlertid noen merknader til dette alternativet. For det første stiller avdelingen seg spørrende til løsningen med to eksterne representanter når formålet med rådet er å bøte på internt demokratiunderskudd. Videre stilles det spørsmål ved hvorvidt det er interessant for eksterne å delta i et slikt råd når det ikke har noen beslutningsmyndighet. For øvrig påpeker AF at det først og fremst er i instituttene det er en opplevelse av manglende involvering og medvirkning. Etter avdelingens mening vil etablering av avdelingsråd derfor bare et stykke på vei fylle det behovet som finnes for medvirkning og medinnflytelse. For øvrig påpeker avdelingen at instituttlederne har et spesielt ansvar når det gjelder tilsattes muligheter for medvirkning og medinnflytelse. Avdelingen mener derfor at dette bør inngå som sentralt element i lederopplæringen for påtroppende instituttledere. Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning (EFL) støtter alt. a) når det gjelder ordninger for medbestemmelse og medinnflytelse i HiT. Avdelingen peker på at den ved flere anledninger har gått inn for etablering av avdelingsråd som formelt og rådgivende organ for dekan. Avdelingen gir sin tilslutning til sammensetning av avdelingsrådene. For øvrig regner avdelingen med at det vil bli holdt drøftings- og informasjonsmøter med organisasjonene som nå, og at dialogmøtene med studentene fortsetter. Ifølge EFL er fordelen med avdelingsråd bl.a. at det vil bli bedre kvalitet på sakspapirene også til disse møtene. I uttalelsen fra Avdeling for helse- og sosialfag (HS) går det fram at det internt i avdelingen er ulike synspunkter på de foreslåtte løsninger. Som en samlet uttalelse konkluderes det likevel med at alt. b), dvs. dagens ordning for medvirkning og medbestemmelse, gir god anledning til demokratisk medvirkning og innflytelse. Imidlertid pekes det på to hovedutfordringer for å få gjeldende ordning til å fungere optimalt. For det første må ordningen følges opp av alle tilsatte på alle nivå i avdelingen. For det andre bør det utarbeides en strategi for å sikre kommunikasjon og forankring av saker mellom alle møtearenaer og nivåer i avdelingene.
4 Avdeling for teknologiske fag (TF) støtter alternativ b), som innebærer at dagens modell for medvirkning og medbestemmelse videreføres, men slik at den etablerte ordningen med medbestemmelsesmøte som praktiseres ved avdelingen styrkes. Det framgår at medbestemmelsesmøtet er et forum hvor organisasjonene ved de tillitsvalgte, representanter for studentene, samt avdelingens ledergruppe møtes. Avdelingen foreslår at medbestemmelsesmøtet utvides med representanter fra avdelingens institutter, som får møte- og talerett. For øvrig peker avdelingen på at det kan være behov for noe større grad av skriftlighet ved at dokumenter som skal tas opp i medbestemmelsesmøtet gjøres tilgjengelig for alle tilsatt i avdelingen. For øvrig foreslår avdelingen at det punktet i gjeldende retningslinjer for studentenes og de tilsattes innflytelse som gjelder ledermøte på avdelingsnivå, endres til: Tillitsvalgte gis møte- og talerett når relevante saker er til behandling i avdelingens ledergruppe. Ellers mener TF at høgskolens lederforum primært bør benyttes til diskusjoner og samtaler om sentrale spørsmål som gjelder høgskolens virksomhet. Ren informasjon bør gis via e-post eller andre elektroniske kanaler. Biblioteket ønsker ikke å uttale seg spesielt om de to hovedalternativene som skisseres i høringsnotatet. I uttalelsen fra Biblioteket pekes det imidlertid på at det bør vurderes om det er mulig å skape større engasjement og medvirkning gjennom større offentlighet om prosesser som pågår i høgskolen. Det anbefales at høgskolens hjemmesider i større grad benyttes for å spre informasjon ved enten å legge ut pågående og avsluttede høringssaker på høgskolens intranett eller på det åpne internettet. Et annet tiltak kan ifølge Biblioteket være å legge ut den offentlige journalen på nettet, slik mange andre etater har gjort. Driftstjenesten støtter alternativ b), dvs. at dagens ordning videreføres. Når det gjelder alternativ a), mener Driftstjenesten at det blir vanskelig å skille mellom råd og beslutninger, og at dekanenes og institusjonsledelsens posisjon vil bli svekket. For øvrig påpeker Driftstjenesten at medvirkning og medbestemmelse gjennom tillitsmannsapparatet og gjennom arbeidsmiljøutvalget ikke er nevnt. Etter Driftstjenestens syn dreier denne saken seg kun om oppretting av egne organer for å sikre de faglig tilsattes mulighet for innflytelse, og at overskriften på saken burde tilpasses det. IT-tjenesten vil ikke uttale seg spesielt om de to skisserte alternativene. Imidlertid pekes det på som et problem at det er manglende informasjon om hva som foregår i høgskolen. Etter innføringen av arkivog saksbehandlingssystemet ephorte, mener IT-tjenesten at de som er knyttet til primærvirksomheten i høgskolen har fått dårligere muligheter for innsyn i virksomheten. IT-tjenesten mener at et like viktig tiltak som de foreslåtte alternativer, er å legge ut informasjon om aktiviteter, planer og prosesser på høgskolens nettsider. SOT mener at dagens ordning virker godt mht. studentenes mulighet for innflytelse. SOT går derfor inn for at alt. b) bør videreføres. Det pekes på at dialogmøtene fungerer godt både på institusjons- og avdelingsnivå, men det nevnes samtidig at en ikke har oversikt over hvordan disse møtene fungerer på instituttnivå. Ved fortsatt å ha dialogmøter på avdelingsnivå, vil studentene ha mulighet for å ha oversikt over de viktigste sakene på egen avdeling.
5 For øvrig mener SOT at dekan bør innkalle til avdelingsmøter regelmessig, og ikke bare etter behov. Ved å fastsette møtedatoer vil det bli mer forutsigbart for studentlederne, og de vil ha større mulighet for å stille på møtene. Ingen av høringsinstansene har kommet med merknader til at ordningen med ledergrupper og ledermøter videreføres. Høgskoledirektørens merknader Høgskoledirektøren vil i sin vurdering ta utgangspunkt i Statskonsults rapport nr. 2006:09 om evaluering av HiT. I evalueringen kommer det til uttrykk et klart behov blant høgskolens tilsatte for større grad av medvirkning. Det blir pekt på at høgskolen her har en utfordring som den må gripe fatt i. Det blir i den forbindelse vist til at det allerede i styresaken som resulterte i avvikling av avdelings- og instituttstyrene, ble påpekt at det ville være viktig å etablere alternative arenaer for studentenes og de tilsattes medvirkning i aktuelle saker. Evalueringsrapporten konkluderer med at høgskolen ikke har lykkes helt med dette. Ut fra det som framkommer i nevnte evaluering kan det synes som om det er behov for nye tiltak for å ivareta de tilsattes muligheter for medvirkning. Jeg har på dette grunnlag kommet til at jeg vil gå inn for en ordning med avdelingsråd i høgskolen i tråd med alt. a) i de to hovedmodeller som er skissert for medvirkning og medbestemmelse ved HiT. I min vurdering legger jeg vekt på at de to største avdelingene går inn for dette alternativet. Jeg gir imidlertid min tilslutning til forslaget fra AF om at det ikke bør være eksterne representanter i avdelingsrådet. Dette begrunner jeg med å vise til strategisk plan for HiT 2005 2009, der det er forutsatt at det opprettes eksterne referansegrupper og fagforum knyttet til høgskolens fagmiljøer, organisert gjennom avdelingene. Jeg mener derfor at den eksterne representasjon på avdelingsnivå er tilstrekkelig ivaretatt gjennom disse ordningene. For øvrig mener jeg at innføring av avdelingsråd vil kunne føre til større grad av skriftlighet i beslutningsprosessene, og dermed gi de tilsatte bedre muligheter for innsyn i og oversikt over prosessene. Når jeg nå går inn for etablering av avdelingsråd, tilrår at jeg dette blir obligatorisk for alle avdelingene. Jeg viser igjen til evalueringsrapporten fra Statskonsult, der det klart gis uttrykk for behovet for bedre ordninger for medvirkning i hele høgskolen. Forslaget til sammensetning av og oppgaver for avdelingsråd framgår av vedlegg 12. Når det gjelder spørsmålet om valgordning for avdelingsrådene, vil det bli lagt fram egen sak om dette i styrets møte i juni. Ordningen med ledergrupper og ledermøter tilrås videreført i samsvar med dagens ordning. På instituttnivå tilrår jeg at dagens ordning med instituttmøter videreføres. Når det gjelder spørsmålet om de tilsattes medbestemmelse, forutsetter jeg at dette som tidligere ivaretas gjennom drøftinger og forhandlinger iht. medbestemmelsesordningene i Hovedavtalen. Nils Røttingen høgskoledirektør Vedlegg: 1. Retningslinjer for studentenes og de tilsattes innflytelse ved Høgskolen i telemark, fastsatt av styret 19.06.03.
6 2. Struktur for ledergrupper og ledermøter ved Høgskolen i Telemark, fastsatt av styret 19.06.03. 3. Høringsnotat 08.03.07. 4. Intern notat 17.0407 fra Avdeling for allmennvitenskapelige fag, 5. Internt notat 23.04.07 fra Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning. 6. Internt notat 16.04.07 fra Avdeling for helse- og sosialfag. 7. Internt notat 17.04.07 fra Avdeling for teknologiske fag. 8. Internt notat 11.04.07 fra Biblioteket. 9. Internt notat 21.03.07 fra Driftstjenesten. 10. Internt notat 24.04.07 fra IT-tjenesten. 11. E-post 18.04.07 fra Studentorganisasjonen i Telemark. 12. Ordning med avdelingsråd ved Høgskolen i Telemark.