Endelig rapport etter undersøkelse av Tokke kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Tokke kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: 3880 Dalen Tidsrom for undersøkelsen: 18. -19. september 2013 Kontaktperson i kommunen: Ove Geir Nevestveit Fra Kartverket: Anders Fekjær, leder Anders Østeraas Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert. Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: - Kommunen har over en lengre periode ikke ført bygningsinformasjon i matrikkelen - Kommunen overskrider terskelen for hvor stort areal som kan overføres ved grensejustering.
Og følgende merknader ved dette tilsynet: 2 Kommunen bør på en mer tydelig måte dokumentere landmålers habilitet og at bruksretter og servitutter er undersøkt i forbindelse med oppmålingsforretning. Kommunen bør forbedre sine rapporter når det gjelder gjennomført måling og beregning i oppmålingsforretning. Kommunen setter ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk. Utarbeidet dato: 4. november 2013 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Anders Østeraas revisor for tilsynet i Tokke
Innholdsfortegnelse 3 1. Innledning 2. Omfang 3. Dokumentunderlag 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Kartverkets undersøkelse, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Tokke kommune i perioden 18. 19. september 2013. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Tokke kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
3. Dokumentunderlag 5 Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2. 4. Avvik Følgende 2 avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen har over en lengre periode ikke ført bygningsinformasjon i matrikkelen Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og forskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon har ligget nede i en lengre periode. Imidlertid merker tilsynet seg at kommunen i år har ansatt en saksbehandler som har til oppgave å sikre fortløpende føring av bygningsinformasjon og jobbe aktivt for å hente inn restanser. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. AVVIK 2 Kommunen overskrider terskelen for hvor stort areal som kan overføres ved grensejustering. Avvik fra: Matrikkelloven 16, matrikkelforskriften 34 første og tredje ledd. Kommentarer: Matrikkelforskriftens 34, 1. ledd bokstav b har krav til arealregnskap for involverte matrikkelenheter og overførte arealer, og eventuelt tidligere grensejusteringer. Matrikkelforskriftens 34, 3. ledd har bestemmelse om maksimal størrelse for arealet som overføres mellom matrikkelenhetene. Avviket bygger på følgende observasjoner: Ved gjennomgang av 3 utlånte saker som gjelder grensejustering er arealgrensen overskredet i 2 av disse. Det er kun små overskridelser av terskelverdien, men den regel som avviket knytter seg til er utformet på en slik måte at den ikke gir rom for skjønn. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet.
5. Merknader 6 Det ble levert følgender merknader ved undersøkelsen: MERKNAD 1 Kommunen bør på en mer tydelig måte dokumentere landmålers habilitet og at bruksretter og servitutter er undersøkt i forbindelse med oppmålingsforretning. Kommentarer: Matrikkelforskriftens 27 og 38 har regler om krav til dokumentasjon og om protokoll. Kommunen informerer om habilitet og undersøker grunnboksinformasjon, men dette bør komme tydeligere fram i den skriftlige dokumentasjonen. MERKNAD 2 Kommunen bør forbedre sine rapporter når det gjelder gjennomført måling og beregning i oppmålingsforretning. Kommentarer: Matrikkelforskriften 41, fjerde og femte ledd har krav til hvordan måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder. Tilsynet registrerer at landmåler normalt gjør dette som ledd i føring av protokoll, men at dette heller bør gjøres i direkte tilknytning til den måle og beregningsrapport som inngår i saken. MERKNAD 3 Kommunen setter ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk. Kommentar: Matrikkelforskriftens 57 andre ledd sier at eier, fester og tiltakshaver er ansvarlig for at den enkelte bygning eller eiendom blir merket med adressenummer. Dette skal være satt opp før bygning eller bygningsdel kan tas i bruk. Slik skilting er viktig for at adresseringen skal fungere etter sin hensikt. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunen ikke setter som vilkår at adressenummerskilt er satt opp før brukstillatelse gis. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og e-postutveksling. Ved intervjuer den 18. september 2013 ble 4 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 19. september 2013 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 7
8
9
10
11
12
13
14
VEDLEGG 2 15 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, veersjon 2.10, oppdatert 03.09. 2013 4. Delegasjonsreglement for kommune vedtatt 22.05.2012 5. Organisasjonsmodell for Tokke kommune 6. Årsmelding 2012 for Tokke kommune 7. Retningslinje for utlevering fra matrikkelen, datert 12.04.2011 8. Prosedyre for utlevering av nabolister 9. Prosedyrer for arbeid etter matrikkelloven 10. Saksdokumenter for 5 oppmålingsforretninger 11. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument
16 VEDLEGG 3 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Tokke kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Brit Houge Rådmann X X X Gunhild Austjord Virksomhetsleder X X X Ove Geir Nevestveit Fører matrikkelen, matrikkelenhet X X X Tove Bringsvær Fører matrikkelen, bygning X X X Fra Kartverket deltok Anders Østeraas og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.